การวางแผนกำลังคนคืออะไร? ตัวอย่างและเคล็ดลับสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

จากรายงาน Hype Cycle for Human Capital Management Technology ประจำปี 2564 ของ Gartner ^[1] ระบุว่าการใช้การวางแผนกำลังคนในด้านทรัพยากรบุคคลและการจัดการผู้มีความสามารถกำลังเพิ่มขึ้น และคาดว่าจะถึงระดับการยอมรับอย่างกว้างขวางในอีกสองถึงห้าปีข้างหน้า

การเกิดขึ้นของแนวโน้มนี้เกิดขึ้นได้อย่างเหมาะสม: ในสหรัฐอเมริกาประเทศเดียว พนักงานกว่า 4.5 ล้านคนออกจากงานในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2565 ^[2] ในเวลาเดียวกัน จำนวนงานที่เปิดทำสถิติสูงสุดที่ 11.55 ล้าน หมายความว่าตำแหน่งงานที่เปิดรับมีมากกว่าคนงานที่มีอยู่ถึง 5.6 ล้านคน เมื่อคำนึงถึงสถิติเหล่านี้ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่าการวางแผนกำลังคนในขณะนี้

ดังนั้น หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลซึ่งรับผิดชอบการจัดหางานในองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลางของคุณ คุณจะต้องเริ่มคิดเกี่ยวกับกลยุทธ์และเทคโนโลยีที่บริษัทของคุณสามารถนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีพนักงานที่แข็งแกร่งและมีความพร้อมมากขึ้น เราจะพูดถึงหัวข้อสำคัญหลายประการเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคน:

• การวางแผนกำลังคนคืออะไร?
• SMB สามารถใช้ประโยชน์จากการวางแผนกำลังคนได้อย่างไร
• มีตัวอย่างอะไรบ้างที่ได้รับประโยชน์จากการวางแผนกำลังคน
• ระบบซอฟต์แวร์ใดบ้างที่รองรับการวางแผนกำลังคน
• คุณสามารถใช้อะไรแทนการวางแผนกำลังคนในระยะเวลาอันใกล้นี้ได้บ้าง

การวางแผนกำลังคนเป็นองค์ประกอบหนึ่งของ ทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ HR เชิงกลยุทธ์หมายถึงการวางแผนและข้อควรระวังที่ผู้นำ HR นำมาใช้เมื่อพวกเขาจัดลำดับความสำคัญและจัดสรรทรัพยากรให้กับความคิดริเริ่มของ HR เช่นการสร้างสถานที่ทำงานแบบผสมผสานหรือเริ่มต้นโปรแกรมการเรียนรู้และพัฒนา ที่คาดการณ์ความต้องการพนักงานขององค์กรของคุณในอีกสองถึงห้าปีข้างหน้า โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การพยากรณ์อุปสงค์และอุปทาน ระบบธุรกิจอัจฉริยะ และแบบจำลองการคาดการณ์เพื่อคาดการณ์ความต้องการและอุปทานของทรัพยากร และทำให้มั่นใจว่าความต้องการเหล่านั้นสามารถตอบสนองได้ด้วยการจัดหาพนักงานที่เพียงพอ

การวางแผนกำลังคนมีความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีใช้พรสวรรค์ที่คุณมีอย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนทรัพยากรที่ควรจัดสรรเพื่อการสรรหาและเมื่อไร เมื่อพิจารณาจากความผันผวนของตลาดและความไม่แน่นอนทางเศรษฐกิจในปัจจุบัน ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องเตรียมพร้อมเพื่อรองรับความพยายามในการวางแผนกำลังคนอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ

ตาม Gartner ^[3] แผนกำลังคนอาจเป็น กลยุทธ์ และ เน้นการลงทุน ซึ่งหมายความว่ามุ่งสู่วิสัยทัศน์แบบองค์รวมของเป้าหมายกำลังคนในอนาคตของคุณ หรือเน้นที่ ยุทธวิธี และ กิจกรรม ซึ่งเกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่ต้องใช้เพื่อไปให้ถึง เป้าหมายเหล่านั้น ภาพด้านล่างแสดงตัวอย่างการวางแผนกำลังคนที่แตกต่างกันและตำแหน่งที่พวกเขาอยู่ในสเปกตรัมนี้

การวางแผนกำลังคนประเภทนี้มุ่งเน้นไปที่ชุดคำถามต่างๆ ดังที่อธิบายไว้ในตารางด้านล่าง:

• การเพิ่มประสิทธิภาพแรงงาน: เราจะเพิ่มประสิทธิภาพการมอบหมายและการกระจายงานและกระบวนการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและผลลัพธ์ทางธุรกิจอื่นๆ ได้อย่างไร
• การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการกำลังคน: เราจะปรับตารางเวลาของพนักงานให้เหมาะสมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดและความต้องการด้านการจัดกำหนดการที่ยุติธรรมได้อย่างไร ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าเราจะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้
• การวางแผนกำลังคน ในการปฏิบัติงาน : เราจะวางแผนจำนวนและประเภทของทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่คาดการณ์ไว้ได้อย่างไร
• การสร้างแบบจำลององค์กรและการจัดการการเปลี่ยนแปลง: เราจะจัดทรัพยากรให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรใหม่ของเราตามการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเช่นการปรับโครงสร้างได้อย่างไร
• การวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์: ผลกระทบของกำลังคนของกลยุทธ์องค์กรในระยะสั้นและระยะยาวของเรามีอะไรบ้าง เราจะมีทักษะและทรัพยากรที่เหมาะสมหรือไม่? ถ้าไม่เราจะรับได้อย่างไร

SMBS สามารถใช้ประโยชน์จากการวางแผนกำลังคนเพื่อ:

• เพิ่มการรักษาพนักงาน กลยุทธ์การวางแผนกำลังคน เช่น การวางเส้นทางในอาชีพจะจัดวางโอกาสให้พนักงานเติบโตในสายอาชีพด้วยลำดับความสำคัญของบุคลากรในองค์กร การสนับสนุนพนักงานปัจจุบันในเป้าหมายทางอาชีพเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานต่อไปได้
• ปรับปรุงความพยายามในการสรรหาบุคลากร การจ้างคนที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาและเงินในธุรกิจของคุณ การมีขั้นตอนการสมัครและการสัมภาษณ์ที่คล่องตัวเป็นวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้
• ปิดช่องว่างทักษะ การลงทุนในโครงการริเริ่มด้านการเรียนรู้และการพัฒนาเพื่อเพิ่มพูนชุดทักษะคือสิ่งที่ Gartner ^[4] เรียกว่า “กลยุทธ์การออมเพื่อการลงทุน” ซึ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถลงทุนด้วยเงินที่พวกเขาบันทึกไว้ในกิจกรรมแบบตัวต่อตัวระหว่างการระบาดใหญ่ในความคิดริเริ่มใหม่ๆ
• ความคืบหน้าของเกณฑ์มาตรฐาน เกณฑ์มาตรฐาน HR ช่วยให้คุณเปรียบเทียบเมตริก HR หลักขององค์กรกับเมตริกจากธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน การเปรียบเทียบยังนำมาซึ่งการเปรียบเทียบเมตริกปัจจุบันของคุณกับผลลัพธ์เมื่อหลายปีก่อน

จากข้อมูลของ Gartner ^[1] การวางแผนกำลังคนจะเป็นประโยชน์ต่อ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และ การเงิน โดยการให้มุมมองร่วมกันเกี่ยวกับกำลังคนในปัจจุบัน ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และการดำเนินธุรกิจ รองรับเป้าหมายทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว เช่น การต่ออายุหลังเกิดโรคระบาด กลยุทธ์ตำแหน่ง และการเปลี่ยนแปลงธุรกิจดิจิทัล

กระบวนการวางแผนกำลังคนยังเป็นประโยชน์ต่ออุตสาหกรรมที่ต้องอาศัยการจัดหาผู้มีความสามารถเฉพาะทาง เช่น การดูแลสุขภาพ ไอที และ การผลิต เนื่องจากเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้นสำหรับอุตสาหกรรมเหล่านี้ในการทำให้องค์กรมีพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และสร้างแผนสำหรับการจัดหาพนักงานชั่วคราวในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลง

3.1 การวางแผนกำลังคนในการดูแลสุขภาพ

พยาบาลและผู้จัดการหน่วยที่โรงพยาบาลและสถานพยาบาลอื่น ๆ เป็นสองบทบาทเฉพาะที่จะได้รับประโยชน์อย่างมากจากการวางแผนบุคลากรด้านการดูแลสุขภาพ ตามที่ Becky Kahn รองประธานอาวุโสฝ่ายบัญชีเชิงกลยุทธ์และบริการที่มีการจัดการที่ AMN Healthcare ^[5] ระบุว่าขณะนี้การวางแผนกำลังคนในด้านการดูแลสุขภาพนั้นคล้ายกับ "การคาดเดา [มากกว่าวิทยาศาสตร์]"

“หากการวางแผนบุคลากรด้านการแพทย์อาจเป็นวิทยาศาสตร์มากกว่า ก็จะช่วยลดภาระของผู้จัดการคลินิก ขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพและการดูแลผู้ป่วย ตลอดจนปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงานด้วย”

แนวทางปฏิบัติในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับ “การประมาณการคร่าวๆ การทำซ้ำแนวทางปฏิบัติในอดีต และแม้แต่การเดางาน” ซึ่งอาจใช้เวลามากขึ้นเนื่องจากจำเป็นต้องเติมช่องว่างอย่างต่อเนื่อง

แม้ว่าจะมีการวางแผนกำลังคนในด้านการดูแลสุขภาพ แต่ก็ยังไม่มีการใช้กันอย่างแพร่หลาย อย่างไรก็ตาม อาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กรด้านการดูแลสุขภาพด้วยการประหยัดแรงงานได้ระหว่าง 4% ถึง 7% ของค่าใช้จ่ายแรงงานทั้งหมด รับรองจำนวนพนักงานที่เพียงพอ และลดปัญหาการจัดตารางเวลาที่อาจส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน ^[5]

3.2 การวางแผนกำลังคนด้านไอที

จากข้อมูลของ Gartner ^[6] การเปลี่ยนแปลงหลังเกิดโรคระบาดไปสู่การทำงานระยะไกล/แบบไฮบริดได้เพิ่มการแข่งขันสำหรับความสามารถด้านไอที ทำให้การวางแผนพนักงานเป็นการเคลื่อนไหวที่ชาญฉลาดสำหรับผู้ที่อยู่ในไอที

กรอบงานการจัดการผู้มีความสามารถ เช่น ในตัวอย่างที่แสดงด้านบน สามารถช่วยให้ผู้นำด้านไอทีระบุและจัดลำดับความสำคัญของทักษะทางดิจิทัลและความต้องการของผู้มีความสามารถ กำหนดกลยุทธ์สำหรับพื้นที่เหล่านี้เพื่อพัฒนา และพัฒนาพนักงานให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

3.3 การวางแผนกำลังคนในการผลิต

การผลิตเป็นอีกอุตสาหกรรมหนึ่งที่มีการแข่งขันกันในด้านความสามารถที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ส่งผลให้มีการกำจัดงานการผลิตในสหรัฐฯ ประมาณ 1.4 ล้านตำแหน่ง ตามการวิเคราะห์ของ Deloitte ของข้อมูลสถิติแรงงานของสหรัฐฯ ^[7] ประมาณ 41% ของงานเหล่านั้นยังไม่กลับมา

การวางแผนกำลังคนจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่อยู่ในการผลิตโดย:

• ให้ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการขององค์กร รวมถึงตำแหน่งที่ต้องการพนักงานใหม่ และตำแหน่งที่พนักงานปัจจุบันสามารถยกระดับทักษะได้
• การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินสำหรับจุดยืนที่มีข้อมูลเพียงพอซึ่งพนักงานจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญ
• จัดทำโครงการฝึกอบรมเพื่อรองรับการพัฒนากำลังคนทั้งพนักงานใหม่และปัจจุบัน

ระบบซอฟต์แวร์ต่อไปนี้สนับสนุนการวางแผนกำลังคนโดยเชื่อมโยงกิจกรรมการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์และเชิงกลยุทธ์

4.1 ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล

ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคลหรือที่เรียกว่าระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HRIS) หรือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) ช่วยให้องค์กรจัดการพนักงาน

บันทึกและข้อมูล

4.2 ซอฟต์แวร์การวางแผนเชิงกลยุทธ์

ซอฟต์แวร์การวางแผนเชิงกลยุทธ์ช่วยให้บริษัทต่างๆ มีพื้นที่ส่วนกลางในการกำหนดวัตถุประสงค์ในการดำเนินธุรกิจ รวบรวมข้อมูล ติดตามความคืบหน้า วิเคราะห์แนวโน้ม และคาดการณ์ผลลัพธ์ ซอฟต์แวร์จะรวบรวมตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักโดยอัตโนมัติจากระบบนิเวศซอฟต์แวร์ของธุรกิจเพื่อรวบรวมบันทึกประสิทธิภาพในอดีต ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถวิเคราะห์แนวโน้มและใช้แบบจำลองการคาดการณ์เพื่อตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรในอนาคต

4.3 ซอฟต์แวร์วางแผนสืบทอดตำแหน่ง

ซอฟต์แวร์การวางแผนสืบทอดตำแหน่งช่วยให้องค์กรสามารถระบุและพัฒนาพนักงานที่สามารถส่งเสริมได้สำหรับประเด็นสำคัญทั้งหมดในบริษัท ด้วยการช่วยให้ธุรกิจของคุณส่งเสริมจากภายใน แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถช่วยลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาผู้มีความสามารถ

4.4 ซอฟต์แวร์การจัดการกำลังคน

ซอฟต์แวร์การจัดการกำลังคนช่วยให้บริษัทวางแผน ติดตาม และจัดการการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น การจัดกำหนดการและติดตามเวลาและการเข้างาน โซลูชันการจัดการกำลังคนช่วยให้องค์กรจัดตารางเวลาพนักงานปัจจุบันได้อย่างเหมาะสม ลดต้นทุนแรงงาน และเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานที่บังคับใช้

หากองค์กรของคุณไม่มีการเติบโตแบบทวีคูณ คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีการวางแผนกำลังคนในระยะเวลาอันใกล้ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการในการบรรลุจำนวนพนักงานในอุดมคติและการกระจายทักษะโดยไม่ต้องวางแผนกำลังคน:

• สร้างแผนผังองค์กรที่รวมหน้าที่งานทั้งหมดที่บริษัทของคุณต้องดำเนินการ ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร เช่น ตัวอย่างด้านล่าง สามารถช่วยคุณได้

• เฝ้าระวังสัญญาณพนักงานไม่เพียงพอ ระดับบุคลากรที่ไม่เพียงพอมักระบุถึงความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน ขวัญกำลังใจต่ำ การร้องเรียนจากลูกค้า และความล้มเหลวในการให้บริการบ่อยครั้งขึ้น
• คำนวณว่าองค์กรของคุณสามารถจ้างพนักงานเพิ่มได้หรือไม่ แบ่งรายได้ประจำปีของคุณตามจำนวนพนักงาน แล้วหารด้วย 12 นี่คือค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือนเพื่อรักษาพนักงานแต่ละคนในองค์กรของคุณ

แหล่งที่มา

1. 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology, Gartner

2. ตำแหน่งงานว่างและระดับของผู้ลาออกจากงานทำสถิติสูงสุดในเดือนมีนาคม CNBC

3. การวางแผนกำลังคน — วิธีใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนกระบวนการวางแผน, Gartner

4. HR Budget & Staffing Trends 2021, Gartner

5. ยุคใหม่สำหรับการวางแผนกำลังคนดูแลสุขภาพ AMN Healthcare

6. ใช้กรอบการจัดการความสามารถด้านดิจิทัลเพื่อพิสูจน์อนาคตของพนักงานไอที Gartner

7. การสร้างเส้นทางสู่แรงงานในวันพรุ่งนี้: นอกเหนือจากการปรับทักษะใหม่ในการผลิต Deloitte

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่กล่าวถึงในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่