为内容营销成功实施内容工作流程

已发表: 2022-08-26

任何投资内容营销并考虑到某些目标和结果的企业都需要内容创建工作流程来简化他们的工作。当您创建的每条内容从计划到发布都经历相同的步骤时，它可以确保质量的一致性。但这并不是大多数内容营销团队拥有文档化内容工作流程的唯一原因。

强大的内容创建工作流程可以为您的团队的工作方式提供坚实的结构。然而，真正的挑战不是建立内容创建流程，而是实施它并长期坚持下去。

我们将在本文中了解有关成功实施内容工作流的所有信息。但在此之前，让我们了解内容创建工作流程如何帮助您组织工作并带来一致性。

为什么我需要内容创建工作流程？
基于任务的工作流与基于状态的工作流：哪个最适合您的团队？
如何成功实施内容创建工作流程
如何确保您的内容营销工作流程能够长期维持
用于内容营销和管理工作流程的最佳工具是什么？
如何改进您的内容创建工作流程

为什么我需要内容创建工作流程？

内容团队或个人内容创建者可以从高效的内容工作流管理中获得许多好处。以下是内容流程提供帮助的几种方式 -

在创建内容时保持质量标准
保持及时的内容发布时间表
在流程中的瓶颈影响生产计划之前消除它们
具有明确定义的角色和职责，有助于实现问责制
通过消除不必要的来回来提高生产力
确保最佳利用可用资源和时间
跟踪项目及其进度
为内容创建工作带来更多可见性和透明度

基于任务的工作流与基于状态的工作流：哪个最适合您的团队？

并非所有团队都可以使用相同的内容营销工作流程取得成功。您需要实施与团队工作方式相一致的内容流程，并根据团队的实力和长期成果的能力设定现实的目标。

一般来说，内容工作流程可以分为两大类，您的团队可能会根据他们在该领域的经验对其中一种感到满意。

基于任务的内容工作流

基于任务的工作流是指您根据需要在该阶段执行的任务定义内容流程的不同阶段。这些阶段的定义非常精细，任何从事内容项目的团队成员都可以轻松了解他们需要做什么、已经完成了什么以及下一步将是什么。

例如，您的博客文章的基于任务的工作流程可能如下所示：

进行关键字研究 > 生成主题 > 创建简报 > 编写内容 > 审核和编辑 > 批准和发布

这是基于 Narrato 构建的基于任务的工作流的示例。

基于状态的内容工作流程

在基于状态的工作流中，阶段不像基于任务的工作流那样一目了然。这里的工作流程阶段是根据内容的当前状态定义的。因此，如果您的团队成员还不熟悉您的内容流程，他们可能难以理解需要做什么。

如果它是基于状态的，相同的博客内容工作流程看起来有点像这样：

研究 > 构思 > 起草 > 审查中 > 已批准 > 已发布

这是我们在 Narrato 上创建的基于状态的工作流的示例。

这两种类型都有其用途。对于在每个阶段需要更多指导的新团队来说，基于任务的工作流程更好。基于状态的工作流程适用于已经熟悉流程的更有经验的团队。此外，更加隐式的基于状态的工作流可以应用于不同的内容类型，而基于任务的工作流通常特定于内容类型。

如何成功实施内容创建工作流程

一旦您确定了最适合您的内容制作要求的内容工作流程，真正的艰苦战斗就开始了——实施流程。很多时候，团队成功地定义了他们的内容流程，但无法正确执行。这意味着您为构建内容工作流程所付出的所有努力都被浪费了。

为确保您的内容团队勤奋且自愿地遵循您的内容营销工作流程，以下是您需要采用的一些最佳实践。

1. 委派职责

确保团队中的每个人都遵守您设定的流程的第一步是确保工作得到平等和公平的分配。如果一些团队成员工作过度，他们可能会感到不知所措并跳过内容工作流程中的关键步骤来完成他们的所有任务。

在创建工作流时，重要的是定义每个团队成员在不同阶段的角色。在实施工作流程时，项目经理和管理员必须确保每个人都履行个人职责。团队成员必须对自己的工作负责，以确保工作场所的平衡。

这是内容营销研究所创建的内容管理工作流的示例，它显示了如何将责任委派给内容制作中的不同团队/个人。

2. 设定切合实际的时间表

下一个重要的做法是设定可以实现的最后期限。内容营销领导者可能会过于努力地推动他们的团队更快地完成项目。这可能是因为您想在竞争对手之前发布内容，或者因为您有大量内容需要发布。不管是什么原因，请务必记住，创建内容越仓促，内容质量受到的影响就越大。

如果您为工作流程中的各个阶段设置不切实际的时间表，您的团队必然会走捷径，最终，工作流程将不会产生积极的结果。内容工作流的成功实施发生在时间线的合理规划，并牢记每个人的限制。

3. 跟踪进度

定期跟踪进度可以证明是非常有用的。等待最后一个日期来接收完整的内容不是一个理想的方法，因为它会限制您的可见性。监控每个阶段的进度将揭示任何阻碍进程的瓶颈或问题。

如果每个团队成员在每个阶段都按时完成，那么最终期限肯定会得到满足。跟踪您的内容营销项目还可以确保不会跳过任何质量控制步骤，并且可以在为时已晚之前处理过程中的任何漏洞。

4.发送提醒

不时向您的团队成员发送提醒也是确保他们遵循流程的好方法。如果您在跟踪进度时遇到任何不一致之处，最好将它们指出给负责人，以便他们立即采取行动。

即使没有问题，与您的团队成员联系、获取更新和发送提醒也是保持事情正常进行的好方法。

5. 指派项目经理监督每个项目

无论您是在所有项目中实施相同的工作流程还是要管理多个工作流程，让某人监督各个项目总是好的。

为项目经理分配监控不同项目并确保遵循工作流程的任务。项目经理必须了解项目下的所有内容，包括所涉及的人员、可交付成果和时间表。他们必须知道项目是否对自定义内容创建有任何独特要求。当然，他们必须清楚地了解正在实施的工作流程。他们必须能够为团队成员提供有效执行任务所需的所有信息。

6.自动化以最大程度地减少工作量

实施内容营销工作流程已经具有挑战性，但手动管理它更加艰巨。使用正确的技术工具来管理您的内容创建过程可以使工作变得更容易。内容工作流程管理平台，如 Narrato，可以帮助您构建内容工作流程并使其自动化，以节省您实施的时间和精力。

流程中的许多基于规则的操作，例如任务分配、通知团队成员等，都可以自动化，使流程更加顺畅。稍后我们将讨论更多有关选择正确工作流软件的信息。

如何确保您的内容营销工作流程能够长期维持

通过成功实施内容工作流程，您已经克服了第一个障碍。但是，在这一点之外还有一个更大的障碍等待着，那就是未来几年的工作流程。您的内容流程可能是有效的并带来很好的结果，但如果您的团队不能每天都坚持下去，它就不会长久地团结在一起。

这里有一些方法可以确保您正在实施的内容营销工作流程是可持续的。

1. 保持可实现的目标和期望

拥有一个定义明确的内容创建工作流程允许您通过组织您的工作来扩展内容生产，但它不会神奇地增加您的内容营销团队的能力。通过最大限度地减少返工和修订可能会腾出一些时间，但仍然必须考虑到他们的体力和脑力工作能力。

设定不切实际的目标或让他们负担过重的工作会影响他们的表现，并且这个过程会在某些时候失败。

因此，假设您的作者在实施流程之前的 10 小时内创建了一段内容，您可以期望他们将其缩短到 8 小时。但指望他们在这段时间内写出两首曲子是不现实的。或者，如果编辑每天编辑 5 篇，而您现在希望他们编辑 10 篇，那么他们最终可能只是浏览内容而不是仔细检查。为他们设定这样无法实现的目标，将迫使他们为了实现目标而偏离过程。

保持目标切实可行和可实现是可持续流程和高效团队的关键。

2. 监控绩效并提供反馈

为了使内容营销工作流程持续下去，您团队中的每个人都必须彻底了解该过程以及所涉及的每个步骤的重要性。团队成员可能会犯错误或无法意识到跳过关键步骤的后果。这就是监控和反馈可以提供帮助的地方。

项目经理或任何负责人必须持续监控每个人的表现并及时提供反馈。任何做好事的人都必须得到认可并鼓励他们继续做好工作。这也将激励他们在未来坚持这一过程。

对于表现不佳或在流程中挣扎的人，团队领导者必须花时间提供帮助和指导。

3. 识别过程中的差距

有时，问题可能不在于人，而在于过程本身。您的内容制作工作流程中的差距可能会扩大并导致该流程在未来分崩离析。这就是为什么定期评估您的内容营销策略和内容绩效很重要的原因。如果您没有看到改进或更糟，如果性能下降，则可能意味着工作流程还不完善。

确定您的流程中的差距，并尝试找出如何填补这些差距以使工作流程防故障。

4.修改和优化内容工作流程

您的内容工作流程可能会停止产生结果，并不总是因为流程效率低下或您的团队没有认真遵循它。有时外部环境也会发生变化。营销趋势改变，受众偏好改变。在这种情况下，相同的内容工作流程可能不会像以前那样为您带来想要的结果。

例如，随着 Instagram 和 YouTube 等社交媒体平台作为营销渠道的出现，观众对视频内容的倾向有所增加。到目前为止，仅创建书面内容的品牌无法与其他利用视频吸引观众注意力的品牌竞争。视频内容需要完全不同的内容开发过程。

不时重新审视您的内容创建工作流程并在必要时进行更改将帮助您保持相关性和最新性。与业务的大多数其他方面一样，内容营销工作流程也需要不断改进。

5. 更好地管理资源

使您的流程可持续的另一个重要方面是您如何分配资源。没有有效资源管理的强大工作流仍然可能失败。例如，如果您正在与一个小团队合作，那么无论工作流程多么高效，您都无法将内容制作扩展到一个点之外。因此，重要的是要了解您当前的能力是什么，以及您需要在哪里建设能力以获得最佳结果。

例如，如果您想提高内容制作的速度，您可以尝试在内部作家和自由职业者之间分配工作。这不仅可以平衡您团队的工作量，而且比雇用更多内部作家更经济。如果您从 Narrato Marketplace 等内容市场招聘自由职业者，您可以使用您在内部遵循的相同自定义工作流程创建内容。 Narrato 市场的客户经理可以确保自由职业者创建的每条内容都经过相同的质量控制步骤。

通过更好地管理您的资源，您可以在不耗尽您的能力的情况下使您的内容工作流程保持不变。

用于内容营销和管理工作流程的最佳工具是什么？

除了拥有记录在案的内容营销流程外，您的工具库中的正确工具还可以帮助您更顺畅地实施工作流程。内容营销团队需要大量工具来执行该过程。这里有一些你应该考虑投资的。

内容工作流平台

像 Narrato 这样的内容工作流平台是简化内容流程的必备工具。工作流管理工具通常允许您轻松构建和自动化工作流，使其更易于实施。在 Narrato 上，您可以构建具有与团队工作方式相一致的阶段的自定义工作流。每次更改任务状态时，您还可以通过触发某些操作（例如任务分配、通知受让人或移动截止日期）来自动化您的工作流程。这从流程中消除了许多基于规则的活动，节省了时间并确保了一致性。

您可以将自定义工作流程应用于您的项目，以便项目下的每条内容在发布之前都经过相同的阶段。

由于您的整个团队可以在 Narrato 本身上创建内容并进行协作，因此工作流管理功能可确保每个人都坚持该流程。

内容日历和内容调度软件

如果您拥有正确的内容规划工具，您的内容工作流程中的某些步骤可能会更容易执行。例如，内容日历工具可以帮助每个人随时了解您的发布时间表和截止日期，以确保工作流程不会减慢。它还为您提供项目的完整视图，并允许您直观地跟踪他们的进度以了解他们处于哪个工作流程阶段，就像 Narrato 的内容日历一样。

除了 Narrato，一个好的编辑日历工具是 Miro。 Miro 提供了一个编辑日历模板，您可以在其中轻松规划发布时间表并简化工作流程。它也是一个团队协作平台，因此您可以与您的团队共享内容日历，让他们了解最新情况。

内容调度工具还可以使发布更容易，以确保您的工作流程从头到尾不间断。当您发布大量内容或每天发布内容（例如社交媒体帖子）时，调度工具会特别有用。社交媒体日程安排工具可让您毫不费力地坚持您的日历。

一个很好的工具是 Hopper。 Hopper 具有许多功能，可帮助您进行社交媒体内容规划、组织和设计。它还允许您在所有社交渠道（包括 Facebook、Instagram、Twitter 和 LinkedIn）上自动发布内容。您一次可以安排无限数量的帖子，因此您所要做的就是在 Hopper 上批量上传您的内容并根据您的首选时间安排它们。

内容存储和管理工具

成功的内容工作流的另一个非常重要的方面是所有创建的资源、资产和内容的存储和管理情况如何。让您的团队更容易在一个地方找到他们需要的资源可以显着简化流程。

例如，在 Narrato 上，您可以将所有自定义内容模板、样式指南和 SEO 内容简介保存在共享存储库中。您的团队成员可以在内容制作过程中随时根据需要轻松访问这些资产。您还可以将所有内容项存储在 Narrato 上井井有条的项目和文件夹下，以便以后轻松找到它们。

我们可以推荐的另一个有用的内容存储和管理工具是 Box。它是一个云内容管理和协作平台，您可以在其中安全地存储所有内容和其他资产。它与许多其他平台集成，如 Microsoft Word、Excel、Powerpoint、Adobe Reader 等，可以轻松地将文件上传到 Box。

通过评论进行协作、文件共享和电子签名以供批准等其他功能也可以加快您的流程。

如何改进您的内容创建工作流程

还有一些方法可以改进您的内容创建工作流程以获得更好的结果。我们已经在上面提到过，工作流程需要不断改进。那么你如何实现这一目标呢？这里有一些提示。

有一种在工作流程中确定任务优先级的方法

无论您要创建什么，每个流程都需要一定程度的灵活性。您的内容工作流程也应该能够在需要时进行调整。您可能经常会发现自己需要在工作流程中将某些任务优先于其他任务。

例如，社交媒体帖子不需要 SEO 研究，但博客帖子需要广泛研究。如果您为两个项目使用相同的内容工作流程，您可能必须优先考虑博客内容的研究，而对于社交媒体，您必须优先考虑内容创建以保持进度。

或者说您正在从事具有不同优先级的不同客户项目。一位客户可能非常注重遵守品牌指南，在这种情况下，您必须优先考虑内容规划。另一个客户可能对指导方针不太严格，而只是想要一篇为他们的观众提供价值的丰富文章。在这种情况下，您必须优先考虑研究。

因此，不要让您的工作流程过于僵化，并且能够根据需要上下移动工作流程阶段可能会有很大帮助。

利用内容简介来指导内容创建者

记录在案的内容工作流程已经为您的内容制作工作增加了一些结构。但是，为了让您的团队更有效率并且您的流程更加精简，与您的内容创建者分享内容简介总是一个好主意。

内容简介通过列出所需的所有内容，为他们的努力提供方向。要在 Narrato 上与您的内容创建者分享说明，您可以生成自动 SEO 内容简报，提供关键字建议、要涵盖的主题和问题、作为基准的竞争对手内容以及更多 SEO 参数。您可以为作者添加自己的注释，也可以在内容任务中附加样式指南，为作者提供他们需要的所有信息。

有了这个指导，他们就更容易遵循这个过程。

使所有内容易于访问

根据一项调查，近 54% 的美国专业人士同意，他们花在搜索文件上的时间比回复工作电子邮件或信息的时间要多。这是浪费在一项必要但对结果影响很小的活动上的宝贵时间。这就是我们上面推荐的内容存储和管理工具可以帮助您改进工作流程的地方。

为了使您的内容工作流程更顺畅，请确保您的团队可以在一个地方和任何地方轻松访问他们需要的所有资源。例如，对于在 Narrato 上创建内容的人来说，所有内容任务都存储在专用项目和文件夹下，所有模板和样式指南都存储在库中，所有 SEO 内容简介都存储在内容规划工具下。这意味着他们不必离开平台或从支柱跑到岗位来寻找资产。

这为您节省了大量时间，可用于更高效的工作。

允许轻松审查和批准内容

当审批流程过于孤立时，内容营销工作流程就会出现瓶颈。内容不断堆积以供审查和批准，从而减慢了所有其他正在筹备中的项目。要使内容工作流真正成功，您必须使内容审查和批准尽可能无缝。拥有一个强大的内容协作平台可以帮助解决这个问题。

在 Narrato 上，内容项目中的编辑或其他利益相关者可以使用 @mentions 留下任务评论，以分享输入和反馈。他们还可以在任务上留言。这使编辑过程变得更加容易，并最大限度地减少了不必要的来回，因此内容可以很快地从初稿到批准。

获得批准的内容越顺利，您的团队就越愿意坚持这个过程。

包起来

如果实施不正确，您可能在构建内容创建工作流程方面付出了很多努力，但从长远来看，您的工作流程将失败。确保流程是万无一失的，并且团队中的每个人都愿意遵循它是真正的挑战。使用这些技巧和工具，实施您的内容工作流程应该是一种轻松的体验。但请记住，持续监控和改进是内容营销成功的关键，即使是在内容工作流管理方面也是如此。因此，请时刻留意改进流程的机会。