İşgücü Planlaması nedir? Küçük İşletmeler İçin Örnekler ve İpuçları

Gartner'ın İnsan Sermayesi Yönetimi Teknolojisi için 2021 Hype Cycle ^[1] 'e göre, insan kaynakları ve yetenek yönetiminde işgücü planlamasının kullanımı artıyor ve önümüzdeki iki ila beş yıl içinde yaygın olarak benimsenme seviyelerine ulaşması bekleniyor.

Bu eğilimin ortaya çıkışı iyi bir zamanlamadır: Yalnızca ABD'de, Mart 2022'de 4,5 milyondan fazla çalışan işini bıraktı ^[2] . Aynı zamanda, açık iş sayısı 11,55 milyon ile rekor seviyeye ulaştı, bu da açık pozisyonların mevcut işçileri 5,6 milyon aştığı anlamına geliyor. Bu istatistikler göz önünde bulundurulduğunda, KOBİ'lerin işgücü planlamasından yararlanmaları hiç bu kadar önemli olmamıştı.

Bu nedenle, küçük ve orta ölçekli kuruluşunuzda işe alımdan sorumlu bir insan kaynakları uzmanıysanız, daha güçlü ve daha donanımlı bir iş gücü sağlamak için şirketinizin benimseyebileceği stratejiler ve teknolojiler hakkında düşünmeye başlamak isteyeceksiniz. İş gücü planlamasıyla ilgili birkaç önemli konuyu ele alacağız:

• İş gücü planlaması nedir?
• KOBİ'ler işgücü planlamasından nasıl yararlanabilir?
• İş gücü planlamasından yararlanan alanlara ilişkin bazı örnekler nelerdir?
• Hangi yazılım sistemleri işgücü planlamasını destekler?
• Yakın dönemde işgücü planlaması yerine ne kullanabilirsiniz?

İşgücü planlaması, stratejik insan kaynaklarının bir unsurudur. Stratejik İK, İK liderleri tarafından hibrit bir iş yeri oluşturma veya bir öğrenme ve gelişim programı başlatma gibi İK girişimlerine öncelik verdiklerinde ve kaynak ayırdıklarında alınan planlama ve önlemleri ifade eder. Bu, kuruluşunuzun önümüzdeki iki ila beş yıl içindeki personel ihtiyaçlarını öngörmektedir. Talep ve kaynak arz ihtiyaçlarını tahmin etmek için arz ve talep tahmini, iş zekası ve tahmine dayalı modelleme gibi araçları kullanır ve bu ihtiyaçların yeterli personel ile karşılanmasını sağlar.

İşgücü planlaması önemlidir çünkü sahip olduğunuz yeteneği nasıl etkili bir şekilde kullanacağınız ve ayrıca işe alım çabalarına hangi kaynakların ne zaman tahsis edilmesi gerektiği konusunda daha iyi kararlar vermenizi sağlar. Günümüzün piyasa dalgalanmaları ve ekonomik belirsizlik gerçeği göz önüne alındığında, İK liderlerinin devam eden ve etkili işgücü planlama çabalarını desteklemeye hazır olmaları gerekir.

Gartner'a ^[3] göre, bir iş gücü planı stratejik ve yatırım odaklı olabilir, yani gelecekteki iş gücü hedeflerinizin bütünsel bir vizyonuna yöneliktir veya ulaşmak için atması gereken adımlarla daha çok ilgili olduğu taktik ve etkinlik odaklı olabilir. o hedefler. Aşağıdaki grafik, farklı işgücü planlama örneklerini ve bu yelpazenin neresine düştüklerini göstermektedir.

Bu tür işgücü planlaması, aşağıdaki tabloda belirtildiği gibi farklı soru gruplarına odaklanır:

• İş gücü optimizasyonu: Verimliliği ve diğer iş sonuçlarını iyileştirmek için görevlerin ve süreçlerin atanmasını ve dağıtımını nasıl optimize edebiliriz?
• İş gücü planlama optimizasyonu: İş hedeflerine ulaşabilmemizi sağlarken uyum ve adil planlama ihtiyaçlarını karşılamak için çalışan programlarını nasıl optimize edebiliriz?
• Operasyonel işgücü planlaması : Öngörülen iş hedeflerimize ulaşmak için doğru sayıda ve türde kaynak için nasıl plan yapabiliriz?
• Organizasyon modelleme ve dönüşüm yönetimi: Yeniden yapılanma gibi önemli değişiklikleri takiben kaynakları yeni organizasyon yapımızla nasıl uyumlu hale getirebiliriz?
• Stratejik işgücü planlaması: Kısa ve uzun vadeli kurumsal stratejimizin işgücü üzerindeki etkileri nelerdir? Doğru becerilere ve kaynaklara sahip olacak mıyız? Değilse, onları nasıl alabiliriz?

SMBS, işgücü planlamasından aşağıdakiler için yararlanabilir:

• Çalışanların elde tutulmasını artırın. Kariyer yolu gibi iş gücü planlama stratejileri, çalışanların kariyer gelişimine yönelik fırsatları kurumsal yetenek öncelikleriyle hizalar. Mevcut çalışanları kariyer hedeflerinde desteklemek, onları yönetimde tutmanın bir yoludur.
• İşe alım çabalarını geliştirin. Doğru insanları işe almak, işletmenize zaman ve para kazandırır. Kolaylaştırılmış bir başvuru ve mülakat sürecine sahip olmak bunu yapmanın bir yoludur.
• Beceri açığını kapatın. Beceri setlerini geliştirmek için öğrenme ve geliştirme girişimlerine yatırım yapmak, Gartner'ın ^[4] "yatırım için tasarruf stratejisi" olarak adlandırdığı ve işletmelerin pandemi sırasında yüz yüze faaliyetlerde biriktirdikleri parayı yeni girişimlere yatırmasına olanak tanıyan şeydir.
• Benchmark ilerleme. İK kıyaslamaları, kuruluşunuzun temel İK ölçümlerini benzer işletmelerinkilerle karşılaştırmanıza yardımcı olur. Kıyaslama, aynı zamanda, bugünkü ölçümlerinizi yıllar önceki sonuçlarla karşılaştırmayı da gerektirebilir.

Gartner'a ^[1] göre, iş gücü planlaması, mevcut iş gücünün ortak bir görünümünün yanı sıra stratejik ve operasyonel iş hedeflerini karşılamak için gerçekleşmesi gereken değişiklikler sağlayarak İK ve finans alanındakilere fayda sağlar. Pandemi sonrası yenileme, konum stratejisi ve dijital iş dönüşümü gibi hem kısa hem de uzun vadeli stratejik iş hedeflerini destekler.

İş gücü planlama süreci ayrıca sağlık, BT ve üretim gibi özel yetenek kazanımına dayanan sektörlere de fayda sağlar. Bunun nedeni, bu endüstriler için kuruluşlarında kalifiye elemanlar bulundurmanın ve değişim durumunda şarta bağlı personel alımı için bir plan oluşturmanın daha kritik olmasıdır.

3.1 Sağlık hizmetlerinde işgücü planlaması

Hastanelerdeki ve diğer sağlık kuruluşlarındaki hemşire ve birim yöneticileri, sağlık iş gücü planlamasından önemli ölçüde yararlanacak iki özel roldür. AMN Healthcare'de Stratejik Hesaplar ve Yönetilen Hizmetler Kıdemli Başkan Yardımcısı olan Becky Kahn'a göre ^[5] , sağlık hizmetlerinde işgücü planlaması şu anda “[bilimden] bir tahmine” benziyor.

"Sağlık sağlığı iş gücü planlaması daha fazla bilim olabilseydi, klinik yöneticilerin üzerindeki yükü azaltırken, verimliliği ve hasta bakımını artırırken, personelin moralini de yükseltirdi."

Bunun yerine, mevcut uygulamalar "kaba tahminler, geçmiş uygulamaları tekrarlama ve hatta tahmin çalışmaları" içerir ve bu da sürekli boşlukları doldurma ihtiyacı nedeniyle daha fazla zaman harcamanıza neden olabilir.

Sağlık hizmetlerinde işgücü planlaması mevcut olmakla birlikte, henüz yaygın olarak kullanılmamaktadır. Ancak, toplam işgücü harcamalarında %4 ila %7 arasında tasarruf sağlayarak, yeterli personel temin ederek ve aksi takdirde personelin moralini bozabilecek zamanlama sorunlarını azaltarak sağlık kuruluşlarına fayda sağlayabilir. ^[5]

3.2 BT'de iş gücü planlaması

Gartner'a ^[6] göre, pandemi sonrası uzaktan/hibrit çalışmaya geçiş, BT yetenekleri için rekabeti daha da artırdı ve işgücü planlamasını BT'dekiler için akıllı bir hareket haline getirdi.

Yukarıda gösterilen örnekte olduğu gibi yetenek yönetimi çerçevesi, BT liderlerinin dijital beceri ve yetenek ihtiyaçlarını belirlemesine ve öncelik vermesine, bu alanların gelişmesi için stratejiler tasarlamasına ve değişen iş öncelikleri doğrultusunda işgücünü geliştirmesine yardımcı olabilir.

3.3 İmalatta iş gücü planlaması

İmalat, yetenek rekabetinin hızla arttığı bir başka sektör. ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu verilerinin Deloitte analizine göre, COVID-19 salgını yaklaşık 1,4 milyon ABD imalat işinin ortadan kaldırılmasıyla sonuçlandı ^[7] . Bu işlerin yaklaşık %41'i henüz geri dönmedi.

İşgücü planlaması, üretimdekilere şu yollarla fayda sağlayabilir:

• Yeni çalışanlara nerede ihtiyaç duyulduğu ve mevcut işgücünün nerede kalifiye edilebileceği de dahil olmak üzere kurumsal ihtiyaçların net bir şekilde anlaşılmasını sağlamak.
• Personelin öncelik vermesi gereken bilinçli bir duruş için finansal verileri analiz etmek.
• Hem yeni hem de mevcut çalışanlar için işgücü gelişimini desteklemek için eğitim programları oluşturmak.

Aşağıdaki yazılım sistemleri, taktik ve stratejik işgücü planlama faaliyetlerini birbirine bağlayarak işgücü planlamasını destekler.

4.1 İnsan kaynakları yazılımı

İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) veya İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi (HRMS) olarak da bilinen insan kaynakları yazılımı, kuruluşların çalışanları yönetmesine yardımcı olur.

kayıtlar ve bilgiler.

4.2 Stratejik planlama yazılımı

Stratejik planlama yazılımı, şirketlere iş performansı hedeflerini tanımlamak, veri toplamak, ilerlemeyi izlemek, eğilimleri analiz etmek ve sonuçları tahmin etmek için merkezi bir yer sağlar. Yazılım, geçmiş performansın tarihsel bir kaydını bir araya getirmek için bir işletmenin yazılım ekosisteminden temel performans ölçümlerini otomatik olarak toplar. Karar vericiler daha sonra eğilimleri analiz edebilir ve gelecekteki kaynak tahsisi hakkında bilinçli kararlar vermek için tahmine dayalı modellemeyi kullanabilir.

4.3 Ardıl planlama yazılımı

Yedekleme planlama yazılımı, kuruluşların şirketteki tüm önemli alanlar için terfi ettirilebilir çalışanları belirlemesine ve geliştirmesine yardımcı olur. Bu platformlar, işletmenizin içeriden tanıtımına yardımcı olarak, yetenek kazanımıyla ilişkili maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olabilir.

4.4 İşgücü yönetim yazılımı

İşgücü yönetimi yazılımı, şirketlerin zaman ve katılım zamanlama ve izleme gibi çalışan işlemlerini planlamasına, izlemesine ve yönetmesine yardımcı olur. İşgücü yönetimi çözümleri, kuruluşların mevcut personelin zamanlamasını optimize etmesine, işçilik maliyetlerini düşürmesine ve çalışan bağlılığını artırmasına yardımcı olurken, tüm bunları geçerli iş yasalarına uyumu sağlar.

Kuruluşunuz üstel bir büyüme yaşamıyorsa, kısa vadede iş gücü planlaması yapmadan geçinebilirsiniz. İş gücü planlaması olmadan ideal çalışan sayınızı ve beceri dağılımınızı elde etmek için en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır:

• Şirketinizin işletmek için ihtiyaç duyduğu tüm iş fonksiyonlarını içeren bir organizasyon şeması oluşturun. Aşağıdaki örnek gibi kuruluş şeması yazılımı bu konuda size yardımcı olabilir.

• Yetersiz personel alımı belirtilerine karşı dikkatli olun. Yetersiz personel seviyesi, genellikle çalışanların tükenmişliği, düşük moral, müşteri şikayetleri ve daha sık hizmet arızaları ile gösterilir.
• Kuruluşunuzun daha fazla çalışanı işe almaya gücünün yetip yetmeyeceğini hesaplayın. Yıllık gelirinizi çalışan sayısına bölün ve 12'ye bölün. Kuruluşunuzdaki her bir çalışanı ayakta tutmanın her ay maliyeti budur.

Kaynaklar

1. İnsan Sermayesi Yönetimi Teknolojisi için 2021 Hype Döngüsü, Gartner

2. İş Açıkları ve İşlerini Bırakan Kişilerin Düzeyleri Mart Ayında Rekorlara Ulaştı, CNBC

3. İş Gücü Planlaması — Planlama Süreçlerini Desteklemek İçin Teknoloji Nasıl Kullanılır, Gartner

4. İK Bütçesi ve Personel Trendleri 2021, Gartner

5. Sağlık Hizmetleri İşgücü Planlamasında Yeni Dönem, AMN Healthcare

6. BT İş Gücünün Geleceğini Korumak için Dijital Yetenek Yönetimi Çerçevesi Kullanın, Gartner

7. Yarının İşgücüne Bugünden Yollar Yaratmak: Üretimde Beceri Kazanmanın Ötesinde, Deloitte

Not: Bu makalede bahsedilen uygulamalar, bir özelliği bağlam içinde göstermek için örneklerdir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Yayınlandığı tarihte güvenilir olduğuna inanılan kaynaklardan elde edilmiştir.