การใช้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเพื่อความสำเร็จของการตลาดเนื้อหา

ธุรกิจใดก็ตามที่ลงทุนในการตลาดเนื้อหาโดยมีเป้าหมายและผลลัพธ์ที่แน่นอน จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาเพื่อปรับปรุงความพยายามของพวกเขา เมื่อเนื้อหาทุกชิ้นที่คุณสร้างผ่านขั้นตอนเดียวกันตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการเผยแพร่ เนื้อหานั้นจะรับประกันความสม่ำเสมอในคุณภาพ แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลเดียวที่ทีมการตลาดเนื้อหาส่วนใหญ่มีเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่เป็นเอกสาร

เวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาที่แข็งแกร่งสามารถให้โครงสร้างที่มั่นคงสำหรับวิธีการทำงานของทีมของคุณ อย่างไรก็ตาม ความท้าทายที่แท้จริงไม่ใช่การสร้างกระบวนการสร้างเนื้อหา แต่เป็นการนำไปใช้และยึดมั่นในระยะยาว

เราจะเรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับการนำเวิร์กโฟลว์เนื้อหาไปใช้อย่างประสบความสำเร็จในบทความนี้ แต่ก่อนหน้านั้น มาดูกันว่าการมีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาช่วยได้อย่างไร นอกจากการจัดระเบียบความพยายามและความสม่ำเสมอ

• เหตุใดฉันจึงต้องมีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหา
• เวิร์กโฟลว์ตามงานเทียบกับเวิร์กโฟลว์ตามสถานะ: อันไหนดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ?
• วิธีการใช้เวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาให้สำเร็จ
• วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาของคุณยั่งยืนในระยะยาว
• เครื่องมือใดดีที่สุดที่จะใช้สำหรับการตลาดเนื้อหาและการจัดการเวิร์กโฟลว์
• วิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณ

เหตุใดฉันจึงต้องมีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหา

มีประโยชน์มากมายที่ทีมเนื้อหาหรือผู้สร้างเนื้อหาแต่ละรายจะได้รับจากการจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่มีประสิทธิภาพ กระบวนการเนื้อหาสามารถช่วยได้สองสามวิธีดังต่อไปนี้

• รักษามาตรฐานคุณภาพเมื่อสร้างเนื้อหา
• รักษาตารางเวลาการเผยแพร่เนื้อหาที่ทันเวลา
• ขจัดปัญหาคอขวดในกระบวนการก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อกำหนดการผลิต
• มีการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนซึ่งช่วยนำมาซึ่งความรับผิดชอบ
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยกำจัดไปมาโดยไม่จำเป็น
• ใช้ทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• ติดตามโครงการและความคืบหน้า
• นำการมองเห็นและความโปร่งใสมาสู่ความพยายามในการสร้างเนื้อหา

เวิร์กโฟลว์ตามงานเทียบกับเวิร์กโฟลว์ตามสถานะ: อันไหนดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ?

ไม่ใช่ทุกทีมที่จะประสบความสำเร็จโดยใช้เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาเดียวกัน คุณต้องใช้กระบวนการเนื้อหาที่สอดคล้องกับวิธีการทำงานของทีมและกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงตามจุดแข็งและความสามารถของทีมเพื่อผลลัพธ์ในระยะยาว

โดยทั่วไป เวิร์กโฟลว์เนื้อหาสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทกว้างๆ และทีมของคุณอาจคุ้นเคยกับหนึ่งในสิ่งเหล่านี้ตามประสบการณ์ของพวกเขาในสาขา

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาตามงาน

เวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามงานคือเมื่อคุณกำหนดขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการเนื้อหาตามงานที่ต้องดำเนินการในขั้นตอนนั้น ขั้นตอนมีการกำหนดไว้อย่างละเอียดถี่ถ้วน และสมาชิกในทีมที่ทำงานในโครงการเนื้อหาสามารถเข้าใจได้ง่ายว่าพวกเขาต้องทำอะไร ทำอะไรไปแล้วบ้าง และขั้นตอนต่อไปจะเป็นอย่างไร

ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์ตามงานสำหรับโพสต์บล็อกของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

ดำเนินการวิจัยคำหลัก > สร้างหัวข้อ > สร้างบทสรุป > เขียนเนื้อหา > ตรวจทานและแก้ไข > อนุมัติและเผยแพร่

ต่อไปนี้คือตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์ตามงานที่สร้างขึ้นบน Narrato

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาตามสถานะ

ในเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามสถานะ สเตจจะไม่อธิบายตนเองเหมือนในเวิร์กโฟลว์ ในที่นี้ ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดในแง่ของสถานะปัจจุบันของเนื้อหา ดังนั้น หากสมาชิกในทีมของคุณยังไม่คุ้นเคยกับกระบวนการเนื้อหาของคุณ พวกเขาอาจมีปัญหาในการทำความเข้าใจว่าต้องทำอะไร

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาบล็อกเดียวกันจะมีลักษณะดังนี้ถ้าเป็นแบบตามสถานะ:

การวิจัย > แนวคิด > การร่าง > อยู่ระหว่างการตรวจทาน > อนุมัติ > เผยแพร่แล้ว

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ตามสถานะที่เราสร้างขึ้นบน Narrato

ทั้งสองประเภทนี้มีประโยชน์ เวิร์กโฟลว์ตามงานจะดีกว่าสำหรับทีมใหม่ที่ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำในแต่ละขั้นตอน เวิร์กโฟลว์ตามสถานะมีไว้สำหรับทีมที่มีประสบการณ์มากขึ้นซึ่งคุ้นเคยกับกระบวนการนี้อยู่แล้ว นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์ตามสถานะที่มีความชัดเจนมากขึ้นสามารถนำไปใช้กับชนิดเนื้อหาที่แตกต่างกัน ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ตามงานมักจะเฉพาะเจาะจงสำหรับชนิดเนื้อหา

วิธีการใช้เวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาให้สำเร็จ

เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าเวิร์กโฟลว์เนื้อหาใดเหมาะสมกับความต้องการในการผลิตเนื้อหาของคุณที่สุด การต่อสู้ที่ยากเย็นแสนเข็ญจึงเริ่มต้นขึ้น – การนำกระบวนการไปใช้จริง หลายครั้งที่ทีมประสบความสำเร็จในการกำหนดกระบวนการเนื้อหาแต่ไม่สามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าความพยายามทั้งหมดของคุณในการสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหาจะสูญเปล่า

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมเนื้อหาของคุณทำงานอย่างขยันขันแข็งและเต็มใจติดตามเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหา ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่คุณต้องนำไปใช้

1. มอบหมายความรับผิดชอบ

ขั้นตอนแรกในการสร้างความมั่นใจว่าทุกคนในทีมปฏิบัติตามกระบวนการที่คุณตั้งไว้คือการทำให้แน่ใจว่างานมีการกระจายอย่างเท่าเทียมกันและเป็นธรรม หากมีสมาชิกในทีมบางคนทำงานหนักเกินไป เป็นไปได้ว่าพวกเขาอาจรู้สึกท่วมท้นและข้ามขั้นตอนสำคัญในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณเพื่อทำงานทั้งหมดให้เสร็จสิ้น

เมื่อมีการสร้างเวิร์กโฟลว์ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคนในขั้นตอนต่างๆ เมื่อมีการนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้ ผู้จัดการโครงการและผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบส่วนบุคคลได้รับการเติมเต็มโดยทุกคน สมาชิกในทีมต้องรับผิดชอบต่องานของตนเองเพื่อสร้างความสมดุลในที่ทำงาน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การจัดการเนื้อหาที่สร้างโดย Content Marketing Institute ซึ่งแสดงให้เห็นว่าสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับทีม/บุคคลต่างๆ ในการผลิตเนื้อหาได้อย่างไร

2. ตั้งไทม์ไลน์ที่เหมือนจริง

แนวทางปฏิบัติที่สำคัญต่อไปคือการกำหนดเส้นตายที่ทำได้ ผู้นำด้านการตลาดเนื้อหามีแนวโน้มที่จะผลักดันทีมของพวกเขาให้ยากเกินไปที่จะดำเนินโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น อาจเป็นเพราะคุณต้องการนำเสนอเนื้อหาก่อนคู่แข่งของคุณทำ หรือเพราะคุณมีท่อส่งเนื้อหาจำนวนมากที่ต้องเผยแพร่ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่ายิ่งคุณสร้างเนื้อหามากเท่าไร คุณภาพของเนื้อหาก็จะได้รับผลกระทบมากขึ้นเท่านั้น

หากคุณกำหนดไทม์ไลน์ที่ไม่สมจริงสำหรับขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ทีมของคุณจะถูกผูกมัดจนต้องตัดมุม และในที่สุด เวิร์กโฟลว์จะไม่ให้ผลลัพธ์ที่เป็นบวก การนำเวิร์กโฟลว์เนื้อหาไปใช้อย่างประสบความสำเร็จจะเกิดขึ้นเมื่อมีการวางแผนไทม์ไลน์อย่างมีเหตุผล โดยคำนึงถึงข้อจำกัดของทุกคน

3. ติดตามความคืบหน้า

การติดตามความคืบหน้าเป็นระยะสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์มาก การรอวันสุดท้ายเพื่อรับเนื้อหาที่เสร็จสมบูรณ์นั้นไม่ใช่แนวทางที่เหมาะสม เนื่องจากเป็นการจำกัดการมองเห็นของคุณ การติดตามความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนจะทำให้เกิดปัญหาคอขวดหรือปัญหาที่ทำให้กระบวนการช้าลง

หากสมาชิกในทีมทุกคนบรรลุเส้นตายในทุกขั้นตอน ก็จะถึงเส้นตายสุดท้ายอย่างแน่นอน การติดตามโครงการการตลาดเนื้อหาของคุณยังช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการข้ามขั้นตอนการควบคุมคุณภาพใด ๆ และช่องโหว่ในกระบวนการนี้สามารถดูแลได้ก่อนที่จะสายเกินไป

4. ส่งการแจ้งเตือน

การส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกในทีมของคุณเป็นครั้งคราวเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะปฏิบัติตามกระบวนการ หากคุณพบความคลาดเคลื่อนใดๆ ในการติดตามความคืบหน้า เป็นการดีที่สุดที่จะแจ้งให้ผู้รับผิดชอบทราบ เพื่อให้พวกเขาสามารถดำเนินการได้ทันที

แม้ว่าจะไม่มีปัญหาใดๆ ก็ตาม การเช็คอินกับสมาชิกในทีม รับข้อมูลอัปเดต และการส่งการแจ้งเตือนอาจเป็นวิธีที่ดีในการติดตามสิ่งต่างๆ

5. มอบหมายให้ผู้จัดการโครงการดูแลแต่ละโครงการ

ไม่ว่าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์เดียวกันในทุกโปรเจ็กต์หรือมีหลายเวิร์กโฟลว์ที่ต้องจัดการ การมีใครสักคนคอยดูแลแต่ละโปรเจ็กต์นั้นเป็นเรื่องที่ดีเสมอ

มอบหมายให้ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่ตรวจสอบโครงการต่างๆ และทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามเวิร์กโฟลว์ ผู้จัดการโครงการต้องตระหนักถึงทุกสิ่งภายใต้โครงการ รวมถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ส่งมอบ และไทม์ไลน์ พวกเขาต้องรู้ว่าโปรเจ็กต์มีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการสร้างเนื้อหาแบบกำหนดเองหรือไม่ และแน่นอน พวกเขาต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่กำลังดำเนินการ พวกเขาต้องสามารถให้ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพแก่สมาชิกในทีม

6. อัตโนมัติเพื่อลดความพยายาม

การใช้เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาเป็นสิ่งที่ท้าทายอยู่แล้ว แต่การจัดการด้วยตนเองนั้นยากยิ่งกว่า การใช้เครื่องมือเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการจัดการกระบวนการสร้างเนื้อหาของคุณจะทำให้งานง่ายขึ้นมาก แพลตฟอร์มการจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหา เช่น Narrato สามารถช่วยคุณสร้างเวิร์กโฟลว์เนื้อหา รวมทั้งทำให้เป็นอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและความพยายามในการนำไปใช้

การดำเนินการตามกฎหลายอย่างในกระบวนการ เช่น การมอบหมายงาน การแจ้งสมาชิกในทีม ฯลฯ สามารถดำเนินการโดยอัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนการราบรื่นยิ่งขึ้น เราจะหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมในอีกสักครู่

วิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาของคุณยั่งยืนในระยะยาว

การนำเวิร์กโฟลว์เนื้อหาไปใช้สำเร็จ แสดงว่าคุณได้ก้าวข้ามอุปสรรคแรกไปแล้ว แต่อุปสรรคที่ใหญ่กว่านั้นกำลังรออยู่นอกเหนือจากจุดนี้และนั่นจะคงอยู่ในเวิร์กโฟลว์ในอีกหลายปีข้างหน้า กระบวนการเนื้อหาของคุณอาจมีประสิทธิภาพและให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม แต่ถ้าทีมของคุณไม่สามารถยึดติดกับมันได้ทุกวัน มันก็จะอยู่ด้วยกันได้ไม่นาน

ต่อไปนี้คือวิธีสองสามวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาที่คุณใช้มีความยั่งยืน

1. รักษาเป้าหมายและความคาดหวังให้สำเร็จ

การมีเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาที่ชัดเจนช่วยให้คุณปรับขนาดการผลิตเนื้อหาโดยจัดระเบียบความพยายามของคุณ แต่จะไม่เพิ่มความสามารถของทีมการตลาดเนื้อหาของคุณอย่างน่าอัศจรรย์ อาจทำให้เวลาว่างเพิ่มขึ้นโดยการลดการทำงานซ้ำและการแก้ไขให้เหลือน้อยที่สุด แต่ยังคงต้องคำนึงถึงความสามารถทางร่างกายและจิตใจในการทำงาน

การตั้งเป้าหมายที่ทำไม่ได้หรือการทำงานหนักเกินไปจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและกระบวนการก็จะล้มเหลวในบางจุด

สมมติว่านักเขียนของคุณสร้างเนื้อหาภายใน 10 ชั่วโมงก่อนเริ่มดำเนินการ คุณสามารถคาดหวังให้พวกเขาลดเวลาเหลือ 8 ชั่วโมง แต่คาดว่าพวกเขาจะเขียน 2 ชิ้นภายในเวลานี้ไม่สมจริง หรือถ้าบรรณาธิการแก้ไข 5 ชิ้นต่อวัน และตอนนี้คุณต้องการให้แก้ไข 10 ชิ้น พวกเขาอาจจะจบลงด้วยการอ่านเนื้อหาแบบคร่าวๆ แทนที่จะพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน การตั้งเป้าหมายที่ไม่สามารถทำได้สำหรับพวกเขาจะบังคับให้พวกเขาเบี่ยงเบนจากกระบวนการเพียงเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

การรักษาเป้าหมายของคุณให้เป็นจริงและทำได้คือกุญแจสู่กระบวนการที่ยั่งยืนและทีมงานที่มีประสิทธิผล

2. ตรวจสอบประสิทธิภาพและให้ข้อเสนอแนะ

เพื่อให้เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาคงอยู่ ทุกคนในทีมของคุณต้องเข้าใจกระบวนการและความสำคัญของทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องอย่างถี่ถ้วน เป็นไปได้ว่าสมาชิกในทีมอาจทำผิดพลาดหรือไม่ตระหนักถึงผลที่ตามมาของการข้ามขั้นตอนที่สำคัญ นี่คือที่ที่การตรวจสอบและข้อเสนอแนะสามารถช่วยได้

ผู้จัดการโครงการหรือใครก็ตามที่รับผิดชอบต้องคอยติดตามผลการปฏิบัติงานของทุกคนอย่างต่อเนื่องและเสนอความคิดเห็นที่ทันท่วงที ใครทำดีต้องได้รับการยอมรับและสนับสนุนให้ทำดีต่อไป ซึ่งจะกระตุ้นให้พวกเขาปฏิบัติตามกระบวนการต่อไปในอนาคตด้วย

สำหรับคนที่ทำงานไม่เท่าเทียมกันหรือมีปัญหากับกระบวนการ หัวหน้าทีมต้องใช้เวลาเพื่อให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำ

3. ระบุช่องว่างในกระบวนการ

บางครั้งความผิดอาจไม่ได้อยู่ที่ประชาชน แต่อยู่ที่กระบวนการเอง ช่องว่างในเวิร์กโฟลว์การผลิตเนื้อหาของคุณอาจขยายและทำให้กระบวนการแตกสลายในอนาคต ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญในการประเมินกลยุทธ์การตลาดเนื้อหาและประสิทธิภาพของเนื้อหาเป็นประจำ หากคุณไม่เห็นการปรับปรุงหรือแย่กว่านั้น หากประสิทธิภาพลดลง อาจหมายความว่าเวิร์กโฟลว์ยังไม่สมบูรณ์แบบ

ระบุช่องว่างในกระบวนการของคุณ และพยายามค้นหาวิธีการเติมช่องว่างเหล่านี้เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์ล้มเหลว

4. ปรับเปลี่ยนและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณอาจไม่ให้ผลลัพธ์เสมอไป เนื่องจากกระบวนการไม่มีประสิทธิภาพหรือทีมของคุณไม่ได้ติดตามอย่างขยันขันแข็ง บางครั้งสภาพแวดล้อมภายนอกก็เปลี่ยนไปเช่นกัน แนวโน้มการตลาดเปลี่ยนไป ความชอบของผู้ชมเปลี่ยนไป ในสถานการณ์ดังกล่าว เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเดียวกันอาจไม่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการเหมือนที่เคยทำมาก่อน

ตัวอย่างเช่น ด้วยการเกิดขึ้นของแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Instagram และ YouTube เป็นช่องทางการตลาด แนวโน้มของผู้ชมที่มีต่อเนื้อหาวิดีโอจึงเพิ่มขึ้น แบรนด์ที่สร้างแต่เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น ไม่สามารถแข่งขันกับผู้อื่นที่ใช้ประโยชน์จากวิดีโอเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ชมได้ และเนื้อหาวิดีโอต้องการกระบวนการพัฒนาเนื้อหาที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง

การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณเป็นครั้งคราว และทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น จะช่วยให้คุณมีความเกี่ยวข้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เช่นเดียวกับแง่มุมอื่นๆ ของธุรกิจ เวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหายังต้องได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

5. จัดการทรัพยากรได้ดีขึ้น

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งในการทำให้กระบวนการของคุณยั่งยืนคือคุณจัดสรรทรัพยากรได้ดีเพียงใด เวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่งโดยไม่มีการจัดการทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพอาจยังคงล้มเหลว ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานกับทีมขนาดเล็ก คุณไม่สามารถปรับขนาดการผลิตเนื้อหาของคุณเกินจุด ไม่ว่าเวิร์กโฟลว์จะมีประสิทธิภาพเพียงใด ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าความสามารถในปัจจุบันของคุณคืออะไรและคุณจำเป็นต้องสร้างขีดความสามารถเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดที่ใด

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเพิ่มอัตราการผลิตเนื้อหา คุณสามารถลองแจกจ่ายงานระหว่างนักเขียนในบริษัทกับนักแปลอิสระ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่สร้างสมดุลให้กับปริมาณงานสำหรับทีมของคุณ แต่ยังประหยัดกว่าการจ้างนักเขียนภายในองค์กรอีกด้วย หากคุณกำลังจ้าง freelancer จากตลาดเนื้อหา เช่น Narrato Marketplace คุณสามารถสร้างเนื้อหาด้วยเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเดียวกันกับที่คุณติดตามภายในองค์กร ผู้จัดการบัญชีของคุณที่ตลาด Narrato สามารถเห็นได้ว่าเนื้อหาทุกชิ้นที่สร้างโดยนักแปลอิสระต้องผ่านขั้นตอนการควบคุมคุณภาพเดียวกัน

ด้วยการจัดการทรัพยากรของคุณให้ดีขึ้น คุณสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณติดแน่นโดยไม่ใช้ความสามารถของคุณจนหมด

เครื่องมือใดดีที่สุดที่จะใช้สำหรับการตลาดเนื้อหาและการจัดการเวิร์กโฟลว์

นอกเหนือจากการมีเอกสารขั้นตอนการตลาดเนื้อหา เครื่องมือที่เหมาะสมในคลังแสงของคุณยังช่วยให้คุณนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้ได้อย่างราบรื่นมากขึ้น มีเครื่องมือมากมายที่ทีมการตลาดเนื้อหาจำเป็นต้องดำเนินการตามกระบวนการ นี่คือบางส่วนที่คุณควรพิจารณาลงทุน

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เนื้อหา

แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เนื้อหา เช่น Narrato เป็นสิ่งที่ต้องมีเพื่อทำให้กระบวนการเนื้อหาของคุณง่ายขึ้น เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์มักจะช่วยให้คุณสร้างและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ทำให้ง่ายต่อการนำไปใช้ ใน Narrato คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองด้วยขั้นตอนที่สอดคล้องกับวิธีการทำงานของทีมของคุณ คุณยังสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้ด้วยการทริกเกอร์การดำเนินการบางอย่าง เช่น การมอบหมายงาน การแจ้งผู้รับมอบหมาย หรือการย้ายวันที่ครบกำหนด ทุกครั้งที่สถานะงานมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยขจัดกิจกรรมที่อิงตามกฎจำนวนมากออกจากกระบวนการ ประหยัดเวลา และทำให้มั่นใจถึงความสม่ำเสมอ

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองกับโครงการของคุณ เพื่อให้เนื้อหาทุกชิ้นภายใต้โครงการต้องผ่านขั้นตอนเดียวกันก่อนที่จะเผยแพร่

เนื่องจากทั้งทีมของคุณสามารถสร้างและทำงานร่วมกันในเนื้อหาบน Narrato ได้ คุณลักษณะการจัดการเวิร์กโฟลว์ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะยึดมั่นในกระบวนการนี้

ปฏิทินเนื้อหาและซอฟต์แวร์กำหนดเวลาเนื้อหา

ขั้นตอนบางอย่างในเวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณสามารถดำเนินการได้ง่ายกว่ามาก ถ้าคุณมีเครื่องมือการวางแผนเนื้อหาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น เครื่องมือปฏิทินเนื้อหาสามารถช่วยให้ทุกคนอัปเดตกำหนดการและกำหนดเวลาในการเผยแพร่ของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์จะไม่ช้าลง นอกจากนี้ยังให้มุมมองที่สมบูรณ์ของโปรเจ็กต์ของคุณ และให้คุณติดตามความคืบหน้าด้วยสายตาได้ เพื่อดูว่าพวกเขาอยู่ในขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ใด เช่นเดียวกับปฏิทินเนื้อหาของ Narrato

นอกเหนือจาก Narrato เครื่องมือปฏิทินบรรณาธิการที่ดีคือ Miro Miro นำเสนอเทมเพลตปฏิทินบรรณาธิการซึ่งคุณสามารถวางแผนกำหนดการเผยแพร่ของคุณได้อย่างง่ายดาย และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นทีม ดังนั้นคุณจึงสามารถแชร์ปฏิทินเนื้อหากับทีมของคุณเพื่อติดตามความเคลื่อนไหวได้

เครื่องมือจัดกำหนดการเนื้อหายังสามารถทำให้การเผยแพร่ง่ายขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะไม่หยุดชะงักตั้งแต่ต้นจนจบ เครื่องมือจัดกำหนดการจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณเผยแพร่เนื้อหาในปริมาณมากหรือเป็นประจำทุกวัน เช่น โพสต์ในโซเชียลมีเดีย เครื่องมือตั้งเวลาโซเชียลมีเดียช่วยให้คุณยึดติดกับปฏิทินได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก

เครื่องมือที่ดีสำหรับสิ่งนี้คือ Hopper Hopper มีคุณสมบัติมากมายที่จะช่วยคุณในการวางแผน จัดระเบียบ และออกแบบเนื้อหาโซเชียลมีเดีย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถโพสต์เนื้อหาอัตโนมัติบนช่องทางโซเชียลทั้งหมดรวมถึง Facebook, Instagram, Twitter และ LinkedIn คุณสามารถกำหนดเวลาโพสต์ได้ไม่จำกัดจำนวนในแต่ละครั้ง ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคืออัปโหลดเนื้อหาของคุณจำนวนมากบน Hopper และกำหนดเวลาตามเวลาที่คุณต้องการ

เครื่องมือจัดเก็บและจัดการเนื้อหา

อีกแง่มุมที่สำคัญมากของเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่ประสบความสำเร็จคือความสามารถในการจัดเก็บและจัดการทรัพยากร สินทรัพย์ และเนื้อหาทั้งหมดที่สร้างขึ้นได้ดีเพียงใด การทำให้ทีมของคุณค้นหาทรัพยากรที่ต้องการได้ง่ายขึ้นในที่เดียวจะช่วยให้กระบวนการราบรื่นขึ้นอย่างมาก

ตัวอย่างเช่น ใน Narrato คุณสามารถบันทึกเทมเพลตเนื้อหาแบบกำหนดเอง คู่มือสไตล์ และสรุปเนื้อหา SEO ของคุณในที่เก็บที่ใช้ร่วมกัน สมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงสินทรัพย์เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายทุกเมื่อที่ต้องการในระหว่างกระบวนการผลิตเนื้อหา คุณยังสามารถจัดเก็บรายการเนื้อหาทั้งหมดของคุณภายใต้โปรเจ็กต์และโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบอย่างเรียบร้อยบน Narrato ทำให้ง่ายต่อการค้นหาในภายหลัง

เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกตัวสำหรับการจัดเก็บและการจัดการเนื้อหาที่เราแนะนำได้คือ Box เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาบนคลาวด์และการทำงานร่วมกัน ซึ่งคุณสามารถจัดเก็บเนื้อหาและทรัพย์สินอื่นๆ ทั้งหมดของคุณได้อย่างปลอดภัย ทำงานร่วมกับโฮสต์ของแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Adobe Reader และอื่นๆ เพื่ออัปโหลดไฟล์ของคุณไปยัง Box ได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติอื่นๆ เช่น การทำงานร่วมกันผ่านความคิดเห็น การแชร์ไฟล์ และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการอนุมัติ สามารถเพิ่มความเร็วให้กับกระบวนการของคุณได้เช่นกัน

วิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณ

นอกจากนี้ยังมีวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณเพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นว่าเวิร์กโฟลว์ต้องมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แล้วคุณจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร? นี่คือเคล็ดลับบางประการ

มีวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานในเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ไม่ว่าคุณจะสร้างอะไร ทุกกระบวนการต้องการความยืดหยุ่นในระดับหนึ่ง เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณควรสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อจำเป็น คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงานบางอย่างมากกว่างานอื่นๆ ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น โพสต์บนโซเชียลมีเดียไม่ต้องการการวิจัย SEO แต่การโพสต์บนบล็อกจะต้องมีการวิจัยอย่างละเอียด หากคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาเดียวกันสำหรับทั้งสองโปรเจ็กต์ คุณอาจต้องจัดลำดับความสำคัญของการวิจัยสำหรับเนื้อหาบล็อก ในขณะที่สำหรับโซเชียลมีเดีย คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของการสร้างเนื้อหาเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา

หรือบอกว่าคุณกำลังทำงานในโครงการของลูกค้าที่แตกต่างกันซึ่งมีลำดับความสำคัญต่างกัน ลูกค้ารายหนึ่งอาจมีความเฉพาะเจาะจงมากเกี่ยวกับการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของแบรนด์ ซึ่งในกรณีนี้ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของการวางแผนเนื้อหา ลูกค้ารายอื่นอาจไม่เคร่งครัดเกี่ยวกับหลักเกณฑ์มากนัก แต่เพียงต้องการบทความที่มีประโยชน์ซึ่งให้คุณค่าแก่ผู้ชม ในกรณีนี้ คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของการวิจัย

ดังนั้น การไม่ทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเข้มงวดเกินไป และความสามารถในการย้ายขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ขึ้นหรือลงตามความต้องการอาจช่วยได้มาก

ใช้บทสรุปเนื้อหาเพื่อเป็นแนวทางให้กับผู้สร้างเนื้อหา

เวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่เป็นเอกสารได้เพิ่มโครงสร้างบางอย่างให้กับความพยายามในการผลิตเนื้อหาของคุณแล้ว แต่เพื่อให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและกระบวนการของคุณคล่องตัวมากขึ้น เป็นการดีที่จะแบ่งปันสรุปเนื้อหากับผู้สร้างเนื้อหาของคุณ

บทสรุปของเนื้อหาให้ทิศทางความพยายามของพวกเขาโดยการวางทุกสิ่งที่จำเป็น หากต้องการแชร์คำแนะนำกับผู้สร้างเนื้อหาของคุณใน Narrato คุณสามารถสร้างบทสรุปเนื้อหา SEO อัตโนมัติที่ให้คำแนะนำคำหลัก หัวข้อและคำถามที่ครอบคลุม เนื้อหาของคู่แข่งเพื่อเปรียบเทียบ และพารามิเตอร์ SEO เพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อของคุณให้กับผู้เขียนและแนบคู่มือสไตล์กับงานเนื้อหา เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้เขียนต้องการ

การมีคำแนะนำนี้ทำให้พวกเขาปฏิบัติตามกระบวนการได้ง่ายขึ้น

ทำให้เนื้อหาทั้งหมดเข้าถึงได้ง่าย

จากการสำรวจพบว่าผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ เกือบ 54% เห็นด้วยว่าพวกเขาใช้เวลาในการค้นหาไฟล์มากกว่าตอบอีเมลหรือข้อความที่ทำงาน นี่เป็นเวลาอันมีค่าที่เสียไปกับกิจกรรมที่จำเป็นแต่มีผลกระทบต่อผลลัพธ์น้อยมาก นี่คือที่ที่เครื่องมือจัดเก็บและจัดการเนื้อหาที่เราแนะนำข้างต้นสามารถช่วยคุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้

เพื่อให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดายในที่เดียวและจากทุกที่ ตัวอย่างเช่น สำหรับคนที่สร้างเนื้อหาบน Narrato งานด้านเนื้อหาทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในโปรเจ็กต์และโฟลเดอร์เฉพาะ เทมเพลตและคู่มือสไตล์ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในไลบรารี และบรีฟเนื้อหา SEO ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ภายใต้เครื่องมือการวางแผนเนื้อหา ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์มหรือวิ่งจากเสาเพื่อโพสต์เพื่อค้นหาสินทรัพย์

วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งสามารถใช้สำหรับงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

อนุญาตให้ตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหาได้ง่าย

ปัญหาคอขวดในเวิร์กโฟลว์การตลาดเนื้อหาส่งผลให้กระบวนการอนุมัติมีการแบ่งแยกมากเกินไป เนื้อหายังคงกองพะเนินเทินทึกและอนุมัติ ทำให้โครงการอื่นๆ ที่อยู่ในขั้นตอนดำเนินการช้าลง เพื่อให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง คุณต้องตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหาอย่างราบรื่นที่สุด การมีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยเรื่องนี้ได้

ใน Narrato บรรณาธิการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ในโครงการเนื้อหาสามารถแสดงความคิดเห็นระหว่างงานด้วย @mentions เพื่อแชร์ข้อมูลป้อนเข้าและคำติชม พวกเขายังสามารถฝากข้อความไว้กับงานได้อีกด้วย สิ่งนี้ทำให้กระบวนการแก้ไขง่ายขึ้นมาก และลดขนาดที่ไม่จำเป็นกลับไปกลับมา ดังนั้นเนื้อหาจึงสามารถเปลี่ยนจากฉบับร่างแรกไปเป็นการอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว

ยิ่งการอนุมัติเนื้อหาราบรื่นมากเท่าไร ทีมของคุณก็จะยิ่งเต็มใจที่จะปฏิบัติตามกระบวนการมากขึ้นเท่านั้น

ห่อ

แม้ว่าคุณอาจใช้ความพยายามอย่างมากในการสร้างเวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหาของคุณ หากการใช้งานไม่ถูกต้อง เวิร์กโฟลว์ของคุณจะล้มเหลวในระยะยาว ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการนี้ไม่สามารถป้องกันความล้มเหลวได้ และทุกคนในทีมของคุณยินดีที่จะปฏิบัติตามนั้นเป็นความท้าทายที่แท้จริง ด้วยเคล็ดลับและเครื่องมือเหล่านี้ การใช้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาควรเป็นประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยาก แต่อย่าลืมว่าการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จด้านการตลาดเนื้อหา แม้ว่าจะเกี่ยวข้องกับการจัดการเวิร์กโฟลว์เนื้อหาก็ตาม ดังนั้นจงจับตาดูโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการของคุณอยู่เสมอ