7 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการจัดงบประมาณสำหรับเทคโนโลยีและทรัพยากรไอทีใหม่

เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และธุรกิจทุกขนาดจำเป็นต้องตามให้ทันหากพวกเขาจะแข่งขัน ปัจจัยหลายอย่าง เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล การประมวลผลบนคลาวด์ อุปกรณ์มือถือ การเรียนรู้ของเครื่อง/AI และอินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่ง (IoT) เปลี่ยนแปลงภูมิทัศน์ที่เชื่อมต่อถึงกันมากขึ้นเรื่อยๆ ของเทคโนโลยีทางธุรกิจ

เมื่อการทำงานระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติ บางบริษัทอาจมีการลงทุนด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีมากเกินไป และตอนนี้พวกเขามีเครื่องมือมากเกินไป ความกังวลรวมถึงการติดตามทรัพย์สินทางไอทีที่ไม่ได้ทั้งหมดตั้งอยู่ในสำนักงานแบบดั้งเดิมและการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ ธุรกิจที่ไม่ได้ลงทุนเพียงพออาจยังคงไล่ตามและไม่มีเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ธุรกิจเพียงพอที่จะช่วยขยาย

ผู้จัดการฝ่ายไอทีในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมักเผชิญกับการตัดสินใจเลือกประจำปีที่ยากลำบากโดยถามคำถามหนึ่งข้อ: เราจะอยู่ได้โดยปราศจากสิ่งใด ค้นหาคำตอบโดยดูจากเคล็ดลับที่ใช้งานได้จริง 7 ข้อเกี่ยวกับวิธีจัดงบประมาณสำหรับเทคโนโลยีและทรัพยากรไอทีใหม่ๆ

คุณมีงบประมาณในฝันและงบประมาณขั้นต่ำอยู่ในใจในระหว่างกระบวนการจัดทำงบประมาณ จากข้อมูลที่แน่ชัดและการคาดการณ์ งบประมาณจริงที่คุณได้รับการอนุมัติน่าจะอยู่ระหว่างนั้น เริ่มต้นด้วยงบประมาณปีนี้เป็นข้อมูลพื้นฐาน จากนั้นจึงกำหนดว่าคุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายได้ที่ไหน (และหาก) เพื่อให้คุณมีงบประมาณเพิ่มขึ้นสำหรับปีหน้า

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดลำดับความสำคัญของความต้องการเร่งด่วนของบริษัทซึ่งคุณต้องมีในปีหน้า คุณต้องการพนักงานเพิ่มหรือไม่? คุณต้องการเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อทำให้ทีมปัจจุบันของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่? คุณสามารถทำงานอัตโนมัติและประหยัดค่าแรงในภายหลังได้หรือไม่?

ดำเนินการประเมินความต้องการซอฟต์แวร์เพื่อกำหนดระดับการลงทุนที่เหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจของคุณ คุณสังเกตเห็นแนวโน้มอะไรในอดีต? อุตสาหกรรมของคุณไปถึงไหนแล้ว? มีซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพงเกินไปเมื่อสองสามปีก่อนที่ราคาจับต้องได้ในตอนนี้หรือไม่? การทำแบบประเมินนี้จะนำไปสู่การวิจัยผลิตภัณฑ์สำหรับงบประมาณด้านเทคโนโลยีไอทีและทรัพยากรใหม่ของคุณ

การทำความเข้าใจว่ามีอะไรให้คุณลงทุนบ้าง (ซอฟต์แวร์ พนักงานมากขึ้น) เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสูตรงบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรด้านไอทีของคุณ ผู้จัดการฝ่ายไอทีต้องคำนึงถึงทุกแง่มุมของการลงทุน

การลงทุนของคุณจะจ่ายในงบประมาณเทคโนโลยีไอทีของคุณเร็วแค่ไหน? งบประมาณของคุณช่วยประหยัดเงินของบริษัทได้อย่างไร? ในฐานะผู้จัดการฝ่ายไอที คุณจะแสดง ROI อย่างไร?

ไม่ว่างบประมาณจะมีเท่าไร ทุกบริษัทลงทุนในการปรับปรุงทุนหรือพนักงานโดยพิจารณาจากสิ่งที่ทรัพยากรเหล่านั้นตอบแทนจากการลงทุนของพวกเขา สินทรัพย์ของแผนกไอทีก็ไม่ต่างกันเมื่อคุณจำกัดตัวเลือกว่าจะใช้จ่ายเงินอะไรในปีหน้า

เมื่อคุณได้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องมาก่อนก็ถึงเวลาที่จะเจาะลึกการค้นคว้าเพื่อจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลงยิ่งขึ้น คุณสามารถสร้างแผนภูมิหรือสเปรดชีตอย่างง่ายเพื่อประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละตัวเลือกได้ คุณยังสามารถสร้างเครื่องชั่งแบบถ่วงน้ำหนักหรือระบบชี้เพื่อนับสิ่งที่เลือกออกมาด้านบน

ตัวอย่างเช่น ลำดับความสำคัญของคุณคือความปลอดภัยของทรัพย์สินไอทีของคุณ เนื่องจาก 90% ของพนักงานของคุณทำงานจากระยะไกล ดังนั้น คุณจึงตัดสินใจลงทุนในแพลตฟอร์มปัญญาประดิษฐ์เพื่อเข้ารหัสและปรับปรุงมาตรการความปลอดภัยของคุณ เพื่อให้ข้อมูลของบริษัทของคุณปลอดภัยในสภาพแวดล้อมการทำงานบนคลาวด์ คุณดูโปรแกรมห้าอันดับแรกในพื้นที่นี้ และเก็บเอกสารสรุปเพื่อจำกัดให้แคบลงว่าโปรแกรมใดเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงบประมาณของคุณ

อย่าลืมคำนึงถึงต้นทุนที่ซ่อนอยู่และค่าใช้จ่ายล่วงหน้ากับผลตอบแทนระยะยาว การจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์ใหม่ตอนนี้อาจเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างใหญ่ แต่ ROI ของคุณสามารถจ่ายออกไปอย่างมหาศาลเมื่อเวลาผ่านไป เมื่อคุณตั้งงบประมาณเทคโนโลยีไอทีหรือทรัพยากรของคุณอย่างเหมาะสม

เมื่อคุณตรวจสอบ ROI ของการลงทุนที่อาจเกิดขึ้น คุณจะต้องประเมินมากกว่าแค่ต้นทุนเทียบกับผลประโยชน์ คุณต้องดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของอุตสาหกรรมในปัจจุบัน เวลาและหากผลิตภัณฑ์จะล้าสมัย และการสนับสนุนที่คุณคาดหวังสำหรับผลิตภัณฑ์ในปีต่อๆ ไปมากเพียงใด

ทรัพย์สินที่คุณเลือกสามารถอัพเกรดได้หรือไม่? ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ การอัพเกรดมักจะถูกกว่าการซื้อของใหม่เอี่ยม อย่ากลัวที่จะซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์มือสองหรือขายส่งถ้าอัพเกรดถูกกว่าหรืออุปกรณ์ที่ใหม่กว่าไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ มองหาช่างตกแต่งที่ผ่านการรับรองซึ่งนำอุปกรณ์ที่ใช้แล้วมาใกล้เคียงกับข้อกำหนดที่ทันสมัยมากที่สุด

ถามผู้ขายว่าผลิตภัณฑ์ของตนจะอยู่ได้นานแค่ไหน เครื่องมือเทคโนโลยีไอทีที่คุณเลือกจะสามารถเติบโตไปพร้อมกับบริษัทของคุณหรือไม่? เครื่องมือไอทีสามารถอัพเกรดได้หลังจากห้าปีหรือไม่? แล้วสิบปีล่ะ? หากโครงสร้างพื้นฐานด้านโทรคมนาคมของคุณต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติม อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ของคุณสามารถติดตามได้หรือไม่

เครื่องมือและทรัพยากรเทคโนโลยีไอทีที่พิสูจน์อนาคตเป็นมากกว่าการถามผู้ขายว่าพวกเขาคาดหวังให้ผลิตภัณฑ์แต่ละรายการมีอายุการใช้งานนานเท่าใด คุณต้องประเมินด้วยว่าบริษัทของคุณจะอยู่ที่ใดในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า

เมื่อคุณซื้อทรัพย์สินหรือลงทุนในพนักงานแล้ว ให้พิจารณาว่าการลงทุนเหล่านี้จะมาถึงออนไลน์เมื่อใด เมื่อไหร่ที่ธุรกิจของคุณจะเริ่มเห็นประโยชน์ของการซื้อของคุณ?

งบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรไอทีของคุณควรรวมแผนการดำเนินงาน คุณจะต้องเลิกใช้เทคโนโลยีเก่าหากคุณกำลังขยายเทคโนโลยีใหม่ คุณสามารถทำสิ่งนี้ให้สำเร็จเป็นขั้นตอนเพื่อลดการหยุดชะงักได้หรือไม่ หรือจะดีกว่าที่จะอัพเกรดทุกอย่างพร้อมกันทั่วทั้งบริษัท?

แม้ว่าคุณอาจต้องการควบคุมทรัพย์สินและทรัพยากรไอทีของคุณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่อย่าหลบเลี่ยงการเอาต์ซอร์ซบางแง่มุมของเทคโนโลยีไอทีของคุณ บางครั้งวิธีนี้ก็ถูกกว่า และคุณอาจได้รับส่วนลดจากการเซ็นสัญญารายปีแทนการทำสัญญาแบบเดือนต่อเดือน

ตัวเลือกทั่วไปสำหรับการเอาท์ซอร์สซอฟต์แวร์ธุรกิจของคุณ ได้แก่ การจัดการฐานข้อมูล เว็บโฮสติ้ง การเรียนรู้ของเครื่อง และเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล คุณอาจพบว่าผู้ขายบางรายที่คัดเลือกมาเป็นอย่างดีในสิ่งที่พวกเขาทำ การลงทุนในสินทรัพย์ที่จ้างภายนอกสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างในงบประมาณสำหรับสินทรัพย์ไอทีที่คุณยังคงต้องการเก็บไว้ภายในองค์กร

ใช้งบประมาณด้านเทคโนโลยีและทรัพยากรอย่างถี่ถ้วน

เทคโนโลยีไอทีเป็นการลงทุนที่จำเป็น.. แต่คุณต้องปกป้องผลกำไรของบริษัทด้วยการมีเครื่องมือที่เหมาะสมในคลังแสงของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณอยู่ในระดับแนวหน้าของการอัปเกรดเทคโนโลยีที่สามารถทำให้บริษัทของคุณแข่งขันกับกลุ่มเป้าหมายได้