عبارات البريد الإلكتروني ونصوص الأعمال التي تدفن تواصلك إلى الأبد

1. عبارات تحية البريد الإلكتروني للأعمال التي يتم الإفراط في استخدامها
2. عبارات البريد الإلكتروني في نص البريد الإلكتروني الخاص بك
3. عبارات انتهاء البريد الإلكتروني للأعمال
4. كليشيهات البريد الإلكتروني الاعتذار
5. كليشيهات الأعمال في متابعة رسائل البريد الإلكتروني

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Reply.io - التواصل الشخصي عبر البريد الإلكتروني والمكالمات والمهام
4. Mailtrack - يفتح رابط البريد الإلكتروني التتبع
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

لقد سئمت وتعبت من الكليشيهات المملة والأسطر التي لا معنى لها في بريدي الوارد. ربما أحصل اليوم على شيء أفضل. أوه ، يبدو أن لدي بعض رسائل البريد الإلكتروني الجديدة هنا.

- "سيدي أو سيدتي العزيزة ، أتمنى أن تكون بخير!"

- "نعم ... أنا بحالة جيدة بما يكفي لنقل بريدك الإلكتروني إلى المهملات دون قراءة المزيد لأنك لم تكلف نفسك عناء نسخ اسمي من عنوان بريدي الإلكتروني."

التالي!

- "صدقا.."

- "انتظر ... ألم تكن صادقًا معي حتى الآن؟"

والطلقة الأخيرة.

- "تفضلوا بقبول فائق الاحترام."

- "كنت تعتقد أنني أخرجت للتو رسالة من العصر الفيكتوري. اخبار سيئة. لا ، لقد كتب في عام 2022. "

إذا كنت لا تزال تستخدم هذه العبارات ، فلا تنزعج ولكن تدرك ، ربما تكون قد وجدت سببًا نادرًا ما يستجيب الناس لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

وإذا كان هدفك هو التواصل بشكل فعال والحصول على ما تريد ، فتذكر أن البريد الإلكتروني الجيد يستغرق وقتًا وجهدًا لكتابته. أيضًا ، يتلقى الأشخاص الكثير من رسائل البريد الإلكتروني اليوم لدرجة أنه ليس لديهم خيار حقيقي سوى الشعور بالإحباط بسبب العبارات الفارغة وحذف معظم الرسائل التي يتلقونها في غضون ثوانٍ من فتحها.

في هذه المقالة ، سنغطي العبارات المبتذلة للأعمال الأكثر شيوعًا وأفضل البدائل لاستبدالها.

عبارات تحية البريد الإلكتروني للأعمال التي يتم الإفراط في استخدامها

الطريقة التي تبدأ بها بريدك الإلكتروني تحدد النغمة وقد تشكل تصور المستلم لك. إلى جانب سطر الموضوع ، قد يحدد أيضًا ما إذا كانوا يواصلون القراءة أم لا. فيما يلي العبارات السبع التي يجب عليك إما حذفها أو إيجاد بدائل لها إذا كنت لا تريد أن تكون ذلك الرجل المزعج الذي "يجد بريده الإلكتروني القارئ جيدًا".

• كيف حالك؟

المصدر: Businessinsider

أعلم أنك تحاول أن تكون مهذبًا ، لكن كقاعدة عامة ، لا يريد المرسل أن يعرف حقًا ، والمتلقي لا يقول الحقيقة. لذلك ما هي النقطة؟ إذا كنت مهتمًا حقًا وتعرف المستلم جيدًا ، فمن الأفضل أن تأخذ الوقت الكافي لكتابة شيء أكثر تخصيصًا. على سبيل المثال ، "لقد استمتعت بتغريدتك حول [الموضوع]" ، "كان من دواعي سروري مقابلتك في المؤتمر. خطاب من أعجبك أكثر؟ " هؤلاء يخدمون إلى حد كبير نفس وظيفة "كيف حالك؟" لكنها تتطلب الكثير من الجهد.

• أنا جون ، وأعمل لدى شركة John Inc.

إذا بدأت بريدك الإلكتروني بهذه العبارة لإضافة بعض الصلاحية ، فتذكر أن هناك دائمًا الوجه الآخر للعملة: يمكن للمستلمين إدراكك كشخص متعجرف. إنها فكرة حكيمة أن تذكر اسمك والمسمى الوظيفي في توقيع بريدك الإلكتروني في النهاية.

• اتمنى انك تبلي جيدا

هناك عبارة أخرى شائعة للحشو التلقائي نفرط في استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني وهي "أتمنى أن تكون بخير". تمامًا مثل "كيف حالك؟" لم يعد لهذه الكلمات أي معنى.

• أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة

إذا كنت تريد أن يرد الأشخاص على بريدك الإلكتروني ، فتأكد من أنه يجلب لهم قيمة. نظرًا لأن هذه العبارة المبتذلة لا تحقق أي قيمة حقيقية ، يمكنك حذفها دون أدنى شك. بدلاً من ذلك ، أظهر أنك تحترم وقت القارئ وتوصل إلى هذه النقطة على الفور.

• بناءا على محادثتنا

هذا ينتمي إلى أخطر الكليشيهات في الاتصالات التجارية. لا يبدو الأمر رسميًا ورسميًا للغاية فحسب ، بل قد يراه المستلمون أيضًا على أنه متطلب أو حتى عدواني. لتجنب الالتباس ، من الأفضل إعادة صياغة المحادثة بأدب. على سبيل المثال ، "عندما التقينا آخر مرة ، اتفقنا على أن تقوم بصياغة التقرير ربع السنوي بحلول 25 أكتوبر".

• أعلم أنك مشغول

عندما تدلي بمثل هذه العبارات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، لا يمكنك الاعتماد على الناس ليأخذوك على محمل الجد. يمكنك أن تكتب: "أعلم أنك مشغول" ، سيقرأ المستلم: "وقتي أقل قيمة من وقتك".

• أردت فقط التواصل معك

إنها مضيعة للوقت. ألن يكون من الأفضل تخطي جميع التفسيرات والتعبير عن الإجراء الذي تطلب من القارئ اتخاذه؟

أفكار للتحسين

إليك ما يمكنك فعله بدلاً من ذلك.

• توجه مباشرة إلى الهدف

غالبًا ما يفضل الأشخاص المشغولون رسائل البريد الإلكتروني المباشرة والموجزة على الرسائل الحلوة. إنهم لا يريدون تفسيراتك حول سبب تواصلك. وكلما وصلت إلى هذه النقطة مبكرًا ، كان المستلمون أكثر سعادة. علاوة على ذلك ، لا يزال بإمكانك الحفاظ على نغمة بريدك الإلكتروني لطيفة ومهذبة دون أي عبارات حشو.

• ابدأ محادثة قصيرة

إذا كنت تعرف الشخص الذي تكتب إليه ، فلن يؤلمك أبدًا أن تذكره بأن لديك علاقة قائمة. على سبيل المثال ، "أتمنى أن تكون قد استمتعت ببقية إقامتك في شيكاغو بعد الاجتماع."

عبارات البريد الإلكتروني في نص بريدك الإلكتروني

بعد أن أعربت عن أملك في أن يكون بريدك الإلكتروني قد وجد المستلم جيدًا ، يجب أن تختار بعناية عبارة أخرى لا معنى لها أو حتى عبارتين لعدم الانخراط في العمل طالما يمكنك ذلك. يمزح. إلا إذا كنت تكره المتلقي وهدفك أن تجعله غاضبًا.

فيما يلي بعض الكليشيهات الشائعة التي يجب تجنبها في نص رسالتك الإلكترونية.

• المشكلة هي…

في كل مرة تقريبًا أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى دعم العملاء لطلب المساعدة بشأن تطبيق أو جهاز ، يبدأون في شرحهم بعبارة "المشكلة هي". وأنت تعرف لماذا أكرهها؟ لأنه يضع نغمة سلبية على البريد الإلكتروني. أنا متأكد من أن كل عميل سيكون سعيدًا لسماعه عن الإصلاح ، وليس عن المشكلة. لا أحد يحب المشاكل.

• صدقا

هل أنت عادة غير أمين؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بقطع هذا وركز على إخباره كما هو.

• شركتي متخصصة في

كقاعدة عامة ، تأتي عبارة البريد الإلكتروني هذه مصحوبة بشيء مثل ، "مرحبًا. اسمي جون." هناك سببان لكون هذا الزوج غير جيد. إذا كنت تستخدمها وتوقعت أن يُنظر إليك كمحترف ، فضع في اعتبارك أن التعبير عن نفسك بشكل منفصل عن شركتك لا يفيدك بأي شيء. أيضًا ، "تخصص" هي كلمة جافة ورسمية لا تخاطب جمهورك. باستخدام هذه العبارة ، فإنك تجعل المستلم لا يرى شيئًا سوى شركة عامة أخرى لم تقم بترقية قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بهم لسنوات. إذا كنت تريد تمييز نفسك عن المنافسين ، فافعل أي شيء ممكن لتبدو أكثر طبيعية ، كما لو كنت تتحدث إلى شخص خارج الإنترنت.

• يرجى ملاحظة ذلك

إذا كنت لا تريد أن تبدو متعاليًا ، فاستخدم بدائل مثل "كن على علم" أو "كمرجع لك". في بعض الأحيان ، يمكنك حذف عبارة "الرجاء الملاحظة" دون أن تفقد النقطة.

• أظن

إذا قلت "أفكر فيك" ، فلا بأس بذلك. ولكن إذا قلت "أعتقد أنه يمكنني مساعدتك" ، فهذا يعني أنك غير متأكد. أنت؟

• كما ذكرت سابقا

كم عدد الأشخاص الذين تتفاعل معهم عبر البريد الإلكتروني؟ إذا كان الرقم أكثر من خمسة ، فلا يمكنني أن أصدق أنك تتذكر بالضبط ما قاله كل منهم في سلسلة طويلة من الرسائل. في المرة القادمة عندما تكتب "كما ذكرت سابقًا" ، ببساطة أعد ذكر المعلومات دون الإشارة إلى أنك قمت بمشاركتها بالفعل.

• تسجيل الدخول

يمكن تلبية هذه الكليشيهات في سطور الموضوع في الغالب. هل يجلب أي قيمة أو يقدم معلومات محددة حول محتويات البريد الإلكتروني؟ طبعا لا. بدلاً من ذلك ، يمكن أن يخيف المتلقي بسهولة. إذا كان لديك شيء محدد في ذهنك تريد مناقشته ، فأشر إلى ذلك في سطر الموضوع.

• من فضلك جد المرفقات

لا حرج في كتابة "الرجاء العثور على مرفق" في رسائل البريد الإلكتروني إذا كنت تهدف إلى أن تبدو مثل محامي القرن التاسع عشر. في حالات أخرى ، ضع في اعتبارك استخدام بدائل مثل "لقد أرفقت مستندًا لك" ، "الرجاء الرجوع إلى ملف pdf المرفق لمزيد من التفاصيل" ، "المعلومات ذات الصلة موجودة في الملف المرفق."

• أنا أفهم تماما كيف تشعر

حتى لو كنت في نفس الموقف بالضبط كشخص على الجانب الآخر من الشاشة ، فلا تتوقع أن يشعروا بتحسن بعد أن تخبرهم أنه يمكنك الارتباط. بغض النظر عما إذا كنت تنوي أن تكون داعمًا ومتعاطفًا ، فإن العبارة أعلاه يمكن أن تسبب المزيد من الإحباط والغضب. هذا هو السبب في أنه من الأفضل تكرار المشكلة باستخدام كلماتهم لجعلهم يشعرون بالفهم. على سبيل المثال ، "يمكنني بالتأكيد أن أرى كيف أن هذا أمر محبط بالنسبة لك ، وأريد التأكد من أننا نتعامل مع المشكلة في أقرب وقت ممكن."

أفكار للتحسين

لا تساهم العبارات المبتذلة والعبارات التجارية المذكورة أعلاه في الرسالة. أيضًا ، قاموا بتعيين نغمة سلبية أو تنازلية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ماذا يمكنك أن تفعل حيال هذا؟

• كن أكثر حوارية

لتبدو أكثر طبيعية وودودة ، حاول أن تكتب بحيث لا يبدو أنك تكتب ولكن تتحدث إلى المستلم وجهًا لوجه.

عبارات إنهاء البريد الإلكتروني للأعمال

المصدر: Saleshandy

إذا كان لديك تحية ، فيجب أن يكون لديك أيضًا خاتمة لموازنتها. فيما يلي بعض العبارات التي يجب تجنبها مع عمليات تسجيل البريد الإلكتروني الاحترافية:

• الأفضل

ليست أسوأ توقيع في العالم ، ولكن ضع في اعتبارك ، مع ذلك ، أن الإفراط في استخدام "الأفضل" يمكن أن يجعلك تبدو باهتًا وعديم الخيال.

أثوق إلى السماع عنك

ألا يبدو أن هذه مجرد طريقة مهذبة لقول "من الأفضل الرد على رسالتي بسرعة" ؟ جرب شيئًا مثل "حريص على معرفة رأيك" بدلاً من ذلك.

• لا تتردد في الاتصال بي

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح من مرسل لم يستخدم هذه العبارة في البريد الإلكتروني الأولي ، ألا تطلب المعلومات؟ هذه العبارة ليست زائدة عن الحاجة فحسب ، بل هي أيضًا قديمة الطراز ورسمية للغاية. من الأفضل حذفها أو قول "يمكنك الاتصال بي للحصول على مزيد من التوضيح" إذا كنت لا تزال تشعر بالحاجة إلى التأكيد على استعدادك للإجابة على الأسئلة.

• صديقك المخلص

إنه قديم بعض الشيء ورسمي للغاية. إذا كنت لا تعرف المستلم ، يمكن أن تجعلك العبارة تبدو متحمسًا جدًا لإرضاءه.

• شكرا مقدما

من الواضح أن الامتنان هو وسيلة ممتازة لإنهاء البريد الإلكتروني إذا كنت تريد أن تسمع رد من القارئ. ومع ذلك ، من الأفضل أن تكون حريصًا مع "شكرًا مقدمًا" ، لأنه ، اعتمادًا على السياق ، يمكن أن يجعلك تبدو مثل "أتوقع منك القيام بذلك ، وليس لديك خيار آخر لأنني قد شكرتك بالفعل".

• هتافات

"هتاف" ليس هو الخيار الأفضل إذا كنت تريد أن تبدو ودودًا دون أن تبدو غير محترف. أوصي باستخدام هذا التسجيل فقط للأصدقاء وزملاء العمل الذين قد تلتقي بهم لتناول مشروب لاحقًا .

• تفضلوا بقبول فائق الاحترام

هل تنتمي إلى المتلقي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهذا يبدو مزيفًا ومألوفًا للغاية.

أفكار للتحسين

إليك بعض الأفكار حول كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني.

• طرح سؤال

غالبًا ما يكون التحدث مع الناس أكثر إنتاجية من التحدث إليهم. ويمكن أن يحول السؤال الجيد البريد الإلكتروني أحادي الاتجاه إلى محادثة. إليك بعض الأمثلة: "هل جربت أيًا من هذه الاستراتيجيات؟ لدي بعض الأفكار الأكثر إثارة للاهتمام لمشروعك " أو " رأيت منشورك حول الانتقال من التسويق إلى إدارة المنتج - هذا مثير للإعجاب. كم من الوقت استغرقت لتصبح رئيس وزراء كفؤًا؟ " أو "سأرسل إليك دعوة بمجرد أن أنهي العرض التقديمي. يبدو ذلك جيدا؟"

المصدر: Thrivethemes.com

• أضف عبارة ذات صلة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

إذا كنت تريد تلقي رد من الأشخاص الذين تتواصل معهم ، فأخبرهم بما تتوقع منهم أن يفعلوه. على سبيل المثال ، "هل تسمح لي بحلول 11 آذار (مارس) بإخباري إذا كنت ستتمكن من الحضور؟"

إذا كنت ترغب في مزيد من النصائح حول سطور إغلاق البريد الإلكتروني ، فراجع مقالتنا.

كليشيهات البريد الإلكتروني للاعتذار

في حين أنه من الضروري تحمل المسؤولية والاعتذار من وقت لآخر ، فإن الكثير من الناس يفعلون ذلك كثيرًا. عندما تقول "أنا آسف" طوال الوقت ، فإن اعتذارك يفقد قيمته. لذا كن حذرًا عند استخدام العبارات التالية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

• آسف لإزعاجك

تعتبر العبارات الفارغة مثل "آسف على إزعاجك" مهذبة ، ولكن سيكون من الأفضل أن تركز على أشياء أكثر أهمية. إذا كانت رسالتك قصيرة ومباشرة ، فمن المحتمل أن يتمكن المستلم من قراءتها على الفور. ليست هناك حاجة لجعل بريدك الإلكتروني بعد الآن بكلمات حشو.

• آسف على الرد المتأخر

قد لا يدرك الشخص أن الأمر استغرق منك وقتًا طويلاً للرد حتى تبرزه. إذا كنت لا تزال تشعر بالحاجة إلى الاعتذار ، ففكر في استخدام عبارات مثل ، "شكرًا لك على صبرك" ، "شكرًا لتفهمك." هذه الرسائل تقر بالقسيمة وتثني على المستلم.

• آسف للإزعاج

"أعتذر عن الإزعاج" هي إحدى العبارات الأكثر استخدامًا ، لا سيما في خدمة العملاء. لكن هل هذه الكلمات تساعد أو تنقل رسالة حقيقية؟ من الأفضل أن تقول بالضبط ما الذي تأسف عليه وما الذي ستفعله لحل المشكلة.

أفكار للتحسين

ماذا عليك ان تفعل؟ احتفظ باعتذاراتك عن الأوقات التي تدين بها لهم حقًا وتجنب الإفراط في استخدامها لأنك ستفقد المصداقية عاجلاً أم آجلاً.

• لا تكن آسف ، كن شاكرا

عبر GIPHY

نعم ، معظم المستلمين مشغولون ، ويمكن لرسالتك أن تشتت انتباههم عن الأشياء المهمة. ومع ذلك ، إذا كان بريدك الإلكتروني مخصصًا وموجزًا ​​ويوفر معلومات مفيدة ، فلن يمانعوا المقاطعة. بدلاً من قول "آسف" طوال الوقت ، انظر إلى الموقف من زاوية مختلفة. ربما يمكنك قول "شكرًا" وإطراء القارئ بدلاً من ذلك. على سبيل المثال ، "شكرًا لك على صبرك".

• في حال كنت آسفًا ، حاول الاعتذار

إذا كنت تريد الاعتذار ، فحاول تجنب الكليشيهات ومعرفة ما إذا كان يمكنك اختيار شيء أكثر تخصيصًا للموقف. على سبيل المثال ، "أنا آسف كلبي أكل زهور التوليب الخاصة بك."

الكليشيهات التجارية في رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة

بالنسبة لي ، تعد كتابة متابعة جيدة مهمة أصعب من كتابة أول بريد إلكتروني جيد. في كل مرة أتابعها ، أشعر بإغراء استخدام العبارات التي نعرفها جميعًا. هذه هي "في حال فاتك هذا" ، "لست متأكدًا مما إذا كنت قد تلقيت رسالتي الإلكترونية الأخيرة" ، "متابعة فقط" ، والمزيد. ولكن إليك كيف يمكن للمستلمين إدراك كلماتك عندما تستخدم هذه العبارات المبتذلة التي تبدو بريئة.

• وصلتني آخر مرة

بجدية ، تجنب ممارسة ألعاب التلاعب. هذا غير مهني.

• في حال فاتك هذا

حسنًا ، ربما فات شخص ما هذا. وربما لم يكونوا مهتمين. عندما أرى هذا النوع من المتابعة ، بالنسبة لي ، يبدو الأمر كما يلي "أنت لا تفعل ما قلته إنه عليك القيام به. هل يجب علي حقا أن أكرر نفسي؟ "

• اعتقدت أنني سأعود

لم يرد أحد المستلمين في المرة الأولى التي قمت فيها بإرسال بريد إلكتروني. لماذا سيستجيبون هذه المرة ، خاصةً عندما يتم نسخ بقية رسالتك ولصقها من رسالتك الأصلية؟

• أنا فقط أتابع

إذا كنت تريد أن يلاحظك القارئ ، فحاول إيجاد سطر افتتاح أكثر إبداعًا.

• لست متأكدًا مما إذا كان قد تم استلام رسالتي الإلكترونية الأخيرة أو لست متأكدًا مما إذا كنت قد رأيت آخر بريد إلكتروني لي

هل حقا؟ نحن نعيش في وقت يستطيع فيه أي شخص تتبع فتح البريد الإلكتروني. لا تستخدم هذه العبارة ، لأنها تبدو وكأنها "فقط إلى متى تعتقد أنه يمكنك تجاهلي؟"

• حسب بريدي الإلكتروني الأخير

يمكن اعتبار هذا الشخص عدوانيًا سلبيًا. من الأفضل إعادة صياغة رسالتك السابقة.

أفكار للتحسين

إليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لتحسين عمليات المتابعة.

• نصل مرة أخرى إلى النقطة

بالإضافة إلى إعادة صياغة طلبك أو النقطة ، ضع في اعتبارك إضافة معلومات جديدة في رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني.

• أضف لمحة موجزة عن طلبك

ربما يزيد هذا من فرصك في الحصول على رد ، حيث يحب الناس رسائل البريد الإلكتروني الأقصر.

• لا تضع الخطأ على المستلم الخاص بك

لا تلوم القارئ أبدًا على عدم الرجوع إليك. لن يساعدك إذا قمت بذلك. في بعض الأحيان ، من المفيد أن نفترض أنهم لم يستجيبوا ليس لأنهم كانوا سيئين ، ولكن لأن بريدك الإلكتروني لم يكن مقنعًا بما يكفي لإثارة اتخاذ إجراء فوري.

اقرأ مقالتنا "كيفية كتابة أفضل رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بعد عدم الرد: نصائح وأمثلة."

استنتاج

يقضي الشخص العادي حوالي 11 ثانية في قراءة بريد إلكتروني. إذا كنت تريد أن يتم الاستماع إليك ، فحاول الوصول مباشرة إلى النقطة التي تتجنب فيها العبارات المبتذلة المتعلقة بالبريد الإلكتروني للنشاط التجاري ، مثل "في محادثتنا" ، "متابعة فقط" ، "آمل أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية على ما يرام" ، "لا تتردد في الاتصال بي ، " والمزيد. وتذكر أن كل بريد إلكتروني لا يحتاج إلى أن يكون تحفة فنية ، ولكنه يحتاج إلى أداء وظيفته.