당신의 봉사 활동을 영원히 묻어두는 이메일 문구와 비즈니스 상투적 표현

1. 과도하게 사용되는 비즈니스 이메일 인사말 문구
2. 이메일 본문의 이메일 문구
3. 비즈니스 이메일 끝 문구
4. 사과 이메일 클리셰
5. 후속 이메일의 비즈니스 상투적 표현

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Mailchimp - 이메일 빌더 및 발신자
3. Reply.io - 개인 이메일 지원, 통화 및 작업
4. Mailtrack - 이메일 링크가 추적을 엽니다.
5. Canva - 디자인 제작을 위한 온라인 도구

받은 편지함의 지루한 진부한 표현과 의미 없는 줄에 지쳤습니다. 어쩌면 오늘 나는 더 나은 것을 얻고 있습니다. 오, 여기에 새 이메일이 있는 것 같습니다.

- "친애하는 각하 또는 부인, 나는 당신이 잘 지내기를 바랍니다!"

- "네... 내 이메일 주소에서 내 이름을 복사하는 것도 귀찮게 하지 않으니 더 이상 읽지 않고 이메일을 휴지통으로 옮깁니다."

다음!

- "솔직히.."

- "잠깐... 지금까지 나한테 솔직하지 않았어?"

그리고 마지막 샷.

- "정말로."

- “내가 방금 빅토리아 시대의 편지를 파헤쳤다고 생각할 것입니다. 나쁜 소식. 아니요, 2022년에 썼어요.”

여전히 이 문구를 사용하고 있다면 화를 내지 말고 깨달아 보세요. 사람들이 귀하의 이메일에 거의 응답하지 않는 이유를 방금 찾은 것일 수도 있습니다.

그리고 당신의 목표가 효과적으로 의사 소통하고 원하는 것을 얻는 것이라면 좋은 이메일을 작성하는 데 시간과 노력이 필요하다는 것을 기억하십시오. 또한 오늘날 사람들은 이메일을 너무 많이 받아서 빈 문구 때문에 좌절하는 것 외에 다른 선택의 여지가 없으며 받은 메시지의 대부분을 여는 데 몇 초 안에 삭제합니다.

이 기사에서는 가장 일반적인 비즈니스 진부한 표현과 이를 대체할 수 있는 최상의 대안을 다룰 것입니다.

과도하게 사용되는 비즈니스 이메일 인사말 문구

이메일을 시작하는 방식에 따라 분위기가 달라지고 수신자가 귀하에 대한 인식을 형성할 수 있습니다. 제목과 함께 계속 읽을지 여부를 결정할 수도 있습니다. 다음은 이메일이 "독자를 잘 찾는" 성가신 사람을 원하지 않는 경우 삭제하거나 대체해야 할 7가지 문구입니다.

• 잘 지내고 있나요?

출처: 비즈니스 인사이더

예의를 갖추려고 하는 건 알지만, 원칙적으로 보낸 사람은 정말 알고 싶어 하지 않고 받는 사람은 진실을 말하지 않습니다. 그래서 요점이 무엇입니까? 진정으로 관심이 있고 받는 사람을 잘 알고 있다면 시간을 내어 좀 더 개인화된 글을 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "[주제]에 대한 트윗을 즐겼습니다.", " 컨퍼런스에서 만나서 반가웠습니다. 누구의 연설이 가장 마음에 드셨나요?” 그것들은 "How are you?"와 거의 같은 기능을 합니다. 그러나 많은 노력이 필요합니다.

• 저는 John이고 John Inc.에서 일합니다.

권위를 더하기 위해 이 문구로 이메일을 시작한다면 항상 동전의 이면이 있다는 것을 기억하십시오. 받는 사람은 당신을 오만한 사람으로 인식할 수 있습니다. 이메일 서명 마지막 에 귀하의 이름과 직위를 언급하는 것이 현명한 생각 입니다.

• 나는 당신이 잘하고 있기를 바랍니다

이메일에서 우리가 과도하게 사용하는 또 다른 일반적인 자동 채우기 문구는 "잘 지내고 있기를 바랍니다."입니다. "잘 지내 ?" 이 단어는 더 이상 의미가 없습니다.

• 이 이메일이 당신을 잘 찾길 바랍니다

사람들이 귀하의 이메일에 답장하기를 원한다면 이메일이 가치를 제공하는지 확인하십시오. 이 진부한 표현은 실제 가치를 가져오지 않는 것 같으므로 의심의 여지 없이 삭제할 수 있습니다. 대신 독자의 시간을 존중하고 즉시 요점에 도달한다는 것을 보여주십시오.

• 우리의 대화에 따라

이것은 비즈니스 커뮤니케이션에서 가장 위험한 진부한 표현에 속합니다. 너무 공손하고 형식적으로 들릴 뿐만 아니라 받는 사람도 이를 까다롭거나 공격적으로 볼 수 있습니다. 혼동을 피하기 위해서는 대화를 정중하게 다시 하는 것이 좋습니다. 예를 들어, "저번에 만났을 때 10월 25일까지 분기 보고서 초안을 작성하기로 합의했습니다."

• 바쁜 거 알아

이메일에서 그러한 진술을 할 때 사람들이 당신을 진지하게 받아들일 것이라고 기대할 수 없습니다. 당신은 다음과 같이 쓸 수 있습니다. "당신이 바쁘다는 것을 알고 있습니다 ." 받는 사람은 "내 시간은 당신보다 덜 소중합니다."라고 읽습니다.

• 나는 단지 당신에게 연락하고 싶었습니다

시간이 많이 걸립니다. 모든 설명을 건너뛰고 독자에게 요구하는 조치를 표현하는 것이 더 효율적이지 않을까요?

개선할 아이디어

다음은 대신 수행할 수 있는 작업입니다.

• 요점으로 바로 이동

바쁜 사람들은 종종 달콤한 이메일보다 간단하고 간결한 이메일을 선호합니다. 그들은 당신이 왜 연락하는지에 대한 당신의 설명을 원하지 않습니다. 그리고 요점에 더 빨리 도달할수록 받는 사람은 더 행복해질 것입니다. 게다가, 필러 문구 없이도 이메일의 어조를 달콤하고 정중하게 유지할 수 있습니다.

• 잡담 시작하기

당신이 편지를 쓰는 사람을 알고 있다면, 그들에게 당신이 이미 존재하는 관계가 있음을 상기시키는 것이 결코 나쁘지 않습니다. 예를 들어, "미팅이 끝난 후 시카고에서의 남은 시간이 즐거웠기를 바랍니다."

이메일 본문의 이메일 문구

이메일이 수신자를 잘 찾았으면 좋겠다는 희망을 표명한 후에는 가능한 한 오래 일하지 않기 위해 다른 의미 없는 문구 또는 두 개라도 신중하게 선택해야 합니다. 농담. 받는 사람을 미워하지 않는 한, 그리고 당신의 목표는 그들을 화나게 만드는 것입니다.

다음은 이메일 본문에서 피해야 할 일반적인 진부한 표현입니다.

• 문제는…

앱이나 장치에 대한 도움을 요청하는 고객 지원에 이메일을 보낼 때마다 거의 항상 "문제는 다음과 같습니다." 라는 문구로 설명을 시작합니다. 그리고 내가 왜 싫어하는지 알아? 이메일에 부정적인 어조를 설정하기 때문입니다. 모든 고객이 문제가 아니라 수정 사항에 대해 듣고 싶어할 것이라고 확신합니다. 아무도 문제를 좋아하지 않습니다.

• 솔직히

당신은 일반적으로 부정직합니까? 그렇지 않다면 이것을 잘라내고 있는 그대로 말하는 데 집중하십시오.

• 우리 회사는 전문

일반적으로 이 이메일 문구는 "안녕하세요. 제 이름은 존이에요." 이 쌍이 좋지 않은 두 가지 이유가 있습니다. 그것을 사용하고 전문가로 인식되기를 기대한다면, 회사와 별도로 자신을 표현하는 것이 당신에게 아무런 도움이 되지 않는다는 점을 명심하십시오. 또한 "specialize"는 청중에게 말하지 않는 건조하고 형식적인 단어입니다. 이 문구를 사용하면 수신자에게 수년 동안 이메일 템플릿을 업그레이드하지 않은 다른 일반 회사 외에는 아무것도 표시되지 않습니다. 경쟁자와 자신을 차별화하려면 인터넷 외부의 사람과 대화하는 것처럼 더 자연스럽게 들리도록 가능한 모든 조치를 취하십시오.

• 점에 유의하시기 바랍니다

거만한 소리를 하고 싶지 않다면 "조언을 받다" 또는 "참고용으로"와 같은 대안을 사용하십시오. 때로는 요점을 잃지 않고 "주의하세요" 문구를 생략할 수도 있습니다.

• 제 생각에는

"나는 당신을 생각합니다"라고 말하면 괜찮습니다. 그러나 "내가 당신을 도울 수 있을 것 같아요"라고 말한다면 이것은 당신이 확신이 서지 않는다는 것을 의미합니다. 당신은?

• 앞서 언급했듯이

이메일을 통해 얼마나 많은 사람들과 교류합니까? 숫자가 5보다 크면 긴 메시지 스레드에서 각자가 말한 내용을 정확히 기억한다는 것이 믿기지 않습니다. 다음 에 “이전에 언급한 대로”라고 쓸 때 이미 공유했다는 암시 없이 정보를 다시 말하십시오.

• 체크인

이 진부한 표현은 대부분 제목에서 만날 수 있습니다. 가치를 제공하거나 이메일 내용에 대한 특정 정보를 제공합니까? 물론 아닙니다. 대신 받는 사람을 쉽게 놀라게 할 수 있습니다. 구체적으로 논의하고 싶은 것이 있으면 제목에 명시하십시오.

• 첨부파일을 찾아주세요

19세기 변호사처럼 들릴 생각이라면 이메일 에 "첨부된 파일을 찾으세요"라고 쓰는 것은 문제가 없습니다 . 다른 경우에는 “문서를 첨부했습니다”, “자세한 내용은 첨부된 pdf를 참조하십시오”, “관련 정보는 첨부 파일에 있습니다.” 와 같은 대안을 사용하는 것이 좋습니다.

• 나는 당신이 어떻게 느끼는지 완전히 이해합니다

화면 반대편에 있는 사람과 똑같은 상황에 처한 적이 있더라도 공감할 수 있다고 말한 후 기분이 나아질 것이라고 기대하지 마십시오. 위로와 공감을 의도했더라도 위의 문구는 더 큰 좌절과 분노를 유발할 수 있습니다. 그렇기 때문에 그들이 이해했다고 느낄 수 있도록 그들의 단어를 사용하여 문제를 반복하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "이것이 얼마나 실망스러운지 확실히 알 수 있으며 가능한 한 빨리 문제를 해결하고 싶습니다."

개선할 아이디어

위에서 언급한 비즈니스 상투적인 표현과 문구는 메시지에 아무런 기여도 하지 않습니다. 또한 그들은 당신의 이메일에 부정적이거나 경멸적인 어조를 설정합니다. 이에 대해 무엇을 할 수 있습니까?

• 대화를 더 많이 하세요

보다 자연스럽고 친근하게 들리려면 글을 쓰는 것처럼 보이지 않고 받는 사람과 얼굴을 맞대고 말하는 것처럼 쓰십시오.

비즈니스 이메일 끝 문구

출처: Saleshandy

인사말이 있으면 균형을 맞추기 위해 마무리도 해야 합니다. 다음은 전문적인 이메일 승인 시 피해야 할 몇 가지 문구입니다.

• 최고

세상에서 가장 나쁜 결과는 아니지만 "최고" 를 과도하게 사용하면 지루하고 상상력이 없어 보일 수 있습니다.

귀하의 의견을 기다립니다

"내 메시지에 빨리 답장을 보내줘" 라는 공손한 표현이 아닌 것 같 습니까? 대신 "당신이 어떻게 생각하는지 알고 싶어"와 같은 것을 시도하십시오 .

• 저에게 연락하는 것을 망설이지 마십시오

초기 이메일에서 이 문구를 사용하지 않은 발신자로부터 추가 설명이 필요하면 정보를 요청하지 않으시겠습니까? 이 문구는 중복될 뿐만 아니라 구식이며 너무 형식적입니다. 질문에 답할 준비가 되었음을 강조할 필요가 있다고 생각되면 생략하거나 "자세한 설명을 위해 저에게 연락할 수 있습니다" 라고 말하는 것이 좋습니다.

• 진심으로 당신의

그것은 약간 구식이며 매우 형식적입니다. 받는 사람을 모르는 경우 이 문구는 너무 기쁘게 들릴 수도 있습니다.

• 미리 감사드립니다

분명히 감사는 독자의 답변을 듣고 싶다면 이메일을 끝내는 훌륭한 방법입니다. 하지만 "미리 감사합니다" 는 상황에 따라 "이렇게 해주기를 기대하고 이미 감사를 드렸으니 선택의 여지가 없습니다" 처럼 들릴 수 있으므로 주의하는 것이 좋습니다.

• 건배

"Cheers" 는 전문가가 아닌 것처럼 들리지 않고 친근하게 들리고 싶다면 최선의 선택이 아닙니다. 나중에 만나서 술을 마실 수 있는 친구 및 비즈니스 동료에게만 이 승인을 사용하는 것이 좋습니다 .

• 당신의 진정한

당신은 받는 사람에 속해 있습니까? 그렇지 않으면 이것은 가짜로 들리고 지나치게 친숙합니다.

개선할 아이디어

다음은 이메일을 종료하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어입니다.

• 질문하기

사람들과 이야기하는 것이 종종 그들에게 이야기하는 것보다 더 생산적입니다. 그리고 좋은 질문은 단방향 이메일을 대화로 바꿀 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예입니다. “이러한 전략을 시도해 본 적이 있습니까? 귀하의 프로젝트에 대한 몇 가지 흥미로운 아이디어가 더 있습니다.” 또는 “마케팅에서 제품 관리로의 전환에 대한 귀하의 게시물을 보았습니다. 정말 인상적입니다. 유능한 PM이 되기까지 얼마나 걸렸어요?” 또는 “프레젠테이션을 마치는 대로 초대장을 보내드리겠습니다. 좋은 소리?”

출처: Thrivethemes.com

• 관련 클릭 유도문안 추가

연락하는 사람들의 답변을 듣고 싶다면 그들이 무엇을 하기를 기대하는지 말하십시오. 예를 들어, "참석 가능 여부를 3월 11일까지 알려주시겠습니까?"

이메일 마감 라인에 대해 더 많은 조언을 원하시면 기사를 확인하세요.

사과 이메일 클리셰

때때로 책임을 지고 사과하는 것이 중요하지만 많은 사람들이 너무 자주 합니다. 항상 “미안해”라고 말하면 사과는 가치를 잃는다. 따라서 이메일에 다음 문구를 사용할 때 주의하십시오.

• 귀찮게 해서 죄송합니다

"죄송합니다" 와 같은 공허한 말 은 공손하지만 더 중요한 일에 집중하면 좋을 것입니다. 메시지가 짧고 요점만 있다면 받는 사람이 즉시 읽을 수 있을 것입니다. 더 이상 필러 단어로 이메일을 만들 필요가 없습니다.

• 늦은 답변 죄송합니다

강조 표시할 때까지 응답하는 데 너무 오랜 시간이 걸렸다는 사실조차 깨닫지 못할 수도 있습니다. 여전히 사과할 필요가 있다고 생각되면 "기다려 주셔서 감사합니다", "이해해 주셔서 감사합니다"와 같은 문구를 사용하는 것이 좋습니다. 이 메시지는 귀하의 슬립을 확인하고 수신자를 칭찬합니다.

• 불편을 드려 죄송합니다

"불편을 끼쳐드려 죄송합니다" 는 특히 고객 서비스에서 가장 많이 사용되는 문구 중 하나입니다. 하지만 이 말들이 도움이 되거나 진정한 메시지를 전달합니까? 무엇에 대해 미안하고 문제를 해결하기 위해 무엇을 할 것인지 정확히 말하는 것이 좋습니다.

개선할 아이디어

당신은 무엇을해야합니까? 당신이 정말로 빚지고 있는 시간에 대해 사과를 유보하고, 조만간 신뢰를 잃게 될 것이기 때문에 그것을 남용하지 마십시오.

• 미안해하지마, 고마워

지피를 통해

예, 대부분의 수신자는 바쁘고 메시지는 중요한 일에서 주의를 산만하게 할 수 있습니다. 그러나 이메일이 개인화되고 간결하며 유용한 정보를 제공한다면 방해를 받지 않을 것입니다. 늘 미안 하다는 말 대신 다른 각도에서 상황을 바라보자. 아마도 "고맙습니다" 라고 말하고 독자를 칭찬할 수 있습니다. 예를 들어 "기다려 주셔서 감사합니다."

• 미안하면 사과하려고 노력해

사과하고 싶다면 진부한 표현을 피하고 상황에 더 맞춤화된 것을 선택할 수 있는지 확인하세요. 예를 들어, "내 개가 당신의 튤립을 먹어서 미안해요."

후속 이메일의 비즈니스 상투적 표현

나에게 적절한 후속 조치를 작성하는 것은 좋은 첫 번째 이메일을 작성하는 것보다 훨씬 더 어려운 작업입니다. 후속 조치를 취할 때마다 우리 모두가 알고 있는 문구를 사용하고 싶은 유혹을 느낍니다. 그것들은 "당신이 이것을 놓친 경우", "내 마지막 이메일을 받았는지 확실하지 않습니다", "그냥 후속 조치를 취하는 것" 등입니다. 그러나 다음은 겉보기에 무해한 이메일 진부한 표현을 사용할 때 받는 사람이 귀하의 말을 인식하는 방법입니다.

• 지난번에 연락을 하고

진지하게, 조작 게임을 하지 마십시오. 이것은 비전문적입니다.

• 이것을 놓친 경우

글쎄, 아마도 사람이 이것을 놓쳤을 것입니다. 그리고 아마도 그들은 관심이 없었을 것입니다. 이런 종류의 후속 조치를 볼 때 저에게 "당신은 내가 당신이해야한다고 말한 것을하지 않고 있습니다. 정말 반복해야 합니까?”

• 나는 내가 다시 원을 그리게 될 것이라고 생각했다

처음 이메일을 받았을 때 수신자가 응답하지 않았습니다. 특히 나머지 메시지를 원본 메시지에서 복사하여 붙여넣은 경우 왜 이번에는 응답할까요?

• 난 그냥 따라하고 있어

독자의 주목을 받고 싶다면 좀 더 창의적인 시작 라인을 찾아보세요.

• 내 마지막 이메일을 받았는지 확실하지 않거나 내 마지막 이메일을 보았는지 확실하지 않음

진짜? 우리는 누구나 이메일 열기를 추적할 수 있는 시대에 살고 있습니다. "얼마나 오랫동안 나를 무시할 수 있다고 생각하세요?" 처럼 들리기 때문에 이 문구를 사용하지 마십시오 .

• 내 마지막 이메일에 따라

이것은 수동-공격적이라고 할 수 있습니다. 이전 메시지를 다시 말하는 것이 좋습니다.

개선할 아이디어

다음은 후속 조치를 개선하기 위해 할 수 있는 몇 가지 사항입니다.

• 다시 본론으로

요청이나 요점을 다시 기술하는 것 외에도 후속 이메일에 새 정보를 추가하는 것을 고려하십시오.

• 요청에 대한 간략한 개요 추가

아마도 사람들은 더 짧은 이메일을 좋아하기 때문에 이렇게 하면 답장을 받을 가능성이 높아집니다.

• 받는 사람에게 잘못을 전가하지 마십시오

당신에게 돌아오지 않는 것에 대해 독자를 비난하지 마십시오. 그렇게하면 도움이되지 않습니다. 때때로 그들이 나빴기 때문이 아니라 귀하의 이메일이 즉각적인 조치를 유발할 만큼 설득력이 없었기 때문에 응답하지 않았다고 가정하는 것이 유용합니다.

"응답이 없을 때 최상의 후속 이메일을 작성하는 방법: 팁 및 예" 기사를 읽으 십시오.

결론

평균적인 사람은 이메일을 읽는 데 약 11초 를 보냅니다. 당신이 듣고 싶다면 , "우리 대화에 따라", "그냥 후속 조치를 취하십시오", "이 이메일이 당신을 잘 찾길 바랍니다", "저에게 연락하는 것을 주저하지 마십시오. ," 등이 있습니다. 모든 이메일이 걸작일 필요는 없지만 제 기능을 다해야 한다는 점을 기억하세요.