¿Qué es la planificación de la fuerza laboral? Ejemplos y consejos para pequeñas empresas

Según el Hype Cycle 2021 de Gartner para la tecnología de gestión del capital humano ^[1] , el uso de la planificación de la fuerza laboral en la gestión del talento y los recursos humanos va en aumento y se espera que alcance niveles de adopción generalizados en los próximos dos a cinco años.

El surgimiento de esta tendencia es oportuno: solo en los EE. UU., más de 4,5 millones de empleados dejaron sus trabajos en marzo de 2022 ^[2] . Al mismo tiempo, el número de puestos vacantes alcanzó un récord de 11,55 millones, lo que significa que los puestos vacantes superan a los trabajadores disponibles en 5,6 millones. Con estas estadísticas en mente, nunca ha sido más importante para las PYMES aprovechar la planificación de la fuerza laboral que ahora.

Entonces, si es un profesional de recursos humanos a cargo del reclutamiento en su pequeña o mediana organización, querrá comenzar a pensar en las estrategias y la tecnología que su empresa puede adoptar para garantizar una fuerza laboral más sólida y mejor equipada. Repasaremos varios temas importantes con respecto a la planificación de la fuerza laboral:

• ¿Qué es la planificación de la fuerza de trabajo?
• ¿Cómo pueden las PYMES aprovechar la planificación de la fuerza laboral?
• ¿Cuáles son algunos ejemplos de áreas que se benefician de la planificación de la fuerza laboral?
• ¿Qué sistemas de software respaldan la planificación de la fuerza laboral?
• ¿Qué puede usar en lugar de la planificación de la fuerza laboral a corto plazo?

La planificación de la fuerza laboral es un elemento de los recursos humanos estratégicos Recursos humanos estratégicos se refiere a la planificación y las precauciones que toman los líderes de recursos humanos cuando priorizan y asignan recursos a las iniciativas de recursos humanos, como la creación de un lugar de trabajo híbrido o el inicio de un programa de aprendizaje y desarrollo. que anticipa las necesidades de personal de su organización durante los próximos dos a cinco años. Utiliza herramientas como la previsión de oferta y demanda, inteligencia empresarial y modelos predictivos para pronosticar la demanda y las necesidades de suministro de recursos, y garantiza que esas necesidades puedan satisfacerse mediante la dotación de personal adecuada.

La planificación de la fuerza laboral es importante porque le permite tomar mejores decisiones sobre cómo utilizar de manera efectiva el talento que tiene, así como qué recursos deben asignarse a los esfuerzos de reclutamiento y cuándo. Dada la realidad actual de las fluctuaciones del mercado y la incertidumbre económica, los líderes de recursos humanos deben estar preparados para respaldar los esfuerzos continuos y efectivos de planificación de la fuerza laboral.

Según Gartner ^[3] , un plan de fuerza laboral puede ser estratégico y centrado en la inversión , lo que significa que está orientado hacia una visión holística de los objetivos futuros de la fuerza laboral, o táctico y centrado en la actividad , en el que se preocupa más por los pasos necesarios para alcanzar esos objetivos. El siguiente gráfico muestra diferentes ejemplos de planificación de la fuerza laboral y dónde se ubican dentro de este espectro.

Estos tipos de planificación de la fuerza laboral se enfocan en diferentes conjuntos de preguntas, como se describe en la siguiente tabla:

• Optimización de la fuerza laboral: ¿Cómo podemos optimizar la asignación y distribución de tareas y procesos para mejorar la productividad y otros resultados comerciales?
• Optimización de la programación de la fuerza laboral: ¿Cómo podemos optimizar los horarios de los empleados para cumplir con las necesidades de programación justa y de cumplimiento mientras nos aseguramos de que podemos alcanzar los objetivos comerciales?
• Planificación operativa de la fuerza laboral : ¿Cómo podemos planificar la cantidad y los tipos correctos de recursos para alcanzar nuestros objetivos comerciales proyectados?
• Modelado de la organización y gestión de la transformación: ¿Cómo podemos alinear los recursos con nuestra nueva estructura organizativa después de cambios significativos como la reestructuración?
• Planificación estratégica de la fuerza laboral: ¿Cuáles son las implicaciones para la fuerza laboral de nuestra estrategia organizacional a corto y largo plazo? ¿Tendremos las habilidades y los recursos adecuados? Si no, ¿cómo podríamos conseguirlos?

SMBS puede aprovechar la planificación de la fuerza laboral para:

• Aumentar la retención de empleados. Las estrategias de planificación de la fuerza laboral, como la orientación profesional, alinean las oportunidades para el crecimiento profesional de los empleados con las prioridades de talento de la organización. Apoyar a los empleados actuales en sus objetivos profesionales es una forma de mantenerlos a bordo.
• Mejorar los esfuerzos de reclutamiento. Contratar a las personas adecuadas le ahorra tiempo y dinero a su negocio. Tener un proceso simplificado de solicitud y entrevista es una forma de hacerlo.
• Cerrar la brecha de habilidades. Invertir en iniciativas de aprendizaje y desarrollo para mejorar los conjuntos de habilidades es lo que Gartner ^[4] llama una "estrategia de ahorrar para invertir", que permite a las empresas invertir el dinero que ahorraron en actividades presenciales durante la pandemia en nuevas iniciativas.
• Progreso de referencia. Los puntos de referencia de recursos humanos lo ayudan a comparar las métricas de recursos humanos clave de su organización con las de empresas similares. La evaluación comparativa también puede implicar comparar sus métricas actuales con los resultados de años anteriores.

Según Gartner ^[1] , la planificación de la fuerza laboral beneficia a los departamentos de recursos humanos y finanzas al proporcionar una visión compartida de la fuerza laboral actual, así como los cambios que deben ocurrir para cumplir con los objetivos comerciales operativos y estratégicos. Admite objetivos comerciales estratégicos a corto y largo plazo, como la renovación posterior a la pandemia, la estrategia de ubicación y la transformación comercial digital.

El proceso de planificación de la fuerza laboral también beneficia a las industrias que dependen de la adquisición de talento especializado, como atención médica, TI y manufactura . Esto se debe a que es más crítico para estas industrias mantener sus organizaciones dotadas de empleados calificados y crear un plan para la dotación de personal eventual en caso de cambio.

3.1 Planificación de la fuerza laboral en el cuidado de la salud

Las enfermeras y los gerentes de unidad en hospitales y otras instalaciones de atención médica son dos roles particulares que se beneficiarían significativamente de la planificación de la fuerza laboral de atención médica. Según Becky Kahn, vicepresidenta sénior de Cuentas Estratégicas y Servicios Administrados de AMN Healthcare ^[5] , la planificación de la fuerza laboral en el cuidado de la salud es actualmente más parecida a "una estimación [que una ciencia]".

“Si la planificación de la fuerza laboral de atención médica pudiera ser más una ciencia, reduciría la carga de los administradores clínicos al tiempo que mejoraría la eficiencia y la atención al paciente, además de mejorar la moral del personal”.

En cambio, las prácticas actuales implican "estimaciones aproximadas, repetición de prácticas anteriores e incluso conjeturas", lo que puede terminar consumiendo más tiempo debido a la necesidad constante de llenar los vacíos.

Si bien la planificación de la fuerza laboral en el cuidado de la salud está disponible, aún no se usa ampliamente. Sin embargo, podría beneficiar a las organizaciones de atención médica al ahorrar entre un 4 % y un 7 % de su gasto total en mano de obra, garantizar una dotación de personal adecuada y reducir los problemas de programación que, de otro modo, podrían dañar la moral del personal. ^[5]

3.2 Planificación de la fuerza laboral en TI

Según Gartner ^[6] , el cambio posterior a la pandemia hacia el trabajo remoto/híbrido ha aumentado aún más la competencia por el talento de TI, lo que hace que la planificación de la fuerza laboral sea un movimiento inteligente para quienes están en TI.

El marco de gestión del talento, como en el ejemplo que se muestra arriba, puede ayudar a los líderes de TI a identificar y priorizar las habilidades digitales y las necesidades de talento, diseñar estrategias para que estas áreas evolucionen y desarrollar la fuerza laboral de acuerdo con las cambiantes prioridades comerciales.

3.3 Planificación de la mano de obra en la fabricación

La fabricación es otra industria en la que la competencia por el talento ha aumentado rápidamente. La pandemia de COVID-19 resultó en la eliminación de alrededor de 1,4 millones de empleos en la industria manufacturera de EE. UU., según un análisis de Deloitte de los datos de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. ^[7] . Aproximadamente el 41% de esos trabajos aún no han regresado.

La planificación de la fuerza laboral puede beneficiar a aquellos en la fabricación al:

• Proporcionar una comprensión clara de las necesidades de la organización, incluso dónde se necesitan nuevos empleados y dónde se puede mejorar la fuerza laboral actual.
• Analizar datos financieros para una postura informada sobre qué personal debe priorizar.
• Formar programas de capacitación para apoyar el desarrollo de la fuerza laboral tanto para los empleados nuevos como para los existentes.

Los siguientes sistemas de software respaldan la planificación de la fuerza laboral conectando las actividades de planificación táctica y estratégica de la fuerza laboral.

4.1 Software de recursos humanos

El software de recursos humanos, también conocido como Sistema de información de recursos humanos (HRIS) o Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS), ayuda a las organizaciones a administrar los empleados

registros e información.

4.2 Software de planificación estratégica

El software de planificación estratégica brinda a las empresas un lugar centralizado para definir objetivos de rendimiento comercial, recopilar datos, realizar un seguimiento del progreso, analizar tendencias y predecir resultados. El software recopila automáticamente métricas de rendimiento clave del ecosistema de software de una empresa para crear un registro histórico del rendimiento anterior. Los tomadores de decisiones pueden luego analizar tendencias y usar modelos predictivos para tomar decisiones informadas sobre la futura asignación de recursos.

4.3 Software de planificación de la sucesión

El software de planificación de la sucesión ayuda a las organizaciones a identificar y desarrollar empleados promocionables para todas las áreas clave de la empresa. Al ayudar a su negocio a promocionarse desde adentro, estas plataformas pueden ayudar a reducir los costos asociados con la adquisición de talento.

4.4 Software de gestión de personal

El software de administración de la fuerza laboral ayuda a las empresas a planificar, rastrear y administrar las operaciones de los empleados, como la programación y el seguimiento del tiempo y la asistencia. Las soluciones de administración de la fuerza laboral ayudan a las organizaciones a optimizar la programación del personal actual, reducir los costos laborales y aumentar el compromiso de los empleados, al tiempo que garantizan el cumplimiento de las leyes laborales aplicables.

Si su organización no está experimentando un crecimiento exponencial, puede prescindir de la planificación de la fuerza laboral a corto plazo. Estas son algunas de las mejores prácticas para lograr su plantilla ideal y distribución de habilidades sin planificación de la fuerza laboral:

• Cree un organigrama que incluya todas las funciones laborales que su empresa necesita para operar. El software de organigrama, como el ejemplo a continuación, puede ayudarlo con esto.

• Esté atento a las señales de personal insuficiente. Los niveles de dotación de personal insuficientes a menudo se indican por el agotamiento de los empleados, la baja moral, las quejas de los clientes y fallas de servicio más frecuentes.
• Calcule si su organización puede permitirse contratar más empleados. Divida sus ingresos anuales por el número de empleados y divídalo por 12. Esto es lo que cuesta cada mes mantener a cada empleado en su organización.

Fuentes

1. Hype Cycle 2021 para la tecnología de gestión del capital humano, Gartner

2. Las vacantes laborales y el nivel de personas que renuncian a sus trabajos alcanzaron récords en marzo, CNBC

3. Planificación de la fuerza laboral: cómo usar la tecnología para respaldar los procesos de planificación, Gartner

4. Presupuesto de recursos humanos y tendencias de dotación de personal 2021, Gartner

5. Nueva era para la planificación de la fuerza laboral de atención médica, AMN Healthcare

6. Use un marco de gestión de talento digital para preparar a la fuerza laboral de TI para el futuro, Gartner

7. Creando caminos para la fuerza laboral del mañana hoy: más allá de la readaptación en la fabricación, Deloitte

Nota: Las aplicaciones mencionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una característica en contexto y no pretenden ser respaldos o recomendaciones. Se han obtenido de fuentes que se creían fiables en el momento de la publicación.