Apa itu Perencanaan Tenaga Kerja? Contoh dan Tip untuk Usaha Kecil

Menurut Gartner's 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology ^[1] , penggunaan perencanaan tenaga kerja dalam manajemen sumber daya manusia dan bakat sedang meningkat dan diperkirakan akan mencapai tingkat adopsi yang luas dalam dua hingga lima tahun ke depan.

Munculnya tren ini tepat waktu: Di AS saja, lebih dari 4,5 juta karyawan meninggalkan pekerjaan mereka pada Maret 2022 ^[2] . Pada saat yang sama, jumlah pekerjaan terbuka mencapai rekor tertinggi 11,55 juta, yang berarti posisi terbuka melebihi pekerja yang tersedia sebesar 5,6 juta. Dengan mempertimbangkan statistik ini, sangat penting bagi UKM untuk meningkatkan perencanaan tenaga kerja daripada sekarang.

Jadi, jika Anda seorang profesional sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas rekrutmen di organisasi kecil hingga menengah Anda, Anda harus mulai memikirkan strategi dan teknologi yang dapat diadopsi perusahaan Anda untuk memastikan tenaga kerja yang lebih kuat dan lebih siap. Kami akan membahas beberapa topik penting sehubungan dengan perencanaan tenaga kerja:

• Apa itu perencanaan tenaga kerja?
• Bagaimana UKM dapat memanfaatkan perencanaan tenaga kerja?
• Apa saja contoh area yang mendapat manfaat dari perencanaan tenaga kerja?
• Sistem perangkat lunak apa yang mendukung perencanaan tenaga kerja?
• Apa yang dapat Anda gunakan daripada perencanaan tenaga kerja dalam waktu dekat?

Perencanaan tenaga kerja adalah elemen sumber daya manusia yang strategis SDM Strategis mengacu pada perencanaan dan tindakan pencegahan yang diambil oleh para pemimpin SDM ketika mereka memprioritaskan dan mengalokasikan sumber daya untuk inisiatif SDM, seperti menciptakan tempat kerja hibrida atau memulai program pembelajaran dan pengembangan. yang mengantisipasi kebutuhan staf organisasi Anda selama dua sampai lima tahun ke depan. Ini menggunakan alat seperti peramalan penawaran dan permintaan, intelijen bisnis, dan pemodelan prediktif untuk memperkirakan permintaan dan kebutuhan pasokan sumber daya, dan memastikan kebutuhan tersebut dapat dipenuhi melalui staf yang memadai.

Perencanaan tenaga kerja penting karena memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik tentang cara menggunakan bakat yang Anda miliki secara efektif, serta sumber daya apa yang harus dialokasikan untuk upaya perekrutan dan kapan. Mengingat realitas fluktuasi pasar dan ketidakpastian ekonomi saat ini, para pemimpin SDM harus siap untuk mendukung upaya perencanaan tenaga kerja yang berkelanjutan dan efektif.

Menurut Gartner ^[3] , rencana tenaga kerja dapat bersifat strategis dan berfokus pada investasi , yang berarti diarahkan pada visi holistik tentang tujuan tenaga kerja Anda di masa depan, atau berfokus pada taktis dan aktivitas , yang lebih memperhatikan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. tujuan tersebut. Grafik di bawah ini menunjukkan contoh perencanaan tenaga kerja yang berbeda dan di mana mereka berada di sepanjang spektrum ini.

Jenis perencanaan tenaga kerja ini berfokus pada rangkaian pertanyaan yang berbeda, sebagaimana diuraikan dalam tabel di bawah ini:

• Pengoptimalan tenaga kerja: Bagaimana kami dapat mengoptimalkan penugasan dan distribusi tugas dan proses untuk meningkatkan produktivitas dan hasil bisnis lainnya?
• Pengoptimalan penjadwalan tenaga kerja: Bagaimana kami dapat mengoptimalkan jadwal karyawan untuk memenuhi kepatuhan dan kebutuhan penjadwalan yang adil sambil memastikan bahwa kami dapat mencapai target bisnis?
• Perencanaan tenaga kerja operasional : Bagaimana kita dapat merencanakan jumlah dan jenis sumber daya yang tepat untuk mencapai target bisnis yang diproyeksikan?
• Pemodelan organisasi dan manajemen transformasi: Bagaimana kita dapat menyelaraskan sumber daya ke struktur organisasi baru kita setelah perubahan signifikan seperti restrukturisasi?
• Perencanaan tenaga kerja strategis: Apa implikasi tenaga kerja dari strategi organisasi jangka pendek dan jangka panjang kami? Akankah kita memiliki keterampilan dan sumber daya yang tepat? Jika tidak, bagaimana kita bisa mendapatkannya?

UKM dapat memanfaatkan perencanaan tenaga kerja untuk:

• Meningkatkan retensi karyawan. Strategi perencanaan tenaga kerja seperti jalur karir menyelaraskan peluang untuk pertumbuhan karir karyawan dengan prioritas bakat organisasi. Mendukung karyawan saat ini dalam tujuan karir mereka adalah salah satu cara untuk menjaga mereka tetap di papan.
• Meningkatkan upaya rekrutmen. Mempekerjakan orang yang tepat menghemat waktu dan uang bisnis Anda. Memiliki aplikasi dan proses wawancara yang efisien adalah salah satu cara untuk melakukan ini.
• Tutup kesenjangan keterampilan. Berinvestasi dalam inisiatif pembelajaran dan pengembangan untuk meningkatkan keahlian adalah apa yang disebut Gartner ^[4] sebagai “strategi simpan-untuk-investasikan”, yang memungkinkan bisnis menginvestasikan uang yang mereka hemat untuk aktivitas tatap muka selama pandemi dalam inisiatif baru.
• Kemajuan tolok ukur. Tolok ukur SDM membantu Anda membandingkan metrik SDM utama organisasi Anda dengan metrik dari bisnis serupa. Pembandingan juga dapat berarti membandingkan metrik Anda saat ini dengan hasil dari tahun-tahun sebelumnya.

Menurut Gartner ^[1] , perencanaan tenaga kerja menguntungkan mereka yang berada di SDM dan keuangan dengan memberikan pandangan bersama tentang tenaga kerja saat ini, serta perubahan yang harus terjadi untuk memenuhi tujuan bisnis strategis dan operasional. Ini mendukung tujuan bisnis strategis jangka pendek dan jangka panjang seperti pembaruan pascapandemi, strategi lokasi, dan transformasi bisnis digital.

Proses perencanaan tenaga kerja juga menguntungkan industri yang mengandalkan akuisisi bakat khusus, seperti perawatan kesehatan, TI, dan manufaktur . Ini karena lebih penting bagi industri-industri ini untuk mempertahankan organisasi mereka dengan karyawan yang memenuhi syarat, dan untuk membuat rencana untuk staf kontingen jika terjadi perubahan.

3.1 Perencanaan tenaga kerja dalam perawatan kesehatan

Perawat dan manajer unit di rumah sakit dan fasilitas kesehatan lainnya adalah dua peran khusus yang akan mendapat manfaat signifikan dari perencanaan tenaga kesehatan. Menurut Becky Kahn, Wakil Presiden Senior Akun Strategis dan Layanan Terkelola di AMN Healthcare ^[5] , perencanaan tenaga kerja dalam perawatan kesehatan saat ini lebih mirip dengan "perkiraan [daripada sains]."

“Jika perencanaan tenaga kesehatan bisa lebih merupakan ilmu, itu akan mengurangi beban manajer klinis sambil meningkatkan efisiensi dan perawatan pasien, serta meningkatkan moral staf.”

Alih-alih, praktik saat ini melibatkan "perkiraan kasar, pengulangan praktik masa lalu, dan bahkan tebakan", yang pada akhirnya dapat menghabiskan lebih banyak waktu karena kebutuhan terus-menerus untuk mengisi kesenjangan.

Sementara perencanaan tenaga kerja dalam perawatan kesehatan tersedia, itu belum banyak digunakan. Namun, ini dapat menguntungkan organisasi layanan kesehatan dengan menghemat antara 4% dan 7% dari total pengeluaran tenaga kerja mereka, memastikan staf yang memadai, dan mengurangi masalah penjadwalan yang dapat merusak moral staf. ^[5]

3.2 Perencanaan tenaga kerja di bidang TI

Menurut Gartner ^[6] , pergeseran pasca-pandemi menuju kerja jarak jauh/hibrida telah semakin meningkatkan persaingan untuk talenta TI, membuat perencanaan tenaga kerja menjadi langkah cerdas bagi mereka yang berada di TI.

Kerangka kerja manajemen talenta, seperti pada contoh yang ditunjukkan di atas, dapat membantu para pemimpin TI mengidentifikasi dan memprioritaskan keterampilan digital dan kebutuhan talenta, menyusun strategi untuk bidang-bidang ini untuk berkembang, dan mengembangkan tenaga kerja sejalan dengan perubahan prioritas bisnis.

3.3 Perencanaan tenaga kerja di bidang manufaktur

Manufaktur adalah industri lain di mana persaingan untuk bakat telah meningkat pesat. Pandemi COVID-19 mengakibatkan penghapusan sekitar 1,4 juta pekerjaan manufaktur AS, menurut analisis Deloitte dari data Biro Statistik Tenaga Kerja AS ^[7] . Sekitar 41% dari pekerjaan itu belum kembali.

Perencanaan tenaga kerja dapat bermanfaat bagi mereka yang berada di bidang manufaktur dengan:

• Memberikan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan organisasi, termasuk di mana karyawan baru dibutuhkan, dan di mana tenaga kerja saat ini dapat ditingkatkan keterampilannya.
• Menganalisis data keuangan untuk mendapatkan informasi tentang staf mana yang perlu diprioritaskan.
• Membentuk program pelatihan untuk mendukung pengembangan tenaga kerja baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama.

Sistem perangkat lunak berikut mendukung perencanaan tenaga kerja dengan menghubungkan kegiatan perencanaan tenaga kerja taktis dan strategis.

4.1 Perangkat lunak sumber daya manusia

Perangkat lunak sumber daya manusia, juga dikenal sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) atau Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS), membantu organisasi mengelola karyawan

catatan dan informasi.

4.2 Perangkat lunak perencanaan strategis

Perangkat lunak perencanaan strategis memberi perusahaan tempat terpusat untuk menentukan tujuan kinerja bisnis, mengumpulkan data, melacak kemajuan, menganalisis tren, dan memprediksi hasil. Perangkat lunak secara otomatis mengumpulkan metrik kinerja utama dari ekosistem perangkat lunak bisnis untuk mengumpulkan catatan sejarah kinerja masa lalu. Pengambil keputusan kemudian dapat menganalisis tren dan menggunakan pemodelan prediktif untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang alokasi sumber daya di masa depan.

4.3 Perangkat lunak perencanaan suksesi

Perangkat lunak perencanaan suksesi membantu organisasi mengidentifikasi dan mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan untuk semua bidang utama di perusahaan. Dengan membantu bisnis Anda berpromosi dari dalam, platform ini dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan akuisisi bakat.

4.4 Perangkat lunak manajemen tenaga kerja

Perangkat lunak manajemen tenaga kerja membantu perusahaan merencanakan, melacak, dan mengelola operasi karyawan seperti penjadwalan dan pelacakan waktu dan kehadiran. Solusi manajemen tenaga kerja membantu organisasi mengoptimalkan penjadwalan staf saat ini, mengurangi biaya tenaga kerja, dan meningkatkan keterlibatan karyawan, sambil memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

Jika organisasi Anda tidak mengalami pertumbuhan eksponensial, Anda bisa bertahan tanpa perencanaan tenaga kerja dalam waktu dekat. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk mencapai jumlah karyawan dan distribusi keterampilan yang ideal tanpa perencanaan tenaga kerja:

• Buat bagan organisasi yang mencakup semua fungsi pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk beroperasi. Perangkat lunak bagan organisasi, seperti contoh di bawah, dapat membantu Anda dalam hal ini.

• Waspadai tanda-tanda kekurangan staf. Tingkat kepegawaian yang tidak mencukupi sering ditunjukkan oleh kelelahan karyawan, semangat kerja yang rendah, keluhan pelanggan, dan kegagalan layanan yang lebih sering.
• Hitung apakah organisasi Anda mampu mempekerjakan lebih banyak karyawan. Bagilah pendapatan tahunan Anda dengan jumlah karyawan Anda, dan bagi dengan 12. Inilah biaya setiap bulan untuk mempertahankan setiap karyawan di organisasi Anda.

Sumber

1. Siklus Hype 2021 untuk Teknologi Manajemen Sumber Daya Manusia, Gartner

2. Pembukaan Pekerjaan dan Tingkat Orang yang Berhenti dari Pekerjaan Mereka Mencapai Rekor di Bulan Maret, CNBC

3. Perencanaan Tenaga Kerja — Cara Menggunakan Teknologi untuk Mendukung Proses Perencanaan, Gartner

4. Anggaran SDM & Tren Kepegawaian 2021, Gartner

5. Era Baru Perencanaan Tenaga Kesehatan, AMN Healthcare

6. Gunakan Kerangka Kerja Manajemen Bakat Digital untuk Membuktikan Masa Depan Tenaga Kerja TI, Gartner

7. Menciptakan Jalur Untuk Tenaga Kerja Masa Depan Hari Ini: Melampaui Reskilling di Manufaktur, Deloitte

Catatan: Aplikasi yang disebutkan dalam artikel ini adalah contoh untuk menampilkan fitur dalam konteks dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Mereka telah diperoleh dari sumber yang diyakini dapat diandalkan pada saat publikasi.