Что такое планирование рабочей силы? Примеры и советы для малого бизнеса

Согласно отчету Gartner Hype Cycle для технологий управления человеческим капиталом за 2021 год ^[1] , использование планирования рабочей силы в управлении персоналом и талантами находится на подъеме, и ожидается, что оно достигнет уровня повсеместного внедрения в ближайшие два-пять лет.

Возникновение этой тенденции своевременно: только в США в марте 2022 г. уволились более 4,5 млн сотрудников ^[2] . В то же время количество открытых вакансий достигло рекордного уровня в 11,55 млн человек, что означает, что количество открытых вакансий превышает число доступных работников на 5,6 млн человек. Принимая во внимание эти статистические данные, для малого и среднего бизнеса никогда не было так важно использовать планирование рабочей силы, как сейчас.

Поэтому, если вы являетесь специалистом по кадрам и отвечаете за подбор персонала в своей организации малого и среднего размера, вам следует подумать о стратегиях и технологиях, которые ваша компания может внедрить, чтобы обеспечить более сильную и лучше оснащенную рабочую силу. Мы рассмотрим несколько важных тем, касающихся планирования рабочей силы:

• Что такое кадровое планирование?
• Как предприятия малого и среднего бизнеса могут использовать планирование рабочей силы?
• Каковы некоторые примеры областей, которые выигрывают от планирования рабочей силы?
• Какие программные системы поддерживают планирование рабочей силы?
• Что вы можете использовать вместо кадрового планирования в ближайшей перспективе?

Планирование рабочей силы является элементом стратегического управления человеческими ресурсами . Стратегический HR относится к планированию и мерам предосторожности, принимаемым руководителями HR, когда они расставляют приоритеты и выделяют ресурсы для HR-инициатив, таких как создание гибридного рабочего места или запуск программы обучения и развития. который предвосхищает кадровые потребности вашей организации в течение следующих двух-пяти лет. Он использует такие инструменты, как прогнозирование спроса и предложения, бизнес-аналитика и прогнозное моделирование, для прогнозирования спроса и потребностей в ресурсах, а также обеспечивает удовлетворение этих потребностей за счет адекватного персонала.

Планирование рабочей силы важно, потому что оно позволяет вам принимать более эффективные решения о том, как эффективно использовать имеющиеся у вас таланты, а также о том, какие ресурсы и когда следует выделять для усилий по подбору персонала. Учитывая сегодняшнюю реальность рыночных колебаний и экономической неопределенности, руководители HR должны быть готовы поддерживать постоянные и эффективные усилия по планированию рабочей силы.

Согласно Gartner ^[3] , кадровый план может быть стратегическим и ориентированным на инвестиции , что означает, что он ориентирован на целостное видение ваших будущих кадровых целей, или тактическим и ориентированным на деятельность , в котором он больше связан с шагами, которые необходимо предпринять для достижения эти цели. На приведенном ниже рисунке показаны различные примеры планирования рабочей силы и их место в этом спектре.

Эти типы кадрового планирования сосредоточены на различных наборах вопросов, как указано в таблице ниже:

• Оптимизация рабочей силы: как мы можем оптимизировать назначение и распределение задач и процессов для повышения производительности и других бизнес-результатов?
• Оптимизация расписания рабочей силы: как мы можем оптимизировать графики работы сотрудников, чтобы обеспечить соответствие требованиям и справедливое планирование, гарантируя при этом достижение бизнес-целей?
• Оперативное планирование рабочей силы : как мы можем спланировать правильное количество и типы ресурсов для достижения наших прогнозируемых бизнес-целей?
• Организационное моделирование и управление трансформацией: как мы можем согласовать ресурсы с нашей новой организационной структурой после значительных изменений, таких как реструктуризация?
• Стратегическое кадровое планирование: каковы кадровые последствия нашей краткосрочной и долгосрочной организационной стратегии? Будут ли у нас нужные навыки и ресурсы? Если нет, то как мы могли их получить?

SMBS может использовать планирование рабочей силы для:

• Увеличьте удержание сотрудников. Стратегии планирования рабочей силы, такие как карьерный рост, согласовывают возможности карьерного роста сотрудников с приоритетами талантов организации. Поддержка нынешних сотрудников в их карьерных целях — один из способов удержать их на борту.
• Улучшить работу по подбору персонала. Наем правильных людей экономит ваше время и деньги. Одним из способов сделать это является упрощенный процесс подачи заявки и собеседования.
• Закройте пробел в навыках. Инвестирование в инициативы по обучению и развитию для улучшения набора навыков — это то, что Gartner ^[4] называет «стратегией экономии для инвестирования», которая позволяет компаниям инвестировать деньги, которые они сэкономили на личных мероприятиях во время пандемии, в новые инициативы.
• Контрольный прогресс. Контрольные показатели HR помогут вам сравнить ключевые HR-показатели вашей организации с показателями аналогичных предприятий. Бенчмаркинг также может повлечь за собой сравнение ваших текущих показателей с результатами прошлых лет.

Согласно Gartner ^[1] , планирование рабочей силы приносит пользу специалистам по кадрам и финансам , предоставляя общее представление о текущей рабочей силе, а также об изменениях, которые должны произойти для достижения стратегических и операционных бизнес-целей. Он поддерживает как краткосрочные, так и долгосрочные стратегические бизнес-цели, такие как обновление после пандемии, стратегия определения местоположения и цифровая трансформация бизнеса.

Процесс планирования рабочей силы также приносит пользу отраслям, которые полагаются на привлечение специализированных кадров, таких как здравоохранение, ИТ и производство . Это связано с тем, что для этих отраслей важнее укомплектовать свои организации квалифицированными сотрудниками и создать план резервного персонала на случай изменений.

3.1 Кадровое планирование в здравоохранении

Медсестры и руководители отделений в больницах и других медицинских учреждениях — это две особые роли, которые значительно выиграют от планирования кадров здравоохранения. По словам Бекки Кан, старшего вице-президента по стратегическим счетам и управляемым услугам в AMN Healthcare ^[5] , планирование рабочей силы в здравоохранении в настоящее время больше похоже на «догадку [чем на науку]».

«Если бы планирование кадров здравоохранения могло быть больше похоже на науку, это уменьшило бы нагрузку на клинических руководителей, повысив при этом эффективность и уход за пациентами, а также улучшив моральный дух персонала».

Вместо этого нынешние методы включают «грубые оценки, повторение прошлых практик и даже догадки», что может в конечном итоге потребовать больше времени из-за постоянной необходимости заполнять пробелы.

Хотя кадровое планирование в здравоохранении доступно, оно еще не получило широкого распространения. Тем не менее, это может принести пользу организациям здравоохранения, сэкономив от 4% до 7% их общих затрат на оплату труда, обеспечив адекватное укомплектование персоналом и сократив проблемы с расписанием, которые в противном случае могут повредить моральному духу персонала. ^[5]

3.2 Планирование рабочей силы в ИТ

По данным Gartner ^[6] , переход к удаленной/гибридной работе после пандемии еще больше усилил конкуренцию за ИТ-таланты, что сделало планирование рабочей силы разумным шагом для тех, кто занимается ИТ.

Структура управления талантами, такая как в приведенном выше примере, может помочь ИТ-руководителям определить и расставить приоритеты в области цифровых навыков и потребностей в талантах, разработать стратегии для развития этих областей и развивать персонал в соответствии с меняющимися бизнес-приоритетами.

3.3 Планирование рабочей силы в производстве

Производство — еще одна отрасль, где конкуренция за таланты быстро возросла. Пандемия COVID-19 привела к ликвидации около 1,4 миллиона рабочих мест в обрабатывающей промышленности США, согласно анализу Deloitte данных Бюро статистики труда США ^[7] . Примерно 41% этих рабочих мест еще не вернулись.

Планирование рабочей силы может принести пользу тем, кто занимается производством, за счет:

• Обеспечение четкого понимания потребностей организации, в том числе того, где требуются новые сотрудники и где можно повысить квалификацию существующей рабочей силы.
• Анализ финансовых данных для обоснованной позиции, в отношении которой кадровое обеспечение должно быть приоритетным.
• Формирование программ обучения для поддержки развития рабочей силы как для новых, так и для существующих сотрудников.

Следующие программные системы поддерживают планирование рабочей силы, объединяя действия по тактическому и стратегическому планированию рабочей силы.

4.1 Программное обеспечение для управления персоналом

Программное обеспечение для управления персоналом, также известное как информационная система управления персоналом (HRIS) или система управления персоналом (HRMS), помогает организациям управлять персоналом.

записи и информация.

4.2 Программное обеспечение для стратегического планирования

Программное обеспечение для стратегического планирования дает компаниям централизованное место для определения целей эффективности бизнеса, сбора данных, отслеживания прогресса, анализа тенденций и прогнозирования результатов. Программное обеспечение автоматически собирает ключевые показатели производительности из программной экосистемы бизнеса, чтобы составить исторический отчет о прошлой производительности. Затем лица, принимающие решения, могут анализировать тенденции и использовать прогнозное моделирование для принятия обоснованных решений о будущем распределении ресурсов.

4.3 Программное обеспечение для планирования преемственности

Программное обеспечение для планирования преемственности помогает организациям выявлять и развивать сотрудников, способных продвигаться по службе, во всех ключевых областях компании. Помогая вашему бизнесу продвигаться изнутри, эти платформы могут помочь сократить расходы, связанные с привлечением талантов.

4.4 Программное обеспечение для управления персоналом

Программное обеспечение для управления персоналом помогает компаниям планировать, отслеживать и управлять операциями сотрудников, такими как планирование и отслеживание рабочего времени и посещаемости. Решения для управления персоналом помогают организациям оптимизировать расписание текущего персонала, снижать затраты на рабочую силу и повышать вовлеченность сотрудников, обеспечивая при этом соблюдение применимого трудового законодательства.

Если ваша организация не испытывает экспоненциального роста, вы можете обойтись без кадрового планирования в ближайшем будущем. Вот несколько рекомендаций по достижению идеальной численности персонала и распределению навыков без планирования рабочей силы:

• Создайте организационную схему, включающую все рабочие функции, необходимые вашей компании. Программное обеспечение для организационных диаграмм, такое как приведенный ниже пример, может помочь вам в этом.

• Будьте бдительны в отношении признаков нехватки персонала. О недостаточном уровне укомплектования персоналом часто свидетельствуют выгорание сотрудников, низкий моральный дух, жалобы клиентов и более частые сбои в обслуживании.
• Подсчитайте, может ли ваша организация позволить себе нанять больше сотрудников. Разделите свой годовой доход на количество ваших сотрудников и разделите на 12. Это то, сколько ежемесячно уходит на содержание каждого сотрудника в вашей организации.

Источники

1. 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology, Gartner

2. Количество вакансий и количество людей, увольняющихся с работы, достигли рекордного уровня в марте, CNBC.

3. Планирование персонала — как использовать технологии для поддержки процессов планирования, Gartner.

4. HR-бюджет и кадровые тенденции 2021, Gartner

5. Новая эра планирования кадров здравоохранения, AMN Healthcare

6. Используйте платформу управления цифровыми талантами для подготовки ИТ-персонала к будущему, Gartner

7. Создание путей для завтрашней рабочей силы сегодня: Помимо переподготовки в производстве, Deloitte

Примечание . Приложения, упомянутые в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.