O que é Planejamento da Força de Trabalho? Exemplos e dicas para pequenas empresas

De acordo com o Hype Cycle for Human Capital Management Technology de 2021 do Gartner ^[1] , o uso do planejamento da força de trabalho em recursos humanos e gestão de talentos está aumentando e espera-se que atinja níveis de adoção generalizados nos próximos dois a cinco anos.

O surgimento dessa tendência é oportuno: somente nos EUA, mais de 4,5 milhões de funcionários deixaram seus empregos em março de 2022 ^[2] . Ao mesmo tempo, o número de empregos em aberto atingiu um recorde de 11,55 milhões, o que significa que as vagas em aberto excedem os trabalhadores disponíveis em 5,6 milhões. Com essas estatísticas em mente, nunca foi tão importante para as PMEs alavancar o planejamento da força de trabalho do que agora.

Portanto, se você é um profissional de recursos humanos responsável pelo recrutamento em sua organização de pequeno e médio porte, deve começar a pensar nas estratégias e na tecnologia que sua empresa pode adotar para garantir uma força de trabalho mais forte e melhor equipada. Abordaremos vários tópicos importantes em relação ao planejamento da força de trabalho:

• O que é o planejamento da força de trabalho?
• Como as PMEs podem alavancar o planejamento da força de trabalho?
• Quais são alguns exemplos de áreas que se beneficiam do planejamento da força de trabalho?
• Quais sistemas de software suportam o planejamento da força de trabalho?
• O que você pode usar em vez do planejamento da força de trabalho no curto prazo?

O planejamento da força de trabalho é um elemento de recursos humanos estratégicos O RH estratégico refere-se ao planejamento e às precauções tomadas pelos líderes de RH ao priorizar e alocar recursos para iniciativas de RH, como criar um local de trabalho híbrido ou iniciar um programa de aprendizado e desenvolvimento que antecipa as necessidades de pessoal da sua organização nos próximos dois a cinco anos. Ele utiliza ferramentas como previsão de oferta e demanda, inteligência de negócios e modelagem preditiva para prever as necessidades de demanda e fornecimento de recursos e garante que essas necessidades possam ser atendidas por meio de pessoal adequado.

O planejamento da força de trabalho é importante porque permite que você tome melhores decisões sobre como usar efetivamente o talento que possui, bem como quais recursos devem ser alocados para os esforços de recrutamento e quando. Dada a realidade atual de flutuações de mercado e incerteza econômica, os líderes de RH precisam estar preparados para apoiar os esforços contínuos e eficazes de planejamento da força de trabalho.

De acordo com o Gartner ^[3] , um plano de força de trabalho pode ser estratégico e focado em investimentos , ou seja, voltado para uma visão holística de seus objetivos futuros de força de trabalho, ou tático e focado em atividades , no qual está mais preocupado com os passos necessários para alcançar esses objetivos. O gráfico abaixo mostra diferentes exemplos de planejamento da força de trabalho e onde eles se enquadram nesse espectro.

Esses tipos de planejamento da força de trabalho se concentram em diferentes conjuntos de perguntas, conforme descrito na tabela abaixo:

• Otimização da força de trabalho: Como podemos otimizar a atribuição e distribuição de tarefas e processos para melhorar a produtividade e outros resultados de negócios?
• Otimização do agendamento da força de trabalho: como podemos otimizar os agendamentos dos funcionários para atender às necessidades de conformidade e agendamento justo, garantindo que possamos atingir as metas de negócios?
• Planejamento operacional da força de trabalho : como podemos planejar o número e os tipos certos de recursos para atingir nossas metas de negócios projetadas?
• Modelagem da organização e gestão da transformação: Como podemos alinhar os recursos à nossa nova estrutura organizacional após mudanças significativas, como a reestruturação?
• Planejamento estratégico da força de trabalho: Quais são as implicações da força de trabalho de nossa estratégia organizacional de curto e longo prazo? Teremos as habilidades e os recursos certos? Se não, como poderíamos obtê-los?

O SMBS pode alavancar o planejamento da força de trabalho para:

• Aumente a retenção de funcionários. As estratégias de planejamento da força de trabalho, como o plano de carreira, alinham as oportunidades de crescimento na carreira dos funcionários com as prioridades de talentos organizacionais. Apoiar os funcionários atuais em seus objetivos de carreira é uma maneira de mantê-los a bordo.
• Melhorar os esforços de recrutamento. Contratar as pessoas certas economiza tempo e dinheiro do seu negócio. Ter um processo simplificado de inscrição e entrevista é uma maneira de fazer isso.
• Feche a lacuna de habilidades. Investir em iniciativas de aprendizado e desenvolvimento para aprimorar conjuntos de habilidades é o que o Gartner ^[4] chama de “estratégia de economizar para investir”, que permite que as empresas invistam o dinheiro que economizaram em atividades presenciais durante a pandemia em novas iniciativas.
• Progresso de referência. Os benchmarks de RH ajudam você a comparar as principais métricas de RH de sua organização com as de negócios semelhantes. O benchmarking também pode envolver a comparação de suas métricas atuais com os resultados de anos anteriores.

De acordo com Gartner ^[1] , o planejamento da força de trabalho beneficia aqueles em RH e finanças , fornecendo uma visão compartilhada da força de trabalho atual, bem como as mudanças que devem ocorrer para atender aos objetivos estratégicos e operacionais do negócio. Ele suporta objetivos estratégicos de negócios de curto e longo prazo, como renovação pós-pandemia, estratégia de localização e transformação digital de negócios.

O processo de planejamento da força de trabalho também beneficia os setores que dependem da aquisição de talentos especializados, como saúde, TI e manufatura . Isso ocorre porque é mais importante para esses setores manter suas organizações com funcionários qualificados e criar um plano para pessoal temporário em caso de mudança.

3.1 Planejamento da força de trabalho na área da saúde

Enfermeiros e gerentes de unidade em hospitais e outras unidades de saúde são duas funções específicas que se beneficiariam significativamente do planejamento da força de trabalho de saúde. De acordo com Becky Kahn, vice-presidente sênior de contas estratégicas e serviços gerenciados da AMN Healthcare ^[5] , o planejamento da força de trabalho na área da saúde é atualmente mais parecido com “uma estimativa [do que uma ciência]”.

“Se o planejamento da força de trabalho de saúde pudesse ser mais uma ciência, reduziria a carga sobre os gerentes clínicos, aumentando a eficiência e o atendimento ao paciente, além de melhorar o moral da equipe”.

Em vez disso, as práticas atuais envolvem “estimativas aproximadas, repetição de práticas anteriores e até trabalho de adivinhação”, o que pode acabar consumindo mais tempo devido à necessidade constante de preencher lacunas.

Embora o planejamento da força de trabalho na área da saúde esteja disponível, ainda não é amplamente utilizado. No entanto, pode beneficiar as organizações de saúde, economizando entre 4% e 7% de seus gastos totais com mão de obra, garantindo uma equipe adequada e reduzindo os problemas de agendamento que podem prejudicar o moral da equipe. ^[5]

3.2 Planejamento da força de trabalho em TI

De acordo com o Gartner ^[6] , a mudança pós-pandemia para o trabalho remoto/híbrido aumentou ainda mais a competição por talentos de TI, tornando o planejamento da força de trabalho uma jogada inteligente para aqueles em TI.

A estrutura de gerenciamento de talentos, como no exemplo mostrado acima, pode ajudar os líderes de TI a identificar e priorizar as habilidades digitais e as necessidades de talentos, elaborar estratégias para que essas áreas evoluam e desenvolver a força de trabalho de acordo com as mudanças nas prioridades de negócios.

3.3 Planejamento da força de trabalho na fabricação

A manufatura é outra indústria em que a competição por talentos aumentou rapidamente. A pandemia do COVID-19 resultou na eliminação de cerca de 1,4 milhão de empregos industriais nos EUA, de acordo com uma análise da Deloitte dos dados do Bureau of Labor Statistics dos EUA ^[7] . Aproximadamente 41% desses empregos ainda não retornaram.

O planejamento da força de trabalho pode beneficiar os fabricantes ao:

• Fornecer uma compreensão clara das necessidades organizacionais, incluindo onde novos funcionários são necessários e onde a força de trabalho atual pode ser aprimorada.
• Analisar dados financeiros para uma postura informada sobre qual equipe precisa priorizar.
• Formação de programas de treinamento para apoiar o desenvolvimento da força de trabalho para funcionários novos e existentes.

Os sistemas de software a seguir suportam o planejamento da força de trabalho conectando atividades de planejamento tático e estratégico da força de trabalho.

4.1 Software de recursos humanos

O software de recursos humanos, também conhecido como Human Resources Information System (HRIS) ou Human Resources Management System (HRMS), ajuda as organizações a gerenciar funcionários

registros e informações.

4.2 Software de planejamento estratégico

O software de planejamento estratégico oferece às empresas um local centralizado para definir objetivos de desempenho de negócios, coletar dados, acompanhar o progresso, analisar tendências e prever resultados. O software coleta automaticamente as principais métricas de desempenho do ecossistema de software de uma empresa para montar um registro histórico do desempenho anterior. Os tomadores de decisão podem então analisar tendências e usar modelagem preditiva para tomar decisões informadas sobre a futura alocação de recursos.

4.3 Software de planejamento de sucessão

O software de planejamento de sucessão ajuda as organizações a identificar e desenvolver funcionários promocionáveis ​​para todas as áreas-chave da empresa. Ao ajudar sua empresa a promover a partir de dentro, essas plataformas podem ajudar a reduzir os custos associados à aquisição de talentos.

4.4 Software de gerenciamento de força de trabalho

O software de gerenciamento de força de trabalho ajuda as empresas a planejar, rastrear e gerenciar as operações dos funcionários, como agendamento e controle de tempo e presença. As soluções de gerenciamento da força de trabalho ajudam as organizações a otimizar o agendamento da equipe atual, reduzir custos trabalhistas e aumentar o envolvimento dos funcionários, garantindo a conformidade com as leis trabalhistas aplicáveis.

Se sua organização não está passando por um crescimento exponencial, você pode sobreviver sem planejamento da força de trabalho no curto prazo. Aqui estão algumas práticas recomendadas para alcançar seu número ideal de funcionários e distribuição de habilidades sem planejamento da força de trabalho:

• Crie um organograma que inclua todas as funções de trabalho que sua empresa precisa para operar. O software de organograma, como o exemplo abaixo, pode ajudá-lo com isso.

• Esteja atento a sinais de pessoal insuficiente. Níveis insuficientes de pessoal são frequentemente indicados pelo esgotamento dos funcionários, baixa moral, reclamações de clientes e falhas de serviço mais frequentes.
• Calcule se sua organização pode contratar mais funcionários. Divida sua receita anual pelo número de funcionários e divida por 12. Esse é o custo mensal para sustentar cada funcionário em sua organização.

Fontes

1. Ciclo Hype 2021 para Tecnologia de Gestão de Capital Humano, Gartner

2. As vagas de emprego e o nível de pessoas que deixaram seus empregos atingiram recordes em março, CNBC

3. Planejamento da força de trabalho — Como usar a tecnologia para apoiar os processos de planejamento, Gartner

4. Tendências de Orçamento e Pessoal de RH 2021, Gartner

5. Nova Era para o Planejamento da Força de Trabalho em Saúde, AMN Healthcare

6. Use uma estrutura de gerenciamento de talentos digitais para preparar a força de trabalho de TI para o futuro, Gartner

7. Criando caminhos para a força de trabalho de amanhã hoje: além da requalificação na manufatura, Deloitte

Observação: os aplicativos mencionados neste artigo são exemplos para mostrar um recurso no contexto e não se destinam a endossos ou recomendações. Eles foram obtidos de fontes consideradas confiáveis ​​no momento da publicação.