Che cos'è la pianificazione della forza lavoro? Esempi e suggerimenti per le piccole imprese

Secondo l'Hype Cycle for Human Capital Management Technology di Gartner del 2021 ^[1] , l'uso della pianificazione della forza lavoro nelle risorse umane e nella gestione dei talenti è in aumento e si prevede che raggiungerà livelli di adozione diffusi nei prossimi due o cinque anni.

L'emergere di questa tendenza è tempestivo: solo negli Stati Uniti, oltre 4,5 milioni di dipendenti hanno lasciato il lavoro nel marzo 2022 ^[2] . Allo stesso tempo, il numero di posti di lavoro aperti ha raggiunto il record di 11,55 milioni, il che significa che le posizioni aperte superano i lavoratori disponibili di 5,6 milioni. Tenendo presente queste statistiche, per le PMI non è mai stato così importante sfruttare la pianificazione della forza lavoro di quanto non lo sia ora.

Quindi, se sei un professionista delle risorse umane responsabile del reclutamento presso la tua organizzazione di piccole e medie dimensioni, vorrai iniziare a pensare alle strategie e alla tecnologia che la tua azienda può adottare per garantire una forza lavoro più forte e meglio attrezzata. Tratteremo diversi argomenti importanti per quanto riguarda la pianificazione della forza lavoro:

• Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
• In che modo le PMI possono sfruttare la pianificazione della forza lavoro?
• Quali sono alcuni esempi di aree che traggono vantaggio dalla pianificazione della forza lavoro?
• Quali sistemi software supportano la pianificazione della forza lavoro?
• Cosa puoi usare al posto della pianificazione della forza lavoro a breve termine?

La pianificazione della forza lavoro è un elemento delle risorse umane strategiche Le risorse umane strategiche si riferiscono alla pianificazione e alle precauzioni adottate dai leader delle risorse umane quando danno priorità e assegnano risorse alle iniziative delle risorse umane, come la creazione di un ambiente di lavoro ibrido o l'avvio di un programma di apprendimento e sviluppo che anticipa le esigenze di personale dell'organizzazione nei prossimi due o cinque anni. Utilizza strumenti come la previsione dell'offerta e della domanda, la business intelligence e la modellazione predittiva per prevedere la domanda e le esigenze di fornitura di risorse e garantisce che tali esigenze possano essere soddisfatte attraverso un personale adeguato.

La pianificazione della forza lavoro è importante perché ti consente di prendere decisioni migliori su come utilizzare efficacemente il talento che hai, nonché quali risorse dovrebbero essere allocate per le attività di reclutamento e quando. Data la realtà odierna delle fluttuazioni del mercato e dell'incertezza economica, i leader delle risorse umane devono essere preparati a supportare gli sforzi di pianificazione della forza lavoro continui ed efficaci.

Secondo Gartner ^[3] , un piano della forza lavoro può essere strategico e incentrato sugli investimenti , il che significa che è orientato verso una visione olistica dei tuoi obiettivi futuri della forza lavoro, o tattico e focalizzato sull'attività , in cui è più interessato ai passi necessari per raggiungere quegli obiettivi. Il grafico seguente mostra diversi esempi di pianificazione della forza lavoro e dove rientrano in questo spettro.

Questi tipi di pianificazione della forza lavoro si concentrano su diversi insiemi di domande, come indicato nella tabella seguente:

• Ottimizzazione della forza lavoro: come possiamo ottimizzare l'assegnazione e la distribuzione di attività e processi per migliorare la produttività e altri risultati aziendali?
• Ottimizzazione della pianificazione della forza lavoro: come possiamo ottimizzare le pianificazioni dei dipendenti per soddisfare le esigenze di conformità e pianificazione equa, assicurandoci al contempo di poter raggiungere gli obiettivi aziendali?
• Pianificazione della forza lavoro operativa : come possiamo pianificare il numero e il tipo di risorse giusti per raggiungere i nostri obiettivi di business previsti?
• Modellazione organizzativa e gestione della trasformazione: come possiamo allineare le risorse alla nostra nuova struttura organizzativa a seguito di cambiamenti significativi come la ristrutturazione?
• Pianificazione strategica della forza lavoro: quali sono le implicazioni per la forza lavoro della nostra strategia organizzativa a breve e lungo termine? Avremo le competenze e le risorse giuste? Se no, come potremmo ottenerli?

SMBS può sfruttare la pianificazione della forza lavoro per:

• Aumenta la fidelizzazione dei dipendenti. Le strategie di pianificazione della forza lavoro come il percorso di carriera allineano le opportunità di crescita professionale dei dipendenti con le priorità del talento organizzativo. Supportare i dipendenti attuali nei loro obiettivi di carriera è un modo per tenerli a bordo.
• Migliora gli sforzi di reclutamento. Assumere le persone giuste fa risparmiare tempo e denaro alla tua azienda. Avere un'applicazione semplificata e un processo di colloquio è un modo per farlo.
• Colmare il divario di competenze. Investire in iniziative di apprendimento e sviluppo per migliorare le competenze è ciò che Gartner ^[4] chiama una "strategia di risparmio per investire", che consente alle aziende di investire i soldi risparmiati in attività di persona durante la pandemia in nuove iniziative.
• Progresso del benchmark. I benchmark delle risorse umane ti aiutano a confrontare le metriche chiave delle risorse umane della tua organizzazione con quelle di aziende simili. Il benchmarking può anche comportare il confronto delle metriche attuali con i risultati degli anni precedenti.

Secondo Gartner ^[1] , la pianificazione della forza lavoro avvantaggia gli addetti alle risorse umane e alla finanza fornendo una visione condivisa della forza lavoro attuale, nonché dei cambiamenti che devono verificarsi per raggiungere gli obiettivi aziendali strategici e operativi. Supporta obiettivi aziendali strategici sia a breve che a lungo termine come il rinnovo post-pandemia, la strategia di localizzazione e la trasformazione del business digitale.

Il processo di pianificazione della forza lavoro avvantaggia anche i settori che fanno affidamento sull'acquisizione di talenti specializzati, come assistenza sanitaria, IT e produzione . Questo perché è più fondamentale per questi settori mantenere le loro organizzazioni dotate di personale qualificato e creare un piano per il personale contingente in caso di cambiamento.

3.1 Pianificazione della forza lavoro in ambito sanitario

L'infermiere e i responsabili di unità negli ospedali e in altre strutture sanitarie sono due ruoli particolari che trarrebbero notevoli benefici dalla pianificazione della forza lavoro sanitaria. Secondo Becky Kahn, Senior Vice President of Strategic Accounts and Managed Services presso AMN Healthcare ^[5] , la pianificazione della forza lavoro nel settore sanitario è attualmente più simile a "una stima [che a una scienza]".

"Se la pianificazione della forza lavoro sanitaria potesse essere più scientifica, ridurrebbe l'onere per i manager clinici, migliorando al contempo l'efficienza e la cura dei pazienti, oltre a migliorare il morale del personale".

Invece, le pratiche attuali implicano "stime approssimative, ripetizione di pratiche passate e persino congetture", che possono finire per richiedere più tempo a causa della costante necessità di colmare le lacune.

Sebbene la pianificazione della forza lavoro nel settore sanitario sia disponibile, non è ancora ampiamente utilizzata. Tuttavia, potrebbe avvantaggiare le organizzazioni sanitarie risparmiando tra il 4% e il 7% della loro spesa totale per il lavoro, garantendo personale adeguato e riducendo i problemi di programmazione che altrimenti potrebbero danneggiare il morale del personale. ^[5]

3.2 Pianificazione della forza lavoro nell'IT

Secondo Gartner ^[6] , il passaggio post-pandemico al lavoro da remoto/ibrido ha ulteriormente aumentato la competizione per i talenti IT, rendendo la pianificazione della forza lavoro una mossa intelligente per gli addetti all'IT.

Il framework di gestione dei talenti, come nell'esempio mostrato sopra, può aiutare i leader IT a identificare e dare priorità alle competenze digitali e alle esigenze dei talenti, elaborare strategie per l'evoluzione di queste aree e sviluppare la forza lavoro in linea con le mutevoli priorità aziendali.

3.3 Pianificazione della forza lavoro nella produzione

La produzione è ancora un altro settore in cui la competizione per i talenti è aumentata rapidamente. La pandemia di COVID-19 ha comportato l'eliminazione di circa 1,4 milioni di posti di lavoro nel settore manifatturiero negli Stati Uniti, secondo un'analisi Deloitte dei dati del Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti ^[7] . Circa il 41% di questi posti di lavoro deve ancora tornare.

La pianificazione della forza lavoro può avvantaggiare coloro che operano nel settore manifatturiero:

• Fornire una chiara comprensione delle esigenze organizzative, anche dove sono necessari nuovi dipendenti e dove è possibile riqualificare la forza lavoro attuale.
• Analizzare i dati finanziari per una posizione informata su cui il personale deve dare la priorità.
• Formazione di programmi di formazione per supportare lo sviluppo della forza lavoro sia per i dipendenti nuovi che per quelli esistenti.

I seguenti sistemi software supportano la pianificazione della forza lavoro collegando le attività di pianificazione della forza lavoro tattica e strategica.

4.1 Software per le risorse umane

Il software per le risorse umane, noto anche come sistema informativo delle risorse umane (HRIS) o sistema di gestione delle risorse umane (HRMS), aiuta le organizzazioni a gestire i dipendenti

registrazioni e informazioni.

4.2 Software di pianificazione strategica

Il software di pianificazione strategica offre alle aziende un posto centralizzato per definire gli obiettivi di performance aziendale, raccogliere dati, monitorare i progressi, analizzare le tendenze e prevedere i risultati. Il software raccoglie automaticamente le metriche chiave delle prestazioni dall'ecosistema software di un'azienda per assemblare un record storico delle prestazioni passate. I decisori possono quindi analizzare le tendenze e utilizzare la modellazione predittiva per prendere decisioni informate sull'allocazione futura delle risorse.

4.3 Software per la pianificazione della successione

Il software di pianificazione della successione aiuta le organizzazioni a identificare e sviluppare dipendenti promuovibili per tutte le aree chiave dell'azienda. Aiutando la tua azienda a promuovere dall'interno, queste piattaforme possono aiutare a ridurre i costi associati all'acquisizione di talenti.

4.4 Software per la gestione della forza lavoro

Il software di gestione della forza lavoro aiuta le aziende a pianificare, monitorare e gestire le operazioni dei dipendenti come la pianificazione e il monitoraggio di orari e presenze. Le soluzioni di gestione della forza lavoro aiutano le organizzazioni a ottimizzare la pianificazione del personale attuale, ridurre i costi del lavoro e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, il tutto garantendo la conformità con le leggi sul lavoro applicabili.

Se la tua organizzazione non sta vivendo una crescita esponenziale, puoi cavartela senza la pianificazione della forza lavoro a breve termine. Di seguito sono riportate alcune best practice per raggiungere l'organico e la distribuzione delle competenze ideali senza la pianificazione della forza lavoro:

• Crea un organigramma che includa tutte le funzioni lavorative di cui la tua azienda ha bisogno per operare. Il software dell'organigramma, come l'esempio seguente, può aiutarti in questo.

• Prestare attenzione ai segnali di personale insufficiente. Livelli di personale insufficienti sono spesso indicati da esaurimento dei dipendenti, morale basso, reclami dei clienti e guasti più frequenti del servizio.
• Calcola se la tua organizzazione può permettersi di assumere più dipendenti. Dividi le tue entrate annuali per il numero di dipendenti e dividi per 12. Questo è quanto costa ogni mese sostenere ciascun dipendente della tua organizzazione.

Fonti

1. Ciclo di hype 2021 per la tecnologia di gestione del capitale umano, Gartner

2. Le aperture di lavoro e il livello di persone che lasciano il lavoro hanno raggiunto i record a marzo, CNBC

3. Pianificazione della forza lavoro: come utilizzare la tecnologia per supportare i processi di pianificazione, Gartner

4. Budget delle risorse umane e tendenze del personale 2021, Gartner

5. Nuova era per la pianificazione della forza lavoro sanitaria, AMN Healthcare

6. Utilizzare un quadro di gestione dei talenti digitali per rendere a prova di futuro la forza lavoro IT, Gartner

7. Creare percorsi per la forza lavoro di domani oggi: oltre la riqualificazione nella produzione, Deloitte

Nota: le applicazioni menzionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.