E-Mail-Phrasen und Geschäftsklischees, die Ihre Reichweite für immer begraben

1. Überbeanspruchte geschäftliche E-Mail-Begrüßungsphrasen
2. E-Mail-Phrasen im Text Ihrer E-Mail
3. Endphrasen für geschäftliche E-Mails
4. Entschuldigungs-E-Mail-Klischees
5. Geschäftsklischees in Follow-up-E-Mails

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Reply.io – Persönlicher E-Mail-Kontakt, Anrufe und Aufgaben
4. Mailtrack – E-Mail-Link öffnet Tracking
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

Ich habe die Nase voll von langweiligen Klischees und bedeutungslosen Zeilen in meinem Posteingang. Vielleicht bekomme ich heute etwas Besseres. Oh, es sieht so aus, als hätte ich hier ein paar neue E-Mails.

- „Sehr geehrte Damen und Herren, ich hoffe, es geht Ihnen gut!“

- "Ja ... mir geht es gut genug, um Ihre E-Mail in den Papierkorb zu verschieben, ohne weiter zu lesen, da Sie sich nicht einmal die Mühe gemacht haben, meinen Namen von meiner E-Mail-Adresse zu kopieren."

Nächste!

- "Um ehrlich zu sein.."

- "Warte ... warst du bis jetzt nicht ehrlich zu mir?"

Und der letzte Schuss.

- "Mit freundlichen Grüßen."

- „Man könnte meinen, ich hätte gerade einen Brief aus der viktorianischen Ära ausgegraben. Schlechte Nachrichten. Nein, es wurde 2022 geschrieben.“

Wenn Sie diese Ausdrücke immer noch verwenden, seien Sie nicht beleidigt, aber stellen Sie fest, dass Sie vielleicht gerade den Grund gefunden haben, warum die Leute selten auf Ihre E-Mails antworten.

Und wenn Ihr Ziel darin besteht, effektiv zu kommunizieren und zu bekommen, was Sie wollen, denken Sie daran, dass es Zeit und Mühe kostet, eine gute E-Mail zu schreiben. Außerdem erhalten die Leute heute so viele E-Mails, dass sie keine andere Wahl haben, als sich wegen leerer Phrasen zu frustrieren und die meisten Nachrichten, die sie erhalten, innerhalb von Sekunden nach dem Öffnen zu löschen.

In diesem Artikel behandeln wir die gängigsten Geschäftsklischeephrasen und die besten Alternativen, um sie zu ersetzen.

Begrüßungsphrasen für geschäftliche E-Mails, die überstrapaziert sind

Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail beginnen, gibt den Ton an und kann die Wahrnehmung des Empfängers von Ihnen prägen. Zusammen mit einer Betreffzeile kann es auch bestimmen, ob sie weiterlesen. Hier sind die sieben Sätze, die Sie entweder streichen oder ersetzen sollten, wenn Sie nicht der nervige Typ sein wollen, dessen E-Mail „den Leser gut findet“.

• Wie geht es dir?

Quelle: Businessinsider

Ich weiß, dass Sie versuchen, höflich zu sein, aber in der Regel will der Absender es nicht wirklich wissen und der Empfänger sagt nicht die Wahrheit. Also, was ist der Punkt? Wenn Sie wirklich interessiert sind und den Empfänger gut kennen, ist es besser, sich die Zeit zu nehmen, etwas Persönlicheres zu schreiben. Zum Beispiel: „Mir hat Ihr Tweet über [Thema] gefallen“, „Es war mir eine Freude, Sie auf der Konferenz zu treffen. Wessen Rede hat dir am besten gefallen?“ Diese dienen so ziemlich der gleichen Funktion wie "Wie geht es dir?" erfordern aber viel Aufwand.

• Ich bin John und arbeite für John Inc.

Wenn Sie Ihre E-Mail mit diesem Satz beginnen, um etwas Autorität hinzuzufügen, denken Sie daran, dass es immer die Kehrseite der Medaille gibt: Empfänger können Sie als arrogante Person wahrnehmen. Es ist eine gute Idee, Ihren Namen und Ihre Berufsbezeichnung am Ende Ihrer E- Mail-Signatur zu erwähnen .

• ich hoffe dir geht es gut

Ein weiterer häufiger automatischer Füllsatz, den wir in E-Mails übermäßig verwenden, ist „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“. Genau wie "Wie geht es dir?" diese Worte haben keine Bedeutung mehr.

• Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut

Wenn Sie möchten, dass die Leute auf Ihre E-Mail antworten, stellen Sie sicher, dass es ihnen einen Mehrwert bringt. Da dieses Klischee keinen wirklichen Wert zu bringen scheint, können Sie es bedenkenlos löschen. Zeigen Sie stattdessen, dass Sie die Zeit des Lesers respektieren und sofort auf den Punkt kommen.

• Nach unserem Gespräch

Dieses gehört zu den gefährlichsten Klischees in der Geschäftskommunikation. Es klingt nicht nur zu aufdringlich und förmlich, sondern kann von den Empfängern auch als fordernd oder sogar aggressiv empfunden werden. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es besser, das Gespräch höflich zu wiederholen. Zum Beispiel: „Bei unserem letzten Treffen haben wir vereinbart, dass Sie den Quartalsbericht bis zum 25. Oktober erstellen.“

• Ich weiß, dass du beschäftigt bist

Wenn Sie solche Aussagen in Ihren E-Mails machen, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Leute Sie ernst nehmen. Sie können schreiben: „Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind“, der Empfänger liest: „Meine Zeit ist weniger wertvoll als Ihre.“

• Ich wollte dich nur erreichen

Es ist zeitaufwändig. Wäre es nicht effizienter, alle Erklärungen zu überspringen und die Handlung auszudrücken, die Sie vom Leser verlangen?

Ideen zur Verbesserung

Folgendes können Sie stattdessen tun.

• Komm auf den Punkt

Vielbeschäftigte Menschen bevorzugen oft unkomplizierte und prägnante E-Mails gegenüber süßen. Sie wollen nicht, dass Sie erklären, warum Sie sich melden. Und je früher Sie auf den Punkt kommen, desto glücklicher werden Ihre Empfänger sein. Außerdem können Sie den Ton Ihrer E-Mail immer noch süß und höflich halten, ohne Füllphrasen.

• Beginnen Sie einen Smalltalk

Wenn Sie die Person kennen, der Sie schreiben, schadet es nie, sie daran zu erinnern, dass Sie eine bestehende Beziehung haben. Zum Beispiel: „Ich hoffe, Sie haben den Rest Ihres Aufenthalts in Chicago nach dem Meeting genossen.“

E-Mail-Phrasen im Text Ihrer E-Mail

Nachdem Sie Ihre Hoffnung zum Ausdruck gebracht haben, dass Ihre E-Mail den Empfänger gut gefunden hat, sollten Sie sorgfältig einen oder mehrere bedeutungslose Sätze auswählen, um so lange wie möglich nicht zur Sache zu kommen. Scherzen. Es sei denn, Sie hassen den Empfänger und Ihr Ziel ist es, ihn wütend zu machen.

Hier sind einige gängige Klischees, die Sie im Text Ihrer E-Mail vermeiden sollten.

• Das Problem ist…

Fast jedes Mal, wenn ich den Kundensupport per E-Mail um Hilfe zu einer App oder einem Gerät bitte, beginnen sie ihre Erklärung mit dem Satz „Das Problem ist“. Und weißt du, warum ich es hasse? Weil es der E-Mail einen negativen Ton verleiht. Ich bin mir sicher, dass sich jeder Kunde über die Lösung freuen würde, nicht über das Problem. Niemand mag Probleme.

• Um ehrlich zu sein

Sind Sie normalerweise unehrlich? Wenn nicht, schneiden Sie dieses ab und konzentrieren Sie sich darauf, es so zu sagen, wie es ist.

• Mein Unternehmen ist darauf spezialisiert

In der Regel kommt dieser E-Mail-Satz mit etwas wie „Hallo. Mein Name ist John." Es gibt zwei Gründe, warum dieses Paar nicht gut ist. Wenn Sie es verwenden und erwarten, als Profi wahrgenommen zu werden, denken Sie daran, dass es Ihnen keinen Gefallen tut, sich getrennt von Ihrem Unternehmen auszudrücken. Außerdem ist „spezialisieren“ ein trockenes und förmliches Wort, das Ihr Publikum nicht anspricht. Mit diesem Satz lassen Sie den Empfänger nichts anderes sehen als ein anderes generisches Unternehmen, das seine E-Mail-Vorlagen seit Jahren nicht aktualisiert hat. Wenn Sie sich von der Konkurrenz abheben möchten, tun Sie alles, um natürlicher zu klingen, als würden Sie mit einer Person außerhalb des Internets sprechen.

• Bitte beachte, dass

Wenn Sie nicht herablassend klingen möchten, verwenden Sie Alternativen wie „lassen Sie sich beraten“ oder „zu Ihrer Information“. Manchmal können Sie sogar den Satz „Bitte beachten“ weglassen, ohne den Punkt zu verlieren.

• Ich finde

Wenn du sagst „Ich denke an dich“ , ist das in Ordnung. Aber wenn Sie sagen „Ich glaube, ich kann Ihnen helfen“ , bedeutet das, dass Sie unsicher sind. Sind Sie?

• Wie ich bereits erwähnt habe

Mit wie vielen Personen interagieren Sie per E-Mail? Wenn die Zahl mehr als fünf ist, kann ich kaum glauben, dass Sie sich genau erinnern, was jeder von ihnen in einer langen Reihe von Nachrichten gesagt hat. Wenn Sie das nächste Mal „Wie bereits erwähnt“ schreiben, wiederholen Sie einfach die Informationen, ohne anzudeuten, dass Sie sie bereits geteilt haben.

• Einchecken

Diesem Klischee begegnet man meist in Betreffzeilen. Bringt es einen Mehrwert oder bietet es spezifische Informationen über den Inhalt der E-Mail? Natürlich nicht. Stattdessen kann es den Empfänger leicht abschrecken. Wenn Sie etwas Bestimmtes besprechen möchten, geben Sie dies in der Betreffzeile an.

• Im Anhang finden Sie

Es ist nichts Falsches daran, in E-Mails „Bitte im Anhang finden“ zu schreiben, wenn Sie wie ein Anwalt des 19. Jahrhunderts klingen möchten. Erwägen Sie in anderen Fällen die Verwendung von Alternativen wie „Ich habe ein Dokument für Sie angehängt“, „Weitere Einzelheiten finden Sie in der angehängten PDF-Datei“, „Relevante Informationen befinden sich in der angehängten Datei.“

• Ich verstehe vollkommen, wie du dich fühlst

Selbst wenn Sie jemals als Person auf der anderen Seite des Bildschirms in genau dieser Situation waren, erwarten Sie nicht, dass sie sich besser fühlt, nachdem Sie sie wissen lassen, dass Sie sich darauf beziehen können. Egal, ob Sie unterstützend und einfühlsam sein wollten, der obige Satz kann noch mehr Frustration und Wut hervorrufen. Deshalb ist es besser, das Thema mit ihren Worten zu wiederholen, damit sie sich verstanden fühlen. Zum Beispiel: „Ich kann definitiv verstehen, wie frustrierend das für Sie ist, und ich möchte sicherstellen, dass wir das Problem so schnell wie möglich angehen.“

Ideen zur Verbesserung

Die oben genannten Geschäftsklischees und Floskeln tragen nichts zur Botschaft bei. Außerdem geben sie Ihren E-Mails entweder einen negativen oder herablassenden Ton an. Was können Sie dagegen tun?

• Seien Sie gesprächiger

Um natürlicher und freundlicher zu klingen, versuchen Sie, so zu schreiben, dass es nicht so aussieht, als würden Sie schreiben, sondern von Angesicht zu Angesicht mit dem Empfänger sprechen.

Endphrasen für geschäftliche E-Mails

Quelle: Saleshandy

Wenn Sie eine Anrede haben, sollten Sie auch einen Schluss haben, um es auszugleichen. Hier sind ein paar Sätze, die Sie bei professionellen E-Mail-Abmeldungen vermeiden sollten:

• Am besten

Nicht die schlechteste Abmeldung der Welt, aber denken Sie daran, dass die übermäßige Verwendung von „Best“ Sie langweilig und einfallslos erscheinen lassen kann.

Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören

Sieht es nicht so aus, als wäre dies nur eine höfliche Art zu sagen: „Sie sollten besser schnell auf meine Nachricht antworten“ ? Versuchen Sie es stattdessen mit etwas wie „Möchte wissen, was Sie denken“ .

• Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren

Wenn Sie weitere Erläuterungen von einem Absender benötigen, der diesen Satz in der ursprünglichen E-Mail nicht verwendet hat, würden Sie nicht um die Informationen bitten? Dieser Satz ist nicht nur überflüssig, sondern auch altmodisch und zu förmlich. Es ist besser, es wegzulassen oder einfach zu sagen: „Sie können mich zur weiteren Klärung kontaktieren“, wenn Sie immer noch das Bedürfnis verspüren, zu betonen, dass Sie bereit sind, Fragen zu beantworten.

• Mit freundlichen Grüßen

Es ist ein bisschen veraltet und sehr formell. Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, kann der Ausdruck Sie sogar zu eifrig klingen lassen.

• Danke im Voraus

Offensichtlich ist Dankbarkeit eine ausgezeichnete Möglichkeit, eine E-Mail zu beenden, wenn Sie eine Rückmeldung vom Leser erhalten möchten. Allerdings sollten Sie mit „Danke im Voraus“ besser vorsichtig sein , da es je nach Kontext so klingen kann wie „Ich erwarte, dass Sie dies tun, und Sie haben keine andere Wahl, weil ich Ihnen bereits gedankt habe.“

• Prost

„Prost“ ist nicht die beste Option, wenn Sie freundlich klingen möchten, ohne unprofessionell zu wirken. Ich würde empfehlen, diese Abmeldung nur für Freunde und Geschäftskollegen zu verwenden, die Sie vielleicht später auf einen Drink treffen .

• Mit freundlichen Grüßen

Gehören Sie zum Empfänger? Wenn nicht, klingt das nur falsch und allzu vertraut.

Ideen zur Verbesserung

Hier sind ein paar Ideen, wie Sie Ihre E-Mail beenden können.

• Stelle eine Frage

Mit Menschen zu reden ist oft produktiver als mit ihnen zu reden. Und eine gute Frage kann aus einer einseitigen E-Mail ein Gespräch machen. Hier sind ein paar Beispiele: „Haben Sie eine dieser Strategien ausprobiert? Ich habe noch ein paar interessante Ideen für Ihr Projekt“ oder „Ich habe Ihren Beitrag über den Wechsel vom Marketing zum Produktmanagement gesehen – das ist beeindruckend. Wie lange haben Sie gebraucht, um ein kompetenter PM zu werden?“ oder „Ich schicke Ihnen eine Einladung, sobald ich mit der Präsentation fertig bin. Klingt gut?"

Quelle: Thrivethemes.com

• Fügen Sie einen relevanten Call-to-Action hinzu

Wenn Sie von Personen, die Sie kontaktieren, eine Rückmeldung erhalten möchten, teilen Sie ihnen mit, was Sie von ihnen erwarten. Zum Beispiel: „Würden Sie mir bitte bis zum 11. März mitteilen, ob Sie teilnehmen können?“

Wenn Sie weitere Ratschläge zum Schließen von E-Mails wünschen, lesen Sie unseren Artikel.

Entschuldigung E-Mail-Klischees

Es ist zwar wichtig, Verantwortung zu übernehmen und sich von Zeit zu Zeit zu entschuldigen, aber viele Menschen tun dies viel zu oft. Wenn Sie die ganze Zeit „Es tut mir leid“ sagen, verliert Ihre Entschuldigung ihren Wert. Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie die folgenden Sätze in Ihren E-Mails verwenden.

• Entschuldige, dass ich dich belästige

Leere Aussagen wie „Entschuldigen Sie die Störung“ sind höflich, aber es wäre besser, wenn Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Wenn Ihre Nachricht kurz und prägnant ist, kann der Empfänger sie wahrscheinlich sofort lesen. Sie müssen Ihre E-Mail nicht mehr mit Füllwörtern versehen.

• Entschuldigung für die späte Antwort

Eine Person merkt vielleicht nicht einmal, dass Sie zu lange gebraucht haben, um zu antworten, bis Sie es hervorheben. Falls Sie sich immer noch entschuldigen müssen, erwägen Sie Sätze wie „Danke für Ihre Geduld“, „Danke für Ihr Verständnis“. Diese Nachrichten bestätigen Ihren Zettel und beglückwünschen den Empfänger.

• Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten

„Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten“ ist einer der am häufigsten verwendeten Sätze, insbesondere im Kundenservice. Aber bieten diese Worte eine Hilfestellung oder vermitteln sie eine echte Botschaft? Es ist besser, genau zu sagen, was Ihnen leid tut und was Sie tun werden, um das Problem zu lösen.

Ideen zur Verbesserung

Was tun? Reservieren Sie sich Entschuldigungen für die Zeiten, in denen Sie ihnen wirklich etwas schulden, und vermeiden Sie es, sie zu überstrapazieren, da Sie früher oder später an Glaubwürdigkeit verlieren werden.

• Entschuldige dich nicht, sei dankbar

über GIPHY

Ja, die meisten Ihrer Empfänger sind beschäftigt, und Ihre Nachricht kann sie von wichtigen Dingen ablenken. Wenn Ihre E-Mail jedoch personalisiert und prägnant ist und nützliche Informationen enthält, werden sie die Unterbrechung nicht stören. Anstatt die ganze Zeit „Entschuldigung“ zu sagen , betrachte die Situation aus einem anderen Blickwinkel. Vielleicht kannst du stattdessen „Danke“ sagen und dem Leser ein Kompliment machen. Zum Beispiel „Danke für deine Geduld.“

• Falls es dir leid tut, versuche dich zu entschuldigen

Falls du dich entschuldigen möchtest, versuche Klischees zu vermeiden und schaue, ob du etwas Persönlicheres für die Situation wählen kannst. Zum Beispiel: „Es tut mir leid, dass mein Hund deine Tulpen gefressen hat.“

Geschäftsklischees in Follow-up-E-Mails

Für mich ist es sogar noch schwieriger, ein anständiges Follow-up zu schreiben, als eine gute erste E-Mail zu schreiben. Jedes Mal, wenn ich nachfasse, verspüre ich die Versuchung, die Ausdrücke zu verwenden, die wir alle kennen. Diese sind „Falls Sie das verpasst haben“, „Nicht sicher, ob Sie meine letzte E-Mail erhalten haben“, „Nur nachfassen“ und mehr. Aber so können Empfänger Ihre Worte wahrnehmen, wenn Sie diese scheinbar unschuldigen E-Mail-Klischees verwenden.

• Ich melde mich letztes Mal

Im Ernst, vermeiden Sie es, Manipulationsspiele zu spielen. Das ist unprofessionell.

• Falls Sie dies verpasst haben

Nun, vielleicht hat jemand das verpasst. Und vielleicht waren sie einfach nicht interessiert. Wenn ich diese Art von Follow-up sehe, klingt es für mich wie „Du tust nicht das, was ich gesagt habe. Muss ich mich wirklich wiederholen?“

• Ich dachte, ich würde zurückkreisen

Ein Empfänger hat bei Ihrer ersten E-Mail nicht geantwortet. Warum werden sie dieses Mal antworten, besonders wenn der Rest Ihrer Nachricht nur aus Ihrer ursprünglichen Nachricht kopiert und eingefügt wird?

• Ich folge nur

Wenn Sie vom Leser bemerkt werden möchten, versuchen Sie, eine kreativere Eröffnungszeile zu finden.

• Ich bin mir nicht sicher, ob meine letzte E-Mail angekommen ist, oder ich bin mir nicht sicher, ob Sie meine letzte E-Mail gesehen haben

Wirklich? Wir leben in einer Zeit, in der jeder das Öffnen von E-Mails verfolgen kann. Verwenden Sie diesen Satz nicht, denn er klingt wie „Wie lange glaubst du, kannst du mich ignorieren?“

• Per meiner letzten E-Mail

Dieser kann als passiv-aggressiv rüberkommen. Es ist besser, Ihre vorherige Nachricht zu wiederholen.

Ideen zur Verbesserung

Hier sind ein paar Dinge, die Sie tun können, um Ihre Follow-ups zu verbessern.

• Kommen Sie noch einmal auf den Punkt

Erwägen Sie, nicht nur Ihre Anfrage oder Ihren Punkt zu wiederholen, sondern auch neue Informationen in Ihrer Folge-E-Mail hinzuzufügen.

• Fügen Sie eine kurze Übersicht Ihrer Anfrage hinzu

Vielleicht erhöht dies Ihre Chancen, eine Antwort zu erhalten, da die Leute kürzere E-Mails lieben.

• Schieben Sie die Schuld nicht auf Ihren Empfänger

Geben Sie dem Leser niemals die Schuld, dass er sich nicht bei Ihnen meldet. Es hilft nichts, wenn du das tust. Manchmal ist es hilfreich anzunehmen, dass sie nicht geantwortet haben, nicht weil sie schlecht waren, sondern weil Ihre E-Mail nicht überzeugend genug war, um sofortige Maßnahmen zu provozieren.

Lesen Sie unseren Artikel „So schreiben Sie die besten Follow-up-E-Mails nach keiner Antwort: Tipps und Beispiele“.

Fazit

Die durchschnittliche Person verbringt etwa elf Sekunden damit , eine E-Mail zu lesen. Wenn Sie gehört werden möchten, versuchen Sie, direkt auf den Punkt zu kommen, und vermeiden Sie Geschäfts-E-Mail-Klischees wie „Nach unserem Gespräch“, „Nur nachfragen“, „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut“, „Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren “ und mehr. Und denken Sie daran, dass jede E-Mail kein Meisterwerk sein muss, aber sie muss ihre Funktion erfüllen.