Как создать эффективный автоответчик электронной почты + шаблоны

1. Почему праздничный автоответчик так важен?
2. Ключевые элементы успешного электронного письма ответчика в отпуске
3. Чем хороши сообщения автоответчика?
4. Выберите тип и стиль сообщения электронной почты об отпуске.
5. Как настроить праздничный автоответчик
6. Лучшие примеры электронных писем с автоответчиком в праздничные дни

Собираетесь в отпуск? Это замечательная новость, и вы, должно быть, сами очень взволнованы этим. Но, к сожалению, нельзя просто так оставить рабочие дела и отправиться в отпуск. Каждый отпуск требует планирования. Настройка автоматического ответа по электронной почте в праздничные дни — одна из многих вещей, о которых нужно позаботиться перед отъездом .

через GIPHY

Давайте немного углубимся в эту тему и посмотрим, зачем вам нужна электронная почта для респондентов, каковы лучшие практики и, самое главное, как привлечь внимание ваших потенциальных клиентов.

Почему праздничный автоответчик так важен?

Прежде всего, что такое автоответчик по электронной почте ? В нашем случае это сообщение, которое автоматически отправляется всем, кто пишет на ваш адрес электронной почты, пока вы в отпуске. Вы также можете назвать это автоответчиком об отпуске или просто сообщением об отсутствии на работе (OOO).

Изображение предоставлено Pexels

Так зачем вам это нужно?

• Чтобы сообщить своим контактам, что ваша доступность ограничена

С помощью простого электронного письма с автоматическим ответом в отпуске вы сообщаете своим контактам, что не можете связаться с ними прямо сейчас. В результате они не будут ожидать от вас этого и не будут держать на вас зла за то, что вы не написали им в ответ.

• Чтобы установить ожидания ваших партнеров или клиентов

В автоответчике нужно указать время вашего отсутствия. Таким образом, люди будут знать, когда они могут ожидать, что вы ответите на их запросы. Когда люди знают, как долго им придется ждать вас, они будут чувствовать себя более непринужденно.

• Чтобы общение продолжалось

Игнорирование электронной почты, связанной с работой, во время отпуска — это, вероятно, то, что люди обычно должны делать. Однако это также может стоить вам важных связей с партнерами или клиентами. Кроме того, настройка автоответчика предполагает некоторую прозрачность: вы честно сообщаете своим контактам, где вы находитесь и когда они могут ожидать вас обратно. ООО – это не просто необходимость, это еще и знак доверия.

• Чтобы указать на альтернативное решение

С помощью сообщения электронной почты с автоматическим ответом в праздничные дни вы можете перенаправлять запросы и проблемы своим коллегам. Таким образом, неотложные ситуации могут быть решены, а ваши контакты и партнеры могут быть сразу обслужены. Как вариант, вы можете оставить свой номер телефона или ссылку на свой профиль в социальной сети, где другие могут связаться с вами напрямую, если это срочно.

• Наслаждаться отдыхом, не работая

Вам не нужно читать электронную почту, связанную с работой, во время отпуска. Однако игнорировать их тоже не вариант. Автоответчик — это отличная возможность сообщить всем, кто может связаться с вами, о вашей ограниченной доступности. Воспринимайте это как предлог, чтобы не проверять электронную почту: в конце концов, люди были предупреждены.

Ключевые элементы успешного электронного письма ответчика в отпуске

Изображение предоставлено Pexels

Так что же должно включать в себя ваше праздничное сообщение вне офиса ? Ниже приведен контрольный список, который мы считаем полезным.

• Примечание о том, что вы сейчас в отпуске
• Даты начала и окончания вашего отсутствия
• Дата вашего возвращения
• Имя и адрес электронной почты человека, с которым можно связаться в случае необходимости
• Четкая инструкция, что делать в экстренных случаях
• Человеческий голос
• Ваша подпись
• Что-то, чтобы украсить ваше ООО сообщение

Чем хороши сообщения автоответчика?

Прежде всего, электронное письмо с автоматическим ответом на отпуск отправляет четкое сообщение о вашей текущей недоступности и времени, когда вы, как ожидается, снова будете на работе. В общем, это именно то, что люди, которые пишут вам, хотят знать.

Во-вторых, хорошее праздничное сообщение автоответчика имеет голос. Твой голос. Не делайте это безличным и слишком автоматическим. Добавьте в него частичку себя: личное приветствие, образ, характерную для вас отсылку к популярной культуре.

В-третьих, вы можете сделать это визуальным. Вы можете добавить фото с места отдыха или прикрепить счастливое фото («отпускной вариант») самого себя. Вы можете рассмотреть возможность создания изображения с подписью, которая либо развлечет ваших контактов, либо предоставит им дополнительную информацию.

Изображение предоставлено Pexels

Наконец, добавьте немного юмора. Способов включить шутку на тему отпуска предостаточно: от объяснения возможных причин ограниченного интернет-соединения до поиска оправданий, почему человек не должен завидовать вашему отпуску (только не забудьте добавить красочную фотографию райского уголка, в который вы едете). к). Некоторые забавные автоответчики включают вымышленный адрес электронной почты [email protected] .

Приятным штрихом к вашему автоответчику в отпуске будет подтверждение людей, с которыми вы предлагаете связаться, пока вас нет. Добавьте очень краткое и приятное введение к каждому из ваших коллег, чья электронная почта стоит в вашем ООО.

Стоит ли добавлять электронную подпись в автоответчики?

Вы определенно должны. Электронная подпись — лучший способ рассказать или напомнить получателям, кто вы и чем занимаетесь.

Даже если вы не хотите добавлять контактную информацию в электронное письмо автоответчика (если вы в отпуске), вы можете добавить простую кнопку CTA или баннер со средствами для связи с кем-то еще. Как в примере выше.

Если вы хотите поделиться специальным предложением с теми, кто пишет вам, вы можете соответствующим образом обновить свою подпись. Представьте, что вы пишете агенту службы поддержки и узнаете, что он в отпуске. Вы, конечно, хотели бы, по крайней мере, что-то кроме сообщения с извинениями. Таким образом, промо-баннер, связанный со страницей специального предложения, может подойти.

Выберите тип и стиль сообщения электронной почты об отпуске

Ниже мы включили три различных шаблона электронной почты автоответчика , которые вы можете использовать в своем следующем ООО. Это базовые образцы шаблона автоответчика , который вы можете персонализировать в соответствии со своим личным стилем.

Стандартное автоответчик об отпуске (шаблон)

Вот самое простое сообщение электронной почты об отпуске , которое вы можете скопировать. Мы позаимствовали его у The Muse и немного модифицировали сами. Обязательно настройте его на свой вкус.

Здравствуйте и спасибо за ваше письмо!

В настоящее время меня нет в офисе до [дата].

Хотя я буду проверять свою электронную почту один раз в день, я, вероятно, свяжусь с вами, когда вернусь.

Если вам потребуется немедленная помощь, я напишу вам в течение следующих 24 часов. В противном случае, пожалуйста, отправьте электронное письмо [контактное имя] по адресу [контактный адрес электронной почты] в мое отсутствие.

Желаю вам и вашим прекрасным праздничным сезоном,

[Ваше имя]

[Ваша подпись]

Лидогенерирующее сообщение об отсутствии на работе (шаблон)

Если вы хотите, чтобы ваше сообщение об отсутствии на работе работало на вас, пока вы в отпуске, вы можете дополнить его формулой привлечения потенциальных клиентов. См. пример ниже.

Здравствуйте и спасибо за ваше письмо!

В настоящее время меня нет в офисе до [дата].

Я сразу же отвечу на ваше сообщение, когда вернусь. Если вам требуется немедленная помощь, отправьте электронное письмо [контактное имя] по адресу [контактный адрес электронной почты] в мое отсутствие.

Кстати, будьте первыми, кто узнает, что мы делаем (в том числе, когда мы в отпуске), подписавшись на обновления нашей компании => [Ссылка для подписки]

Желаю вам и вашим прекрасным праздничным сезоном,

[Ваше имя]

[Ваша подпись]

Вместо ссылки на подписку на рассылку вы можете вставить любую другую ссылку. Например, если вы проводите вебинар, вы можете попробовать следующую строку:

Вскоре после возвращения я проведу вебинар. Зарегистрируйтесь прямо сейчас, чтобы обеспечить себе место: [ссылка на вебинар].

Автоматический ответ по электронной почте в праздничные дни с ограниченным доступом к электронной почте (шаблон)

Используйте этот тип сообщения автоответчика, когда у вас ограниченный доступ в Интернет и вы не будете большую часть времени проверять свою рабочую электронную почту.

Здравствуйте и спасибо за ваше письмо!

В настоящее время меня нет в офисе до [дата].

У меня, вероятно, будет очень ограниченный доступ в Интернет из-за [Вашей причины], поэтому я прочитаю вашу электронную почту, только когда вернусь на работу.

Если вам требуется немедленная помощь, отправьте электронное письмо [контактное имя] по адресу [контактный адрес электронной почты] в мое отсутствие.

Желаю вам и вашим прекрасным праздничным сезоном,

[Ваше имя]

[Ваша подпись]

Как настроить праздничный автоответчик

Изображение предоставлено Freepik

Если вы никогда не настраивали сообщения об отсутствии на работе, у вас могут возникнуть проблемы с настройками в ваших почтовых клиентах. Ниже мы рассмотрим основы работы с Gmail, Outlook, Apple Mail и Thunderbird.

автоответчик Gmail

Настроить автоматическое сообщение для праздничного периода в Gmail довольно просто. Просто следуйте инструкциям ниже.

• Откройте Gmail .
• Перейдите в Настройки .
• Найдите раздел респондента «Отпуск » и включите его.
• Введите тему, даты отсутствия и само сообщение.
• Сохраните изменения.

Чтобы получить более конкретные советы по включению сообщения автоответчика о празднике на разных устройствах, посетите эту страницу поддержки Google .

Автоответчик Outlook

Если вы используете программное обеспечение электронной почты Microsoft, выполните следующие действия, чтобы настроить ООО в Outlook.

• Открыть Outlook
• В меню сначала перейдите на вкладку « Файл », а затем на вкладку « Информация ».
• Нажмите «Автоматические ответы (вне офиса)».
• Выберите « Отправлять автоматические ответы».
• Установите временной диапазон для автоответа ООО, выбрав « Только отправлять в течение этого временного диапазона ».
• Введите свое сообщение для автоматического ответа для ваших коллег (вкладка « Внутри моей организации ») и людей за пределами вашей компании (вкладка « Вне моей организации »)

Ознакомьтесь с официальным руководством для получения дополнительной информации о настройке сообщений автоответчика в праздничные дни .

В качестве альтернативы, если вы являетесь пользователем Microsoft, вы можете установить готовое программное обеспечение, такое как Exchange Autoresponder , которое поможет вам настроить сообщения ООО без суеты.

Автоответчик Apple Mail

Apple усложнила настройку автоответчика в почтовой программе Mac. Для этого вам нужно будет сделать следующее:

• Откройте приложение « Почта» .
• Перейдите на вкладку меню « Почта » и откройте « Настройки ».
• На вкладке « Правила » нажмите кнопку « Добавить правило» .
• Назовите свое правило (например, «Нет на месте»)
• Создайте правило, которое гласит:

Если выполняется любое из следующих условий:

Кому содержит [Ваш адрес электронной почты]

Выполните следующие действия:

Ответить на сообщение

• Нажмите кнопку « Ответить текст сообщения » и введите свое сообщение.
• Нажмите OK как в текстовом окне, так и в окне правил.
• В новом окне вас спросят, хотите ли вы применить вновь созданное правило ко всем существующим сообщениям. Щелкните Не применять .
• Теперь ваша электронная почта автоответчика активна. Не забудьте отключить его, перейдя на вкладку « Правила » и сняв флажок с правила «Нет на месте».

Ознакомьтесь с руководством по MacWorld .

Автоответчик Thunderbird

Если вы используете Thunderbird в качестве почтового клиента, коллеги-пользователи советуют не настраивать в нем автоматический ответ в праздничные дни. Приложение не предлагает простой процедуры. Вместо этого вам нужно будет создать и сохранить сообщение об отсутствии на работе, затем настроить фильтр сообщений и оставить свой ноутбук с включенным Thunderbird на весь период вашего отпуска. Вместо того, чтобы преодолевать все эти проблемы, используйте почтовый клиент на основе браузера.

Лучшие примеры электронных писем с автоответчиком в праздничные дни

Теперь приступим к самому интересному: примеры реальных респондентов в отпуске . В сети их десятки, из которых мы выбрали самые умные. Поэтому, пожалуйста, ознакомьтесь с примерами праздничных сообщений об отсутствии на работе ниже.

через GIPHY

1. Прерывание отпуска

Следующий пример был представлен на Gizmodo . Его представил Джош Копельман из First Round Capital:

Я сейчас вне офиса в отпуске.

Я знаю, что должен сказать, что у меня будет ограниченный доступ к электронной почте и я не смогу ответить, пока не вернусь, но это неправда. Моя ежевика будет со мной, и я могу ответить, если мне нужно. И я понимаю, что мне, вероятно, придется время от времени прерывать свой отпуск, чтобы заняться чем-то срочным.

Тем не менее, я пообещал своей жене, что постараюсь отключиться, сбежать и как можно больше насладиться нашим отпуском. Итак, я собираюсь экспериментировать с чем-то новым. Я собираюсь оставить решение в ваших руках:

• Если ваше электронное письмо действительно срочное и вам нужен ответ, пока я в отпуске, отправьте его еще раз по адресу [email protected], и я постараюсь ответить на него как можно скорее.

• Если вы считаете, что кто-то еще из First Round Capital может вам помочь, напишите моему ассистенту Фионе ([email protected]), и она постарается указать вам правильное направление.

В противном случае, я отвечу, когда вернусь…

Теплые пожелания,

Джош

2. Серия сообщений ООО с участием Троя МакКлюра

Превратите известную вступительную фразу Троя МакКлюра в отсылку к вашим предыдущим ООО :

Привет, я Трой МакКлюр! Возможно, вы помните меня по таким [классическим сообщениям об отсутствии на работе], как [«Я нахожусь за пределами офиса, смотрю Metallica» или «В гостях у моей семьи во Флориде».] Сегодня я здесь, чтобы поговорить с вами о [Поле Соколе и электронное письмо, которое вы только что отправили ему].

[Ваше сообщение будет здесь]

3. Изображение, которое говорит тысячу слов

Лучшие сообщения вне офиса содержат изображение. Это может быть как фотография вашего места отдыха, так и узнаваемый мем с вашей индивидуальной подписью. Как в следующих трех примерах:

Теперь вы видите, что создание хорошего праздничного послания вне офиса — это искусство. Но не бойтесь: даже самая простая электронная почта работает отлично. Но если вы сделаете его более личным и забавным, он, помимо информации о вашем отпуске, вызовет улыбку у ваших коллег, клиентов или деловых партнеров.

Приятного отдыха!