為內容營銷成功實施內容工作流程

已發表: 2022-08-26

任何投資內容營銷並考慮到某些目標和結果的企業都需要內容創建工作流程來簡化他們的工作。當您創建的每條內容從計劃到發布都經歷相同的步驟時，它可以確保質量的一致性。但這並不是大多數內容營銷團隊擁有文檔化內容工作流程的唯一原因。

強大的內容創建工作流程可以為您的團隊的工作方式提供堅實的結構。然而，真正的挑戰不是建立內容創建流程，而是實施它並長期堅持下去。

我們將在本文中了解有關成功實施內容工作流的所有信息。但在此之前，讓我們了解內容創建工作流程如何幫助您組織工作並帶來一致性。

為什麼我需要內容創建工作流程？
基於任務的工作流與基於狀態的工作流：哪個最適合您的團隊？
如何成功實施內容創建工作流程
如何確保您的內容營銷工作流程能夠長期維持
用於內容營銷和管理工作流程的最佳工具是什麼？
如何改進您的內容創建工作流程

為什麼我需要內容創建工作流程？

內容團隊或個人內容創建者可以從高效的內容工作流管理中獲得許多好處。以下是內容流程提供幫助的幾種方式 -

在創建內容時保持質量標準
保持及時的內容髮佈時間表
在流程中的瓶頸影響生產計劃之前消除它們
具有明確定義的角色和職責，有助於實現問責制
通過消除不必要的來回來提高生產力
確保最佳利用可用資源和時間
跟踪項目及其進度
為內容創建工作帶來更多可見性和透明度

基於任務的工作流與基於狀態的工作流：哪個最適合您的團隊？

並非所有團隊都可以使用相同的內容營銷工作流程取得成功。您需要實施與團隊工作方式相一致的內容流程，並根據團隊的實力和長期成果的能力設定現實的目標。

一般來說，內容工作流程可以分為兩大類，您的團隊可能會根據他們在該領域的經驗對其中一種感到滿意。

基於任務的內容工作流

基於任務的工作流是指您根據需要在該階段執行的任務定義內容流程的不同階段。這些階段的定義非常精細，任何從事內容項目的團隊成員都可以輕鬆了解他們需要做什麼、已經完成了什麼以及下一步將是什麼。

例如，您的博客文章的基於任務的工作流程可能如下所示：

進行關鍵字研究 > 生成主題 > 創建簡報 > 編寫內容 > 審核和編輯 > 批准和發布

這是基於 Narrato 構建的基於任務的工作流的示例。

基於狀態的內容工作流程

在基於狀態的工作流中，階段不像基於任務的工作流那樣一目了然。這裡的工作流程階段是根據內容的當前狀態定義的。因此，如果您的團隊成員還不熟悉您的內容流程，他們可能難以理解需要做什麼。

如果它是基於狀態的，相同的博客內容工作流程看起來有點像這樣：

研究 > 構思 > 起草 > 審查中 > 已批准 > 已發布

這是我們在 Narrato 上創建的基於狀態的工作流的示例。

這兩種類型都有其用途。對於在每個階段需要更多指導的新團隊來說，基於任務的工作流程更好。基於狀態的工作流程適用於已經熟悉流程的更有經驗的團隊。此外，更加隱式的基於狀態的工作流可以應用於不同的內容類型，而基於任務的工作流通常特定於內容類型。

如何成功實施內容創建工作流程

一旦您確定了最適合您的內容製作要求的內容工作流程，真正的艱苦戰鬥就開始了——實施流程。很多時候，團隊成功地定義了他們的內容流程，但無法正確執行。這意味著您為構建內容工作流程所付出的所有努力都被浪費了。

為確保您的內容團隊勤奮且自願地遵循您的內容營銷工作流程，以下是您需要採用的一些最佳實踐。

1. 委派職責

確保團隊中的每個人都遵守您設定的流程的第一步是確保工作得到平等和公平的分配。如果一些團隊成員工作過度，他們可能會感到不知所措並跳過內容工作流程中的關鍵步驟來完成他們的所有任務。

在創建工作流時，重要的是定義每個團隊成員在不同階段的角色。在實施工作流程時，項目經理和管理員必須確保每個人都履行個人職責。團隊成員必須對自己的工作負責，以確保工作場所的平衡。

這是內容營銷研究所創建的內容管理工作流的示例，它顯示瞭如何將責任委派給內容製作中的不同團隊/個人。

2. 設定切合實際的時間表

下一個重要的做法是設定可以實現的最後期限。內容營銷領導者可能會過於努力地推動他們的團隊更快地完成項目。這可能是因為您想在競爭對手之前發佈內容，或者因為您有大量內容需要發布。不管是什麼原因，請務必記住，創建內容越倉促，內容質量受到的影響就越大。

如果您為工作流程中的各個階段設置不切實際的時間表，您的團隊必然會走捷徑，最終，工作流程將不會產生積極的結果。內容工作流的成功實施發生在時間線的合理規劃，並牢記每個人的限制。

3. 跟踪進度

定期跟踪進度可以證明是非常有用的。等待最後一個日期來接收完整的內容不是一個理想的方法，因為它會限制您的可見性。監控每個階段的進度將揭示任何阻礙進程的瓶頸或問題。

如果每個團隊成員在每個階段都按時完成，那麼最終期限肯定會得到滿足。跟踪您的內容營銷項目還可以確保不會跳過任何質量控制步驟，並且可以在為時已晚之前處理過程中的任何漏洞。

4.發送提醒

不時向您的團隊成員發送提醒也是確保他們遵循流程的好方法。如果您在跟踪進度時遇到任何不一致之處，最好將它們指出給負責人，以便他們立即採取行動。

即使沒有問題，與您的團隊成員聯繫、獲取更新和發送提醒也是保持事情正常進行的好方法。

5. 指派項目經理監督每個項目

無論您是在所有項目中實施相同的工作流程還是要管理多個工作流程，讓某人監督各個項目總是好的。

為項目經理分配監控不同項目並確保遵循工作流程的任務。項目經理必須了解項目下的所有內容，包括所涉及的人員、可交付成果和時間表。他們必須知道項目是否對自定義內容創建有任何獨特要求。當然，他們必須清楚地了解正在實施的工作流程。他們必須能夠為團隊成員提供有效執行任務所需的所有信息。

6.自動化以最大程度地減少工作量

實施內容營銷工作流程已經具有挑戰性，但手動管理它更加艱鉅。使用正確的技術工具來管理您的內容創建過程可以使工作變得更容易。內容工作流程管理平台，如 Narrato，可以幫助您構建內容工作流程並使其自動化，以節省您實施的時間和精力。

流程中的許多基於規則的操作，例如任務分配、通知團隊成員等，都可以自動化，使流程更加順暢。稍後我們將討論更多有關選擇正確工作流軟件的信息。

如何確保您的內容營銷工作流程能夠長期維持

通過成功實施內容工作流程，您已經克服了第一個障礙。但是，在這一點之外還有一個更大的障礙等待著，那就是未來幾年的工作流程。您的內容流程可能是有效的並帶來很好的結果，但如果您的團隊不能每天都堅持下去，它就不會長久地團結在一起。

這裡有一些方法可以確保您正在實施的內容營銷工作流程是可持續的。

1. 保持可實現的目標和期望

擁有一個定義明確的內容創建工作流程允許您通過組織您的工作來擴展內容生產，但它不會神奇地增加您的內容營銷團隊的能力。通過最大限度地減少返工和修訂可能會騰出一些時間，但仍然必須考慮到他們的體力和腦力工作能力。

設定不切實際的目標或讓他們負擔過重的工作會影響他們的表現，並且這個過程會在某些時候失敗。

因此，假設您的作者在實施流程之前的 10 小時內創建了一段內容，您可以期望他們將其縮短到 8 小時。但指望他們在這段時間內寫出兩首曲子是不現實的。或者，如果編輯每天編輯 5 篇，而您現在希望他們編輯 10 篇，那麼他們最終可能只是瀏覽內容而不是仔細檢查。為他們設定這樣無法實現的目標，將迫使他們為了實現目標而偏離過程。

保持目標切實可行和可實現是可持續流程和高效團隊的關鍵。

2. 監控績效並提供反饋

為了使內容營銷工作流程持續下去，您團隊中的每個人都必須徹底了解該過程以及所涉及的每個步驟的重要性。團隊成員可能會犯錯誤或無法意識到跳過關鍵步驟的後果。這就是監控和反饋可以提供幫助的地方。

項目經理或任何負責人必須持續監控每個人的表現並及時提供反饋。任何做好事的人都必須得到認可並鼓勵他們繼續做好工作。這也將激勵他們在未來堅持這一過程。

對於表現不佳或在流程中掙扎的人，團隊領導者必須花時間提供幫助和指導。

3. 識別過程中的差距

有時，問題可能不在於人，而在於過程本身。您的內容製作工作流程中的差距可能會擴大並導致該流程在未來分崩離析。這就是為什麼定期評估您的內容營銷策略和內容績效很重要的原因。如果您沒有看到改進或更糟，如果性能下降，則可能意味著工作流程還不完善。

確定您的流程中的差距，並嘗試找出如何填補這些差距以使工作流程防故障。

4.修改和優化內容工作流程

您的內容工作流程可能會停止產生結果，並不總是因為流程效率低下或您的團隊沒有認真遵循它。有時外部環境也會發生變化。營銷趨勢改變，受眾偏好改變。在這種情況下，相同的內容工作流程可能不會像以前那樣為您帶來想要的結果。

例如，隨著 Instagram 和 YouTube 等社交媒體平台作為營銷渠道的出現，觀眾對視頻內容的傾向有所增加。到目前為止，僅創建書面內容的品牌無法與其他利用視頻吸引觀眾注意力的品牌競爭。視頻內容需要完全不同的內容開發過程。

不時重新審視您的內容創建工作流程並在必要時進行更改將幫助您保持相關性和最新性。與業務的大多數其他方面一樣，內容營銷工作流程也需要不斷改進。

5. 更好地管理資源

使您的流程可持續的另一個重要方面是您如何分配資源。沒有有效資源管理的強大工作流仍然可能失敗。例如，如果您正在與一個小團隊合作，那麼無論工作流程多麼高效，您都無法將內容製作擴展到一個點之外。因此，重要的是要了解您當前的能力是什麼，以及您需要在哪裡建設能力以獲得最佳結果。

例如，如果您想提高內容製作的速度，您可以嘗試在內部作家和自由職業者之間分配工作。這不僅可以平衡您團隊的工作量，而且比僱用更多內部作家更經濟。如果您從 Narrato Marketplace 等內容市場招聘自由職業者，您可以使用您在內部遵循的相同自定義工作流程創建內容。 Narrato 市場的客戶經理可以確保自由職業者創建的每條內容都經過相同的質量控制步驟。

通過更好地管理您的資源，您可以在不耗盡您的能力的情況下使您的內容工作流程保持不變。

用於內容營銷和管理工作流程的最佳工具是什麼？

除了擁有記錄在案的內容營銷流程外，您的工具庫中的正確工具還可以幫助您更順暢地實施工作流程。內容營銷團隊需要大量工具來執行該過程。這裡有一些你應該考慮投資的。

內容工作流平台

像 Narrato 這樣的內容工作流平台是簡化內容流程的必備工具。工作流管理工具通常允許您輕鬆構建和自動化工作流，使其更易於實施。在 Narrato 上，您可以構建具有與團隊工作方式相一致的階段的自定義工作流。每次更改任務狀態時，您還可以通過觸發某些操作（例如任務分配、通知受讓人或移動截止日期）來自動化您的工作流程。這從流程中消除了許多基於規則的活動，節省了時間並確保了一致性。

您可以將自定義工作流程應用於您的項目，以便項目下的每條內容在發布之前都經過相同的階段。

由於您的整個團隊可以在 Narrato 本身上創建內容並進行協作，因此工作流管理功能可確保每個人都堅持該流程。

內容日曆和內容調度軟件

如果您擁有正確的內容規劃工具，您的內容工作流程中的某些步驟可能會更容易執行。例如，內容日曆工具可以幫助每個人隨時了解您的發佈時間表和截止日期，以確保工作流程不會減慢。它還為您提供項目的完整視圖，並允許您直觀地跟踪他們的進度以了解他們處於哪個工作流程階段，就像 Narrato 的內容日曆一樣。

除了 Narrato，一個好的編輯日曆工具是 Miro。 Miro 提供了一個編輯日曆模板，您可以在其中輕鬆規劃發佈時間表並簡化工作流程。它也是一個團隊協作平台，因此您可以與您的團隊共享內容日曆，讓他們了解最新情況。

內容調度工具還可以使發布更容易，以確保您的工作流程從頭到尾不間斷。當您發布大量內容或每天發佈內容（例如社交媒體帖子）時，調度工具會特別有用。社交媒體日程安排工具可讓您毫不費力地堅持您的日曆。

一個很好的工具是 Hopper。 Hopper 具有許多功能，可幫助您進行社交媒體內容規劃、組織和設計。它還允許您在所有社交渠道（包括 Facebook、Instagram、Twitter 和 LinkedIn）上自動發佈內容。您一次可以安排無限數量的帖子，因此您所要做的就是在 Hopper 上批量上傳您的內容並根據您的首選時間安排它們。

內容存儲和管理工具

成功的內容工作流的另一個非常重要的方面是所有創建的資源、資產和內容的存儲和管理情況如何。讓您的團隊更容易在一個地方找到他們需要的資源可以顯著簡化流程。

例如，在 Narrato 上，您可以將所有自定義內容模板、樣式指南和 SEO 內容簡介保存在共享存儲庫中。您的團隊成員可以在內容製作過程中隨時根據需要輕鬆訪問這些資產。您還可以將所有內容項存儲在 Narrato 上井井有條的項目和文件夾下，以便以後輕鬆找到它們。

我們可以推薦的另一個有用的內容存儲和管理工具是 Box。它是一個雲內容管理和協作平台，您可以在其中安全地存儲所有內容和其他資產。它與許多其他平台集成，如 Microsoft Word、Excel、Powerpoint、Adobe Reader 等，可以輕鬆地將文件上傳到 Box。

通過評論進行協作、文件共享和電子簽名以供批准等其他功能也可以加快您的流程。

如何改進您的內容創建工作流程

還有一些方法可以改進您的內容創建工作流程以獲得更好的結果。我們已經在上面提到過，工作流程需要不斷改進。那麼你如何實現這一目標呢？這裡有一些提示。

有一種在工作流程中確定任務優先級的方法

無論您要創建什麼，每個流程都需要一定程度的靈活性。您的內容工作流程也應該能夠在需要時進行調整。您可能經常會發現自己需要在工作流程中將某些任務優先於其他任務。

例如，社交媒體帖子不需要 SEO 研究，但博客帖子需要廣泛研究。如果您為兩個項目使用相同的內容工作流程，您可能必須優先考慮博客內容的研究，而對於社交媒體，您必須優先考慮內容創建以保持進度。

或者說您正在從事具有不同優先級的不同客戶項目。一位客戶可能非常注重遵守品牌指南，在這種情況下，您必須優先考慮內容規劃。另一個客戶可能對指導方針不太嚴格，而只是想要一篇為他們的觀眾提供價值的豐富文章。在這種情況下，您必須優先考慮研究。

因此，不要讓您的工作流程過於僵化，並且能夠根據需要上下移動工作流程階段可能會有很大幫助。

利用內容簡介來指導內容創建者

記錄在案的內容工作流程已經為您的內容製作工作增加了一些結構。但是，為了讓您的團隊更有效率並且您的流程更加精簡，與您的內容創建者分享內容簡介總是一個好主意。

內容簡介通過列出所需的所有內容，為他們的努力提供方向。要在 Narrato 上與您的內容創建者分享說明，您可以生成自動 SEO 內容簡報，提供關鍵字建議、要涵蓋的主題和問題、作為基準的競爭對手內容以及更多 SEO 參數。您可以為作者添加自己的註釋，也可以在內容任務中附加樣式指南，為作者提供他們需要的所有信息。

有了這個指導，他們就更容易遵循這個過程。

使所有內容易於訪問

根據一項調查，近 54% 的美國專業人士同意，他們花在搜索文件上的時間比回復工作電子郵件或信息的時間要多。這是浪費在一項必要但對結果影響很小的活動上的寶貴時間。這就是我們上面推薦的內容存儲和管理工具可以幫助您改進工作流程的地方。

為了使您的內容工作流程更順暢，請確保您的團隊可以在一個地方和任何地方輕鬆訪問他們需要的所有資源。例如，對於在 Narrato 上創建內容的人來說，所有內容任務都存儲在專用項目和文件夾下，所有模板和样式指南都存儲在庫中，所有 SEO 內容簡介都存儲在內容規劃工具下。這意味著他們不必離開平台或從支柱跑到崗位來尋找資產。

這為您節省了大量時間，可用於更高效的工作。

允許輕鬆審查和批准內容

當審批流程過於孤立時，內容營銷工作流程就會出現瓶頸。內容不斷堆積以供審查和批准，從而減慢了所有其他正在籌備中的項目。要使內容工作流真正成功，您必須使內容審查和批准盡可能無縫。擁有一個強大的內容協作平台可以幫助解決這個問題。

在 Narrato 上，內容項目中的編輯或其他利益相關者可以使用 @mentions 留下任務評論，以分享輸入和反饋。他們還可以在任務上留言。這使編輯過程變得更加容易，並最大限度地減少了不必要的來回，因此內容可以很快地從初稿到批准。

獲得批准的內容越順利，您的團隊就越願意堅持這個過程。

包起來

如果實施不正確，您可能在構建內容創建工作流程方面付出了很多努力，但從長遠來看，您的工作流程將失敗。確保流程是萬無一失的，並且團隊中的每個人都願意遵循它是真正的挑戰。使用這些技巧和工具，實施您的內容工作流程應該是一種輕鬆的體驗。但請記住，持續監控和改進是內容營銷成功的關鍵，即使是在內容工作流管理方面也是如此。因此，請時刻留意改進流程的機會。