Qu'est-ce que la planification des effectifs ? Exemples et conseils pour les petites entreprises

Selon le Hype Cycle 2021 de Gartner pour la technologie de gestion du capital humain ^[1] , l'utilisation de la planification des effectifs dans la gestion des ressources humaines et des talents est en hausse et devrait atteindre des niveaux d'adoption généralisée au cours des deux à cinq prochaines années.

L'émergence de cette tendance tombe à point nommé : rien qu'aux États-Unis, plus de 4,5 millions d'employés ont quitté leur emploi en mars 2022 ^[2] . Dans le même temps, le nombre d'emplois ouverts a atteint un niveau record de 11,55 millions, ce qui signifie que les postes ouverts dépassent de 5,6 millions les travailleurs disponibles. Avec ces statistiques à l'esprit, il n'a jamais été aussi important pour les PME de tirer parti de la planification de la main-d'œuvre qu'aujourd'hui.

Donc, si vous êtes un professionnel des ressources humaines responsable du recrutement dans votre petite ou moyenne organisation, vous voudrez commencer à réfléchir aux stratégies et à la technologie que votre entreprise peut adopter pour assurer une main-d'œuvre plus forte et mieux équipée. Nous aborderons plusieurs sujets importants concernant la planification de la main-d'œuvre :

• Qu'est-ce que la planification de la main-d'œuvre ?
• Comment les PME peuvent-elles tirer parti de la planification de la main-d'œuvre ?
• Quels sont quelques exemples de domaines qui bénéficient de la planification de la main-d'œuvre ?
• Quels systèmes logiciels prennent en charge la planification de la main-d'œuvre ?
• Que pouvez-vous utiliser à la place de la planification de la main-d'œuvre à court terme ?

La planification des effectifs est un élément des ressources humaines stratégiques Les RH stratégiques font référence à la planification et aux précautions prises par les responsables RH lorsqu'ils priorisent et allouent des ressources aux initiatives RH, telles que la création d'un lieu de travail hybride ou le démarrage d'un programme d'apprentissage et de développement. qui anticipe les besoins en personnel de votre organisation au cours des deux à cinq prochaines années. Il utilise des outils tels que la prévision de l'offre et de la demande, l'informatique décisionnelle et la modélisation prédictive pour prévoir la demande et les besoins en ressources, et s'assure que ces besoins peuvent être satisfaits grâce à une dotation en personnel adéquate.

La planification des effectifs est importante car elle vous permet de prendre de meilleures décisions sur la manière d'utiliser efficacement les talents dont vous disposez, ainsi que sur les ressources à allouer aux efforts de recrutement et à quel moment. Compte tenu de la réalité actuelle des fluctuations du marché et de l'incertitude économique, les responsables des ressources humaines doivent être prêts à soutenir les efforts continus et efficaces de planification de la main-d'œuvre.

Selon Gartner ^[3] , un plan de main-d'œuvre peut être stratégique et axé sur l'investissement , ce qui signifie qu'il est orienté vers une vision holistique de vos futurs objectifs de main-d'œuvre, ou tactique et axé sur l'activité , dans lequel il s'intéresse davantage aux étapes à suivre pour atteindre ces objectifs. Le graphique ci-dessous montre différents exemples de planification de la main-d'œuvre et où ils se situent dans ce spectre.

Ces types de planification de la main-d'œuvre se concentrent sur différents ensembles de questions, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

• Optimisation de la main-d'œuvre : comment optimiser l'affectation et la répartition des tâches et des processus pour améliorer la productivité et d'autres résultats commerciaux ?
• Optimisation de la planification de la main-d'œuvre : comment pouvons-nous optimiser les horaires des employés pour répondre aux besoins de conformité et d'horaire équitable tout en nous assurant que nous pouvons atteindre les objectifs commerciaux ?
• Planification de la main-d'œuvre opérationnelle : comment pouvons-nous planifier le bon nombre et les bons types de ressources pour atteindre nos objectifs commerciaux prévus ?
• Modélisation de l'organisation et conduite de la transformation : Comment aligner les ressources sur notre nouvelle structure d'organisation suite à des changements importants tels qu'une restructuration ?
• Planification stratégique de la main-d'œuvre : quelles sont les répercussions sur la main-d'œuvre de notre stratégie organisationnelle à court et à long terme ? Aurons-nous les bonnes compétences et ressources ? Si non, comment pourrions-nous les obtenir ?

Les SMBS peuvent tirer parti de la planification de la main-d'œuvre pour :

• Augmentez la rétention des employés. Les stratégies de planification de la main-d'œuvre telles que le cheminement de carrière alignent les opportunités de croissance de carrière des employés sur les priorités organisationnelles en matière de talents. Soutenir les employés actuels dans leurs objectifs de carrière est une façon de les garder à bord.
• Améliorer les efforts de recrutement. Embaucher les bonnes personnes permet à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent. Avoir un processus de candidature et d'entretien simplifié est un moyen d'y parvenir.
• Combler le déficit de compétences. Investir dans des initiatives d'apprentissage et de développement pour améliorer les compétences est ce que Gartner ^[4] appelle une «stratégie d'épargne pour investir», qui permet aux entreprises d'investir dans de nouvelles initiatives l'argent qu'elles ont économisé sur les activités en personne pendant la pandémie.
• Progression de référence. Les benchmarks RH vous aident à comparer les principaux indicateurs RH de votre organisation à ceux d'entreprises similaires. L'analyse comparative peut également impliquer de comparer vos mesures actuelles aux résultats des années précédentes.

Selon Gartner ^[1] , la planification de la main-d'œuvre profite aux RH et aux finances en fournissant une vue partagée de la main-d'œuvre actuelle, ainsi que des changements qui doivent se produire pour atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'entreprise. Il prend en charge les objectifs commerciaux stratégiques à court et à long terme tels que le renouvellement post-pandémique, la stratégie de localisation et la transformation numérique de l'entreprise.

Le processus de planification de la main-d'œuvre profite également aux secteurs qui dépendent de l'acquisition de talents spécialisés, tels que la santé, l'informatique et la fabrication . En effet, il est plus essentiel pour ces industries de garder leurs organisations dotées d'employés qualifiés et de créer un plan de dotation en personnel en cas de changement.

3.1 Planification des effectifs dans les soins de santé

Les infirmières et les gestionnaires d'unité dans les hôpitaux et autres établissements de santé sont deux rôles particuliers qui bénéficieraient considérablement de la planification des effectifs de la santé. Selon Becky Kahn, vice-présidente principale des comptes stratégiques et des services gérés chez AMN Healthcare ^[5] , la planification des effectifs dans le secteur de la santé s'apparente actuellement davantage à "une estimation [qu'une science]".

"Si la planification du personnel de santé pouvait être davantage une science, cela réduirait le fardeau des gestionnaires cliniques tout en améliorant l'efficacité et les soins aux patients, ainsi qu'en améliorant le moral du personnel."

Au lieu de cela, les pratiques actuelles impliquent « des estimations approximatives, la répétition de pratiques antérieures et même des suppositions », ce qui peut finir par prendre plus de temps en raison du besoin constant de combler les lacunes.

Bien que la planification des effectifs dans le secteur de la santé soit disponible, elle n'est pas encore largement utilisée. Cependant, cela pourrait profiter aux organisations de soins de santé en économisant entre 4 % et 7 % de leurs dépenses totales de main-d'œuvre, en garantissant une dotation en personnel adéquate et en réduisant les problèmes de planification qui pourraient autrement nuire au moral du personnel. ^[5]

3.2 Planification des effectifs en informatique

Selon Gartner ^[6] , la transition post-pandémique vers le travail à distance/hybride a encore accru la concurrence pour les talents informatiques, faisant de la planification de la main-d'œuvre une décision intelligente pour les informaticiens.

Le cadre de gestion des talents, comme dans l'exemple ci-dessus, peut aider les responsables informatiques à identifier et hiérarchiser les compétences numériques et les besoins en talents, à concevoir des stratégies pour que ces domaines évoluent et à développer la main-d'œuvre en fonction de l'évolution des priorités de l'entreprise.

3.3 Planification de la main-d'œuvre dans la fabrication

La fabrication est encore une autre industrie où la concurrence pour les talents a augmenté rapidement. La pandémie de COVID-19 a entraîné la suppression d'environ 1,4 million d'emplois manufacturiers aux États-Unis, selon une analyse de Deloitte des données du Bureau of Labor Statistics des États-Unis ^[7] . Environ 41 % de ces emplois ne sont pas encore revenus.

La planification de la main-d'œuvre peut profiter à ceux qui travaillent dans le secteur manufacturier en :

• Fournir une compréhension claire des besoins organisationnels, y compris là où de nouveaux employés sont nécessaires et où la main-d'œuvre actuelle peut être perfectionnée.
• Analyser les données financières pour une position éclairée sur laquelle le personnel doit prioriser.
• Former des programmes de formation pour soutenir le développement de la main-d'œuvre pour les nouveaux employés et les employés existants.

Les systèmes logiciels suivants prennent en charge la planification de la main-d'œuvre en reliant les activités de planification tactique et stratégique de la main-d'œuvre.

4.1 Logiciel de ressources humaines

Un logiciel de ressources humaines, également appelé système d'information sur les ressources humaines (SIRH) ou système de gestion des ressources humaines (SGRH), aide les organisations à gérer les employés

dossiers et informations.

4.2 Logiciel de planification stratégique

Un logiciel de planification stratégique offre aux entreprises un emplacement centralisé pour définir les objectifs de performance de l'entreprise, collecter des données, suivre les progrès, analyser les tendances et prévoir les résultats. Le logiciel collecte automatiquement les mesures de performance clés de l'écosystème logiciel d'une entreprise pour assembler un enregistrement historique des performances passées. Les décideurs peuvent ensuite analyser les tendances et utiliser la modélisation prédictive pour prendre des décisions éclairées sur l'allocation future des ressources.

4.3 Logiciel de planification successorale

Un logiciel de planification de la relève aide les organisations à identifier et à développer des employés susceptibles d'être promus pour tous les domaines clés de l'entreprise. En aidant votre entreprise à se promouvoir de l'intérieur, ces plateformes peuvent aider à réduire les coûts associés à l'acquisition de talents.

4.4 Logiciel de gestion des effectifs

Un logiciel de gestion des effectifs aide les entreprises à planifier, suivre et gérer les opérations des employés telles que la planification et le suivi du temps et des présences. Les solutions de gestion des effectifs aident les organisations à optimiser la planification du personnel actuel, à réduire les coûts de main-d'œuvre et à accroître l'engagement des employés, tout en garantissant la conformité aux lois du travail applicables.

Si votre organisation ne connaît pas une croissance exponentielle, vous pouvez vous débrouiller sans planification de la main-d'œuvre à court terme. Voici quelques bonnes pratiques pour atteindre votre effectif idéal et la répartition des compétences sans planification de la main-d'œuvre :

• Créez un organigramme qui comprend toutes les fonctions professionnelles dont votre entreprise a besoin pour fonctionner. Un logiciel d'organigramme, tel que l'exemple ci-dessous, peut vous aider.

• Soyez vigilant aux signes de dotation insuffisante. Des niveaux de dotation insuffisants sont souvent indiqués par l'épuisement des employés, le moral bas, les plaintes des clients et des pannes de service plus fréquentes.
• Calculez si votre organisation peut se permettre d'embaucher plus d'employés. Divisez votre revenu annuel par le nombre d'employés et divisez par 12. C'est ce qu'il en coûte chaque mois pour soutenir chaque employé de votre organisation.

Sources

1. Cycle de battage médiatique 2021 pour la technologie de gestion du capital humain, Gartner

2. Les offres d'emploi et le nombre de personnes quittant leur emploi ont atteint des records en mars, CNBC

3. Planification de la main-d'œuvre - Comment utiliser la technologie pour soutenir les processus de planification, Gartner

4. Budget RH et tendances du personnel 2021, Gartner

5. Nouvelle ère pour la planification des effectifs de la santé, AMN Healthcare

6. Utilisez un cadre de gestion des talents numériques pour pérenniser la main-d'œuvre informatique, Gartner

7. Créer aujourd'hui des passerelles pour la main-d'œuvre de demain : au-delà de la reconversion dans le secteur manufacturier, Deloitte

Remarque : Les applications mentionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.