Frasa Email Dan Klise Bisnis Yang Mengubur Jangkauan Anda Selamanya

1. Frasa salam email bisnis yang terlalu sering digunakan
2. Frase email di badan email Anda
3. Frase akhir email bisnis
4. Permintaan maaf email klise
5. Klise bisnis dalam email tindak lanjut

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Saya muak dan bosan dengan klise yang membosankan dan baris-baris yang tidak berarti di kotak masuk saya. Mungkin hari ini saya mendapatkan sesuatu yang lebih baik. Oh, sepertinya saya punya beberapa email baru di sini.

- "Tuan atau Nyonya yang terhormat, saya harap Anda baik-baik saja!"

- “Ya… Saya cukup sehat untuk memindahkan email Anda ke sampah tanpa membaca lebih lanjut karena Anda bahkan tidak repot-repot menyalin nama saya dari alamat email saya.”

Lanjut!

- "Sejujurnya.."

- "Tunggu ... apakah kamu tidak jujur ​​​​denganku sampai sekarang?"

Dan tembakan terakhir.

- "Hormat kami."

- “Anda akan mengira saya baru saja menggali surat dari era Victoria. Kabar buruk. Tidak, itu ditulis pada tahun 2022.”

Jika Anda masih menggunakan frasa ini, jangan tersinggung tetapi sadarilah, mungkin Anda baru saja menemukan alasan mengapa orang jarang menanggapi email Anda.

Dan jika tujuan Anda adalah untuk berkomunikasi secara efektif dan mendapatkan apa yang Anda inginkan, ingatlah bahwa email yang baik membutuhkan waktu dan usaha untuk menulisnya. Juga, orang mendapatkan begitu banyak email hari ini sehingga mereka tidak punya pilihan selain frustrasi karena frasa kosong dan menghapus sebagian besar pesan yang mereka dapatkan dalam beberapa detik setelah membukanya.

Pada artikel ini, kami akan membahas frasa klise bisnis yang paling umum dan alternatif terbaik untuk menggantikannya.

Frasa salam email bisnis yang terlalu sering digunakan

Cara Anda memulai email menentukan nada dan dapat membentuk persepsi penerima tentang Anda. Seiring dengan baris subjek, itu juga dapat menentukan apakah mereka terus membaca. Berikut adalah tujuh frasa yang harus Anda hapus atau cari penggantinya jika Anda tidak ingin menjadi orang menyebalkan yang emailnya "menemukan pembaca dengan baik."

• Apa kabar?

sumber: Businessinsider

Saya tahu Anda mencoba bersikap sopan, tetapi sebagai aturan, pengirim tidak benar-benar ingin tahu, dan penerima tidak mengatakan yang sebenarnya. Jadi apa gunanya? Jika Anda benar-benar tertarik dan mengenal penerima dengan baik, lebih baik luangkan waktu untuk menulis sesuatu yang lebih personal. Misalnya, “Saya menikmati Tweet Anda tentang [topik]”, “ Senang bertemu dengan Anda di konferensi. Pidato siapa yang paling kamu sukai?” Itu memiliki fungsi yang hampir sama dengan "Bagaimana kabarmu?" tetapi membutuhkan banyak usaha.

• Saya John, dan saya bekerja untuk John Inc.

Jika Anda memulai email Anda dengan frasa ini untuk menambahkan beberapa otoritas, ingatlah bahwa selalu ada sisi lain: penerima dapat menganggap Anda sebagai orang yang arogan. Merupakan ide yang bijaksana untuk menyebutkan nama dan jabatan Anda di tanda tangan email Anda di bagian akhir.

• Saya harap Anda baik-baik saja

Frasa pengisi otomatis umum lainnya yang sering kami gunakan dalam email adalah "Saya harap Anda baik-baik saja." Sama seperti "Bagaimana kabarmu?" kata-kata ini tidak lagi memiliki arti penting.

• Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik

Jika Anda ingin orang membalas email Anda, pastikan itu memberi nilai bagi mereka. Karena klise ini tampaknya tidak membawa nilai nyata, Anda dapat menghapusnya tanpa keraguan. Sebaliknya, tunjukkan bahwa Anda menghargai waktu pembaca dan langsung ke intinya.

• Per percakapan kami

Yang ini termasuk klise paling berbahaya dalam komunikasi bisnis. Tidak hanya kedengarannya terlalu resmi dan formal, tetapi juga penerima mungkin melihatnya sebagai menuntut atau bahkan agresif. Untuk menghindari kebingungan, lebih baik untuk menyatakan kembali percakapan dengan sopan. Misalnya, “Saat terakhir kali kita bertemu, kami sepakat bahwa Anda akan menyusun laporan triwulanan paling lambat tanggal 25 Oktober.”

• Aku tahu kamu sibuk

Ketika Anda membuat pernyataan seperti itu di email Anda, Anda tidak dapat mengandalkan orang untuk menganggap Anda serius. Anda dapat menulis: "Saya tahu Anda sibuk," penerima akan membaca: "Waktu saya kurang berharga daripada milik Anda."

• Aku hanya ingin menghubungimu

Ini memakan waktu. Bukankah lebih efisien untuk melewatkan semua penjelasan dan mengungkapkan tindakan yang Anda minta agar dilakukan pembaca?

Ide untuk ditingkatkan

Inilah yang dapat Anda lakukan sebagai gantinya.

• Langsung ke intinya

Orang-orang sibuk sering kali lebih memilih email yang lugas dan ringkas daripada yang manis. Mereka tidak ingin penjelasan Anda tentang mengapa Anda menjangkau. Dan semakin cepat Anda sampai pada intinya, semakin bahagia penerima Anda. Selain itu, Anda tetap dapat menjaga nada email Anda tetap manis dan sopan tanpa frasa pengisi.

• Mulai obrolan ringan

Jika Anda mengenal orang yang Anda tuju, tidak ada salahnya untuk mengingatkan mereka bahwa Anda sudah menjalin hubungan. Misalnya, "Saya harap Anda menikmati sisa masa tinggal Anda di Chicago setelah pertemuan."

Frase email di badan email Anda

Setelah Anda menyatakan harapan Anda bahwa email Anda menemukan penerima dengan baik, Anda harus hati-hati memilih frasa lain yang tidak berarti atau bahkan dua untuk tidak turun ke bisnis selama Anda bisa. bercanda. Kecuali jika Anda membenci penerima, dan tujuan Anda adalah membuat mereka marah.

Berikut adalah beberapa klise umum yang harus dihindari di badan email Anda.

• Masalahnya adalah…

Hampir setiap kali saya mengirim email ke dukungan pelanggan untuk meminta bantuan dengan aplikasi atau perangkat, mereka memulai penjelasan mereka dengan frasa “masalahnya adalah.” Dan kau tahu kenapa aku membencinya? Karena itu menetapkan nada negatif ke email. Saya yakin bahwa setiap pelanggan akan senang mendengar tentang perbaikannya, bukan tentang masalahnya. Tidak ada orang yang menyukai masalah.

• Sejujurnya

Apakah Anda biasanya tidak jujur? Jika tidak, hentikan yang ini dan fokuslah untuk menceritakannya sebagaimana adanya.

• Perusahaan saya mengkhususkan diri dalam

Biasanya, frasa email ini disertai dengan sesuatu seperti, “Halo. Nama saya John." Ada dua alasan mengapa pasangan ini tidak bagus. Jika Anda menggunakannya dan berharap untuk dianggap sebagai seorang profesional, ingatlah bahwa mengekspresikan diri Anda secara terpisah dari perusahaan Anda tidak akan membantu Anda. Juga, "mengkhususkan" adalah kata kering dan formal, yang tidak berbicara kepada audiens Anda. Dengan menggunakan frasa ini, Anda membuat penerima tidak melihat apa-apa selain perusahaan generik lain yang belum mengupgrade template email mereka selama bertahun-tahun. Jika Anda ingin membedakan diri Anda dari pesaing, lakukan apa pun yang mungkin terdengar lebih alami, seolah-olah Anda sedang berbicara dengan seseorang di luar Internet.

• Harap dicatat bahwa

Jika Anda tidak ingin terdengar merendahkan, gunakan alternatif seperti "disarankan" atau "untuk referensi Anda". Terkadang, Anda bahkan dapat menghilangkan frasa “harap diperhatikan” tanpa kehilangan intinya.

• Menurut saya

Jika Anda mengatakan "Saya memikirkan Anda", tidak apa-apa. Tetapi jika Anda mengatakan "Saya pikir saya dapat membantu Anda", ini berarti Anda tidak yakin. Apakah kamu?

• Seperti yang saya sebutkan sebelumnya

Berapa banyak orang yang berinteraksi dengan Anda melalui email? Jika jumlahnya lebih dari lima, saya hampir tidak percaya bahwa Anda ingat persis apa yang masing-masing katakan dalam utas pesan yang panjang. Lain kali ketika Anda menulis “Seperti yang saya sebutkan sebelumnya,” cukup nyatakan kembali informasi tersebut tanpa menyarankan bahwa Anda telah membagikannya.

• Check in

Klise ini dapat ditemukan di baris subjek sebagian besar. Apakah itu membawa nilai atau menawarkan informasi spesifik tentang isi email? Tentu tidak. Sebaliknya, itu dapat dengan mudah menakuti penerima. Jika Anda memiliki sesuatu yang spesifik dalam pikiran yang ingin Anda diskusikan, tunjukkan itu di baris subjek.

• Silakan temukan terlampir

Tidak ada yang salah dengan menulis "Silakan temukan lampiran" di email jika Anda bertujuan untuk terdengar seperti pengacara abad kesembilan belas. Dalam kasus lain, pertimbangkan untuk menggunakan alternatif seperti “Saya telah melampirkan dokumen untuk Anda”, “Silakan lihat pdf terlampir untuk detail lebih lanjut”, “Informasi yang relevan ada dalam file terlampir.”

• Saya benar-benar mengerti bagaimana perasaan Anda

Bahkan jika Anda pernah berada dalam situasi yang tepat sebagai orang di sisi lain layar, jangan berharap mereka merasa lebih baik setelah Anda memberi tahu mereka bahwa Anda bisa berhubungan. Tidak masalah jika Anda bermaksud untuk mendukung dan berempati, frasa di atas dapat menyebabkan lebih banyak frustrasi dan kemarahan. Itulah mengapa lebih baik mengulangi masalah menggunakan kata-kata mereka untuk membuat mereka merasa dipahami. Misalnya, "Saya pasti bisa melihat bagaimana hal ini membuat Anda frustrasi, dan saya ingin memastikan bahwa kami menangani masalah ini sesegera mungkin."

Ide untuk ditingkatkan

Klise dan frasa bisnis yang disebutkan di atas tidak berkontribusi apa pun pada pesan. Juga, mereka menetapkan nada negatif atau merendahkan ke email Anda. Apa yang dapat Anda lakukan tentang ini?

• Lebih banyak bicara

Agar terdengar lebih natural dan bersahabat, cobalah menulis sehingga tidak terlihat seperti Anda sedang menulis tetapi berbicara kepada penerima secara tatap muka.

Frase akhir email bisnis

sumber: Saleshandy

Jika Anda memiliki salam, Anda juga harus memiliki penutup untuk menyeimbangkannya. Berikut adalah beberapa frasa yang harus dihindari dengan email sign-off profesional:

• Terbaik

Bukan tanda terburuk di dunia, tetapi perlu diingat bahwa penggunaan "Terbaik" yang berlebihan dapat membuat Anda tampak membosankan dan tidak imajinatif.

Menanti untuk mendengarnya darimu

Bukankah ini hanya cara sopan untuk mengatakan "Sebaiknya Anda membalas pesan saya dengan cepat" ? Cobalah sesuatu seperti “Bersemangat untuk mengetahui apa yang Anda pikirkan” sebagai gantinya.

• Jangan ragu untuk menghubungi saya

Jika Anda memerlukan klarifikasi lebih lanjut dari pengirim yang tidak menggunakan frasa ini di email awal, tidakkah Anda akan meminta informasinya? Tidak hanya ungkapan ini berlebihan tetapi juga kuno dan terlalu formal. Lebih baik dihilangkan atau katakan saja, “Anda bisa menghubungi saya untuk klarifikasi lebih lanjut” jika Anda masih merasa perlu untuk menegaskan bahwa Anda siap menjawab pertanyaan.

• Hormat kami

Ini agak ketinggalan jaman dan sangat formal. Jika Anda tidak mengenal penerimanya, frasa tersebut bahkan dapat membuat Anda terdengar terlalu bersemangat untuk menyenangkan.

• Terima kasih sebelumnya

Jelas, rasa terima kasih adalah cara terbaik untuk mengakhiri email jika Anda ingin mendengar kabar dari pembaca. Namun, Anda sebaiknya berhati-hati dengan "Terima kasih sebelumnya," karena, tergantung pada konteksnya, itu bisa membuat Anda terdengar seperti "Saya berharap Anda melakukan ini, dan Anda tidak punya pilihan lain karena saya sudah berterima kasih."

• Bersulang

"Cheers" bukanlah pilihan terbaik jika Anda ingin terdengar ramah tanpa terlihat tidak profesional. Saya akan merekomendasikan menggunakan sign-off ini hanya untuk teman dan rekan bisnis yang mungkin Anda temui untuk minum nanti .

• Hormat kami

Apakah Anda termasuk penerima? Jika tidak, ini hanya terdengar palsu dan terlalu akrab.

Ide untuk ditingkatkan

Berikut adalah beberapa ide tentang bagaimana Anda dapat mengakhiri email Anda.

• Tanyakan sesuatu

Berbicara dengan orang sering kali lebih produktif daripada berbicara dengan mereka. Dan pertanyaan yang bagus dapat mengubah email satu arah menjadi percakapan. Berikut adalah beberapa contohnya: “Sudahkah Anda mencoba salah satu dari strategi itu? Saya memiliki beberapa ide yang lebih menarik untuk proyek Anda” atau “Saya melihat postingan Anda tentang transisi dari pemasaran ke manajemen produk - itu mengesankan. Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menjadi PM yang kompeten?” atau “Saya akan mengirimkan undangan kepada Anda segera setelah saya menyelesaikan presentasi. Kedengarannya bagus?"

sumber: Thrivethemes.com

• Tambahkan ajakan bertindak yang relevan

Jika Anda ingin mendengar tanggapan dari orang yang Anda hubungi, beri tahu mereka apa yang Anda harapkan dari mereka. Misalnya, “Maukah Anda memberi tahu saya sebelum 11 Maret jika Anda dapat hadir?”

Jika Anda ingin saran lebih lanjut tentang baris penutup email, lihat artikel kami.

Permintaan maaf email klise

Meskipun penting untuk bertanggung jawab dan meminta maaf dari waktu ke waktu, banyak orang melakukannya terlalu sering. Ketika Anda mengatakan "Saya minta maaf" sepanjang waktu, permintaan maaf Anda kehilangan nilainya. Jadi berhati-hatilah saat menggunakan frasa berikut dalam email Anda.

• Maaf mengganggu Anda

Pernyataan kosong seperti “Maaf mengganggu Anda” memang sopan, tetapi akan lebih baik jika Anda berkonsentrasi pada hal yang lebih penting. Jika pesan Anda singkat dan to the point, kemungkinan penerima akan dapat langsung membacanya. Tidak perlu lagi membuat email Anda dengan kata-kata pengisi.

• Maaf untuk jawaban yang terlambat

Seseorang mungkin bahkan tidak menyadari bahwa Anda membutuhkan waktu terlalu lama untuk merespons sampai Anda menyorotnya. Jika Anda masih merasa perlu untuk meminta maaf, pertimbangkan untuk menggunakan frasa seperti, "Terima kasih atas kesabaran Anda", "Terima kasih atas pengertiannya." Pesan-pesan ini mengakui slip Anda dan memuji penerima.

• Maaf untuk ketidaknyamanannya

"Saya minta maaf atas ketidaknyamanan ini" adalah salah satu frasa yang paling sering digunakan, terutama dalam layanan pelanggan. Tetapi apakah kata-kata ini memberikan bantuan atau menyampaikan pesan yang tulus? Lebih baik untuk mengatakan dengan tepat apa yang Anda minta maaf dan apa yang akan Anda lakukan untuk memecahkan masalah.

Ide untuk ditingkatkan

Apa yang harus Anda lakukan? Cadangan permintaan maaf Anda untuk saat-saat Anda benar-benar berhutang dan hindari menggunakannya secara berlebihan karena cepat atau lambat, Anda akan kehilangan kredibilitas.

• Jangan menyesal, bersyukurlah

melalui GIPHY

Ya, sebagian besar penerima Anda sedang sibuk, dan pesan Anda dapat mengalihkan perhatian mereka dari hal-hal penting. Namun, jika email Anda dipersonalisasi, ringkas, dan memberikan informasi yang berguna, mereka tidak akan keberatan dengan gangguan tersebut. Alih-alih mengatakan "maaf" sepanjang waktu, lihatlah situasi dari sudut yang berbeda. Mungkin, Anda bisa mengucapkan "terima kasih" dan memuji pembaca sebagai gantinya. Misalnya, "Terima kasih atas kesabaran Anda."

• Jika Anda menyesal, cobalah untuk meminta maaf

Jika Anda ingin meminta maaf, cobalah untuk menghindari klise dan lihat apakah Anda dapat memilih sesuatu yang lebih personal untuk situasi tersebut. Misalnya, "Saya minta maaf anjing saya memakan tulip Anda."

Klise bisnis dalam email tindak lanjut

Bagi saya, menulis tindak lanjut yang layak bahkan merupakan tugas yang lebih sulit daripada menulis email pertama yang bagus. Setiap kali saya menindaklanjuti, saya merasakan godaan untuk menggunakan frasa yang kita semua tahu. Itu adalah "Jika Anda melewatkan ini," "Tidak yakin apakah Anda menerima email terakhir saya," "Hanya menindaklanjuti," dan banyak lagi. Tapi inilah cara penerima memahami kata-kata Anda saat Anda menggunakan klise email yang tampaknya tidak bersalah ini.

• Saya menjangkau terakhir kali

Serius, hindari bermain game manipulasi. Ini tidak profesional.

• Jika Anda melewatkan ini

Yah, mungkin seseorang memang melewatkan ini. Dan mungkin mereka tidak tertarik. Ketika saya melihat jenis tindak lanjut ini, bagi saya, itu terdengar seperti “Anda tidak melakukan apa yang saya katakan seharusnya Anda lakukan. Apakah saya benar-benar harus mengulanginya sendiri?”

• Saya pikir saya akan berputar kembali

Penerima tidak merespons saat pertama kali Anda mengirim email. Mengapa mereka akan merespons kali ini, terutama ketika sisa pesan Anda baru saja disalin dan ditempel dari pesan asli Anda?

• Saya hanya mengikuti

Jika Anda ingin diperhatikan oleh pembaca, cobalah mencari kalimat pembuka yang lebih kreatif.

• Tidak yakin apakah email terakhir saya diterima atau tidak yakin apakah Anda melihat email terakhir saya

Betulkah? Kita hidup di masa ketika siapa pun dapat melacak pembukaan email. Jangan gunakan frasa ini, karena kedengarannya seperti "Berapa lama Anda pikir Anda bisa mengabaikan saya?"

• Per email terakhir saya

Yang ini bisa dianggap pasif-agresif. Lebih baik untuk menyatakan kembali pesan Anda sebelumnya.

Ide untuk ditingkatkan

Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan tindak lanjut Anda.

• Sekali lagi to the point

Selain menyatakan kembali permintaan atau poin Anda, pertimbangkan untuk menambahkan informasi baru di email tindak lanjut Anda.

• Tambahkan ikhtisar singkat tentang permintaan Anda

Mungkin, ini akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan balasan, karena orang menyukai email yang lebih pendek.

• Jangan salahkan penerimanya

Jangan pernah menyalahkan pembaca karena tidak membalas Anda. Ini tidak akan membantu jika Anda melakukan itu. Terkadang, berguna untuk berasumsi bahwa mereka tidak merespons bukan karena mereka buruk, tetapi karena email Anda tidak cukup persuasif untuk memicu tindakan segera.

Baca artikel kami “Cara Menulis Email Tindak Lanjut Terbaik Setelah Tidak Ada Tanggapan: Kiat dan Contoh.”

Kesimpulan

Rata-rata orang menghabiskan waktu sekitar sebelas detik untuk membaca email. Jika Anda ingin didengar, cobalah untuk langsung ke intinya menghindari klise email bisnis seperti "Per percakapan kami," "Hanya menindaklanjuti," "Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik," "Jangan ragu untuk menghubungi saya ,” dan lainnya. Dan ingat, setiap email tidak perlu menjadi mahakarya, tetapi harus memenuhi fungsinya.