アウトリーチを永遠に埋めるフレーズやビジネスの決まり文句をメールで送信

1.使いすぎのビジネスメールグリーティングフレーズ
2.メール本文のフレーズをメールで送信
3.ビジネスメールの終了フレーズ
4.謝罪のメールの決まり文句
5.フォローアップメールでのビジネスの決まり文句

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3. Reply.io-個人的な電子メールのアウトリーチ、電話、およびタスク
4.メールトラック-メールリンクはトラッキングを開きます
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

私は、受信トレイの退屈な決まり文句や無意味な行にうんざりしています。 多分今日私は何か良くなっています。 ああ、ここにいくつかの新しいメールがあるようです。

-「親愛なるサーまたはマダム、あなたがうまくやっていることを願っています！」

-「ええ…あなたが私のメールアドレスから私の名前をコピーすることさえしなかったので、私はあなたのメールをそれ以上読むことなくゴミ箱に移動するのに十分です。」

次！

- "実を言うと.."

-「待って...今まで私に正直でなかったの？」

そして最後のショット。

- "敬具。"

-「ビクトリア朝時代の手紙を掘り出しただけだと思います。 悪いニュース。 いいえ、2022年に書かれました。」

これらのフレーズをまだ使用している場合は、気分を害することなく、気づいてください。おそらく、人々があなたの電子メールにめったに応答しない理由を見つけただけかもしれません。

そして、あなたの目標が効果的にコミュニケーションを取り、あなたが望むものを手に入れることであるならば、良い電子メールはそれを書くのに時間と労力を要することを忘れないでください。 また、人々は今日非常に多くの電子メールを受け取るので、空のフレーズのためにイライラし、それらを開いてから数秒以内に受け取るメッセージのほとんどを削除する以外に、本当の選択はありません。

この記事では、最も一般的なビジネスの決まり文句と、それらを置き換えるための最良の代替案について説明します。

酷使されているビジネスメールの挨拶フレーズ

あなたがあなたの電子メールを始める方法はトーンを設定し、あなたの受信者の認識を形作るかもしれません。 件名とともに、読み続けるかどうかも決定する場合があります。 メールが「読者をうまく見つける」という迷惑な男になりたくない場合は、削除するか、代わりのフレーズを見つける必要がある7つのフレーズを次に示します。

• 元気ですか？

出典：Businessinsider

あなたが礼儀正しくしようとしていることは知っていますが、原則として、送信者は本当に知りたくなく、受信者は真実を伝えません。 それで、ポイントは何ですか？ あなたが本当に興味があり、受信者をよく知っているなら、もっとパーソナライズされたものを書くために時間をかける方が良いです。 たとえば、 「[トピック]についてのツイートを楽しんだ」、「会議でお会いできて光栄でした。 誰のスピーチが一番好きでしたか？」 これらは「お元気ですか？」とほぼ同じ機能を果たします。 しかし、多くの努力が必要です。

• 私はジョンです。ジョン社で働いています。

権限を追加するためにこのフレーズでメールを開始する場合は、常にコインの裏側があることを忘れないでください。受信者はあなたを傲慢な人物として認識することができます。 最後に、電子メールの署名に名前と役職を記載することをお勧めします。

• あなたが元気だと嬉しいです

私たちが電子メールで使いすぎるもう1つの一般的な自動フィラーフレーズは、 「あなたがうまくやっていることを願っています」です。 「お元気ですか？」と同じようにこれらの言葉はもはや意味がありません。

• ご健勝のことと存じます

人々にあなたの電子メールに返信してもらいたい場合は、それが彼らに価値をもたらすことを確認してください。 この決まり文句は本当の価値をもたらさないように思われるので、間違いなく削除することができます。 代わりに、読者の時間を尊重し、すぐに要点に到達することを示してください。

• 私たちの会話ごとに

これは、ビジネスコミュニケーションで最も危険な決まり文句に属しています。 それはあまりにも狡猾でフォーマルに聞こえるだけでなく、受信者はそれを要求が厳しい、あるいは攻撃的でさえあると見なす可能性があります。 混乱を避けるために、会話を丁寧に言い換えることをお勧めします。 たとえば、 「前回会ったとき、10月25日までに四半期報告書の草案を作成することに同意しました。」

• 私はあなたが忙しいことを知っています

あなたがあなたの電子メールでそのような声明をするとき、あなたはあなたを真剣に受け止める人々を頼りにすることはできません。 「あなたが忙しいのはわかっています」と書くことができます。受信者は「私の時間はあなたの時間よりも価値がありません」と読みます。

• 私はあなたに連絡したかっただけです

それは時間がかかります。 すべての説明をスキップして、読者に求めている行動を表現する方が効率的ではないでしょうか。

改善するためのアイデア

代わりにできることは次のとおりです。

• 要点をまっすぐに

忙しい人は、甘いメールよりもわかりやすく簡潔なメールを好むことがよくあります。 彼らはあなたが手を差し伸べている理由についてあなたの説明を望んでいません。 そして、あなたが要点に到達するのが早ければ早いほど、あなたの受取人はより幸せになるでしょう。 その上、あなたはまだフィラーフレーズなしであなたの電子メールの調子を甘くて礼儀正しく保つことができます。

• 小さな話を始める

あなたが書いている相手を知っているなら、あなたが既存の関係を持っていることを彼らに思い出させることは決して痛いことではありません。 たとえば、 「会議後のシカゴでの残りの滞在を楽しんでいただけたと思います。」

メール本文のメールフレーズ

あなたの電子メールが受信者をうまく見つけたというあなたの希望を表明した後、あなたはあなたができる限りビジネスに取り掛からないように別の無意味なフレーズまたは2つさえ慎重に選ぶべきです。 冗談。 あなたが受信者を憎んでいない限り、そしてあなたの目標は彼らを怒らせることです。

メールの本文で避けるべき一般的な決まり文句を次に示します。

• 問題は…

アプリやデバイスのサポートを求めるカスタマーサポートにメールを送信するたびに、 「問題は」というフレーズで説明を始めます。 そして、あなたは私がそれを嫌う理由を知っていますか？ それは電子メールに否定的なトーンを設定するからです。 問題についてではなく、すべてのお客様が修正について喜んで聞いてくれると確信しています。 誰も問題が好きではありません。

• 実を言うと

あなたは通常不正直ですか？ そうでない場合は、これを切り取って、そのまま伝えることに集中してください。

• 私の会社は専門です

原則として、このメールフレーズには、 「こんにちは。 私の名前はジョンです。" このペアが良くない理由は2つあります。 あなたがそれを使用し、専門家として認識されることを期待する場合、あなたの会社とは別に自分自身を表現することはあなたに何の恩恵も与えないことを覚えておいてください。 また、「専門」とは、聴衆に語りかけない、乾いた正式な言葉です。 このフレーズを使用すると、受信者に、電子メールテンプレートを何年もアップグレードしていない別の一般的な会社しか見えないようにすることができます。 競合他社との差別化を図りたい場合は、インターネットの外部の人と話しているかのように、より自然に聞こえるようにできる限りのことをしてください。

• その点に注意してください

見下しているように聞こえたくない場合は、「アドバイス」や「参考のために」などの代替手段を使用してください。 ポイントを失うことなく、「注意してください」というフレーズを省略できる場合もあります。

• おもう

「あなたのことを考えている」と言えば大丈夫です。 しかし、あなたが「私はあなたを助けることができると思う」と言うなら、これはあなたが確信が持てないことを意味します。 あなたは？

• 前に述べたように

メールで何人の人とやり取りしますか？ ５つ以上あると、長いメッセージの中でそれぞれが言ったことを正確に覚えているとは思えません。 次回「前述のとおり」と書くときは、すでに共有していることを示唆せずに、情報を言い換えるだけです。

• チェックイン

この決まり文句は、主に件名で満たすことができます。 それは何か価値をもたらしますか、または電子メールの内容に関する特定の情報を提供しますか？ もちろん、違います。 代わりに、受信者を簡単に怖がらせることができます。 話し合いたい具体的なことを考えている場合は、件名にそのことを示してください。

• 添付を見つけてください

19世紀の弁護士のように聞こえることを目指すのであれば、メールに「添付ファイルを見つけてください」と書くのは問題ありません。 それ以外の場合は、「ドキュメントを添付しました」、「詳細については添付のpdfを参照してください」、「関連情報は添付ファイルにあります」などの代替手段の使用を検討してください。

• 私はあなたがどのように感じているかを完全に理解しています

画面の向こう側にいる人とまったく同じ状況にあったとしても、あなたが関係できることを彼らに知らせた後、彼らが気分が良くなることを期待しないでください。 あなたが協力的で共感的であることを意図したかどうかに関係なく、上記のフレーズはさらに多くの欲求不満と怒りを引き起こす可能性があります。 だからこそ、彼らの言葉を使って問題を繰り返し、彼らが理解していると感じさせる方がよいのです。 たとえば、 「これがあなたにとってどのように苛立たしいことかをはっきりと理解できます。できるだけ早く問題に対処していることを確認したいと思います。」

改善するためのアイデア

上記のビジネスの決まり文句やフレーズは、メッセージに何の貢献もしません。 また、彼らはあなたの電子メールに否定的または下品なトーンを設定します。 これについて何ができますか？

• もっと会話をする

より自然で親しみやすいように聞こえるには、自分が書いているように見えず、相手と顔を合わせて話しているように見えるように書いてみてください。

ビジネスメールの終了フレーズ

出典：Saleshandy

敬礼がある場合は、バランスを取るための締めくくりも必要です。 プロの電子メールサインオフで避けるべきいくつかのフレーズは次のとおりです。

• 一番

世界で最悪のサインオフではありませんが、 「ベスト」を使いすぎると、退屈で想像を絶するように見える可能性があることに注意してください。

あなたからの返信を楽しみにしています

これは「私のメッセージに早く返信したほうがいい」という丁寧な言い方ではないでしょうか。 代わりに、「自分の考えを知りたがっている」などを試してください。

• 私に連絡することを躊躇しないでください

最初のメールでこのフレーズを使用しなかった送信者からさらに説明が必要な場合は、情報を求めませんか？ このフレーズは冗長であるだけでなく、古風で形式的すぎます。 それでも質問に答える準備ができていることを強調する必要があると感じた場合は、それを省略するか、 「詳細については私に連絡してください」と言う方がよいでしょう。

• 敬具

それは少し時代遅れで非常にフォーマルです。 受信者がわからない場合、そのフレーズはあなたを喜ばせないほど熱心に聞こえさせることさえあります。

• 前もって感謝します

明らかに、読者からの返信を希望する場合は、感謝の気持ちがメールを終了するための優れた方法です。 ただし、 「よろしくお願いします」というのは、文脈によっては「そうすることを期待しているし、もう感謝しているので他に選択肢がない」と思われるかもしれないので注意が必要です。

• 乾杯

「乾杯」は、専門家ではない人に出くわすことなく友好的に聞こえたい場合には最適なオプションではありません。 このサインオフは、後で飲み物を飲みに会う可能性のある友人や同僚にのみ使用することをお勧めします。

• 敬具

あなたは受取人に属していますか？ そうでない場合、これは偽物であり、あまりにも馴染みがあるように聞こえます。

改善するためのアイデア

メールを終了する方法に関するいくつかのアイデアを次に示します。

• 質問する

多くの場合、人と話すことは、人と話すことよりも生産的です。 そして、良い質問は一方向の電子メールを会話に変えることができます。 次にいくつかの例を示します。 「これらの戦略のいずれかを試しましたか？ あなたのプロジェクトについて、さらに興味深いアイデアがいくつかあります」または「マーケティングから製品管理への移行についてのあなたの投稿を見ました。それは印象的です。 有能なPMになるまでにどれくらいの時間がかかりましたか？」 または「プレゼンテーションが終了次第、招待状をお送りします。 いいですね？"

ソース：Thrivethemes.com

• 関連する召喚状を追加する

連絡した人からの返信を希望する場合は、彼らに何を期待しているかを伝えてください。 例えば、 「3月11日までに参加できるかどうか教えていただけませんか？」

メールの締め切りについてさらにアドバイスが必要な場合は、記事をご覧ください。

謝罪のメールの決まり文句

責任を持って謝罪することは不可欠ですが、多くの人はそれをあまりにも頻繁に行います。 いつも「ごめんなさい」と言うと、お詫びはその価値を失います。 したがって、メールで次のフレーズを使用する場合は注意が必要です。

• お邪魔して申し訳ありません

「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」のような空の発言は礼儀正しいですが、もっと重要なことに集中したほうがよいでしょう。 メッセージが短くて要領を得ている場合は、受信者がすぐにメッセージを読むことができる可能性があります。 フィラーワードを使用してメールを作成する必要はありません。

• 返事が遅れて申し訳ありません

あなたがそれを強調するまで、人はあなたが応答するのに時間がかかりすぎたことにさえ気付かないかもしれません。 それでもお詫びする必要がある場合は、 「今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします」、「ご理解のほどよろしくお願いいたします」などのフレーズをご検討ください。 これらのメッセージは、あなたの伝票を確認し、受信者を褒め称えます。

• ご不便おかけしてすみません

「ご不便をおかけして申し訳ありません」は、特にカスタマーサービスで最もよく使われているフレーズの1つです。 しかし、これらの言葉は助けを提供したり、本物のメッセージを伝えたりしますか？ 申し訳ないことと、問題を解決するために何をするかを正確に言う方がよいでしょう。

改善するためのアイデア

あなたは何をするべきか？ 遅かれ早かれ、あなたは信頼を失うことになるので、あなたが本当に彼らに借りている時間のためにあなたの謝罪を予約し、それらを使いすぎないようにしてください。

• 申し訳ありません、感謝してください

GIPHY経由

はい、ほとんどの受信者は忙しく、あなたのメッセージは彼らを重要なことからそらす可能性があります。 ただし、電子メールがパーソナライズされ、簡潔で、有用な情報を提供している場合、彼らは中断を気にしません。 いつも「ごめんなさい」と言うのではなく、別の角度から状況を見てください。 たぶん、あなたは「ありがとう」と言って、代わりに読者を褒めることができます。 たとえば、 「今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。」

• ごめんなさい、お詫びしてみてください

謝罪したい場合は、決まり文句を避けて、状況に合わせてよりパーソナライズされたものを選択できるかどうかを確認してください。 たとえば、 「犬があなたのチューリップを食べてごめんなさい」。

フォローアップメールでのビジネスの決まり文句

私にとって、まともなフォローアップを書くことは、良い最初の電子メールを書くことよりもさらに難しい仕事です。 フォローアップするたびに、私たち全員が知っているフレーズを使いたいという誘惑を感じます。 それらは、「これを見逃した場合」、「最後のメールを受信したかどうかわからない」、「フォローアップするだけ」などです。 しかし、これらの一見無害な電子メールの決まり文句を使用しているときに、受信者があなたの言葉をどのように認識するかを次に示します。

• 前回連絡します

真剣に、操作ゲームをプレイすることは避けてください。 これは専門家ではありません。

• あなたがこれを逃した場合

まあ、多分人はこれを逃しました。 そして多分彼らはただ興味がなかったのでしょう。 この種のフォローアップを見ると、私にとっては、 「あなたは私がすべきだと言ったことをしていません。 本当に繰り返す必要がありますか？」

• 振り返ると思った

あなたが最初に電子メールを送ったとき、受信者は応答しませんでした。 特にメッセージの残りの部分が元のメッセージからコピーされて貼り付けられた場合は特に、なぜ彼らは今回応答するのでしょうか。

• フォローアップ中です

読者に気づかれたい場合は、よりクリエイティブなオープニングラインを見つけてください。

• 私の最後のメールが受信されたかどうかわからない、またはあなたが私の最後のメールを見たかどうかわからない

本当に？ 私たちは、誰もがメールの開封を追跡できる時代に生きています。 このフレーズは、 「私を無視できると思う期間はどれくらいですか？」のように聞こえるので、使用しないでください。

• 私の最後のメールによる

これは受動的攻撃的として外れる可能性があります。 以前のメッセージを言い換えた方がよいでしょう。

改善するためのアイデア

フォローアップを改善するためにできることがいくつかあります。

• 再び要点をつかむ

リクエストやポイントを言い換えるだけでなく、フォローアップメールに新しい情報を追加することを検討してください。

• リクエストの概要を追加します

おそらく、人々は短いメールを好むので、これは返信を受け取る可能性を高めるでしょう。

• 受信者に過失を負わせないでください

あなたに戻ってこないことで読者を責めないでください。 あなたがそれをするならば、それは助けにはなりません。 時々、彼らが悪いからではなく、あなたの電子メールが即座の行動を引き起こすほど説得力がなかったために彼らが応答しなかったと仮定することは有用です。

私たちの記事「応答がない後に最高のフォローアップメールを書く方法：ヒントと例」を読んでください。

結論

平均的な人は、電子メールを読むのに約11秒を費やします。 聞き取りたい場合は、「会話ごとに」、「フォローアップするだけ」、「このメールがうまくいくことを願っています」、「遠慮なく私に連絡してください」などのビジネスメールの決まり文句を避けてください。 、」など。 また、すべてのメールが傑作である必要はありませんが、その機能を果たす必要があることを忘れないでください。