Was ist Personalplanung? Beispiele und Tipps für kleine Unternehmen

Laut Gartners 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology ^[1] nimmt der Einsatz von Personalplanung im Personal- und Talentmanagement zu und wird voraussichtlich in den nächsten zwei bis fünf Jahren eine breite Akzeptanz erreichen.

Das Aufkommen dieses Trends kommt zum richtigen Zeitpunkt: Allein in den USA kündigten im März 2022 über 4,5 Millionen Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz ^[2] . Gleichzeitig erreichte die Zahl der offenen Stellen mit 11,55 Millionen ein Rekordhoch, was bedeutet, dass die offenen Stellen die verfügbaren Arbeitskräfte um 5,6 Millionen übersteigen. In Anbetracht dieser Statistiken war es für KMUs noch nie so wichtig, die Personalplanung zu nutzen, wie es jetzt der Fall ist.

Wenn Sie also in Ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen als Personalexperte für die Personalbeschaffung zuständig sind, sollten Sie sich Gedanken über die Strategien und Technologien machen, die Ihr Unternehmen anwenden kann, um für eine stärkere und besser ausgestattete Belegschaft zu sorgen. Wir werden einige wichtige Themen in Bezug auf die Personalplanung durchgehen:

• Was ist Personalplanung?
• Wie können KMU die Personalplanung nutzen?
• Was sind einige Beispiele für Bereiche, die von der Personalplanung profitieren?
• Welche Softwaresysteme unterstützen die Personaleinsatzplanung?
• Was können Sie kurzfristig anstelle von Personaleinsatzplanung verwenden?

Die Personalplanung ist ein Element des strategischen Personalwesens Strategisches HR bezieht sich auf die Planung und Vorkehrungen, die HR-Führungskräfte treffen, wenn sie Ressourcen für HR-Initiativen priorisieren und zuweisen, wie z. B. die Schaffung eines hybriden Arbeitsplatzes oder den Start eines Lern- und Entwicklungsprogramms die den Personalbedarf Ihres Unternehmens in den nächsten zwei bis fünf Jahren antizipiert. Es nutzt Tools wie Angebots- und Nachfrageprognosen, Business Intelligence und prädiktive Modellierung, um den Bedarf an Nachfrage und Ressourcenversorgung zu prognostizieren, und stellt sicher, dass dieser Bedarf durch angemessenes Personal gedeckt werden kann.

Die Personalplanung ist wichtig, weil sie es Ihnen ermöglicht, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Talente effektiv einsetzen und welche Ressourcen für die Rekrutierungsbemühungen wann bereitgestellt werden sollten. Angesichts der heutigen Realität von Marktschwankungen und wirtschaftlicher Unsicherheit müssen HR-Führungskräfte darauf vorbereitet sein, kontinuierliche und effektive Personalplanungsbemühungen zu unterstützen.

Laut Gartner ^[3] kann ein Personalplan strategisch und investitionsorientiert sein, d. h. er ist auf eine ganzheitliche Vision Ihrer zukünftigen Personalziele ausgerichtet, oder taktisch und aktivitätsorientiert , bei dem er sich mehr mit den Schritten befasst, die zum Erreichen erforderlich sind diese Ziele. Die folgende Grafik zeigt verschiedene Beispiele für Personalplanung und wo sie in dieses Spektrum fallen.

Diese Arten der Personalplanung konzentrieren sich auf unterschiedliche Fragestellungen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

• Personaloptimierung: Wie können wir die Zuweisung und Verteilung von Aufgaben und Prozessen optimieren, um die Produktivität und andere Geschäftsergebnisse zu verbessern?
• Optimierung der Personalplanung : Wie können wir die Arbeitszeiten der Mitarbeiter optimieren, um Compliance-Anforderungen und faire Planungsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig sicherzustellen, dass wir die Geschäftsziele erreichen können?
• Operative Personalplanung : Wie können wir die richtige Anzahl und Arten von Ressourcen planen, um unsere prognostizierten Geschäftsziele zu erreichen?
• Organisationsmodellierung und Transformationsmanagement: Wie können wir nach bedeutenden Veränderungen wie Umstrukturierungen Ressourcen auf unsere neue Organisationsstruktur ausrichten?
• Strategische Personalplanung: Was sind die Personalauswirkungen unserer kurz- und langfristigen Unternehmensstrategie? Werden wir die richtigen Fähigkeiten und Ressourcen haben? Wenn nicht, wie könnten wir sie bekommen?

SMBS können die Personalplanung nutzen, um:

• Erhöhen Sie die Mitarbeiterbindung. Workforce-Planning-Strategien wie Karrierepfade richten die Möglichkeiten für das Karrierewachstum der Mitarbeiter an den Talentprioritäten der Organisation aus. Aktuelle Mitarbeiter bei ihren Karrierezielen zu unterstützen, ist eine Möglichkeit, sie an Bord zu halten.
• Verbessern Sie die Rekrutierungsbemühungen. Die Einstellung der richtigen Mitarbeiter spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld. Ein optimierter Bewerbungs- und Vorstellungsprozess ist eine Möglichkeit, dies zu tun.
• Schließen Sie die Qualifikationslücke. Die Investition in Lern- und Entwicklungsinitiativen zur Verbesserung der Fähigkeiten ist das, was Gartner ^[4] eine „Save-to-Invest-Strategie“ nennt, die es Unternehmen ermöglicht, Geld, das sie während der Pandemie bei persönlichen Aktivitäten gespart haben, in neue Initiativen zu investieren.
• Benchmark-Fortschritt. HR-Benchmarks helfen Ihnen, die wichtigsten HR-Metriken Ihres Unternehmens mit denen ähnlicher Unternehmen zu vergleichen. Benchmarking kann auch den Vergleich Ihrer aktuellen Kennzahlen mit Ergebnissen aus früheren Jahren beinhalten.

Laut Gartner ^[1] profitiert die Personalplanung von der Personal- und Finanzabteilung , indem sie einen gemeinsamen Überblick über die aktuelle Belegschaft sowie über die Änderungen bietet, die zur Erreichung strategischer und operativer Geschäftsziele erforderlich sind. Es unterstützt sowohl kurz- als auch langfristige strategische Geschäftsziele wie Erneuerung nach der Pandemie, Standortstrategie und digitale Geschäftstransformation.

Der Personalplanungsprozess kommt auch Branchen zugute, die auf spezialisierte Talentakquise angewiesen sind, wie z. B. Gesundheitswesen, IT und Fertigung . Dies liegt daran, dass es für diese Branchen wichtiger ist, ihre Organisationen mit qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen und einen Plan für bedingte Personalbesetzungen im Falle von Änderungen zu erstellen.

3.1 Personalplanung im Gesundheitswesen

Krankenschwestern und Abteilungsleiter in Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen sind zwei besondere Rollen, die erheblich von der Personalplanung im Gesundheitswesen profitieren würden. Laut Becky Kahn, Senior Vice President of Strategic Accounts and Managed Services bei AMN Healthcare ^[5] , gleicht die Personalplanung im Gesundheitswesen derzeit eher einer „Schätzung [als einer Wissenschaft]“.

„Wenn die Personalplanung im Gesundheitswesen eher eine Wissenschaft sein könnte, würde dies die Belastung der klinischen Manager verringern und gleichzeitig die Effizienz und Patientenversorgung verbessern sowie die Moral der Mitarbeiter verbessern.“

Stattdessen beinhalten aktuelle Praktiken „grobe Schätzungen, die Wiederholung früherer Praktiken und sogar Vermutungen“, was aufgrund der ständigen Notwendigkeit, Lücken zu füllen, am Ende mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Personalplanung im Gesundheitswesen ist zwar verfügbar, aber noch nicht weit verbreitet. Gesundheitsorganisationen könnten jedoch davon profitieren, indem sie zwischen 4 % und 7 % ihrer gesamten Arbeitskosten einsparen, eine angemessene Personalausstattung sicherstellen und Planungsprobleme reduzieren, die andernfalls die Moral der Mitarbeiter beeinträchtigen könnten. ^[5]

3.2 Personalplanung in der IT

Laut Gartner ^[6] hat die Verlagerung nach der Pandemie hin zu Remote-/Hybridarbeit den Wettbewerb um IT-Talente weiter verschärft, was die Personalplanung zu einem klugen Schachzug für IT-Mitarbeiter macht.

Ein Talentmanagement-Framework, wie im oben gezeigten Beispiel, kann IT-Führungskräften helfen, digitale Fähigkeiten und Talentbedarf zu identifizieren und zu priorisieren, Strategien für die Weiterentwicklung dieser Bereiche zu entwickeln und die Belegschaft entsprechend den sich ändernden Geschäftsprioritäten zu entwickeln.

3.3 Personaleinsatzplanung in der Fertigung

Die Fertigung ist eine weitere Branche, in der der Wettbewerb um Talente rapide zugenommen hat. Laut einer Deloitte-Analyse der Daten des US Bureau of Labor Statistics ^[7] führte die COVID-19-Pandemie zum Abbau von rund 1,4 Millionen US-Arbeitsplätzen in der verarbeitenden Industrie. Ungefähr 41 % dieser Arbeitsplätze müssen noch zurückkehren.

Von der Personalplanung können Mitarbeiter in der Fertigung profitieren, indem sie:

• Bereitstellung eines klaren Verständnisses der organisatorischen Bedürfnisse, einschließlich der Frage, wo neue Mitarbeiter benötigt werden und wo die aktuelle Belegschaft weiterqualifiziert werden kann.
• Analysieren von Finanzdaten für eine informierte Haltung, bei der die Personalbesetzung priorisiert werden muss.
• Bildung von Schulungsprogrammen zur Unterstützung der Personalentwicklung für neue und bestehende Mitarbeiter.

Die folgenden Softwaresysteme unterstützen die Personalplanung, indem sie taktische und strategische Personalplanungsaktivitäten verbinden.

4.1 Personalsoftware

Human Resource Software, auch bekannt als Human Resources Information System (HRIS) oder Human Resources Management System (HRMS), hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeitern

Aufzeichnungen und Informationen.

4.2 Strategische Planungssoftware

Strategische Planungssoftware bietet Unternehmen einen zentralen Ort, um geschäftliche Leistungsziele zu definieren, Daten zu sammeln, Fortschritte zu verfolgen, Trends zu analysieren und Ergebnisse vorherzusagen. Die Software sammelt automatisch wichtige Leistungsmetriken aus dem Software-Ökosystem eines Unternehmens, um eine historische Aufzeichnung der vergangenen Leistung zusammenzustellen. Entscheidungsträger können dann Trends analysieren und Vorhersagemodelle verwenden, um fundierte Entscheidungen über die zukünftige Ressourcenzuteilung zu treffen.

4.3 Nachfolgeplanungssoftware

Nachfolgeplanungssoftware hilft Unternehmen, beförderungsfähige Mitarbeiter für alle Schlüsselbereiche im Unternehmen zu identifizieren und zu entwickeln. Indem sie Ihrem Unternehmen helfen, von innen heraus zu werben, können diese Plattformen dazu beitragen, die mit der Talentakquise verbundenen Kosten zu senken.

4.4 Workforce-Management-Software

Workforce-Management-Software unterstützt Unternehmen bei der Planung, Verfolgung und Verwaltung von Mitarbeitervorgängen wie der Planung und Verfolgung von Zeit und Anwesenheit. Workforce-Management-Lösungen helfen Unternehmen, die Einsatzplanung des aktuellen Personals zu optimieren, die Arbeitskosten zu senken und das Mitarbeiterengagement zu steigern, während gleichzeitig die Einhaltung geltender Arbeitsgesetze sichergestellt wird.

Wenn Ihr Unternehmen kein exponentielles Wachstum erlebt, können Sie kurzfristig ohne Personalplanung auskommen. Hier sind einige Best Practices, um Ihre ideale Mitarbeiterzahl und Qualifikationsverteilung ohne Personalplanung zu erreichen:

• Erstellen Sie ein Organigramm, das alle Stellenfunktionen enthält, die Ihr Unternehmen für den Betrieb benötigt. Organigramm-Software, wie das folgende Beispiel, kann Ihnen dabei helfen.

• Achten Sie auf Anzeichen von Personalmangel. Eine unzureichende Personalausstattung zeigt sich häufig in Burnout der Mitarbeiter, niedriger Arbeitsmoral, Kundenbeschwerden und häufigeren Serviceausfällen.
• Berechnen Sie, ob es sich Ihr Unternehmen leisten kann, mehr Mitarbeiter einzustellen. Teilen Sie Ihren Jahresumsatz durch die Anzahl Ihrer Mitarbeiter und teilen Sie ihn durch 12. Das sind die Kosten, die es jeden Monat kostet, jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu unterhalten.

Quellen

1. 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology, Gartner

2. Stellenangebote und die Anzahl der Menschen, die ihre Jobs kündigen, erreichten im März Rekorde, CNBC

3. Workforce Planning – How to Use Technology to Support Planning Processes, Gartner

4. HR Budget & Staffing Trends 2021, Gartner

5. Neue Ära für die Personalplanung im Gesundheitswesen, AMN Healthcare

6. Verwenden Sie ein digitales Talentmanagement-Framework, um die IT-Mitarbeiter zukunftssicher zu machen, Gartner

7. Schon heute Wege für die Arbeitskräfte von morgen schaffen: Beyond Reskilling in Manufacturing, Deloitte

Hinweis: Die in diesem Artikel erwähnten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.