Phrases d'e-mails et clichés commerciaux qui enterrent votre portée pour toujours

1. Phrases de salutation des e-mails professionnels qui sont surutilisées
2. Phrases d'e-mail dans le corps de votre e-mail
3. Phrases de fin de courrier électronique professionnel
4. Clichés sur les e-mails d'excuses
5. Clichés commerciaux dans les e-mails de suivi

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. Mailtrack - Le lien e-mail ouvre le suivi
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

J'en ai assez des clichés ennuyeux et des lignes vides de sens dans ma boîte de réception. Peut-être qu'aujourd'hui je reçois quelque chose de mieux. Oh, on dirait que j'ai de nouveaux e-mails ici.

- "Cher Monsieur ou Madame, j'espère que vous allez bien !"

- "Ouais… je vais assez bien pour déplacer ton e-mail dans la corbeille sans lire plus loin puisque tu n'as même pas pris la peine de copier mon nom à partir de mon adresse e-mail."

Prochain!

- "Pour être honnête.."

- "Attendez... n'étiez-vous pas honnête avec moi jusqu'à présent ?"

Et le dernier coup.

- "Votre sincèrement."

- « On pourrait penser que je viens de déterrer une lettre de l'époque victorienne. Mauvaises nouvelles. Non, il a été écrit en 2022.

Si vous utilisez encore ces phrases, ne soyez pas offensé mais réalisez que vous venez peut-être de trouver la raison pour laquelle les gens répondent rarement à vos e-mails.

Et si votre objectif est de communiquer efficacement et d'obtenir ce que vous voulez, n'oubliez pas qu'un bon e-mail demande du temps et des efforts pour être rédigé. De plus, les gens reçoivent tellement d'e-mails aujourd'hui qu'ils n'ont pas vraiment d'autre choix que d'être frustrés à cause de phrases vides et de supprimer la plupart des messages qu'ils reçoivent quelques secondes après leur ouverture.

Dans cet article, nous couvrirons les phrases clichés commerciales les plus courantes et les meilleures alternatives pour les remplacer.

Phrases de salutation des e-mails professionnels qui sont surutilisées

La façon dont vous commencez votre e-mail donne le ton et peut façonner la perception que le destinataire a de vous. Avec une ligne d'objet, cela peut également déterminer s'ils continuent à lire. Voici les sept phrases que vous devriez soit supprimer, soit trouver des substituts si vous ne voulez pas être ce type ennuyeux dont l'e-mail "trouve bien le lecteur".

• Comment vas-tu?

source : Business Insider

Je sais que vous essayez d'être poli, mais en règle générale, l'expéditeur ne veut pas vraiment savoir et le destinataire ne dit pas la vérité. Alors quel est le point? Si vous êtes vraiment intéressé et que vous connaissez bien le destinataire, mieux vaut prendre le temps d'écrire quelque chose de plus personnalisé. Par exemple, « J'ai apprécié votre Tweet sur [sujet] », « Ce fut un plaisir de vous rencontrer à la conférence. Quel discours avez-vous le plus aimé ? » Ceux-ci remplissent à peu près la même fonction que "Comment allez-vous?" mais demande beaucoup d'efforts.

• Je m'appelle John et je travaille pour John Inc.

Si vous commencez votre e-mail par cette phrase pour ajouter de l'autorité, rappelez-vous qu'il y a toujours le revers de la médaille : les destinataires peuvent vous percevoir comme une personne arrogante. C'est une bonne idée de mentionner votre nom et votre fonction dans votre signature d'e-mail à la fin.

• J'espère que tu vas bien

Une autre phrase de remplissage automatique courante que nous utilisons trop dans les e-mails est "J'espère que vous allez bien". Tout comme "Comment vas-tu?" ces mots n'ont plus aucune signification.

• J'espère que cet e-mail vous trouvera bien

Si vous voulez que les gens répondent à votre e-mail, assurez-vous qu'il leur apporte de la valeur. Comme ce cliché ne semble pas apporter de valeur réelle, vous pouvez le supprimer sans aucun doute. Au lieu de cela, montrez que vous respectez le temps du lecteur et allez droit au but tout de suite.

• Par notre conversation

Celui-ci fait partie des clichés les plus dangereux de la communication d'entreprise. Non seulement cela semble trop officieux et formel, mais les destinataires peuvent également le voir comme exigeant ou même agressif. Pour éviter toute confusion, il est préférable de reformuler poliment la conversation. Par exemple, « Lorsque nous nous sommes rencontrés la dernière fois, nous avons convenu que vous rédigeriez le rapport trimestriel avant le 25 octobre ».

• je sais que tu es occupé

Lorsque vous faites de telles déclarations dans vos e-mails, vous ne pouvez pas compter sur les gens pour vous prendre au sérieux. Vous pouvez écrire : « Je sais que vous êtes occupé », le destinataire lira : « Mon temps est moins précieux que le vôtre ».

• Je voulais juste te tendre la main

Cela prend du temps. Ne serait-il pas plus efficace de sauter toutes les explications et d'exprimer l'action que vous demandez au lecteur de prendre ?

Des idées pour améliorer

Voici ce que vous pouvez faire à la place.

• Allez droit au but

Les personnes occupées préfèrent souvent les e-mails simples et concis aux plus doux. Ils ne veulent pas vos explications sur les raisons pour lesquelles vous tendez la main. Et plus tôt vous arriverez au point, plus vos destinataires seront heureux. En outre, vous pouvez toujours garder le ton de votre e-mail doux et poli sans aucune phrase de remplissage.

• Commencer une petite conversation

Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez, cela ne fait jamais de mal de lui rappeler que vous avez une relation existante. Par exemple, « J'espère que vous avez apprécié le reste de votre séjour à Chicago après la réunion ».

Phrases d'e-mail dans le corps de votre e-mail

Après avoir exprimé votre espoir que votre e-mail a bien trouvé le destinataire, vous devez choisir avec soin une autre phrase dénuée de sens ou même deux pour ne pas vous mettre au travail aussi longtemps que vous le pouvez. Plaisanterie. Sauf si vous détestez le destinataire et que votre objectif est de le rendre fou.

Voici quelques clichés courants à éviter dans le corps de votre e-mail.

• Le problème est…

Presque chaque fois que j'envoie un e-mail au service client pour demander de l'aide avec une application ou un appareil, ils commencent leur explication par la phrase "le problème est". Et tu sais pourquoi je déteste ça ? Parce que cela donne un ton négatif à l'e-mail. Je suis sûr que chaque client serait heureux d'entendre parler de la solution, pas du problème. Personne n'aime les problèmes.

• Pour être honnête

Êtes-vous typiquement malhonnête ? Si ce n'est pas le cas, coupez celui-ci et concentrez-vous sur le fait de le dire tel qu'il est.

• Mon entreprise est spécialisée dans

En règle générale, cette phrase de courrier électronique s'accompagne de quelque chose comme "Bonjour. Mon nom est John." Il y a deux raisons pour lesquelles cette paire n'est pas bonne. Si vous l'utilisez et que vous vous attendez à être perçu comme un professionnel, gardez à l'esprit que vous exprimer séparément de votre entreprise ne vous rend pas service. De plus, "spécialiser" est un mot sec et formel, qui ne parle pas à votre public. En utilisant cette phrase, vous faites en sorte que le destinataire ne voie rien d'autre qu'une autre société générique qui n'a pas mis à jour ses modèles d'e-mails depuis des années. Si vous voulez vous distinguer de la concurrence, faites tout votre possible pour avoir l'air plus naturel, comme si vous parliez à une personne extérieure à Internet.

• Veuillez noter que

Si vous ne voulez pas paraître condescendant, utilisez des alternatives telles que « soyez avisé » ou « pour votre référence ». Parfois, vous pouvez même omettre la phrase "veuillez noter" sans perdre le point.

• je pense

Si vous dites « je pense à vous », c'est normal. Mais si vous dites "Je pense que je peux vous aider", cela signifie que vous n'êtes pas sûr. Êtes-vous?

• Comme je l'ai mentionné précédemment

Avec combien de personnes interagissez-vous par e-mail ? Si le nombre est supérieur à cinq, j'ai du mal à croire que vous vous souveniez exactement de ce que chacun d'eux a dit dans un long fil de messages. La prochaine fois que vous écrivez "Comme je l'ai mentionné précédemment", reformulez simplement les informations sans suggérer que vous les avez déjà partagées.

• Enregistrement

Ce cliché peut être rencontré dans les lignes d'objet principalement. Apporte-t-il une valeur ou offre-t-il des informations spécifiques sur le contenu de l'e-mail ? Bien sûr que non. Au lieu de cela, cela peut facilement effrayer le destinataire. Si vous avez quelque chose de spécifique à l'esprit dont vous voulez discuter, indiquez-le dans la ligne d'objet.

• S'il vous plaît trouver ci-joint

Il n'y a rien de mal à écrire "Veuillez trouver ci-joint" dans les e-mails si vous souhaitez ressembler à un avocat du XIXe siècle. Dans d'autres cas, envisagez d'utiliser des alternatives telles que "J'ai joint un document pour vous", "Veuillez vous référer au pdf joint pour plus de détails", "Les informations pertinentes se trouvent dans le fichier joint".

• Je comprends tout à fait ce que tu ressens

Même si vous avez déjà été dans la même situation en tant que personne de l'autre côté de l'écran, ne vous attendez pas à ce qu'ils se sentent mieux après leur avoir fait savoir que vous pouvez vous identifier. Peu importe si vous aviez l'intention d'être solidaire et empathique, la phrase ci-dessus peut causer encore plus de frustration et de colère. C'est pourquoi il est préférable de répéter le problème en utilisant leurs mots pour qu'ils se sentent compris. Par exemple, "Je peux certainement voir à quel point cela est frustrant pour vous, et je veux m'assurer que nous réglons le problème dès que possible."

Des idées pour améliorer

Les clichés et expressions commerciales mentionnés ci-dessus ne contribuent en rien au message. En outre, ils donnent un ton négatif ou condescendant à vos e-mails. Que pouvez-vous faire à ce sujet ?

• Soyez plus conversationnel

Pour avoir l'air plus naturel et amical, essayez d'écrire de manière à ne pas donner l'impression que vous écrivez, mais que vous parlez au destinataire en face à face.

Phrases de fin de courrier électronique professionnel

source : Saleshandy

Si vous avez une salutation, vous devriez également avoir une conclusion pour l'équilibrer. Voici quelques phrases à éviter avec les e-mails professionnels :

• Meilleur

Ce n'est pas la pire approbation au monde, mais gardez à l'esprit que la surutilisation de "Best" peut vous faire paraître ennuyeux et sans imagination.

Hâte de vous entendre

Ne semble-t-il pas juste une façon polie de dire « Vous feriez mieux de répondre rapidement à mon message » ? Essayez quelque chose comme « Désireux de savoir ce que vous pensez » à la place.

• N'hésitez pas à me contacter

Si vous avez besoin d'éclaircissements supplémentaires de la part d'un expéditeur qui n'a pas utilisé cette phrase dans l'e-mail initial, ne demanderiez-vous pas ces informations ? Non seulement cette phrase est redondante, mais aussi démodée et trop formelle. Il vaut mieux l'omettre ou simplement dire « Vous pouvez me contacter pour plus de précisions » si vous ressentez toujours le besoin de souligner que vous êtes prêt à répondre aux questions.

• Cordialement

C'est un peu démodé et très formel. Si vous ne connaissez pas le destinataire, la phrase peut même vous faire paraître trop désireux de plaire.

• Merci d'avance

Évidemment, la gratitude est un excellent moyen de terminer un e-mail si vous souhaitez avoir des nouvelles du lecteur. Cependant, vous feriez mieux d'être prudent avec "Merci d'avance", car, selon le contexte, cela peut vous faire sonner comme "Je m'attends à ce que vous fassiez cela, et vous n'avez pas d'autre choix car je vous ai déjà remercié".

• Acclamations

"Cheers" n'est pas la meilleure option si vous voulez avoir l'air amical sans paraître non professionnel. Je recommanderais d'utiliser cette signature uniquement pour les amis et collègues de travail que vous pourriez rencontrer plus tard autour d'un verre .

• Votre sincèrement

Appartenez-vous au destinataire ? Sinon, cela semble juste faux et trop familier.

Des idées pour améliorer

Voici quelques idées sur la façon dont vous pouvez mettre fin à votre e-mail.

• poser une question

Parler avec les gens est souvent plus productif que de leur parler. Et une bonne question peut transformer un e-mail à sens unique en conversation. Voici quelques exemples : « Avez-vous essayé l'une de ces stratégies ? J'ai quelques idées plus intéressantes pour votre projet » ou « J'ai vu votre article sur la transition du marketing à la gestion de produit - c'est impressionnant. Combien de temps vous a-t-il fallu pour devenir un PM compétent ? » ou "Je vous enverrai une invitation dès que j'aurai finalisé la présentation. Ça a l'air bien?"

source : Thrivethemes.com

• Ajouter un appel à l'action pertinent

Si vous souhaitez avoir des nouvelles des personnes que vous contactez, dites-leur ce que vous attendez d'elles. Par exemple, "Voudriez-vous s'il vous plaît me faire savoir d'ici le 11 mars si vous pourrez y assister?"

Si vous souhaitez plus de conseils sur les lignes de clôture des e-mails, consultez notre article.

Clichés des e-mails d'excuses

Bien qu'il soit essentiel de prendre ses responsabilités et de s'excuser de temps en temps, beaucoup de gens le font trop souvent. Lorsque vous dites « je suis désolé » tout le temps, vos excuses perdent leur valeur. Soyez donc prudent lorsque vous utilisez les phrases suivantes dans vos e-mails.

• Désolé de vous déranger

Les déclarations vides comme « Désolé de vous déranger » sont polies, mais il serait préférable que vous vous concentriez sur des choses plus importantes. Si votre message est court et précis, il y a de fortes chances que le destinataire puisse le lire immédiatement. Il n'est plus nécessaire de créer votre e-mail avec des mots de remplissage.

• Désolé pour la réponse tardive

Une personne pourrait même ne pas se rendre compte qu'il vous a fallu trop de temps pour répondre jusqu'à ce que vous la mettiez en évidence. Si vous ressentez toujours le besoin de vous excuser, envisagez d'utiliser des phrases telles que « Merci pour votre patience », « Merci de votre compréhension ». Ces messages accusent réception de votre erreur et complimentent le destinataire.

• Désolé pour le dérangement

"Je m'excuse pour la gêne occasionnée" est l'une des expressions les plus utilisées, en particulier dans le service client. Mais ces mots apportent-ils une aide ou transmettent-ils un message authentique ? Il est préférable de dire exactement pourquoi vous êtes désolé et ce que vous ferez pour résoudre le problème.

Des idées pour améliorer

Que devrais tu faire? Réservez vos excuses pour les moments où vous leur devez vraiment et évitez d'en abuser car tôt ou tard, vous perdrez en crédibilité.

• Ne sois pas désolé, sois reconnaissant

par GIPHY

Oui, la plupart de vos destinataires sont occupés et votre message peut les distraire de choses importantes. Cependant, si votre e-mail est personnalisé, concis et fournit des informations utiles, l'interruption ne les dérangera pas. Au lieu de dire « désolé » tout le temps, regardez la situation sous un angle différent. Peut-être pouvez-vous dire « merci » et complimenter le lecteur à la place. Par exemple, "Merci pour votre patience."

• Au cas où tu es désolé, essaie de t'excuser

Au cas où vous voudriez vous excuser, essayez d'éviter les clichés et voyez si vous pouvez choisir quelque chose de plus personnalisé à la situation. Par exemple, « je suis désolé que mon chien ait mangé vos tulipes ».

Clichés commerciaux dans les e-mails de suivi

Pour moi, écrire un suivi décent est une tâche encore plus difficile que d'écrire un bon premier e-mail. Chaque fois que je fais un suivi, je ressens la tentation d'utiliser les phrases que nous connaissons tous. Ce sont "Au cas où vous l'auriez manqué", "Je ne sais pas si vous avez reçu mon dernier e-mail", "Juste un suivi", et plus encore. Mais voici comment les destinataires peuvent percevoir vos mots lorsque vous utilisez ces clichés apparemment innocents.

• je tends la main la dernière fois

Sérieusement, évitez de jouer à des jeux de manipulation. Ce n'est pas professionnel.

• Au cas où vous auriez manqué ceci

Eh bien, peut-être qu'une personne a raté ça. Et peut-être qu'ils n'étaient tout simplement pas intéressés. Quand je vois ce type de suivi, pour moi, ça sonne comme "Tu ne fais pas ce que j'ai dit que tu devrais faire. Dois-je vraiment me répéter ?

• Je pensais revenir en arrière

Un destinataire n'a pas répondu la première fois que vous avez envoyé un e-mail. Pourquoi répondront-ils cette fois, surtout lorsque le reste de votre message est simplement copié et collé à partir de votre message d'origine ?

• je ne fais que suivre

Si vous voulez être remarqué par le lecteur, essayez de trouver une ligne d'ouverture plus créative.

• Je ne sais pas si mon dernier e-mail a été reçu ou je ne sais pas si vous avez vu mon dernier e-mail

Ah bon? Nous vivons à une époque où n'importe qui peut suivre l'ouverture des e-mails. N'utilisez pas cette phrase, car cela ressemble à "Combien de temps pensez-vous pouvoir m'ignorer ?"

• Par mon dernier e-mail

Celui-ci peut apparaître comme passif-agressif. Il est préférable de reformuler votre message précédent.

Des idées pour améliorer

Voici quelques choses que vous pouvez faire pour améliorer vos suivis.

• A nouveau aller droit au but

En plus de reformuler votre demande ou votre point, envisagez d'ajouter de nouvelles informations dans votre e-mail de suivi.

• Ajouter un bref aperçu de votre demande

Cela augmentera peut-être vos chances d'obtenir une réponse, car les gens aiment les e-mails plus courts.

• Ne rejetez pas la faute sur votre destinataire

Ne blâmez jamais le lecteur de ne pas vous répondre. Cela ne servira à rien si vous faites cela. Parfois, il est utile de supposer qu'ils n'ont pas répondu non pas parce qu'ils étaient mauvais, mais parce que votre e-mail n'était pas assez persuasif pour provoquer une action immédiate.

Lisez notre article "Comment rédiger les meilleurs e-mails de suivi après aucune réponse : conseils et exemples".

Conclusion

La personne moyenne passe environ onze secondes à lire un e-mail. Si vous voulez être entendu, essayez d'aller droit au but en évitant les clichés des e-mails professionnels tels que "Selon notre conversation", "Je fais juste un suivi", "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien", "N'hésitez pas à me contacter ", et plus encore. Et rappelez-vous, chaque e-mail n'a pas besoin d'être un chef-d'œuvre, mais il doit remplir sa fonction.