7 praktische Tipps zur Budgetierung neuer IT-Technologien und -Ressourcen

Die Technologie verändert sich schnell und Unternehmen jeder Größe müssen mit den Trends Schritt halten, wenn sie wettbewerbsfähig sein wollen. Zahlreiche Faktoren wie Datenanalyse, Cloud-basiertes Computing, mobile Geräte, maschinelles Lernen/KI und das Internet der Dinge (IoT) verändern die immer stärker vernetzte Landschaft der Unternehmenstechnologie.

Als Remote-Arbeit zur Norm wurde, haben einige Unternehmen möglicherweise zu viel in IT-Technologie und -Ressourcen investiert, und jetzt verfügen sie über zu viele Tools. Zu den Bedenken gehörten die Verfolgung von IT-Ressourcen, die sich nicht alle in einer traditionellen Büroumgebung befanden, und die Aufrechterhaltung der Cybersicherheit. Unternehmen, die nicht genug investiert haben, könnten immer noch aufholen und verfügen nicht über genügend Tools oder Unternehmenssoftware, um zu expandieren.

IT-Manager in kleinen und mittelständischen Unternehmen stehen oft vor schwierigen jährlichen Entscheidungen, indem sie sich eine Frage stellen: Auf was können wir verzichten? Finden Sie die Antwort, indem Sie sich unsere sieben praktischen Tipps zur Budgetierung neuer IT-Technologien und -Ressourcen ansehen.

Sie haben während des Budgetierungsprozesses ein Traumbudget und ein Mindestbudget im Auge. Basierend auf harten Daten und Prognosen liegt das tatsächliche Budget, für das Sie genehmigt werden, wahrscheinlich irgendwo dazwischen. Beginnen Sie mit dem diesjährigen Budget als Basis und bestimmen Sie dann, wo (und ob) Sie Kosten sparen können, um Ihnen mehr Budget für das nächste Jahr zur Verfügung zu stellen.

Der nächste Schritt besteht darin, die unmittelbaren Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu priorisieren, die Sie im nächsten Jahr haben müssen. Sie brauchen mehr Personal? Benötigen Sie weitere Tools, um Ihr aktuelles Team effektiver zu machen? Können Sie später automatisieren und Arbeitskosten einsparen?

Führen Sie eine Software-Bedarfsanalyse durch, um festzustellen, welche Investitionshöhe zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Welche Trends sind Ihnen in der Vergangenheit aufgefallen? Wohin entwickelt sich Ihre Branche? Gab es Software, die vor ein paar Jahren zu teuer war und jetzt günstiger ist? Der Abschluss dieser Bewertung führt zur Produktrecherche für Ihr neues IT-Technologie- und Ressourcenbudget.

Zu verstehen, in was Sie investieren können (Software, mehr Personal), ist nur ein Teil Ihrer Budgetformel für IT-Technologie und -Ressourcen. IT-Manager müssen jeden Aspekt der Investition berücksichtigen.

Wie schnell wird sich Ihre Investition in Ihrem IT-Tech-Budget auszahlen? Wie spart Ihr Budget dem Unternehmen Geld? Wie zeigen Sie als IT-Manager den ROI?

Unabhängig vom Budget investiert jedes Unternehmen in Kapitalverbesserungen oder Mitarbeiter, je nachdem, was diese Ressourcen für ihre Investition einbringen. Die Vermögenswerte einer IT-Abteilung sind nicht anders, wenn Sie Ihre Auswahl einschränken, wofür Sie nächstes Jahr Geld ausgeben möchten.

Nachdem Sie nun priorisiert haben, was zuerst kommen muss, ist es an der Zeit, tiefer in die Forschung einzutauchen, um Ihre Optionen noch weiter einzugrenzen. Sie können einfache Diagramme oder Tabellenkalkulationen erstellen, um die Stärken und Schwächen jeder Wahl zu bewerten. Sie könnten sogar eine gewichtete Skala oder ein Punktesystem erstellen, um zu zählen, welche Auswahl am besten herauskommt.

Ihre Priorität ist beispielsweise die Sicherheit Ihrer IT-Assets, da 90 % Ihrer Mitarbeiter remote arbeiten. Daher entscheiden Sie sich, in eine Plattform für künstliche Intelligenz zu investieren, um Ihre Sicherheitsmaßnahmen zu verschlüsseln und zu verbessern, um die Daten Ihres Unternehmens in cloudbasierten Arbeitsumgebungen sicher zu halten. Sie sehen sich die fünf besten Programme in diesem Bereich an und führen eine Strichliste, um einzugrenzen, welches die beste Option für Ihr Budget ist.

Vergessen Sie nicht, versteckte Kosten und Vorabkosten im Vergleich zu langfristigen Renditen zu berücksichtigen. Jetzt für neue Software zu bezahlen, mag eine relativ große Ausgabe sein, aber Ihr ROI kann sich im Laufe der Zeit enorm auszahlen, wenn Sie Ihre IT-Technologie oder -Ressourcen richtig budgetieren.

Wenn Sie den ROI Ihrer potenziellen Investition untersuchen, müssen Sie mehr als nur die Kosten im Vergleich zum Nutzen abwägen. Sie müssen sich die aktuellen Best Practices der Branche ansehen, wann und ob das Produkt veraltet ist und wie viel Support Sie für das Produkt in den kommenden Jahren erwarten können.

Kann Ihr ausgewähltes Asset aktualisiert werden? Ob Hard- oder Software, Upgrades sind in der Regel günstiger als der Neukauf. Scheuen Sie sich nicht, gebrauchte oder Großhandels-Computergeräte zu kaufen, wenn es billiger ist, sie aufzurüsten, oder neuere Geräte im Moment nicht haltbar sind. Suchen Sie nach zertifizierten Refurbishern, die gebrauchte Geräte so nah wie möglich an moderne Spezifikationen bringen.

Fragen Sie Anbieter, wie lange ihre Produkte halten. Werden die von Ihnen gewählten IT-Technologie-Tools mit Ihrem Unternehmen wachsen können? Sind IT-Tools nach fünf Jahren aktualisierbar? Was ist mit zehn Jahren? Wenn Ihre Telekommunikationsinfrastruktur mehr Ausrüstung benötigt, können Ihre Geräte und Software mithalten?

Zukunftssichere IT-Tech-Tools und -Ressourcen sind mehr als nur die Frage an einen Anbieter, wie lange er erwartet, dass jedes Produkt hält. Sie müssen auch beurteilen, wo Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren stehen wird.

Sobald Sie Ihre Vermögenswerte gekauft oder in Mitarbeiter investiert haben, bestimmen Sie, wann diese Investitionen online gehen. Wie schnell, bevor Ihr Unternehmen beginnt, sehen Sie die Vorteile Ihrer Einkäufe?

Ihr Budget für IT-Technologie und -Ressourcen sollte einen Implementierungsplan enthalten. Sie müssen die alte Technologie auslaufen lassen, wenn Sie neue Technologien skalieren. Können Sie dies schrittweise durchführen, um Unterbrechungen zu minimieren? Oder ist es besser, alles auf einmal im gesamten Unternehmen zu aktualisieren?

Obwohl Sie wahrscheinlich die Kontrolle über Ihre IT-Assets und -Ressourcen so weit wie möglich behalten möchten, scheuen Sie sich nicht, einige Aspekte Ihrer IT-Technologie auszulagern. Manchmal ist es auf diese Weise einfach billiger, und Sie können möglicherweise Rabatte erzielen, indem Sie Jahresverträge im Gegensatz zu monatlichen Verträgen abschließen.

Zu den gängigen Optionen für das Outsourcing Ihrer Unternehmenssoftware gehören Datenbankverwaltung, Webhosting, maschinelles Lernen und Datenanalysetools. Sie werden vielleicht feststellen, dass einige ausgewählte Anbieter sehr, sehr gut in dem sind, was sie tun. Die Investition in ein ausgelagertes Asset kann mehr Budgetraum für IT-Assets freisetzen, die Sie weiterhin intern behalten möchten.

Seien Sie gründlich in Ihrem Budget für IT-Technologie und -Ressourcen

IT-Technologie ist eine notwendige Investition. Sie müssen jedoch das Endergebnis Ihres Unternehmens schützen, indem Sie die richtigen Tools in Ihrem Arsenal haben, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen an der Spitze der technologischen Upgrades bleibt, die Ihr Unternehmen gegenüber Ihrer Zielgruppe wettbewerbsfähig halten können.