ما هو تخطيط القوى العاملة؟ أمثلة ونصائح للشركات الصغيرة

وفقًا لـ Gartner's 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology ^[1] ، فإن استخدام تخطيط القوى العاملة في الموارد البشرية وإدارة المواهب آخذ في الازدياد ومن المتوقع أن يصل إلى مستويات اعتماد واسعة النطاق في السنتين إلى الخمس سنوات القادمة.

جاء ظهور هذا الاتجاه في توقيت جيد: في الولايات المتحدة وحدها ، ترك أكثر من 4.5 مليون موظف وظائفهم في مارس 2022 ^[2] . في الوقت نفسه ، سجل عدد الوظائف المفتوحة رقماً قياسياً بلغ 11.55 مليوناً ، مما يعني أن الوظائف المفتوحة تفوق عدد العمال المتاحين بمقدار 5.6 مليون. مع وضع هذه الإحصائيات في الاعتبار ، لم تكن الشركات الصغيرة والمتوسطة أكثر أهمية من أي وقت مضى للاستفادة من تخطيط القوى العاملة مما هي عليه الآن.

لذلك إذا كنت محترفًا في مجال الموارد البشرية ومسؤولًا عن التوظيف في مؤسستك الصغيرة والمتوسطة الحجم ، فستحتاج إلى البدء في التفكير في الاستراتيجيات والتكنولوجيا التي يمكن لشركتك اعتمادها لضمان قوة عاملة أقوى وأفضل تجهيزًا. سنناقش عدة مواضيع مهمة فيما يتعلق بتخطيط القوى العاملة:

• ما هو تخطيط القوى العاملة؟
• كيف يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الاستفادة من تخطيط القوى العاملة؟
• ما هي بعض الأمثلة على المجالات التي تستفيد من تخطيط القوى العاملة؟
• ما هي أنظمة البرامج التي تدعم تخطيط القوى العاملة؟
• ما الذي يمكنك استخدامه بدلاً من تخطيط القوى العاملة على المدى القريب؟

تخطيط القوى العاملة هو عنصر من عناصر الموارد البشرية الاستراتيجية تشير الموارد البشرية الإستراتيجية إلى التخطيط والاحتياطات التي يتخذها قادة الموارد البشرية عند تحديد الأولويات وتخصيص الموارد لمبادرات الموارد البشرية ، مثل إنشاء مكان عمل مختلط أو بدء برنامج التعلم والتطوير التي تتوقع احتياجات التوظيف في مؤسستك على مدار العامين إلى الخمس سنوات القادمة. يستخدم أدوات مثل التنبؤ بالعرض والطلب ، وذكاء الأعمال ، والنمذجة التنبؤية للتنبؤ بالطلب واحتياجات العرض من الموارد ، ويضمن إمكانية تلبية هذه الاحتياجات من خلال التوظيف المناسب.

يعد تخطيط القوى العاملة أمرًا مهمًا لأنه يسمح لك باتخاذ قرارات أفضل حول كيفية استخدام المواهب لديك بشكل فعال ، بالإضافة إلى الموارد التي يجب تخصيصها لجهود التوظيف ومتى. نظرًا للواقع الحالي لتقلبات السوق وعدم اليقين الاقتصادي ، يحتاج قادة الموارد البشرية إلى الاستعداد لدعم جهود تخطيط القوى العاملة المستمرة والفعالة.

وفقًا لـ Gartner ^[3] ، يمكن أن تكون خطة القوى العاملة إستراتيجية ومركزة على الاستثمار ، مما يعني أنها موجهة نحو رؤية شاملة لأهداف القوة العاملة المستقبلية ، أو تكتيكية ومركزة على النشاط ، حيث تهتم أكثر بالخطوات التي تتخذها للوصول إلى تلك الأهداف. يوضح الرسم أدناه أمثلة مختلفة لتخطيط القوى العاملة وأين تقع على طول هذا النطاق.

تركز هذه الأنواع من تخطيط القوى العاملة على مجموعات مختلفة من الأسئلة ، كما هو موضح في الجدول أدناه:

• تحسين القوى العاملة: كيف يمكننا تحسين تعيين وتوزيع المهام والعمليات لتحسين الإنتاجية ونتائج الأعمال الأخرى؟
• تحسين جدولة القوى العاملة: كيف يمكننا تحسين جداول الموظفين لتلبية احتياجات الامتثال والجدولة العادلة مع ضمان قدرتنا على تحقيق أهداف العمل؟
• تخطيط القوى العاملة التشغيلية : كيف يمكننا التخطيط للعدد الصحيح وأنواع الموارد لتحقيق أهداف أعمالنا المتوقعة؟
• نمذجة المنظمة وإدارة التحول: كيف يمكننا مواءمة الموارد مع هيكلنا التنظيمي الجديد بعد تغييرات مهمة مثل إعادة الهيكلة؟
• التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة: ما هي الآثار المترتبة على القوة العاملة لاستراتيجيتنا التنظيمية قصيرة وطويلة الأجل؟ هل سنمتلك المهارات والموارد المناسبة؟ إذا لم يكن كذلك ، فكيف يمكننا الحصول عليها؟

يمكن أن تستفيد SMBS من تخطيط القوى العاملة من أجل:

• زيادة الاحتفاظ بالموظفين. تعمل استراتيجيات تخطيط القوى العاملة مثل المسار الوظيفي على مواءمة فرص النمو الوظيفي للموظف مع أولويات المواهب التنظيمية. يعد دعم الموظفين الحاليين في تحقيق أهدافهم المهنية إحدى الطرق لإبقائهم في الخدمة.
• تحسين جهود التوظيف. إن توظيف الأشخاص المناسبين يوفر وقت عملك وأموالك. يعد وجود عملية التقديم والمقابلة المبسطة إحدى الطرق للقيام بذلك.
• سد فجوة المهارات. الاستثمار في مبادرات التعلم والتطوير لتعزيز مجموعات المهارات هو ما تسميه جارتنر ^[4] "استراتيجية الادخار للاستثمار" ، والتي تسمح للشركات باستثمار الأموال التي وفرتها في الأنشطة الشخصية أثناء الوباء في مبادرات جديدة.
• التقدم المعياري. تساعدك معايير الموارد البشرية على مقارنة مقاييس الموارد البشرية الرئيسية لمؤسستك بتلك الموجودة في الشركات المماثلة. يمكن أن تتضمن المقارنة المعيارية أيضًا مقارنة مقاييسك الحالية بنتائج السنوات السابقة.

وفقًا لـ Gartner ^[1] ، يفيد تخطيط القوى العاملة العاملين في الموارد البشرية والتمويل من خلال توفير رؤية مشتركة للقوى العاملة الحالية ، فضلاً عن التغييرات التي يجب أن تحدث لتلبية أهداف العمل الاستراتيجية والتشغيلية. وهو يدعم كلاً من أهداف الأعمال الاستراتيجية قصيرة وطويلة الأجل مثل التجديد بعد الجائحة ، واستراتيجية الموقع ، وتحويل الأعمال الرقمية.

تفيد عملية تخطيط القوى العاملة أيضًا الصناعات التي تعتمد على اكتساب المواهب المتخصصة ، مثل الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات والتصنيع . هذا لأنه من الأهمية بمكان لهذه الصناعات أن تبقي مؤسساتها مزودة بموظفين مؤهلين ، وأن تضع خطة للتوظيف المؤقت في حالة التغيير.

3.1 تخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية

الممرضات ومديرو الوحدات في المستشفيات ومنشآت الرعاية الصحية الأخرى هما دورين خاصين من شأنه أن يستفيد بشكل كبير من تخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية. وفقًا لبيكي كان ، نائب الرئيس الأول للحسابات الإستراتيجية والخدمات المُدارة في AMN Healthcare ^[5] ، فإن تخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية حاليًا أقرب إلى "التخمين [أكثر من العلم]."

"إذا كان تخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية يمكن أن يكون أكثر من مجرد علم ، فسيقلل العبء على المديرين السريريين مع تعزيز الكفاءة ورعاية المرضى ، فضلاً عن تحسين معنويات الموظفين."

بدلاً من ذلك ، تتضمن الممارسات الحالية "تقديرات تقريبية ، وتكرار الممارسات السابقة ، وحتى العمل التخميني" ، والتي يمكن أن تنتهي باستهلاك المزيد من الوقت بسبب الحاجة المستمرة لسد الفجوات.

بينما يتوفر تخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية ، إلا أنه لم يتم استخدامه على نطاق واسع بعد. ومع ذلك ، يمكن أن تفيد مؤسسات الرعاية الصحية من خلال توفير ما بين 4 ٪ و 7 ٪ من إجمالي إنفاق العمالة ، وضمان التوظيف المناسب ، وتقليل مشكلات الجدولة التي يمكن أن تضر بمعنويات الموظفين. ^[5]

3.2 تخطيط القوى العاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات

وفقًا لـ Gartner ^[6] ، أدى التحول بعد الوباء نحو العمل عن بُعد / الهجين إلى زيادة المنافسة على مواهب تكنولوجيا المعلومات ، مما يجعل تخطيط القوى العاملة خطوة ذكية لأولئك العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات.

يمكن أن يساعد إطار إدارة المواهب ، كما في المثال الموضح أعلاه ، قادة تكنولوجيا المعلومات على تحديد المهارات الرقمية واحتياجات المواهب وتحديد أولوياتها ، ووضع استراتيجيات لهذه المجالات للتطور ، وتطوير القوى العاملة بما يتماشى مع أولويات العمل المتغيرة.

3.3 تخطيط القوى العاملة في التصنيع

التصنيع هو صناعة أخرى حيث زادت المنافسة على المواهب بسرعة. أدى وباء COVID-19 إلى القضاء على حوالي 1.4 مليون وظيفة صناعية في الولايات المتحدة ، وفقًا لتحليل Deloitte لبيانات مكتب الولايات المتحدة لإحصاءات العمل ^[7] . ما يقرب من 41 ٪ من هذه الوظائف لم يعودوا بعد.

يمكن أن يفيد تخطيط القوى العاملة العاملين في التصنيع من خلال:

• توفير فهم واضح للاحتياجات التنظيمية ، بما في ذلك حيث تكون هناك حاجة إلى موظفين جدد ، وحيث يمكن زيادة مهارات القوى العاملة الحالية.
• تحليل البيانات المالية للحصول على موقف مستنير يحتاج التوظيف إلى تحديد الأولويات.
• تشكيل برامج تدريبية لدعم تطوير القوى العاملة لكل من الموظفين الحاليين والجدد.

تدعم أنظمة البرامج التالية تخطيط القوى العاملة من خلال ربط أنشطة تخطيط القوى العاملة التكتيكية والاستراتيجية.

4.1 برمجيات الموارد البشرية

يساعد برنامج الموارد البشرية ، المعروف أيضًا باسم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) ، المؤسسات على إدارة الموظفين

السجلات والمعلومات.

4.2 برمجيات التخطيط الاستراتيجي

يمنح برنامج التخطيط الاستراتيجي الشركات مكانًا مركزيًا لتحديد أهداف أداء الأعمال ، وجمع البيانات ، وتتبع التقدم ، وتحليل الاتجاهات ، والتنبؤ بالنتائج. يجمع البرنامج تلقائيًا مقاييس الأداء الرئيسية من النظام البيئي لبرامج الأعمال لتجميع سجل تاريخي للأداء السابق. يمكن لصانعي القرار بعد ذلك تحليل الاتجاهات واستخدام النمذجة التنبؤية لاتخاذ قرارات مستنيرة حول تخصيص الموارد في المستقبل.

4.3 برمجيات تخطيط التعاقب

يساعد برنامج تخطيط التعاقب المؤسسات على تحديد وتطوير موظفين قابلين للترقية لجميع المجالات الرئيسية في الشركة. من خلال مساعدة عملك على الترويج من الداخل ، يمكن أن تساعد هذه المنصات في تقليل التكاليف المرتبطة باكتساب المواهب.

4.4 برمجيات إدارة القوى العاملة

يساعد برنامج إدارة القوى العاملة الشركات على تخطيط وتتبع وإدارة عمليات الموظفين مثل الجدولة وتتبع الوقت والحضور. تساعد حلول إدارة القوى العاملة المؤسسات على تحسين جدولة الموظفين الحاليين ، وتقليل تكاليف العمالة ، وزيادة مشاركة الموظفين ، مع ضمان الامتثال لقوانين العمل المعمول بها.

إذا كانت مؤسستك لا تشهد نموًا أسيًا ، فيمكنك تدبير أمورها دون تخطيط القوى العاملة على المدى القريب. فيما يلي بعض أفضل الممارسات لتحقيق العدد المثالي للموظفين وتوزيع المهارات دون تخطيط للقوى العاملة:

• قم بإنشاء مخطط تنظيمي يتضمن جميع وظائف الوظيفة التي تحتاج شركتك لتشغيلها. يمكن أن يساعدك برنامج المخطط التنظيمي ، مثل المثال أدناه ، في هذا الأمر.

• كن يقظًا لعلامات عدم كفاية الموظفين. غالبًا ما يتم الإشارة إلى مستويات التوظيف غير الكافية من خلال نضوب الموظفين وانخفاض الروح المعنوية وشكاوى العملاء وفشل الخدمة بشكل متكرر.
• احسب ما إذا كانت مؤسستك قادرة على توظيف المزيد من الموظفين. اقسم إيراداتك السنوية على عدد موظفيك ، واقسم على 12. هذا هو ما تكلفه كل شهر للحفاظ على كل موظف في مؤسستك.

مصادر

1. 2021 Hype Cycle لتكنولوجيا إدارة رأس المال البشري ، Gartner

2. فرص العمل ومستوى الأشخاص الذين تركوا وظائفهم وصلت إلى السجلات في مارس ، سي إن بي سي

3. تخطيط القوى العاملة - كيفية استخدام التكنولوجيا لدعم عمليات التخطيط ، جارتنر

4. ميزانية الموارد البشرية واتجاهات التوظيف 2021 ، جارتنر

5. العصر الجديد لتخطيط القوى العاملة في مجال الرعاية الصحية ، AMN للرعاية الصحية

6. استخدم إطار عمل إدارة المواهب الرقمية لإثبات القوى العاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات في المستقبل ، Gartner

7. خلق مسارات للقوى العاملة في المستقبل اليوم: ما بعد إعادة تشكيل المهارات في التصنيع ، ديلويت

ملاحظة: التطبيقات المذكورة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.