Внедрение рабочего процесса контента для успеха контент-маркетинга

Любой бизнес, который инвестирует в контент-маркетинг с определенными целями и результатами, нуждается в рабочем процессе создания контента, чтобы оптимизировать свои усилия. Когда каждый элемент контента, который вы создаете, проходит одни и те же этапы от планирования до публикации, это обеспечивает стабильное качество. Но это не единственная причина, по которой у большинства команд контент-маркетинга есть документированный рабочий процесс контента.

Эффективный рабочий процесс создания контента может обеспечить прочную структуру работы вашей команды. Однако реальная проблема заключается не в построении процесса создания контента, а в его реализации и соблюдении его в долгосрочной перспективе.

В этой статье мы узнаем все об успешной реализации рабочего процесса контента. Но перед этим давайте выясним, как наличие рабочего процесса создания контента помогает помимо организации ваших усилий и обеспечения согласованности.

• Зачем мне рабочий процесс создания контента?
• Рабочий процесс на основе задач и рабочий процесс на основе статуса: что лучше для вашей команды?
• Как успешно реализовать рабочий процесс создания контента
• Как обеспечить устойчивость вашего рабочего процесса контент-маркетинга в долгосрочной перспективе
• Какие инструменты лучше всего использовать для контент-маркетинга и управления рабочими процессами?
• Как улучшить рабочий процесс создания контента

Зачем мне рабочий процесс создания контента?

Существует множество преимуществ, которые команда по созданию контента или отдельный создатель контента могут извлечь из эффективного управления рабочим процессом контента. Вот несколько способов, которыми помогает процесс контента:

• Поддержание стандарта качества при создании контента
• Соблюдение своевременного графика публикации контента
• Устранение узких мест в процессе до того, как они повлияют на производственный график
• Наличие четко определенных ролей и обязанностей, которые помогают обеспечить подотчетность
• Повышение производительности за счет устранения ненужных возвратов и перемещений
• Обеспечение оптимального использования имеющихся ресурсов и времени
• Отслеживание проектов и их прогресса
• Обеспечение большей наглядности и прозрачности усилий по созданию контента

Рабочий процесс на основе задач и рабочий процесс на основе статуса: что лучше для вашей команды?

Не все команды могут добиться успеха, используя одни и те же рабочие процессы контент-маркетинга. Вам необходимо внедрить процесс обработки контента, соответствующий тому, как работает ваша команда, и установить реалистичные цели, основанные на силе вашей команды и ее способности добиваться долгосрочных результатов.

Рабочие процессы с контентом, как правило, можно разделить на две широкие категории, и вашей команде может быть удобно работать с одной из них, исходя из их опыта в этой области.

Рабочий процесс контента на основе задач

Рабочие процессы на основе задач — это когда вы определяете различные этапы процесса контента на основе задачи, которую необходимо выполнить на этом этапе. Этапы определены довольно подробно, и любой член команды, работающий над контент-проектом, может легко понять, что ему нужно сделать, что уже сделано и каким будет следующий шаг.

Например, рабочий процесс на основе задач для ваших сообщений в блоге может выглядеть так:

Проведите исследование ключевых слов > Создайте тему > Создайте краткую информацию > Напишите содержание > Просмотрите и отредактируйте > Утвердите и опубликуйте

Вот пример рабочего процесса на основе задач, построенного на Narrato.

Рабочий процесс контента на основе статуса

В рабочем процессе, основанном на статусе, этапы не так очевидны, как в рабочем процессе, основанном на задачах. Здесь этапы рабочего процесса определяются с точки зрения текущего состояния контента. Поэтому, если члены вашей команды еще не знакомы с вашим процессом контента, им может быть трудно понять, что нужно сделать.

Тот же рабочий процесс контента блога будет выглядеть примерно так, если он основан на статусе:

Исследования > Идея > Составление > На рассмотрении > Утверждено > Опубликовано

Вот пример рабочего процесса на основе статуса, который мы создали в Narrato.

Оба этих типа имеют свое применение. Рабочие процессы, основанные на задачах, лучше подходят для новых команд, которым требуется больше указаний о том, что делать на каждом этапе. Рабочие процессы на основе состояния предназначены для более опытных команд, которые уже знакомы с процессом. Кроме того, рабочие процессы на основе состояния, будучи более неявными, могут применяться к разным типам контента, в то время как процессы на основе задач обычно специфичны для типа контента.

Как успешно реализовать рабочий процесс создания контента

Как только вы решили, какой рабочий процесс контента лучше всего соответствует вашим требованиям к созданию контента, начинается настоящая тяжелая битва — внедрение процесса. Часто командам удается определить процесс работы с контентом, но они не могут правильно его выполнить. Это означает, что все усилия, которые вы вкладываете в создание рабочего процесса контента, пропадают даром.

Чтобы убедиться, что ваша контент-команда старательно и охотно следует вашему рабочему процессу контент-маркетинга, вот несколько передовых методов, которые вам необходимо принять.

1. Делегируйте обязанности

Первый шаг к тому, чтобы все в команде придерживались установленного вами процесса, — убедиться, что работа распределена поровну и справедливо. Если несколько членов команды перегружены работой, вполне вероятно, что они будут чувствовать себя перегруженными и пропустят важные шаги в вашем рабочем процессе контента, чтобы выполнить все свои задачи.

При создании рабочего процесса важно определить роли каждого члена команды на разных этапах. При внедрении рабочего процесса руководители проектов и администраторы должны обеспечить выполнение индивидуальных обязанностей каждым. Члены команды должны нести ответственность за свою работу, чтобы обеспечить баланс на рабочем месте.

Вот пример рабочего процесса управления контентом, созданный Институтом контент-маркетинга, который показывает, как обязанности могут быть делегированы различным командам/отдельным лицам при создании контента.

2. Установите реалистичные сроки

Следующей важной практикой является установление достижимых сроков. Лидеры контент-маркетинга могут слишком сильно подталкивать свои команды к более быстрому завершению проектов. Это может быть связано с тем, что вы хотите опубликовать контент раньше, чем это сделают ваши конкуренты, или потому, что у вас есть обширный поток контента, который необходимо опубликовать. Какой бы ни была причина, важно помнить, что чем поспешно вы создаете контент, тем больше это повлияет на его качество.

Если вы установите нереалистичные временные рамки для этапов рабочего процесса, ваша команда будет вынуждена срезать углы, и в конечном итоге рабочий процесс не даст положительных результатов. Успешная реализация рабочего процесса контента происходит, когда сроки логически спланированы с учетом всех ограничений.

3. Отслеживайте прогресс

Отслеживание прогресса через регулярные промежутки времени может оказаться очень полезным. Ожидание последней даты получения готовой части контента — не идеальный подход, поскольку это ограничивает вашу видимость. Мониторинг прогресса на каждом этапе выявит любые узкие места или проблемы, которые замедляют процесс.

Если каждый член команды соблюдает сроки на каждом этапе, окончательный срок обязательно будет соблюден. Отслеживание ваших проектов контент-маркетинга также гарантирует, что ни один из этапов контроля качества не будет пропущен, а любые лазейки в процессе будут устранены, пока не стало слишком поздно.

4. Отправляйте напоминания

Отправка напоминаний членам вашей команды время от времени также является хорошим способом убедиться, что они следят за процессом. Если вы обнаружите какие-либо несоответствия при отслеживании прогресса, лучше всего указать на них ответственному лицу, чтобы они могли сразу принять меры по их устранению.

Даже если проблем нет, общение с членами вашей команды, получение обновлений и отправка напоминаний могут быть хорошим способом следить за ходом дел.

5. Назначьте менеджеров проектов для наблюдения за каждым проектом.

Независимо от того, реализуете ли вы один и тот же рабочий процесс во всех проектах или управляете несколькими рабочими процессами, всегда полезно иметь кого-то, кто наблюдает за отдельными проектами.

Назначьте менеджеров проектов задачей мониторинга различных проектов и обеспечения соблюдения рабочих процессов. Руководители проектов должны быть в курсе всего, что касается проекта, включая вовлеченных людей, результаты и сроки. Они должны знать, есть ли у проекта какие-либо уникальные требования для создания пользовательского контента. И, конечно же, они должны иметь четкое представление о реализуемых рабочих процессах. Они должны быть в состоянии предоставить членам команды всю информацию, необходимую им для эффективного выполнения своих задач.

6. Автоматизируйте, чтобы свести к минимуму усилия

Внедрение рабочего процесса контент-маркетинга уже сложно, но управлять им вручную еще сложнее. Использование правильных технологических инструментов для управления процессом создания контента может значительно облегчить работу. Платформы управления рабочими процессами контента, такие как Narrato, могут помочь вам создать рабочие процессы контента, а также автоматизировать их, чтобы сэкономить ваше время и усилия при реализации.

Многие из действий в процессе, основанных на правилах, таких как назначение задач, уведомление членов команды и т. д., могут быть автоматизированы, чтобы сделать процесс еще более плавным. Чуть позже мы еще поговорим о выборе подходящего программного обеспечения для рабочих процессов.

Как обеспечить устойчивость вашего рабочего процесса контент-маркетинга в долгосрочной перспективе

Успешно реализовав рабочий процесс контента, вы преодолели первое препятствие. Но дальше этого момента вас ждет более серьезное препятствие, которое задержит рабочий процесс на долгие годы. Ваш процесс контента может быть эффективным и приносить отличные результаты, но если ваша команда не сможет придерживаться его каждый день, он не продержится долго.

Вот несколько способов убедиться, что рабочий процесс контент-маркетинга, который вы реализуете, является устойчивым.

1. Держите цели и ожидания достижимыми

Четко определенный рабочий процесс создания контента позволяет вам масштабировать производство контента путем организации ваших усилий, но не увеличивает волшебным образом возможности вашей команды по контент-маркетингу. Это может высвободить часть их времени за счет сведения к минимуму переделок и исправлений, но их физические и умственные способности все равно должны учитываться.

Постановка невыполнимых целей или перегрузка их работой повлияет на их производительность, и в какой-то момент процесс потерпит неудачу.

Итак, скажем, ваши авторы создавали часть контента за 10 часов до реализации процесса, вы можете ожидать, что они сократят его до 8 часов. Но ожидать, что они напишут 2 произведения за это время, нереально. Или, если редактор редактировал 5 статей в день, а теперь вы хотите, чтобы он отредактировал 10, он, вероятно, просто просмотрит содержимое, вместо того, чтобы внимательно изучить его. Постановка для них таких недостижимых целей заставит их отклоняться от процесса только для достижения целей.

Практичность и достижимость ваших целей — ключ к устойчивому процессу и продуктивной команде.

2. Отслеживайте эффективность и оставляйте отзывы

Чтобы рабочий процесс контент-маркетинга длился долго, каждый в вашей команде должен полностью понимать процесс и важность каждого его шага. Возможно, что члены команды могут совершать ошибки или не осознавать последствий пропуска важных шагов. Здесь могут помочь мониторинг и обратная связь.

Руководители проектов или кто-либо другой, ответственный за них, должны постоянно следить за производительностью каждого и предоставлять своевременную обратную связь. Любой, кто делает добро, должен быть признан и поощрен продолжать хорошую работу. Это будет мотивировать их придерживаться процесса и в будущем.

Для тех, кто не работает одинаково или борется с процессом, руководители групп должны найти время, чтобы предложить помощь и руководство.

3. Определите пробелы в процессе

Иногда вина может лежать не на людях, а на самом процессе. Пробелы в вашем рабочем процессе производства контента могут усилиться и привести к тому, что процесс развалится в будущем. Вот почему важно регулярно оценивать свою стратегию контент-маркетинга и эффективность контента. Если вы не видите улучшения или хуже, если есть снижение производительности, это может означать, что рабочий процесс еще не идеален.

Определите пробелы в вашем процессе и попытайтесь выяснить, как эти пробелы можно заполнить, чтобы сделать рабочий процесс отказоустойчивым.

4. Измените и оптимизируйте рабочий процесс контента

Ваш рабочий процесс контента может перестать давать результаты не всегда, потому что процесс неэффективен или ваша команда не следует ему усердно. Иногда меняется и внешняя среда. Меняются маркетинговые тренды, меняются предпочтения аудитории. В таких сценариях тот же рабочий процесс контента может не принести вам желаемых результатов, как раньше.

Например, с появлением таких социальных сетей, как Instagram и YouTube, в качестве маркетинговых каналов возросла склонность аудитории к видеоконтенту. Бренд, который до сих пор создавал только письменный контент, не может конкурировать с другими, которые используют видео для привлечения внимания аудитории. А видеоконтент требует совершенно другого процесса разработки контента.

Периодически пересматривая рабочий процесс создания контента и внося необходимые изменения, вы сможете поддерживать его актуальность и актуальность. Как и большинство других аспектов бизнеса, рабочие процессы контент-маркетинга также нуждаются в постоянном совершенствовании.

5. Лучше управляйте ресурсами

Еще одним важным аспектом обеспечения устойчивости вашего процесса является то, насколько хорошо вы распределяете свои ресурсы. Надежный рабочий процесс без эффективного управления ресурсами может потерпеть неудачу. Например, если вы работаете с небольшой командой, вы не сможете масштабировать производство контента сверх определенной точки, независимо от того, насколько эффективен рабочий процесс. Поэтому важно понимать, каковы ваши текущие возможности и где вам нужно наращивать потенциал для достижения наилучших результатов.

Например, если вы хотите увеличить скорость производства контента, вы можете попробовать распределить работу между штатными авторами и фрилансерами. Это не только сбалансирует рабочую нагрузку вашей команды, но и будет более экономичным, чем наем большего количества штатных писателей. Если вы нанимаете фрилансеров с рынка контента, такого как Narrato Marketplace, вы можете создавать контент с помощью того же пользовательского рабочего процесса, который вы используете внутри компании. Ваши менеджеры по работе с клиентами на торговой площадке Narrato могут следить за тем, чтобы каждый фрагмент контента, созданный фрилансером, проходил одни и те же этапы контроля качества.

Лучше управляя своими ресурсами, вы можете упорядочить рабочий процесс контента, не истощая свои ресурсы.

Какие инструменты лучше всего использовать для контент-маркетинга и управления рабочими процессами?

Помимо наличия документированного процесса контент-маркетинга, правильные инструменты в вашем арсенале также могут помочь вам реализовать рабочий процесс намного более плавно. Существует множество инструментов, которые необходимы команде контент-маркетинга для выполнения этого процесса. Вот некоторые из них, в которые вам стоит подумать об инвестировании.

Платформы для работы с контентом

Платформа обработки контента, такая как Narrato, необходима для упрощения процесса работы с контентом. Инструменты управления рабочими процессами обычно позволяют легко создавать и автоматизировать рабочие процессы, упрощая их реализацию. В Narrato вы можете создавать собственные рабочие процессы, этапы которых соответствуют тому, как работает ваша команда. Вы также можете автоматизировать свой рабочий процесс, инициируя определенные действия, такие как назначение задачи, уведомление исполнителей или перенос сроков выполнения, каждый раз, когда изменяется статус задачи. Это устраняет из процесса множество действий, основанных на правилах, экономит время и обеспечивает согласованность.

Вы можете применять настраиваемые рабочие процессы к своим проектам, чтобы каждая часть контента в рамках проекта проходила одни и те же этапы перед публикацией.

Поскольку вся ваша команда может создавать и совместно работать над контентом в самом Narrato, функции управления рабочим процессом гарантируют, что все будут придерживаться процесса.

Календари контента и программное обеспечение для планирования контента

Определенные шаги в вашем рабочем процессе контента могут быть намного проще выполнить, если у вас есть правильные инструменты планирования контента. Например, инструмент календаря контента может помочь держать всех в курсе ваших графиков и сроков публикации, чтобы гарантировать, что рабочий процесс не замедлится. Это также дает вам полное представление о ваших проектах и ​​позволяет визуально отслеживать их ход, чтобы узнать, на какой стадии рабочего процесса они находятся, как в случае календаря контента Narrato.

Помимо Narrato, хорошим редакторским календарем был бы Miro. Miro предлагает шаблон редакционного календаря, в котором вы можете легко планировать свои графики публикаций и оптимизировать рабочий процесс. Это также платформа для совместной работы, поэтому вы можете поделиться календарем контента со своей командой, чтобы держать их в курсе событий.

Инструменты планирования контента также могут упростить публикацию, гарантируя, что ваш рабочий процесс не прерывается от начала до конца. Инструменты планирования могут быть особенно полезны, когда вы публикуете контент в больших объемах или ежедневно, например, посты в социальных сетях. Инструмент планирования в социальных сетях позволяет вам без особых усилий придерживаться своего календаря.

Хороший инструмент для этого — Hopper. Hopper имеет множество функций, которые помогут вам в планировании, организации и дизайне контента в социальных сетях. Он также позволяет автоматически публиковать контент во всех социальных сетях, включая Facebook, Instagram, Twitter и LinkedIn. Вы можете запланировать неограниченное количество сообщений за раз, поэтому все, что вам нужно сделать, это загрузить свой контент в Hopper и запланировать их в соответствии с вашим предпочтительным временем.

Инструменты для хранения и управления контентом

Другим очень важным аспектом успешного рабочего процесса контента является то, насколько хорошо все ресурсы, активы и созданный контент хранятся и управляются. Упрощение для вашей команды поиска необходимых ресурсов в одном месте может значительно упростить процесс.

Например, в Narrato вы можете сохранить все свои настраиваемые шаблоны контента, руководства по стилю и краткие описания SEO-контента в общем репозитории. Члены вашей команды могут легко получить доступ к этим ресурсам, когда им это нужно, в процессе производства контента. Вы также можете хранить все свои элементы контента в аккуратно организованных проектах и ​​папках в Narrato, чтобы их было легко найти позже.

Еще один полезный инструмент для хранения и управления контентом, который мы можем порекомендовать, — это Box. Это облачная платформа для управления контентом и совместной работы, где вы можете безопасно хранить весь свой контент и другие активы. Он интегрируется с множеством других платформ, таких как Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Adobe Reader и другими, что позволяет легко загружать файлы в Box.

Другие функции, такие как совместная работа с помощью комментариев, обмен файлами и электронные подписи для утверждения, также могут ускорить ваш процесс.

Как улучшить рабочий процесс создания контента

Существуют также способы улучшить рабочие процессы создания контента для достижения лучших результатов. Мы уже упоминали выше, что рабочие процессы нуждаются в постоянном совершенствовании. Так как же этого добиться? Вот несколько советов.

Имейте метод определения приоритетов задач в вашем рабочем процессе

Независимо от того, что вы создаете, каждый процесс нуждается в определенной степени гибкости. Ваш рабочий процесс с контентом также должен иметь возможность изменяться, когда возникает необходимость. Вы можете часто сталкиваться с ситуациями, когда вам нужно расставить приоритеты для одних задач над другими в вашем рабочем процессе.

Например, сообщения в социальных сетях не требуют исследования SEO, но сообщение в блоге потребует обширного исследования. Если вы используете один и тот же рабочий процесс контента для обоих проектов, вам, возможно, придется отдавать приоритет исследованиям контента блога, в то время как для социальных сетей вам придется отдавать приоритет созданию контента, чтобы не отставать от графика.

Или скажем, вы работаете над разными клиентскими проектами, у которых разные приоритеты. Один клиент может быть очень требовательным к соблюдению принципов бренда, и в этом случае вы должны расставить приоритеты в планировании контента. Другой клиент может не быть слишком строгим в отношении рекомендаций, но просто хочет, чтобы статья была интересной для его аудитории. В этом случае вам придется расставить приоритеты в исследованиях.

Таким образом, не делая ваш рабочий процесс слишком жестким и имея возможность перемещать этапы рабочего процесса вверх или вниз по мере необходимости, может быть большим подспорьем.

Используйте сводки по содержанию, чтобы направлять создателей контента

Документированный рабочий процесс контента уже добавляет некоторую структуру к вашим усилиям по созданию контента. Но чтобы сделать вашу команду более продуктивной, а ваш процесс намного более упорядоченным, всегда полезно поделиться кратким описанием контента с создателями контента.

Краткое содержание указывает направление их усилий, излагая все, что требуется. Чтобы поделиться инструкциями с создателями контента в Narrato, вы можете создавать автоматические сводки по SEO-контенту, в которых будут предложены ключевые слова, темы и вопросы для освещения, контент конкурентов для сравнения и другие параметры SEO. Вы можете добавлять свои собственные примечания к авторам, а также прикреплять руководства по стилю к задаче по содержанию, чтобы предоставить авторам всю необходимую им информацию.

Имея это руководство, им будет легче следовать процессу.

Сделайте весь контент легко доступным

Согласно опросу, почти 54% специалистов в США согласны с тем, что они тратят больше времени на поиск файлов, чем на ответы на рабочие электронные письма или сообщения. Это драгоценное время, потраченное впустую на деятельность, которая необходима, но очень мало влияет на результаты. Именно здесь инструменты хранения и управления контентом, которые мы рекомендовали выше, могут помочь вам улучшить рабочий процесс.

Чтобы упростить рабочий процесс с контентом, убедитесь, что ваша команда может легко получить доступ ко всем необходимым ресурсам из одного места и из любого места. Например, для тех, кто создает контент в Narrato, все задачи по работе с контентом хранятся в выделенных проектах и ​​папках, все шаблоны и руководства по стилю хранятся в библиотеке, а все сводки по SEO-контенту хранятся в инструментах планирования контента. Это означает, что им не нужно покидать платформу или бегать от столба к столбу, чтобы найти актив.

Это сэкономит вам много времени, которое можно использовать для более продуктивной работы.

Разрешить легкий просмотр и утверждение контента

Узкие места в рабочем процессе контент-маркетинга возникают, когда процессы утверждения слишком разрознены. Контент продолжает накапливаться для рассмотрения и утверждения, что замедляет все другие проекты в процессе разработки. Чтобы процесс работы с контентом был по-настоящему успешным, вы должны максимально упростить проверку и утверждение контента. В этом может помочь наличие мощной платформы для совместной работы над контентом.

В Narrato редакторы или другие заинтересованные лица в контент-проекте могут оставлять комментарии к задачам с помощью @mentions, чтобы поделиться своими впечатлениями и отзывами. Они также могут оставлять сообщения о задаче. Это значительно упрощает процесс редактирования и сводит к минимуму ненужные возвраты и повторы, поэтому контент может перейти от первого черновика к утверждению довольно быстро.

Чем легче будет получить одобрение контента, тем больше ваша команда будет готова придерживаться этого процесса.

Подведение итогов

Хотя вы, возможно, приложили много усилий для создания рабочего процесса создания контента, если реализация неверна, ваш рабочий процесс в конечном итоге потерпит неудачу. Убедиться в том, что процесс безотказный и что все в вашей команде готовы ему следовать, — настоящая задача. С помощью этих советов и инструментов реализация вашего рабочего процесса с контентом должна быть беспроблемной. Но помните, что непрерывный мониторинг и совершенствование являются ключом к успеху контент-маркетинга, даже когда речь идет об управлении рабочим процессом контента. Поэтому всегда следите за возможностями улучшить свой процесс.