永遠埋葬您的外展活動的電子郵件短語和商業陳詞濫調

1. 過度使用的商務電子郵件問候語
2. 電子郵件正文中的電子郵件短語
3. 商務電子郵件結尾短語
4. 道歉電子郵件的陳詞濫調
5. 跟進郵件中的商業陳詞濫調

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3.Reply.io - 個人電子郵件外展、電話和任務
4. Mailtrack - 電子郵件鏈接打開跟踪
5. Canva - 製作設計的在線工具

我厭倦了收件箱中無聊的陳詞濫調和毫無意義的台詞。 也許今天我得到了更好的東西。 哦，看來我這裡有一些新電子郵件。

- “尊敬的先生或女士，我希望你一切都好！”

- “是的……我已經足夠好了，無需進一步閱讀就可以將您的電子郵件移至垃圾箱，因為您甚至沒有費心從我的電子郵件地址中復制我的名字。”

下一個！

- “老實說..”

- “等等……你直到現在才對我誠實嗎？”

還有最後一槍。

- “敬上。”

- “你會認為我剛剛挖出了維多利亞時代的一封信。 壞消息。 不，它寫於 2022 年。”

如果您仍在使用這些短語，請不要生氣，但要意識到，也許您剛剛找到了人們很少回复您的電子郵件的原因。

如果您的目標是有效溝通並得到您想要的，請記住，一封好的電子郵件需要時間和精力來編寫。 此外，如今人們收到瞭如此多的電子郵件，以至於他們別無選擇，只能因為空洞的短語而感到沮喪，並在打開郵件幾秒鐘內刪除他們收到的大部分郵件。

在本文中，我們將介紹最常見的商業陳詞濫調以及替代它們的最佳替代方案。

過度使用的商務電子郵件問候語

您開始發送電子郵件的方式會定下基調，並可能影響收件人對您的看法。 除了主題行，它還可以確定他們是否繼續閱讀。 如果您不想成為那個電子郵件“很好地找到讀者”的煩人的傢伙，那麼您應該刪除或找到替代的七個短語。

• 你好嗎？

資料來源：商業內幕

我知道你是在保持禮貌，但作為一項規則，發件人並不想知道，收件人也不會說真話。 那麼有什麼意義呢？ 如果你真的很感興趣並且很了解收件人，最好花時間寫一些更個性化的東西。 例如， “我喜歡你關於 [topic] 的推文”，“很高興在會議上見到你。 你最喜歡誰的演講？” 這些功能與“你好嗎？”幾乎相同。 但需要很多努力。

• 我是約翰，我在約翰公司工作。

如果你用這個短語開始你的電子郵件以增加一些權威，請記住硬幣的另一面：收件人可能會認為你是一個傲慢的人。 最後在您的電子郵件簽名中提及您的姓名和職位是一個明智的主意。

• 我希望你一切都好

我們在電子郵件中過度使用的另一個常見的自動填充短語是“我希望你做得很好”。 就像“你好嗎？” 這些話已經沒有任何意義。

• 我希望你能收到這封電子郵件

如果您希望人們回复您的電子郵件，請確保它為他們帶來價值。 由於這個陳詞濫調似乎沒有帶來任何實際價值，因此您可以毫無疑問地刪除它。 相反，要表現出您尊重讀者的時間並立即進入重點。

• 根據我們的談話

這屬於商務溝通中最危險的陳詞濫調。 它不僅聽起來過於拘謹和正式，而且接受者可能會認為它要求很高，甚至是咄咄逼人。 為避免混淆，最好禮貌地重述談話內容。 例如， “我們上次見面時，我們同意你在 10 月 25 日之前起草季度報告。”

• 我知道你很忙

當您在電子郵件中發表此類聲明時，您不能指望人們會認真對待您。 你可以寫： “我知道你很忙” ，收件人會讀到： “我的時間不如你的寶貴。”

• 我只是想聯繫你

這很耗時。 跳過所有解釋並表達您要求讀者採取的行動不是更有效嗎？

改進的想法

這是您可以做的。

• 直奔主題

忙碌的人通常更喜歡簡單明了的電子郵件，而不是甜蜜的電子郵件。 他們不希望您解釋為什麼要伸出援手。 而且你越早明白這一點，你的收件人就會越開心。 此外，您仍然可以在沒有任何填充詞的情況下保持電子郵件的甜美和禮貌。

• 開始閒聊

如果你認識你正在寫信的人，提醒他們你有一個現有的關係永遠不會有什麼壞處。 例如， “我希望你在會議結束後在芝加哥度過餘下的時光。”

電子郵件正文中的電子郵件短語

在您表示希望您的電子郵件能夠很好地找到收件人之後，您應該謹慎選擇另一個無意義的短語甚至兩個，盡可能不要正事。 開玩笑。 除非你討厭收件人，而你的目標是讓他們生氣。

以下是電子郵件正文中要避免的一些常見陳詞濫調。

• 問題是…

幾乎每次我通過電子郵件向客戶支持尋求應用程序或設備的幫助時，他們都會以“問題出在”這句話開始解釋。 你知道我為什麼討厭它嗎？ 因為它為電子郵件設置了負面基調。 我相信每個客戶都會很高興聽到修復，而不是問題。 沒有人喜歡問題。

• 老實說

你通常不誠實嗎？ 如果沒有，請關閉它並專注於按原樣講述它。

• 我公司專門從事

通常，這個電子郵件短語與“你好。 我的名字是約翰。” 這對不好的原因有兩個。 如果您使用它並希望被視為專業人士，請記住，與公司分開表達自己對您沒有任何好處。 此外，“專業化”是一個枯燥而正式的詞，不會對您的聽眾說話。 使用這個短語，您讓收件人看到的只是另一家多年未升級其電子郵件模板的通用公司。 如果你想在競爭中脫穎而出，盡一切可能讓聲音聽起來更自然，就好像你在與互聯網外的人交談一樣。

• 請注意

如果您不想听起來居高臨下，請使用“被建議”或“供您參考”等替代詞。 有時，您甚至可以省略“請注意”這句話而不會失去重點。

• 我認為

如果你說“我想你” ，那沒關係。 但如果你說“我想我可以幫助你”，這意味著你不確定。 你是？

• 正如我之前提到的

您通過電子郵件與多少人互動？ 如果這個數字超過五個，我簡直不敢相信你能準確地記得他們每個人在一長串信息中所說的話。 下次當你寫“正如我之前提到的”時，只需重述信息，而不是暗示你已經分享了它。

• 辦理登機手續

這種陳詞濫調可以在主題行中得到滿足。 它是否帶來任何價值或提供有關電子郵件內容的特定信息？ 當然不。 相反，它很容易嚇跑收件人。 如果您有特定的想法想要討論，請在主題行中指出。

• 請在附件中找到

如果你的目標是聽起來像 19 世紀的律師，那麼在電子郵件中寫下“請找到附件”並沒有錯。 在其他情況下，請考慮使用諸如“我已為您附上文件”、“請參閱隨附的 pdf 以了解更多詳細信息”、“相關信息在附件中”等替代方式。

• 我完全理解你的感受

即使您曾經作為屏幕另一側的人處於確切的情況，也不要指望在您讓他們知道您可以聯繫後他們會感覺更好。 無論您是否打算表示支持和同情，上述短語都會引起更多的挫敗感和憤怒。 這就是為什麼最好用他們的話重複這個問題，讓他們感到被理解。 例如， “我絕對可以看出這讓你感到多麼沮喪，我想確保我們盡快解決這個問題。”

改進的想法

上述商業陳詞濫調和短語對信息沒有任何幫助。 此外，他們對您的電子郵件設置了負面或居高臨下的語氣。 你能做些什麼呢？

• 更健談

為了聽起來更自然、更友好，試著寫得不像是在寫，而是在與收件人面對面交談。

企業電子郵件結尾短語

資料來源：Saleshandy

如果你有一個稱呼，你也應該有一個結束來平衡它。 以下是專業電子郵件簽核時要避免的一些短語：

• 最好的

不是世界上最糟糕的簽收，但請記住，過度使用“最佳”會讓你顯得乏味和缺乏想像力。

期待您的回音

這不是說“你最好快點回复我的消息”的禮貌方式嗎？ 試試“渴望知道你的想法”之類的東西。

• 不要猶豫與我聯繫

如果您需要在初始電子郵件中未使用此短語的發件人進一步澄清，您不會要求提供信息嗎？ 這句話不僅多餘，而且過時且過於正式。 如果您仍然覺得有必要強調您已準備好回答問題，最好省略它或直接說“您可以聯繫我以獲得進一步的說明” 。

• 您忠誠的

它有點過時並且非常正式。 如果你不認識收件人，這句話甚至會讓你聽起來太渴望取悅。

• 提前致謝

顯然，如果您想收到讀者的回复，感謝是結束電子郵件的絕佳方式。 但是，您最好小心“提前致謝”，因為根據上下文，它可能會讓您聽起來像“我希望您這樣做，而您別無選擇，因為我已經感謝您了。”

• 乾杯

如果您想在聽起來友好而又不專業的情況下， “乾杯”不是最佳選擇。 我建議您只為以後可能會見面喝一杯的朋友和商業同事使用此簽名。

• 敬上

你屬於收件人嗎？ 如果不是，這聽起來很假而且過於熟悉。

改進的想法

這裡有一些關於如何結束電子郵件的想法。

• 問一個問題

與人交談往往比與他們交談更有成效。 一個好的問題可以將單向電子郵件變成對話。 這裡有幾個例子： “你嘗試過這些策略嗎？ 我對你的項目有一些更有趣的想法”或“我看到你關於從營銷過渡到產品管理的帖子——這令人印象深刻。 您成為一名稱職的首相花了多長時間？” 或“我會在完成演示文稿後立即向您發送邀請。 聽起來不錯？”

資料來源：Thrivethemes.com

• 添加相關的號召性用語

如果您想收到您聯繫的人的回复，請告訴他們您希望他們做什麼。 例如， “能否在 3 月 11 日之前通知我您是否可以參加？”

如果您想了解更多關於電子郵件結束行的建議，請查看我們的文章。

道歉電子郵件陳詞濫調

雖然不時承擔責任和道歉是很重要的，但很多人這樣做太頻繁了。 當你一直說“對不起”時，你的道歉就失去了價值。 因此，在您的電子郵件中使用以下短語時要小心。

• 抱歉打擾你

像“抱歉打擾你”這樣的空話是禮貌的，但如果你專注於更重要的事情會更好。 如果您的信息簡短而切題，收件人很有可能會立即閱讀。 不再需要使用填充詞來製作您的電子郵件。

• 這麼晚才回复很抱歉

一個人甚至可能沒有意識到你花了太長時間才做出回應，直到你強調它。 如果您仍然覺得需要道歉，請考慮使用諸如“感謝您的耐心等待”、“感謝您的理解”之類的短語。 這些消息既承認你的失誤，也讚美收件人。

• 帶來不便敬請諒解

“我為給您帶來的不便深表歉意”是最被濫用的短語之一，尤其是在客戶服務中。 但是這些話是否提供了幫助或傳達了真正的信息？ 最好確切地說出您對什麼感到抱歉以及您將採取什麼措施來解決問題。

改進的想法

你該怎麼辦？ 為你真正欠他們的時間道歉，避免過度使用它們，因為遲早你會失去信譽。

• 不要後悔，要感恩

通過 GIPHY

是的，您的大多數收件人都很忙，您的信息可能會分散他們對重要事情的注意力。 但是，如果您的電子郵件是個性化的、簡潔的並提供有用的信息，他們不會介意中斷。 與其一直說“對不起” ，不如換個角度看情況。 也許，您可以說“謝謝”並讚美讀者。 例如， “感謝您的耐心等待。”

• 如果您感到抱歉，請嘗試道歉

如果您想道歉，請盡量避免陳詞濫調，看看您是否可以根據情況選擇更個性化的東西。 例如， “對不起，我的狗吃了你的鬱金香。”

後續電子郵件中的商業陳詞濫調

對我來說，寫一篇像樣的後續郵件比寫一封好的第一封電子郵件更難。 每次我跟進時，我都會很想使用我們都知道的短語。 這些是“萬一你錯過了”、“不確定你是否收到我的最後一封電子郵件”、“只是跟進”等等。 但是，當您使用這些看似無辜的電子郵件陳詞濫調時，收件人可能會如何看待您的話。

• 我上次聯繫

說真的，避免玩操縱遊戲。 這是不專業的。

• 如果你錯過了這個

好吧，也許一個人確實錯過了這個。 也許他們只是不感興趣。 當我看到這種類型的跟進時，對我來說，聽起來就像“你沒有做我說你應該做的事情。 我真的必須重複自己嗎？”

• 我以為我會繞回來

收件人在您第一次發送電子郵件時沒有回复。 為什麼他們這次會回复，尤其是當您的消息的其餘部分只是從原始消息中復制和粘貼時？

• 我只是在跟進

如果你想被讀者註意到，試著找到一個更有創意的開場白。

• 不確定我的最後一封電子郵件是否已收到或不確定您是否看到我的最後一封電子郵件

真的嗎？ 我們生活在一個任何人都可以跟踪電子郵件打開的時代。 不要使用這個短語，因為它聽起來像“你認為你可以忽略我多久？”

• 根據我的上一封電子郵件

這可能會表現為被動攻擊性。 最好重述您之前的消息。

改進的想法

以下是您可以做的一些事情來改善您的後續行動。

• 再次進入正題

除了重申您的請求或觀點之外，請考慮在您的後續電子郵件中添加新信息。

• 添加您的請求的簡短概述

也許，這會增加您獲得回复的機會，因為人們喜歡較短的電子郵件。

• 不要把過錯歸咎於你的收件人

永遠不要責怪讀者沒有回复你。 如果你這樣做，那將無濟於事。 有時，假設他們沒有回復不是因為他們不好，而是因為您的電子郵件沒有足夠的說服力來激發立即採取行動，這很有用。

閱讀我們的文章“無回應後如何撰寫最佳跟進電子郵件：提示和示例”。

結論

普通人花費大約 11 秒閱讀一封電子郵件。 如果您想發表意見，請盡量直截了當，避免使用商務電子郵件的陳詞濫調，例如“根據我們的談話”、“只是跟進”、“我希望這封電子郵件能找到你”、“不要猶豫與我聯繫，”等等。 請記住，每封電子郵件都不必是傑作，但它需要發揮作用。