Co to jest planowanie siły roboczej? Przykłady i wskazówki dla małych firm

Według raportu Gartnera 2021 Hype Cycle for Human Capital Management Technology ^[1] , wykorzystanie planowania siły roboczej w zarządzaniu zasobami ludzkimi i talentami rośnie i oczekuje się, że w ciągu najbliższych dwóch do pięciu lat osiągnie powszechny poziom przyjęcia.

Pojawienie się tego trendu nastąpiło w odpowiednim momencie: w samych Stanach Zjednoczonych w marcu 2022 r. pracę opuściło ponad 4,5 miliona pracowników ^[2] . W tym samym czasie liczba wolnych miejsc pracy osiągnęła rekordowy poziom 11,55 mln, co oznacza, że ​​wolne stanowiska przewyższają dostępnych pracowników o 5,6 mln. Mając na uwadze te statystyki, nigdy nie było ważniejsze dla małych i średnich firm, aby wykorzystać planowanie siły roboczej niż teraz.

Jeśli więc jesteś specjalistą ds. zasobów ludzkich odpowiedzialnym za rekrutację w swojej małej i średniej organizacji, powinieneś zacząć myśleć o strategiach i technologiach, które Twoja firma może przyjąć, aby zapewnić silniejszą i lepiej wyposażoną siłę roboczą. Omówimy kilka ważnych tematów związanych z planowaniem siły roboczej:

• Czym jest planowanie siły roboczej?
• Jak małe i średnie firmy mogą wykorzystać planowanie siły roboczej?
• Jakie są przykłady obszarów, które czerpią korzyści z planowania siły roboczej?
• Jakie systemy oprogramowania wspierają planowanie siły roboczej?
• Czego możesz użyć zamiast planowania siły roboczej w najbliższym czasie?

Planowanie siły roboczej jest elementem strategicznych zasobów ludzkich Strategiczny HR odnosi się do planowania i środków ostrożności podejmowanych przez liderów HR podczas ustalania priorytetów i przydzielania zasobów inicjatywom HR, takim jak tworzenie hybrydowego miejsca pracy lub rozpoczynanie programu uczenia się i rozwoju który przewiduje potrzeby kadrowe Twojej organizacji w ciągu najbliższych dwóch do pięciu lat. Wykorzystuje narzędzia, takie jak prognozowanie podaży i popytu, analiza biznesowa i modelowanie predykcyjne, aby prognozować zapotrzebowanie i zapotrzebowanie na zasoby oraz zapewnia zaspokojenie tych potrzeb poprzez odpowiednią obsadę personelu.

Planowanie siły roboczej jest ważne, ponieważ pozwala podejmować lepsze decyzje dotyczące tego, jak skutecznie wykorzystać posiadany talent, a także jakie zasoby należy przeznaczyć na działania rekrutacyjne i kiedy. Biorąc pod uwagę dzisiejszą rzeczywistość wahań rynkowych i niepewności ekonomicznej, liderzy HR muszą być przygotowani do wspierania bieżących i skutecznych wysiłków w zakresie planowania siły roboczej.

Według Gartnera ^[3] , plan zatrudnienia może być zorientowany na strategię i inwestycje , co oznacza, że ​​jest ukierunkowany na holistyczną wizję Twoich przyszłych celów dotyczących siły roboczej, lub taktyczny i skoncentrowany na działaniach , w którym jest bardziej skoncentrowany na krokach, jakie należy podjąć, aby osiągnąć te cele. Poniższa grafika przedstawia różne przykłady planowania siły roboczej i ich miejsce w tym spektrum.

Te rodzaje planowania siły roboczej koncentrują się na różnych zestawach pytań, jak przedstawiono w poniższej tabeli:

• Optymalizacja siły roboczej: Jak możemy zoptymalizować przydzielanie i dystrybucję zadań i procesów, aby poprawić wydajność i inne wyniki biznesowe?
• Optymalizacja harmonogramów siły roboczej: Jak możemy zoptymalizować harmonogramy pracowników, aby spełnić wymagania dotyczące zgodności i sprawiedliwego harmonogramu, jednocześnie zapewniając, że możemy osiągnąć cele biznesowe?
• Operacyjne planowanie siły roboczej : Jak możemy zaplanować odpowiednią liczbę i rodzaje zasobów, aby osiągnąć zakładane cele biznesowe?
• Modelowanie organizacji i zarządzanie transformacją: Jak możemy dostosować zasoby do naszej nowej struktury organizacyjnej po znaczących zmianach, takich jak restrukturyzacja?
• Strategiczne planowanie siły roboczej: jakie konsekwencje dla siły roboczej ma nasza krótko- i długoterminowa strategia organizacyjna? Czy będziemy dysponować odpowiednimi umiejętnościami i zasobami? Jeśli nie, jak moglibyśmy je zdobyć?

SMBS może wykorzystać planowanie siły roboczej do:

• Zwiększenie retencji pracowników. Strategie planowania siły roboczej, takie jak ścieżki kariery, dostosowują możliwości rozwoju kariery pracowników do priorytetów w zakresie talentów organizacyjnych. Wspieranie obecnych pracowników w realizacji ich celów zawodowych to jeden ze sposobów na utrzymanie ich na pokładzie.
• Usprawnij działania rekrutacyjne. Zatrudnienie odpowiednich osób pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest usprawnienie procesu składania wniosków i rozmowy kwalifikacyjnej.
• Zamknij lukę w umiejętnościach. Inwestowanie w inicjatywy edukacyjne i rozwojowe w celu zwiększenia zestawów umiejętności to to, co Gartner ^[4] nazywa „strategią oszczędzania na inwestowanie”, która pozwala firmom inwestować pieniądze, które zaoszczędziły na działaniach osobistych podczas pandemii, w nowe inicjatywy.
• Postęp w testach porównawczych. Testy porównawcze HR pomagają porównywać kluczowe wskaźniki HR Twojej organizacji z tymi z podobnych firm. Analiza porównawcza może również wiązać się z porównywaniem aktualnych danych z wynikami sprzed lat.

Według Gartnera ^[1] planowanie siły roboczej przynosi korzyści pracownikom działu HR i finansów , zapewniając wspólny widok obecnej siły roboczej, a także zmian, które muszą nastąpić, aby osiągnąć strategiczne i operacyjne cele biznesowe. Obsługuje zarówno krótko-, jak i długoterminowe strategiczne cele biznesowe, takie jak odnowa po pandemii, strategia lokalizacji i cyfrowa transformacja biznesu.

Proces planowania siły roboczej przynosi również korzyści branżom, które polegają na wyspecjalizowanym pozyskiwaniu talentów, takim jak opieka zdrowotna, IT i produkcja . Dzieje się tak, ponieważ dla tych branż ważniejsze jest, aby ich organizacje zatrudniały wykwalifikowanych pracowników i aby stworzyć plan zatrudnienia warunkowego na wypadek zmiany.

3.1 Planowanie siły roboczej w opiece zdrowotnej

Pielęgniarki i kierownicy oddziałów w szpitalach i innych placówkach opieki zdrowotnej to dwie szczególne role, które mogłyby znacząco skorzystać na planowaniu personelu opieki zdrowotnej. Według Becky Kahn, starszego wiceprezesa ds. kont strategicznych i usług zarządzanych w AMN Healthcare ^[5] , planowanie siły roboczej w opiece zdrowotnej jest obecnie bardziej zbliżone do „szacunku [niż nauka]”.

„Gdyby planowanie personelu opieki zdrowotnej mogło być bardziej nauką, zmniejszyłoby obciążenie menedżerów klinicznych, jednocześnie zwiększając wydajność i opiekę nad pacjentem, a także poprawiając morale personelu”.

Zamiast tego obecne praktyki obejmują „przybliżone szacunki, powtarzanie wcześniejszych praktyk, a nawet zgadywanie”, co może w efekcie pochłaniać więcej czasu ze względu na ciągłą potrzebę wypełniania luk.

Chociaż planowanie siły roboczej w opiece zdrowotnej jest dostępne, nie jest jeszcze powszechnie stosowane. Może to jednak przynieść korzyści organizacjom opieki zdrowotnej, oszczędzając od 4% do 7% ich całkowitych wydatków na pracę, zapewniając odpowiednią obsadę personelu i zmniejszając problemy z harmonogramem, które w przeciwnym razie mogłyby zaszkodzić morale personelu. ^[5]

3.2 Planowanie siły roboczej w IT

Według Gartnera ^[6] , po pandemii przejście w kierunku pracy zdalnej/hybrydowej jeszcze bardziej zwiększyło konkurencję o talenty IT, czyniąc planowanie pracowników inteligentnym posunięciem dla pracowników IT.

Ramy zarządzania talentami, takie jak w powyższym przykładzie, mogą pomóc liderom IT w identyfikowaniu i ustalaniu priorytetów potrzeb w zakresie umiejętności cyfrowych i talentów, opracowywaniu strategii rozwoju tych obszarów i rozwijaniu siły roboczej zgodnie ze zmieniającymi się priorytetami biznesowymi.

3.3 Planowanie siły roboczej w produkcji

Produkcja to kolejna branża, w której konkurencja o talenty gwałtownie wzrosła. Pandemia COVID-19 spowodowała likwidację około 1,4 miliona miejsc pracy w przemyśle produkcyjnym w USA, zgodnie z analizą Deloitte z danych Biura Statystyki Pracy USA ^[7] . Około 41% z tych miejsc pracy jeszcze nie powróciło.

Planowanie siły roboczej może przynieść korzyści pracownikom produkcyjnym poprzez:

• Zapewnienie jasnego zrozumienia potrzeb organizacyjnych, w tym tego, gdzie potrzebni są nowi pracownicy i gdzie można podnieść kwalifikacje obecnej siły roboczej.
• Analizowanie danych finansowych w celu uzyskania świadomego stanowiska, na którym personel musi ustalić priorytety.
• Tworzenie programów szkoleniowych wspierających rozwój siły roboczej zarówno dla nowych, jak i obecnych pracowników.

Następujące systemy oprogramowania wspierają planowanie siły roboczej, łącząc taktyczne i strategiczne działania związane z planowaniem siły roboczej.

4.1 Oprogramowanie zasobów ludzkich

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, znane również jako system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) lub system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), pomaga organizacjom zarządzać pracownikami

zapisy i informacje.

4.2 Oprogramowanie do planowania strategicznego

Oprogramowanie do planowania strategicznego zapewnia firmom scentralizowane miejsce do definiowania celów dotyczących wydajności biznesowej, gromadzenia danych, śledzenia postępów, analizowania trendów i przewidywania wyników. Oprogramowanie automatycznie zbiera kluczowe wskaźniki wydajności z ekosystemu oprogramowania firmy, aby zgromadzić historyczny zapis wydajności w przeszłości. Decydenci mogą następnie analizować trendy i wykorzystywać modelowanie predykcyjne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących przyszłej alokacji zasobów.

4.3 Oprogramowanie do planowania sukcesji

Oprogramowanie do planowania sukcesji pomaga organizacjom identyfikować i rozwijać awansowanych pracowników we wszystkich kluczowych obszarach firmy. Pomagając Twojej firmie promować się od wewnątrz, platformy te mogą pomóc w obniżeniu kosztów związanych z pozyskiwaniem talentów.

4.4 Oprogramowanie do zarządzania pracownikami

Oprogramowanie do zarządzania pracownikami pomaga firmom planować, śledzić i zarządzać operacjami pracowników, takimi jak planowanie i śledzenie czasu i obecności. Rozwiązania do zarządzania personelem pomagają organizacjom zoptymalizować harmonogram pracy obecnego personelu, obniżyć koszty pracy i zwiększyć zaangażowanie pracowników, przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Jeśli Twoja organizacja nie odnotowuje wzrostu wykładniczego, możesz obejść się bez planowania siły roboczej w najbliższym czasie. Oto kilka najlepszych praktyk, aby osiągnąć idealny rozkład zatrudnienia i umiejętności bez planowania siły roboczej:

• Utwórz schemat organizacyjny zawierający wszystkie funkcje pracy, których Twoja firma potrzebuje do działania. Oprogramowanie do wykresów organizacyjnych, takie jak poniższy przykład, może Ci w tym pomóc.

• Uważaj na oznaki niewystarczającej liczby pracowników. Niewystarczający poziom zatrudnienia jest często wskazywany przez wypalenie zawodowe pracowników, niskie morale, skargi klientów i częstsze awarie usług.
• Oblicz, czy Twoja organizacja może sobie pozwolić na zatrudnienie większej liczby pracowników. Podziel swój roczny dochód przez liczbę pracowników i podziel przez 12. Tyle kosztuje utrzymanie każdego pracownika w Twojej organizacji każdego miesiąca.

Źródła

1. Cykl szumu 2021 dla technologii zarządzania kapitałem ludzkim, Gartner

2. Liczba wolnych miejsc pracy i liczba osób odchodzących z pracy osiągnięta w marcu, CNBC

3. Planowanie siły roboczej — jak wykorzystać technologię do wsparcia procesów planowania, Gartner

4. Budżet HR i trendy kadrowe 2021, Gartner

5. Nowa era planowania pracowników służby zdrowia, AMN Healthcare

6. Wykorzystaj ramy cyfrowego zarządzania talentami, aby zabezpieczyć pracowników IT na przyszłość, Gartner

7. Tworzenie ścieżek dla jutrzejszej siły roboczej dzisiaj: poza przekwalifikowaniem w produkcji, Deloitte

Uwaga: aplikacje wymienione w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznanych w momencie publikacji za wiarygodne.