永远埋葬您的外展活动的电子邮件短语和商业陈词滥调

1. 过度使用的商务电子邮件问候语
2. 电子邮件正文中的电子邮件短语
3. 商务电子邮件结尾短语
4. 道歉电子邮件的陈词滥调
5. 跟进邮件中的商业陈词滥调

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3.Reply.io - 个人电子邮件外展、电话和任务
4. Mailtrack - 电子邮件链接打开跟踪
5. Canva - 制作设计的在线工具

我厌倦了收件箱中无聊的陈词滥调和毫无意义的台词。 也许今天我得到了更好的东西。 哦，看来我这里有一些新电子邮件。

- “尊敬的先生或女士，我希望你一切都好！”

- “是的……我已经足够好了，无需进一步阅读就可以将您的电子邮件移至垃圾箱，因为您甚至没有费心从我的电子邮件地址中复制我的名字。”

下一个！

- “老实说..”

- “等等……你直到现在才对我诚实吗？”

还有最后一枪。

- “敬上。”

- “你会认为我刚刚挖出了维多利亚时代的一封信。 坏消息。 不，它写于 2022 年。”

如果您仍在使用这些短语，请不要生气，但要意识到，也许您刚刚找到了人们很少回复您的电子邮件的原因。

如果您的目标是有效沟通并得到您想要的，请记住，一封好的电子邮件需要时间和精力来编写。 此外，如今人们收到如此多的电子邮件，以至于他们别无选择，只能因为空洞的短语而感到沮丧，并在打开邮件几秒钟内删除他们收到的大部分邮件。

在本文中，我们将介绍最常见的商业陈词滥调以及替代它们的最佳替代方案。

过度使用的商务电子邮件问候语

您开始发送电子邮件的方式会定下基调，并可能影响收件人对您的看法。 除了主题行，它还可以确定他们是否继续阅读。 如果您不想成为那个电子邮件“很好地找到读者”的烦人的家伙，那么您应该删除或找到替代的七个短语。

• 你好吗？

资料来源：商业内幕

我知道你是在保持礼貌，但作为一项规则，发件人并不想知道，收件人也不会说真话。 那么有什么意义呢？ 如果你真的很感兴趣并且很了解收件人，最好花时间写一些更个性化的东西。 例如， “我喜欢你关于 [topic] 的推文”，“很高兴在会议上见到你。 你最喜欢谁的演讲？” 这些功能与“你好吗？”几乎相同。 但需要很多努力。

• 我是约翰，我在约翰公司工作。

如果你用这个短语开始你的电子邮件以增加一些权威，请记住硬币的另一面：收件人可能会认为你是一个傲慢的人。 最后在您的电子邮件签名中提及您的姓名和职位是一个明智的主意。

• 我希望你一切都好

我们在电子邮件中过度使用的另一个常见的自动填充短语是“我希望你做得很好”。 就像“你好吗？” 这些话已经没有任何意义。

• 我希望你能收到这封电子邮件

如果您希望人们回复您的电子邮件，请确保它为他们带来价值。 由于这个陈词滥调似乎没有带来任何实际价值，因此您可以毫无疑问地删除它。 相反，要表现出您尊重读者的时间并立即进入重点。

• 根据我们的谈话

这属于商务沟通中最危险的陈词滥调。 它不仅听起来过于拘谨和正式，而且接受者可能会认为它要求很高，甚至是咄咄逼人。 为避免混淆，最好礼貌地重述谈话内容。 例如， “我们上次见面时，我们同意你在 10 月 25 日之前起草季度报告。”

• 我知道你很忙

当您在电子邮件中发表此类声明时，您不能指望人们会认真对待您。 你可以写： “我知道你很忙” ，收件人会读到： “我的时间不如你的宝贵。”

• 我只是想联系你

这很耗时。 跳过所有解释并表达您要求读者采取的行动不是更有效吗？

改进的想法

这是您可以做的。

• 直奔主题

忙碌的人通常更喜欢简单明了的电子邮件，而不是甜蜜的电子邮件。 他们不希望您解释为什么要伸出援手。 而且你越早明白这一点，你的收件人就会越开心。 此外，您仍然可以在没有任何填充词的情况下保持电子邮件的甜美和礼貌。

• 开始闲聊

如果你认识你正在写信的人，提醒他们你有一个现有的关系永远不会有什么坏处。 例如， “我希望你在会议结束后在芝加哥度过余下的时光。”

电子邮件正文中的电子邮件短语

在您表示希望您的电子邮件能够很好地找到收件人之后，您应该谨慎选择另一个无意义的短语甚至两个，尽可能不要正事。 开玩笑。 除非你讨厌收件人，而你的目标是让他们生气。

以下是电子邮件正文中要避免的一些常见陈词滥调。

• 问题是…

几乎每次我通过电子邮件向客户支持寻求应用程序或设备的帮助时，他们都会以“问题出在”这句话开始解释。 你知道我为什么讨厌它吗？ 因为它为电子邮件设置了负面基调。 我相信每个客户都会很高兴听到修复，而不是问题。 没有人喜欢问题。

• 老实说

你通常不诚实吗？ 如果没有，请关闭它并专注于按原样讲述它。

• 我公司专门从事

通常，这个电子邮件短语与“你好。 我的名字是约翰。” 这对不好的原因有两个。 如果您使用它并希望被视为专业人士，请记住，与公司分开表达自己对您没有任何好处。 此外，“专业化”是一个枯燥而正式的词，不会对您的听众说话。 使用这个短语，您让收件人看到的只是另一家多年未升级其电子邮件模板的通用公司。 如果你想在竞争中脱颖而出，尽一切可能让声音听起来更自然，就好像你在与互联网外的人交谈一样。

• 请注意

如果您不想听起来居高临下，请使用“被建议”或“供您参考”等替代词。 有时，您甚至可以省略“请注意”这句话而不会失去重点。

• 我认为

如果你说“我想你” ，那没关系。 但如果你说“我想我可以帮助你”，这意味着你不确定。 你是？

• 正如我之前提到的

您通过电子邮件与多少人互动？ 如果这个数字超过五个，我简直不敢相信你能准确地记得他们每个人在一长串信息中所说的话。 下次当你写“正如我之前提到的”时，只需重述信息，而不是暗示你已经分享了它。

• 办理登机手续

这种陈词滥调可以在主题行中得到满足。 它是否带来任何价值或提供有关电子邮件内容的特定信息？ 当然不。 相反，它很容易吓跑收件人。 如果您有特定的想法想要讨论，请在主题行中指出。

• 请在附件中找到

如果你的目标是听起来像 19 世纪的律师，那么在电子邮件中写下“请找到附件”并没有错。 在其他情况下，请考虑使用诸如“我已为您附上文件”、“请参阅随附的 pdf 以了解更多详细信息”、“相关信息在附件中”等替代方式。

• 我完全理解你的感受

即使您曾经作为屏幕另一侧的人处于确切的情况，也不要指望在您让他们知道您可以联系后他们会感觉更好。 无论您是否打算表示支持和同情，上述短语都会引起更多的挫败感和愤怒。 这就是为什么最好用他们的话重复这个问题，让他们感到被理解。 例如， “我绝对可以看出这让你感到多么沮丧，我想确保我们尽快解决这个问题。”

改进的想法

上述商业陈词滥调和短语对信息没有任何帮助。 此外，他们对您的电子邮件设置了负面或居高临下的语气。 你能做些什么呢？

• 更健谈

为了听起来更自然、更友好，试着写得不像是在写，而是在与收件人面对面交谈。

企业电子邮件结尾短语

资料来源：Saleshandy

如果你有一个称呼，你也应该有一个结束来平衡它。 以下是专业电子邮件签核时要避免的一些短语：

• 最好的

不是世界上最糟糕的签收，但请记住，过度使用“最佳”会让你显得乏味和缺乏想象力。

期待您的回音

这不是说“你最好快点回复我的消息”的礼貌方式吗？ 试试“渴望知道你的想法”之类的东西。

• 不要犹豫与我联系

如果您需要在初始电子邮件中未使用此短语的发件人进一步澄清，您不会要求提供信息吗？ 这句话不仅多余，而且过时且过于正式。 如果您仍然觉得有必要强调您已准备好回答问题，最好省略它或直接说“您可以联系我以获得进一步的说明” 。

• 您忠诚的

它有点过时并且非常正式。 如果你不认识收件人，这句话甚至会让你听起来太渴望取悦。

• 提前致谢

显然，如果您想收到读者的回复，感谢是结束电子邮件的绝佳方式。 但是，您最好小心“提前致谢”，因为根据上下文，它可能会让您听起来像“我希望您这样做，而您别无选择，因为我已经感谢您了。”

• 干杯

如果您想在听起来友好而又不专业的情况下， “干杯”不是最佳选择。 我建议您只为以后可能会见面喝一杯的朋友和商业同事使用此签名。

• 敬上

你属于收件人吗？ 如果不是，这听起来很假而且过于熟悉。

改进的想法

这里有一些关于如何结束电子邮件的想法。

• 问一个问题

与人交谈往往比与他们交谈更有成效。 一个好的问题可以将单向电子邮件变成对话。 这里有几个例子： “你尝试过这些策略吗？ 我对你的项目有一些更有趣的想法”或“我看到你关于从营销过渡到产品管理的帖子——这令人印象深刻。 您成为一名称职的首相花了多长时间？” 或“我会在完成演示文稿后立即向您发送邀请。 听起来不错？”

资料来源：Thrivethemes.com

• 添加相关的号召性用语

如果您想收到您联系的人的回复，请告诉他们您希望他们做什么。 例如， “能否在 3 月 11 日之前通知我您是否可以参加？”

如果您想了解更多关于电子邮件结束行的建议，请查看我们的文章。

道歉电子邮件陈词滥调

虽然不时承担责任和道歉是很重要的，但很多人这样做太频繁了。 当你一直说“对不起”时，你的道歉就失去了价值。 因此，在您的电子邮件中使用以下短语时要小心。

• 抱歉打扰你

像“抱歉打扰你”这样的空话是礼貌的，但如果你专注于更重要的事情会更好。 如果您的信息简短而切题，收件人很有可能会立即阅读。 不再需要使用填充词来制作您的电子邮件。

• 这么晚才回复很抱歉

一个人甚至可能没有意识到你花了太长时间才做出回应，直到你强调它。 如果您仍然觉得需要道歉，请考虑使用诸如“感谢您的耐心等待”、“感谢您的理解”之类的短语。 这些消息既承认你的失误，也赞美收件人。

• 带来不便敬请谅解

“我为给您带来的不便深表歉意”是最被滥用的短语之一，尤其是在客户服务中。 但是这些话是否提供了帮助或传达了真正的信息？ 最好确切地说出您对什么感到抱歉以及您将采取什么措施来解决问题。

改进的想法

你该怎么办？ 为你真正欠他们的时间道歉，避免过度使用它们，因为迟早你会失去信誉。

• 不要后悔，要感恩

通过 GIPHY

是的，您的大多数收件人都很忙，您的信息可能会分散他们对重要事情的注意力。 但是，如果您的电子邮件是个性化的、简洁的并提供有用的信息，他们不会介意中断。 与其一直说“对不起” ，不如换个角度看情况。 也许，您可以说“谢谢”并赞美读者。 例如， “感谢您的耐心等待。”

• 如果您感到抱歉，请尝试道歉

如果您想道歉，请尽量避免陈词滥调，看看您是否可以根据情况选择更个性化的东西。 例如， “对不起，我的狗吃了你的郁金香。”

后续电子邮件中的商业陈词滥调

对我来说，写一篇像样的后续邮件比写一封好的第一封电子邮件更难。 每次我跟进时，我都会很想使用我们都知道的短语。 这些是“万一你错过了”、“不确定你是否收到我的最后一封电子邮件”、“只是跟进”等等。 但是，当您使用这些看似无辜的电子邮件陈词滥调时，收件人可能会如何看待您的话。

• 我上次联系

说真的，避免玩操纵游戏。 这是不专业的。

• 如果你错过了这个

好吧，也许一个人确实错过了这个。 也许他们只是不感兴趣。 当我看到这种类型的跟进时，对我来说，听起来就像“你没有做我说你应该做的事情。 我真的必须重复自己吗？”

• 我以为我会绕回来

收件人在您第一次发送电子邮件时没有回复。 为什么他们这次会回复，尤其是当您的消息的其余部分只是从原始消息中复制和粘贴时？

• 我只是在跟进

如果你想被读者注意到，试着找到一个更有创意的开场白。

• 不确定我的最后一封电子邮件是否已收到或不确定您是否看到我的最后一封电子邮件

真的吗？ 我们生活在一个任何人都可以跟踪电子邮件打开的时代。 不要使用这个短语，因为它听起来像“你认为你可以忽略我多久？”

• 根据我的上一封电子邮件

这可能会表现为被动攻击性。 最好重述您之前的消息。

改进的想法

以下是您可以做的一些事情来改善您的后续行动。

• 再次进入正题

除了重申您的请求或观点之外，请考虑在您的后续电子邮件中添加新信息。

• 添加您的请求的简短概述

也许，这会增加您获得回复的机会，因为人们喜欢较短的电子邮件。

• 不要把过错归咎于你的收件人

永远不要责怪读者没有回复你。 如果你这样做，那将无济于事。 有时，假设他们没有回复不是因为他们不好，而是因为您的电子邮件没有足够的说服力来激发立即采取行动，这很有用。

阅读我们的文章“无回应后如何撰写最佳跟进电子邮件：提示和示例”。

结论

普通人花费大约 11 秒阅读一封电子邮件。 如果您想发表意见，请尽量直截了当，避免使用商务电子邮件的陈词滥调，例如“根据我们的谈话”、“只是跟进”、“我希望这封电子邮件能找到你”、“不要犹豫与我联系，”等等。 请记住，每封电子邮件都不必是杰作，但它需要发挥作用。