コンテンツ マーケティングの成功のためのコンテンツ ワークフローの実装

特定の目標と結果を念頭に置いてコンテンツ マーケティングに投資するビジネスには、その取り組みを合理化するためのコンテンツ作成ワークフローが必要です。 作成するすべてのコンテンツが企画から公開まで同じ手順を踏むことで、品質の一貫性が保証されます。 しかし、ほとんどのコンテンツ マーケティング チームが文書化されたコンテンツ ワークフローを持っている理由はそれだけではありません。

強力なコンテンツ作成ワークフローは、チームの作業方法に強固な構造を提供できます。 ただし、本当の課題は、コンテンツ作成プロセスを構築することではなく、それを実装し、長期的にそれに固執することです.

この記事では、コンテンツ ワークフローの実装を成功させる方法をすべて学びます。 しかしその前に、コンテンツ作成ワークフローを持つことが、作業を整理して一貫性をもたらす以外にどのように役立つかを見てみましょう.

• コンテンツ作成ワークフローが必要なのはなぜですか?
• タスクベースのワークフローとステータスベースのワークフロー: チームに最適なのはどちらですか?
• コンテンツ作成ワークフローをうまく実装する方法
• コンテンツ マーケティングのワークフローを長期的に維持する方法
• コンテンツ マーケティングとワークフローの管理に最適なツールは何ですか?
• コンテンツ作成ワークフローを改善する方法

コンテンツ作成ワークフローが必要なのはなぜですか?

コンテンツ チームまたは個々のコンテンツ作成者が、効率的なコンテンツ ワークフロー管理から得られる多くの利点があります。 コンテンツ プロセスが役立ついくつかの方法を次に示します。

• コンテンツ作成時の品質基準の維持
• タイムリーなコンテンツ公開スケジュールの維持
• 生産スケジュールに影響が出る前にプロセスのボトルネックを解消
• 説明責任を果たすのに役立つ明確に定義された役割と責任を持つ
• 不要なやり取りをなくして生産性を向上
• 利用可能なリソースと時間を最適に活用する
• プロジェクトとその進捗状況を追跡する
• コンテンツ作成作業の可視性と透明性を高める

タスクベースのワークフローとステータスベースのワークフロー: チームに最適なのはどちらですか?

すべてのチームが同じコンテンツ マーケティング ワークフローを使用して成功できるわけではありません。 チームの働き方に合わせたコンテンツ プロセスを実装し、チームの強みと長期的な結果を出す能力に基づいて現実的な目標を設定する必要があります。

一般に、コンテンツ ワークフローは 2 つの大きなカテゴリに分類できます。チームは、現場での経験に基づいて、これらのいずれかを使用することに慣れている場合があります。

タスクベースのコンテンツ ワークフロー

タスクベースのワークフローは、その段階で実行する必要があるタスクに基づいて、コンテンツ プロセスのさまざまな段階を定義する場合です。 ステージは非常に精巧に定義されており、コンテンツ プロジェクトに取り組んでいるチーム メンバーは、何をする必要があるか、何を既に行っているか、次のステップがどうなるかを簡単に理解できます。

たとえば、ブログ投稿のタスクベースのワークフローは次のようになります。

キーワード調査の実行 > トピックの生成 > ブリーフの作成 > コンテンツの作成 > レビューと編集 > 承認と公開

Narrato で構築されたタスクベースのワークフローの例を次に示します。

ステータスベースのコンテンツ ワークフロー

ステータスベースのワークフローでは、ステージはタスクベースほど自明ではありません。 ここでは、コンテンツの現在のステータスに基づいてワークフロー ステージが定義されています。そのため、チーム メンバーがまだコンテンツ プロセスに慣れていない場合、何を行う必要があるかを理解するのが難しい場合があります。

ステータスベースの場合、同じブログ コンテンツ ワークフローは次のようになります。

研究 > 構想 > 起草 > 審査中 > 承認済み > 公開済み

Narrato で作成したステータスベースのワークフローの例を次に示します。

これらのタイプは両方とも用途があります。 タスクベースのワークフローは、各段階で何をすべきかについてより多くのガイダンスを必要とする新しいチームに適しています。 ステータスベースのワークフローは、プロセスに精通している経験豊富なチーム向けです。 また、より暗黙的なステータス ベースのワークフローはさまざまなコンテンツ タイプに適用できますが、タスク ベースのワークフローは通常、コンテンツ タイプに固有です。

コンテンツ作成ワークフローをうまく実装する方法

コンテンツ制作の要件に最も適したコンテンツ ワークフローを決定したら、プロセスの実装という実際の困難な戦いが始まります。 多くの場合、チームはコンテンツ プロセスの定義には成功していますが、それを正しく実行することはできません。 これは、コンテンツ ワークフローの構築に費やしたすべての労力が無駄になることを意味します。

コンテンツ チームがコンテンツ マーケティング ワークフローに熱心かつ積極的に従うようにするために、採用すべきベスト プラクティスをいくつか紹介します。

1. 責任を委任する

チームの全員が設定したプロセスを確実に順守するための最初のステップは、作業が均等かつ公平に分配されるようにすることです。 一部のチーム メンバーが過労である場合、彼らは忙殺されていると感じ、すべてのタスクを完了するためのコンテンツ ワークフローの重要なステップをスキップする可能性があります。

ワークフローを作成するときは、さまざまな段階で各チーム メンバーの役割を定義することが重要です。 ワークフローが実装されているとき、プロジェクト マネージャーと管理者は、個々の責任が全員によって果たされていることを確認する必要があります。 チームメンバーは、職場でのバランスを確保するために、自分の仕事に責任を持つ必要があります。

Content Marketing Institute によって作成されたコンテンツ管理ワークフローの例を次に示します。これは、コンテンツ制作において責任をさまざまなチーム/個人に委任する方法を示しています。

2. 現実的なタイムラインを設定する

次に重要なプラクティスは、達成可能な期限を設定することです。 コンテンツ マーケティングのリーダーは、プロジェクトをより早く完了するために、チームに過度なプレッシャーをかける傾向があります。 これは、競合他社よりも先にコンテンツを公開したい場合や、公開する必要があるコンテンツの広範なパイプラインがあるためです。 理由が何であれ、急いでコンテンツを作成すればするほど、コンテンツの品質が影響を受けることを覚えておくことが不可欠です。

ワークフローの各ステージに非現実的なタイムラインを設定すると、チームは手を抜かざるを得なくなり、最終的にはワークフローから良い結果が得られなくなります。 タイムラインが論理的に計画され、全員の制限を念頭に置いている場合、コンテンツ ワークフローの実装が成功します。

3.進捗状況を追跡する

定期的に進行状況を追跡することは、非常に便利です。 完成したコンテンツを受け取る最終日を待つことは、可視性を制限するため、理想的なアプローチではありません。 各段階で進捗状況を監視することで、プロセスを遅らせているボトルネックや問題が明らかになります。

すべてのチーム メンバーがすべての段階で期限を守っていれば、最終的な期限は確実に守られます。 また、コンテンツ マーケティング プロジェクトを追跡することで、品質管理の手順がスキップされず、手遅れになる前にプロセスの抜け穴に対処できるようになります。

4. リマインダーを送信する

チーム メンバーに時々リマインダーを送信することも、メンバーがプロセスに従っていることを確認する良い方法です。 進捗状況を追跡する際に矛盾を見つけた場合は、担当者に指摘して、すぐに対応できるようにすることをお勧めします。

問題がない場合でも、チーム メンバーに確認し、最新情報を入手し、リマインダーを送信することは、物事を順調に進めるための良い方法です。

5. 各プロジェクトを監督するプロジェクト マネージャーを割り当てる

すべてのプロジェクトで同じワークフローを実装しているか、管理するワークフローが複数あるかに関係なく、個々のプロジェクトを監督する人がいることは常に良いことです。

さまざまなプロジェクトを監視し、ワークフローに従っていることを確認するタスクをプロジェクト マネージャーに割り当てます。 プロジェクト マネージャーは、関係者、成果物、タイムラインなど、プロジェクトの下にあるすべてのことを認識している必要があります。 プロジェクトにカスタム コンテンツの作成に関する独自の要件があるかどうかを知る必要があります。 そしてもちろん、実装されているワークフローを明確に理解している必要があります。 タスクを効率的に実行するために必要なすべての情報をチーム メンバーに提供できなければなりません。

6. 自動化して労力を最小限に抑える

コンテンツ マーケティング ワークフローの実装はすでに困難ですが、手動で管理するのはさらに困難です。 適切なテクノロジー ツールを使用してコンテンツ作成プロセスを管理すると、仕事がずっと簡単になります。 Narrato などのコンテンツ ワークフロー管理プラットフォームは、コンテンツ ワークフローを構築するだけでなく、ワークフローを自動化して実装の時間と労力を節約するのにも役立ちます。

タスクの割り当て、チームメンバーへの通知など、プロセスにおけるルールベースのアクションの多くは、プロセスをさらにスムーズにするために自動化できます。 適切なワークフロー ソフトウェアの選択については、後ほど詳しく説明します。

コンテンツ マーケティングのワークフローを長期的に維持する方法

コンテンツ ワークフローの実装を成功させることで、最初のハードルを乗り越えることができます。 しかし、この先にはさらに大きなハードルが待ち受けており、それは今後何年にもわたってワークフローに固執することになります。 コンテンツ プロセスは効果的で素晴らしい結果をもたらす可能性がありますが、チームが毎日それに固執できなければ、長くは続きません。

実装しているコンテンツ マーケティング ワークフローが持続可能であることを確認する方法をいくつか紹介します。

1. 目標と期待を達成可能に保つ

明確に定義されたコンテンツ作成ワークフローを持つことで、取り組みを整理することでコンテンツ制作を拡大できますが、コンテンツ マーケティング チームの能力が魔法のように向上するわけではありません。 やり直しや修正を最小限に抑えることで時間の一部を解放できるかもしれませんが、働くための身体的および精神的な能力を考慮する必要があります。

実行不可能な目標を設定したり、仕事を過度に負担したりすると、パフォーマンスに影響し、プロセスはある時点で失敗します。

したがって、ライターがプロセスを実装する前に 10 時間でコンテンツを作成していたとしたら、8 時間に短縮できると期待できます。 しかし、この時間内に 2 つの作品を書くことを期待するのは非現実的です。 または、編集者が 1 日に 5 個編集していたものを 10 個編集するようにした場合、編集者は慎重に精査するのではなく、コンテンツをざっと目を通してしまうことになるでしょう。 このような達成不可能な目標を設定すると、目標を達成するためだけにプロセスから逸脱することになります。

目標を実用的かつ達成可能に保つことは、持続可能なプロセスと生産的なチームの鍵です。

2.パフォーマンスを監視し、フィードバックを提供する

コンテンツ マーケティングのワークフローが持続するためには、チームの全員がプロセスと関連するすべてのステップの重要性を完全に理解する必要があります。 チーム メンバーが間違いを犯したり、重要な手順をスキップした場合の結果を認識できない可能性があります。 ここで、モニタリングとフィードバックが役に立ちます。

プロジェクト マネージャーまたは担当者は、全員のパフォーマンスを継続的に監視し、タイムリーなフィードバックを提供する必要があります。 良いことをしている人は誰でも認められ、良い仕事を続けるように励まされなければなりません。 これにより、将来もプロセスを遵守するように動機付けられます。

チームリーダーは、パフォーマンスが同等ではない、またはプロセスに苦労している人のために、時間をかけて助けとガイダンスを提供する必要があります.

3. プロセスのギャップを特定する

人に問題があるのではなく、プロセス自体に問題がある場合もあります。 コンテンツ制作ワークフローのギャップが拡大し、将来的にプロセスが崩壊する可能性があります. そのため、コンテンツ マーケティング戦略とコンテンツのパフォーマンスを定期的に評価することが重要です。 改善または悪化が見られない場合、パフォーマンスが低下している場合は、ワークフローがまだ完全ではないことを意味している可能性があります。

プロセスのギャップを特定し、これらのギャップを埋めてワークフローをフェイルプルーフにする方法を見つけようとします。

4. コンテンツ ワークフローの変更と最適化

プロセスが非効率的であるか、チームが熱心にフォローしていないために、コンテンツ ワークフローが必ずしも結果をもたらさない場合があります。 時には外部環境も変化します。 マーケティングの傾向は変化し、視聴者の好みも変化します。 このようなシナリオでは、同じコンテンツ ワークフローを使用しても、以前のように望ましい結果が得られない場合があります。

たとえば、Instagram や YouTube などのソーシャル メディア プラットフォームがマーケティング チャネルとして登場したことで、ビデオ コンテンツに対する視聴者の傾向が強まりました。 これまで書面によるコンテンツのみを作成していたブランドは、ビデオを活用して視聴者の注目を集めている他のブランドと競争することはできません. また、ビデオ コンテンツには、まったく異なるコンテンツ開発プロセスが必要です。

コンテンツ作成ワークフローを時々見直し、必要に応じて変更を加えることで、適切で最新の状態に保つことができます。 ビジネスの他のほとんどの側面と同様に、コンテンツ マーケティングのワークフローも継続的な改善が必要です。

5. リソースをより適切に管理する

プロセスを持続可能にするもう 1 つの重要な側面は、リソースをどれだけ適切に割り当てるかです。 効率的なリソース管理を伴わない強力なワークフローでも失敗する可能性があります。 たとえば、小規模なチームで作業している場合、ワークフローがどれほど効率的であっても、コンテンツ制作をある一定の範囲を超えて拡大することはできません。 そのため、現在のキャパシティがどのようなもので、最高の結果を得るためにキャパシティを構築する必要がある場所を理解することが重要です。

たとえば、コンテンツ制作の速度を上げたい場合は、社内のライターとフリーランサーの間で作業を分配してみてください。 これにより、チームの作業負荷のバランスがとれるだけでなく、社内ライターをより多く雇用するよりも経済的になります。 Narrato Marketplace などのコンテンツ マーケットプレースからフリーランサーを雇っている場合、社内で従うのと同じカスタム ワークフローでコンテンツを作成することができます。 Narrato マーケットプレイスのアカウント マネージャーは、フリーランサーが作成したすべてのコンテンツが同じ品質管理手順を経ていることを確認できます。

リソースをより適切に管理することで、容量を使い果たすことなく、コンテンツ ワークフローを定着させることができます。

コンテンツ マーケティングとワークフローの管理に最適なツールは何ですか?

文書化されたコンテンツ マーケティング プロセスとは別に、武器庫に適切なツールがあると、ワークフローをよりスムーズに実装するのにも役立ちます。 コンテンツ マーケティング チームがプロセスを実行するために必要なツールは多数あります。 ここでは、投資を検討する必要があるものをいくつか紹介します。

コンテンツ ワークフロー プラットフォーム

Narrato のようなコンテンツ ワークフロー プラットフォームは、コンテンツ プロセスを簡素化するための必須アイテムです。 通常、ワークフロー管理ツールを使用すると、ワークフローを簡単に構築および自動化できるため、実装が容易になります。 Narrato では、チームの作業方法に合わせたステージでカスタム ワークフローを構築できます。 タスクのステータスが変更されるたびに、タスクの割り当て、担当者への通知、期限の移動などの特定のアクションをトリガーすることで、ワークフローを自動化することもできます。 これにより、プロセスから多くのルールベースのアクティビティが排除され、時間が節約され、一貫性が確保されます。

プロジェクトにカスタム ワークフローを適用して、プロジェクトのすべてのコンテンツが公開前に同じ段階を経るようにすることができます。

チーム全体が Narrato 自体でコンテンツを作成して共同作業できるため、ワークフロー管理機能により、誰もがプロセスに固執することが保証されます。

コンテンツ カレンダーとコンテンツ スケジューリング ソフトウェア

適切なコンテンツ プランニング ツールがあれば、コンテンツ ワークフローの特定のステップをより簡単に実行できます。 たとえば、コンテンツ カレンダー ツールは、ワークフローが遅くならないように、公開スケジュールと締め切りを全員に最新の状態に保つのに役立ちます。 また、Narrato のコンテンツ カレンダーの場合のように、プロジェクトの完全なビューを提供し、進行状況を視覚的に追跡して、ワークフローのどの段階にあるかを知ることができます。

Narrato 以外に優れた編集カレンダー ツールは Miro です。 Miro は、発行スケジュールを簡単に計画し、ワークフローを合理化できるエディトリアル カレンダー テンプレートを提供します。 また、チーム コラボレーション プラットフォームでもあるため、コンテンツ カレンダーをチームと共有して、チームの最新情報を把握できます。

コンテンツ スケジューリング ツールを使用すると、公開が容易になり、ワークフローが最初から最後まで中断されないようにすることもできます。 スケジューリング ツールは、ソーシャル メディアの投稿など、コンテンツを大量に公開する場合や毎日公開する場合に特に役立ちます。 ソーシャル メディアのスケジューリング ツールを使用すると、手間をかけずにカレンダーを守ることができます。

これに適したツールはホッパーです。 Hopper には、ソーシャル メディア コンテンツの計画、整理、および設計に役立つ多数の機能があります。 また、Facebook、Instagram、Twitter、LinkedIn などのすべてのソーシャル チャネルにコンテンツを自動投稿することもできます。 一度に無制限の数の投稿をスケジュールできるため、Hopper にコンテンツを一括アップロードし、希望の時間に合わせてスケジュールするだけです。

コンテンツ ストレージおよび管理ツール

成功するコンテンツ ワークフローのもう 1 つの非常に重要な側面は、作成されたすべてのリソース、アセット、およびコンテンツが適切に保存および管理されていることです。 チームが必要なリソースを 1 か所で簡単に見つけられるようにすると、プロセスが大幅にスムーズになります。

たとえば、Narrato では、すべてのカスタム コンテンツ テンプレート、スタイル ガイド、および SEO コンテンツ ブリーフを共有リポジトリに保存できます。 チーム メンバーは、コンテンツ制作プロセス中に必要なときにいつでもこれらのアセットに簡単にアクセスできます。 また、すべてのコンテンツ アイテムを Narrato のきちんと整理されたプロジェクトとフォルダーに保存して、後で簡単に見つけられるようにすることもできます。

コンテンツの保存と管理に役立つもう 1 つのツールとして、Box をお勧めします。 これは、すべてのコンテンツとその他の資産を安全に保存できるクラウド コンテンツ管理およびコラボレーション プラットフォームです。 Microsoft Word、Excel、Powerpoint、Adobe Reader などの他の多くのプラットフォームと統合して、ファイルを Box に簡単にアップロードできます。

コメントによるコラボレーション、ファイル共有、承認のための電子署名などの他の機能も、プロセスをスピードアップできます。

コンテンツ作成ワークフローを改善する方法

より良い結果を得るために、コンテンツ作成ワークフローを改善する方法もあります。 ワークフローには継続的な改善が必要であることは既に述べました。 では、どうやってこれを達成するのですか？ ここにいくつかのヒントがあります。

ワークフローでタスクに優先順位を付ける方法を用意する

何を作成していても、すべてのプロセスにはある程度の柔軟性が必要です。 コンテンツ ワークフローも、必要に応じてピボットできる必要があります。 ワークフロー内で特定のタスクを他のタスクよりも優先する必要がある場合がよくあります。

たとえば、ソーシャル メディアの投稿では SEO の調査は必要ありませんが、ブログの投稿では広範な調査が必要になります。 両方のプロジェクトで同じコンテンツ ワークフローを使用している場合、ブログ コンテンツの調査を優先する必要があるかもしれませんが、ソーシャル メディアの場合はスケジュールを守るためにコンテンツ作成を優先する必要があります。

または、優先度の異なるさまざまなクライアント プロジェクトに取り組んでいるとします。 あるクライアントは、ブランド ガイドラインの遵守に非常にこだわっている場合があります。その場合、コンテンツの計画を優先する必要があります。 別のクライアントは、ガイドラインについてはそれほど厳格ではなく、読者に価値を提供するリッチな記事を望んでいるだけかもしれません。 この場合、研究を優先する必要があります。

したがって、ワークフローを厳格にしすぎず、必要に応じてワークフローのステージを上下に移動できることが大きな助けになります。

コンテンツ ブリーフを利用してコンテンツ クリエーターをガイドする

文書化されたコンテンツ ワークフローは、すでにコンテンツ制作作業にある程度の構造を追加しています。 ただし、チームの生産性を高め、プロセスをより合理化するために、コンテンツ ブリーフをコンテンツ クリエーターと共有することをお勧めします。

コンテンツ ブリーフは、必要なことをすべて説明することで、彼らの取り組みの方向性を示します。 Narrato でコンテンツ作成者と手順を共有するために、キーワードの提案、カバーするトピックと質問、ベンチマークする競合他社のコンテンツ、およびその他の SEO パラメーターを提供する自動 SEO コンテンツ ブリーフを生成できます。 作成者に独自のメモを追加したり、コンテンツ タスクにスタイル ガイドを添付して、ライターに必要なすべての情報を提供したりできます。

このガイダンスがあると、プロセスに従うことが容易になります。

すべてのコンテンツに簡単にアクセスできるようにする

ある調査によると、米国の専門家の 54% 近くが、仕事のメールやメッセージに返信するよりも、ファイルを探すことに多くの時間を費やしていることに同意しています。 これは、必要ではあるが結果にほとんど影響を与えないアクティビティに費やされる貴重な時間です。 ここで、上記で推奨したコンテンツ ストレージおよび管理ツールがワークフローの改善に役立ちます。

コンテンツ ワークフローをスムーズにするには、チームが必要なすべてのリソースに 1 か所でどこからでも簡単にアクセスできるようにします。 たとえば、Narrato でコンテンツを作成する場合、すべてのコンテンツ タスクは専用のプロジェクトとフォルダーに保存され、すべてのテンプレートとスタイル ガイドはライブラリに保存され、すべての SEO コンテンツ ブリーフはコンテンツ プランニング ツールに保存されます。 つまり、アセットを見つけるためにプラットフォームを離れたり、柱から柱へと走ったりする必要はありません。

これにより、より生産的な作業に使用できる時間を大幅に節約できます。

コンテンツの簡単なレビューと承認を可能にする

承認プロセスがサイロ化されすぎると、コンテンツ マーケティング ワークフローのボトルネックが生じます。 レビューと承認のためにコンテンツが山積みになり、パイプライン内の他のすべてのプロジェクトの速度が低下します。 コンテンツ ワークフローを真に成​​功させるには、コンテンツのレビューと承認を可能な限りシームレスにする必要があります。 これには、強力なコンテンツ コラボレーション プラットフォームが役立ちます。

Narrato では、コンテンツ プロジェクトの編集者やその他の利害関係者は、@メンションを使用してタスクに関するコメントを残して、情報やフィードバックを共有できます。 タスクにメッセージを残すこともできます。 これにより、編集プロセスがはるかに簡単になり、不必要なやり取りが最小限に抑えられるため、コンテンツは最初のドラフトから承認まで非常に迅速に進むことができます.

コンテンツの承認がスムーズになればなるほど、チームはプロセスに固執する気になります。

まとめ

コンテンツ作成ワークフローの構築に多大な労力を費やしたとしても、実装が正しくない場合、ワークフローは長期的に失敗します。 プロセスがフェイルプルーフであり、チームの全員が進んでそれに従うことを確認することは、真の課題です。 これらのヒントとツールを使用すると、コンテンツ ワークフローを簡単に実装できます。 ただし、コンテンツ ワークフロー管理に関しても、継続的な監視と改善がコンテンツ マーケティングの成功の鍵であることを忘れないでください。 そのため、プロセスを改善する機会に常に注意を払ってください。