Ce este planificarea forței de muncă? Exemple și sfaturi pentru întreprinderile mici

Conform Hype Cycle 2021 de la Gartner pentru tehnologie de management al capitalului uman ^[1] , utilizarea planificării forței de muncă în managementul resurselor umane și al talentelor este în creștere și se așteaptă să atingă niveluri de adoptare pe scară largă în următorii doi până la cinci ani.

Apariția acestei tendințe este la timp: numai în SUA, peste 4,5 milioane de angajați și-au părăsit locul de muncă în martie 2022 ^[2] . În același timp, numărul locurilor de muncă deschise a atins un record de 11,55 milioane, ceea ce înseamnă că pozițiile deschise depășesc angajații disponibili cu 5,6 milioane. Având în vedere aceste statistici, nu a fost niciodată mai important ca IMM-urile să folosească planificarea forței de muncă decât este acum.

Așadar, dacă sunteți un profesionist în resurse umane responsabil cu recrutarea la organizația dumneavoastră mică și mijlocie, veți dori să începeți să vă gândiți la strategiile și tehnologia pe care compania dumneavoastră le poate adopta pentru a asigura o forță de muncă mai puternică și mai bine echipată. Vom analiza mai multe subiecte importante în ceea ce privește planificarea forței de muncă:

• Ce este planificarea forței de muncă?
• Cum pot IMM-urile să profite de planificarea forței de muncă?
• Care sunt câteva exemple de domenii care beneficiază de planificarea forței de muncă?
• Ce sisteme software suportă planificarea forței de muncă?
• Ce puteți folosi în loc de planificarea forței de muncă pe termen scurt?

Planificarea forței de muncă este un element al resurselor umane strategice HR strategic se referă la planificarea și precauțiile luate de liderii HR atunci când prioritizează și alocă resurse inițiativelor HR, cum ar fi crearea unui loc de muncă hibrid sau începerea unui program de învățare și dezvoltare care anticipează nevoile de personal ale organizației dumneavoastră în următorii doi până la cinci ani. Utilizează instrumente precum prognoza cererii și ofertei, inteligența de afaceri și modelarea predictivă pentru a prognoza nevoile cererii și aprovizionării cu resurse și asigură că aceste nevoi pot fi satisfăcute printr-un personal adecvat.

Planificarea forței de muncă este importantă, deoarece vă permite să luați decizii mai bune despre cum să utilizați eficient talentul pe care îl aveți, precum și ce resurse ar trebui alocate eforturilor de recrutare și când. Având în vedere realitatea actuală a fluctuațiilor pieței și a incertitudinii economice, liderii de resurse umane trebuie să fie pregătiți să sprijine eforturile continue și eficiente de planificare a forței de muncă.

Potrivit Gartner ^[3] , un plan de forță de muncă poate fi strategic și axat pe investiții , ceea ce înseamnă că este orientat către o viziune holistică a obiectivelor viitoare de forță de muncă sau tactic și axat pe activitate , în care este mai preocupat de pașii pe care îi trebuie pentru a le atinge. acele obiective. Graficul de mai jos prezintă diferite exemple de planificare a forței de muncă și unde se încadrează acestea de-a lungul acestui spectru.

Aceste tipuri de planificare a forței de muncă se concentrează pe diferite seturi de întrebări, după cum este prezentat în tabelul de mai jos:

• Optimizarea forței de muncă: Cum putem optimiza alocarea și distribuirea sarcinilor și proceselor pentru a îmbunătăți productivitatea și alte rezultate de afaceri?
• Optimizarea programării forței de muncă: Cum putem optimiza programul angajaților pentru a îndeplini nevoile de conformitate și de programare corectă, asigurându-ne în același timp că putem atinge obiectivele de afaceri?
• Planificarea operațională a forței de muncă : Cum putem planifica numărul și tipurile potrivite de resurse pentru a atinge obiectivele noastre de afaceri proiectate?
• Modelarea organizației și managementul transformării: Cum putem alinia resursele la noua noastră structură organizațională în urma unor schimbări semnificative, cum ar fi restructurarea?
• Planificarea strategică a forței de muncă: Care sunt implicațiile asupra forței de muncă ale strategiei noastre organizaționale pe termen scurt și lung? Vom avea abilitățile și resursele potrivite? Dacă nu, cum le-am putea obține?

SMBS poate folosi planificarea forței de muncă pentru a:

• Creșteți reținerea angajaților. Strategiile de planificare a forței de muncă, cum ar fi traseul în carieră, aliniază oportunitățile de creștere a carierei angajaților cu prioritățile de talent organizațional. Sprijinirea angajaților actuali în obiectivele lor de carieră este o modalitate de a-i menține la bord.
• Îmbunătățiți eforturile de recrutare. Angajarea oamenilor potriviți economisește timp și bani pentru afacerea dvs. A avea un proces simplificat de cerere și interviu este o modalitate de a face acest lucru.
• Închideți decalajul de competențe. Investiția în inițiative de învățare și dezvoltare pentru a îmbunătăți seturile de abilități este ceea ce Gartner ^[4] numește o „strategie de economisire pentru a investi”, care permite companiilor să investească banii pe care i-au economisit în activitățile în persoană în timpul pandemiei în noi inițiative.
• Progresul de referință. Benchmark-urile de resurse umane vă ajută să comparați valorile cheie de resurse umane ale organizației dvs. cu cele de la companii similare. Evaluarea comparativă poate presupune, de asemenea, compararea valorilor dvs. actuale cu rezultatele din anii anteriori.

Potrivit Gartner ^[1] , planificarea forței de muncă îi aduce beneficii celor din HR și finanțe , oferind o viziune comună asupra forței de muncă actuale, precum și asupra schimbărilor care trebuie să apară pentru a îndeplini obiectivele strategice și operaționale de afaceri. Acesta sprijină atât obiectivele strategice de afaceri pe termen scurt, cât și pe termen lung, cum ar fi reînnoirea post-pandemie, strategia de locație și transformarea digitală a afacerii.

Procesul de planificare a forței de muncă aduce beneficii și industriilor care se bazează pe achiziția de talente specializate, cum ar fi asistența medicală, IT și producția . Acest lucru se datorează faptului că este mai esențial pentru aceste industrii să-și mențină organizațiile cu angajați calificați și să creeze un plan pentru personalul contingent în cazul unei schimbări.

3.1 Planificarea forței de muncă în domeniul sănătății

Asistentele medicale și managerii de unitate din spitale și alte unități de asistență medicală sunt două roluri particulare care ar beneficia în mod semnificativ de planificarea forței de muncă din domeniul sănătății. Potrivit lui Becky Kahn, vicepreședinte senior pentru conturi strategice și servicii gestionate la AMN Healthcare ^[5] , planificarea forței de muncă în domeniul sănătății este în prezent mai asemănătoare cu „o estimare [decât o știință]”.

„Dacă planificarea forței de muncă din domeniul sănătății ar putea fi mai mult o știință, ar reduce sarcina asupra managerilor clinici, sporind în același timp eficiența și îngrijirea pacienților, precum și îmbunătățirea moralului personalului.”

În schimb, practicile actuale implică „estimari brute, repetarea practicilor anterioare și chiar munca de ghicire”, care poate ajunge să consume mai mult timp din cauza nevoii constante de a umple golurile.

Deși este disponibilă planificarea forței de muncă în domeniul sănătății, aceasta nu este încă utilizată pe scară largă. Cu toate acestea, ar putea beneficia organizațiile de asistență medicală, economisind între 4% și 7% din cheltuielile totale cu forța de muncă, asigurând personal adecvat și reducând problemele de programare care altfel ar putea afecta moralul personalului. ^[5]

3.2 Planificarea forței de muncă în IT

Potrivit Gartner ^[6] , trecerea post-pandemie către lucrul la distanță/hibrid a crescut și mai mult concurența pentru talentul IT, făcând planificarea forței de muncă o mișcare inteligentă pentru cei din IT.

Cadrul de management al talentelor, ca în exemplul prezentat mai sus, poate ajuta liderii IT să identifice și să prioritizeze abilitățile digitale și nevoile de talent, să elaboreze strategii pentru ca aceste domenii să evolueze și să dezvolte forța de muncă în conformitate cu prioritățile de afaceri în schimbare.

3.3 Planificarea forței de muncă în producție

Fabricația este încă o altă industrie în care competiția pentru talente a crescut rapid. Pandemia de COVID-19 a dus la eliminarea a aproximativ 1,4 milioane de locuri de muncă în producție din SUA, potrivit unei analize Deloitte a datelor Biroului de Statistică al Muncii din SUA ^[7] . Aproximativ 41% dintre aceste locuri de muncă nu au revenit încă.

Planificarea forței de muncă poate aduce beneficii celor din producție prin:

• Oferirea unei înțelegeri clare a nevoilor organizaționale, inclusiv unde este nevoie de noi angajați și unde forța de muncă actuală poate fi îmbunătățită.
• Analizarea datelor financiare pentru o poziție informată asupra căreia trebuie să se prioritizeze personalul.
• Formarea de programe de formare pentru a sprijini dezvoltarea forței de muncă atât pentru angajații noi, cât și pentru cei existenți.

Următoarele sisteme software sprijină planificarea forței de muncă prin conectarea activităților de planificare a forței de muncă tactice și strategice.

4.1 Software de resurse umane

Software-ul pentru resurse umane, cunoscut și sub numele de Sistem de informare a resurselor umane (HRIS) sau Sistem de management al resurselor umane (HRMS), ajută organizațiile să gestioneze angajații

înregistrări și informații.

4.2 Software de planificare strategică

Software-ul de planificare strategică oferă companiilor un loc centralizat pentru a defini obiectivele de performanță a afacerii, a colecta date, a urmări progresul, a analiza tendințele și a prezice rezultate. Software-ul colectează automat valorile cheie de performanță din ecosistemul software al unei companii pentru a aduna o înregistrare istorică a performanței anterioare. Factorii de decizie pot analiza tendințele și pot utiliza modelarea predictivă pentru a lua decizii informate cu privire la alocarea viitoare a resurselor.

4.3 Software de planificare a succesiunii

Software-ul de planificare a succesiunii ajută organizațiile să identifice și să dezvolte angajați care pot fi promovați pentru toate domeniile cheie ale companiei. Ajutându-vă afacerea să se promoveze din interior, aceste platforme pot ajuta la reducerea costurilor asociate cu achiziționarea de talente.

4.4 Software de management al forței de muncă

Software-ul de management al forței de muncă ajută companiile să planifice, să urmărească și să gestioneze operațiunile angajaților, cum ar fi programarea și urmărirea timpului și a prezenței. Soluțiile de gestionare a forței de muncă ajută organizațiile să optimizeze programarea personalului actual, să reducă costurile cu forța de muncă și să sporească implicarea angajaților, toate asigurând în același timp conformitatea cu legile muncii aplicabile.

Dacă organizația dvs. nu se confruntă cu o creștere exponențială, vă puteți descurca fără planificarea forței de muncă în termen scurt. Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru a obține numărul ideal de angajați și distribuirea competențelor fără planificarea forței de muncă:

• Creați o organigramă care să includă toate funcțiile postului de care compania dvs. are nevoie pentru a funcționa. Software-ul pentru organigrame, cum ar fi exemplul de mai jos, vă poate ajuta în acest sens.

• Fiți vigilenți pentru semnele de personal insuficient. Nivelurile insuficiente de personal sunt adesea indicate de epuizarea angajaților, moralul scăzut, plângerile clienților și eșecurile mai frecvente ale serviciului.
• Calculați dacă organizația dvs. își permite să angajeze mai mulți angajați. Împărțiți venitul anual la numărul de angajați și împărțiți la 12. Acesta este cât costă în fiecare lună pentru a susține fiecare angajat al organizației dvs.

Surse

1. 2021 Hype Cycle pentru tehnologie de management al capitalului uman, Gartner

2. Posibilitatea de locuri de muncă și nivelul persoanelor care renunță la locul de muncă au atins recorduri în martie, CNBC

3. Planificarea forței de muncă — Cum să utilizați tehnologia pentru a sprijini procesele de planificare, Gartner

4. HR Budget & Staffing Trends 2021, Gartner

5. New Era For Healthcare Workforce Planning, AMN Healthcare

6. Utilizați un cadru de management al talentelor digitale pentru a asigura viitorul forței de muncă din IT, Gartner

7. Crearea de căi pentru forța de muncă de mâine astăzi: dincolo de recalificarea în producție, Deloitte

Notă: Aplicațiile menționate în acest articol sunt exemple pentru a afișa o funcție în context și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări. Ele au fost obținute din surse considerate a fi de încredere la momentul publicării.