Frasi di posta elettronica e cliché commerciali che seppelliscono per sempre la tua sensibilizzazione

1. Frasi di saluto e-mail aziendali che sono abusate
2. Frasi e-mail nel corpo della tua e-mail
3. Frasi finali di email aziendali
4. Clic e-mail di scuse
5. Clic commerciali nelle e-mail di follow-up

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. Mailtrack: il collegamento e-mail apre il monitoraggio
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Sono stufo e stanco dei cliché noiosi e delle righe insignificanti nella mia casella di posta. Forse oggi sto ottenendo qualcosa di meglio. Oh, sembra che io abbia delle nuove email qui.

- "Gentile signore o signora, spero che stiate bene!"

- "Sì... sto abbastanza bene da spostare la tua email nel cestino senza leggere oltre dato che non ti sei nemmeno degnato di copiare il mio nome dal mio indirizzo email."

Prossimo!

- "Ad essere onesti.."

- "Aspetta... non sei stato onesto con me fino ad ora?"

E l'ultimo colpo.

- "Cordialmente."

- “Penseresti che ho appena tirato fuori una lettera dell'era vittoriana. Cattive notizie. No, è stato scritto nel 2022".

Se stai ancora usando queste frasi, non offenderti ma renditi conto che forse hai appena trovato il motivo per cui le persone raramente rispondono alle tue e-mail.

E se il tuo obiettivo è comunicare in modo efficace e ottenere ciò che desideri, ricorda che una buona email richiede tempo e fatica per scriverla. Inoltre, le persone oggi ricevono così tante e-mail che non hanno altra scelta che sentirsi frustrati a causa di frasi vuote ed eliminare la maggior parte dei messaggi che ricevono in pochi secondi dall'apertura.

In questo articolo tratteremo le frasi cliché aziendali più comuni e le migliori alternative per sostituirle.

Frasi di saluto e-mail aziendali che sono abusate

Il modo in cui inizi la tua e-mail dà il tono e può modellare la percezione che il destinatario ha di te. Insieme a una riga dell'oggetto, può anche determinare se continuano a leggere. Ecco le sette frasi che dovresti eliminare o trovare sostituti se non vuoi essere quel ragazzo fastidioso la cui email "trova bene il lettore".

• Come stai?

fonte: Business Insider

So che stai cercando di essere educato, ma di norma il mittente non vuole davvero saperlo e il destinatario non dice la verità. Allora qual è il punto? Se sei veramente interessato e conosci bene il destinatario, è meglio prendersi il tempo per scrivere qualcosa di più personalizzato. Ad esempio, "Mi è piaciuto il tuo Tweet su [argomento]", "È stato un piacere incontrarti alla conferenza. Quale discorso ti è piaciuto di più?" Questi hanno più o meno la stessa funzione di "Come stai?" ma richiede molto sforzo.

• Sono John e lavoro per John Inc.

Se inizi la tua email con questa frase per aggiungere un po' di autorità, ricorda che c'è sempre il rovescio della medaglia: i destinatari possono percepirti come una persona arrogante. È una buona idea menzionare il tuo nome e il titolo di lavoro nella firma dell'e-mail alla fine.

• Spero che tu stia bene

Un'altra frase di riempimento automatico comune che utilizziamo in modo eccessivo nelle e-mail è "Spero che tu stia andando bene". Proprio come "Come stai?" queste parole non hanno più alcun significato.

• Spero che questo messaggio ti trovi bene

Se vuoi che le persone rispondano alla tua email, assicurati che apporti loro valore. Poiché questo cliché non sembra portare alcun valore reale, puoi eliminarlo senza alcun dubbio. Invece, mostra di rispettare il tempo del lettore e vai subito al punto.

• Secondo la nostra conversazione

Questo appartiene ai cliché più pericolosi della comunicazione d'impresa. Non solo suona troppo formale e formale, ma anche i destinatari possono vederlo come impegnativo o addirittura aggressivo. Per evitare confusione, è meglio riformulare educatamente la conversazione. Ad esempio, "Quando ci siamo incontrati l'ultima volta, abbiamo deciso che avresti redatto la relazione trimestrale entro il 25 ottobre".

• So che sei impegnato

Quando fai tali affermazioni nelle tue e-mail, non puoi contare sul fatto che le persone ti prendano sul serio. Puoi scrivere: "So che sei impegnato", il destinatario leggerà: "Il mio tempo è meno prezioso del tuo".

• Volevo solo contattarti

È dispendioso in termini di tempo. Non sarebbe più efficiente saltare tutte le spiegazioni ed esprimere l'azione che stai chiedendo al lettore di intraprendere?

Idee per migliorare

Ecco cosa puoi fare invece.

• Vai dritto al punto

Le persone impegnate spesso preferiscono e-mail semplici e concise a quelle dolci. Non vogliono le tue spiegazioni sul motivo per cui stai contattando. E prima arriverai al punto, più felici saranno i tuoi destinatari. Inoltre, puoi comunque mantenere il tono della tua e-mail dolce ed educato senza frasi di riempimento.

• Inizia una chiacchierata

Se conosci la persona a cui stai scrivendo, non fa mai male ricordare loro che hai una relazione esistente. Ad esempio, "Spero che ti sia piaciuto il resto del tuo soggiorno a Chicago dopo l'incontro".

Frasi e-mail nel corpo della tua e-mail

Dopo aver espresso la speranza che la tua email abbia trovato bene il destinatario, dovresti scegliere attentamente un'altra frase senza senso o anche due per non metterti al lavoro il più a lungo possibile. Scherzando. A meno che tu non odi il destinatario e il tuo obiettivo sia farlo impazzire.

Ecco alcuni cliché comuni da evitare nel corpo della tua email.

• Il problema è…

Quasi ogni volta che invio un'e-mail all'assistenza clienti chiedendo aiuto con un'app o un dispositivo, iniziano la loro spiegazione con la frase "il problema è". E sai perché lo odio? Perché dà un tono negativo all'e-mail. Sono sicuro che ogni cliente sarebbe felice di conoscere la soluzione, non il problema. A nessuno piacciono i problemi.

• Ad essere onesti

Di solito sei disonesto? In caso contrario, interrompi questo e concentrati sul dire le cose come stanno.

• La mia azienda è specializzata in

Di norma, questa frase di posta elettronica viene accompagnata da qualcosa del tipo "Ciao. Il mio nome è John." Ci sono due ragioni per cui questa coppia non è buona. Se lo usi e ti aspetti di essere percepito come un professionista, tieni presente che esprimerti separatamente dalla tua azienda non ti fa alcun favore. Inoltre, "specializzarsi" è una parola secca e formale, che non parla al tuo pubblico. Usando questa frase, fai in modo che il destinatario non veda altro che un'altra azienda generica che non ha aggiornato i propri modelli di posta elettronica per anni. Se vuoi distinguerti dalla concorrenza, fai tutto il possibile per sembrare più naturale, come se stessi parlando con una persona al di fuori di Internet.

• Si prega di notare che

Se non vuoi sembrare condiscendente, usa alternative come "sii avvisato" o "per tuo riferimento". A volte, puoi persino omettere la frase "per favore nota" senza perdere il punto.

• Penso

Se dici "Penso a te" , va bene. Ma se dici "Penso di poterti aiutare", significa che non sei sicuro. Sei?

• Come ho già detto

Con quante persone interagisci via email? Se il numero è più di cinque, non riesco a credere che ricordi esattamente ciò che ognuno di loro ha detto in un lungo thread di messaggi. La prossima volta che scrivi "Come ho detto in precedenza", riformula semplicemente le informazioni senza suggerire di averle già condivise.

• Il check-in

Questo cliché può essere soddisfatto principalmente nelle righe dell'oggetto. Apporta valore o offre informazioni specifiche sui contenuti dell'e-mail? Ovviamente no. Invece, può facilmente spaventare il destinatario. Se hai in mente qualcosa di specifico di cui vuoi discutere, indicalo nella riga dell'oggetto.

• Si prega di trovare in allegato

Non c'è niente di sbagliato nello scrivere "Per favore, trova in allegato" nelle e-mail se vuoi sembrare un avvocato del diciannovesimo secolo. In altri casi, considera l'utilizzo di alternative come "Ho allegato un documento per te", "Per ulteriori dettagli, fare riferimento al pdf allegato", "Le informazioni pertinenti sono nel file allegato".

• Capisco perfettamente come ti senti

Anche se ti sei mai trovato nella situazione esatta come persona dall'altra parte dello schermo, non aspettarti che si senta meglio dopo che gli hai fatto sapere che puoi relazionarti. Non importa se intendevi essere solidale ed empatico, la frase di cui sopra può causare ancora più frustrazione e rabbia. Ecco perché è meglio ripetere il problema usando le loro parole per farli sentire compresi. Ad esempio, "Posso sicuramente vedere quanto sia frustrante per te e voglio assicurarmi di affrontare il problema il prima possibile".

Idee per migliorare

I cliché e le frasi commerciali sopra menzionati non contribuiscono al messaggio. Inoltre, danno un tono negativo o condiscendente alle tue e-mail. Cosa puoi fare al riguardo?

• Sii più colloquiale

Per sembrare più naturale e amichevole, prova a scrivere in modo che non sembri che tu stia scrivendo ma che parli faccia a faccia con il destinatario.

Frasi finali di email aziendali

fonte: Saleshandy

Se hai un saluto, dovresti anche avere una chiusura per bilanciarlo. Ecco alcune frasi da evitare con le firme e-mail professionali:

• Migliore

Non è la peggiore approvazione al mondo, ma tieni presente, tuttavia, che l'uso eccessivo di "Migliore" può farti sembrare noioso e privo di fantasia.

Attendiamo un vostro riscontro

Non sembra che questo sia solo un modo educato per dire "Farai meglio a rispondere rapidamente al mio messaggio" ? Prova invece qualcosa come "Desideroso di sapere cosa ne pensi" .

• Non esitate a contattarmi

Se hai bisogno di ulteriori chiarimenti da un mittente che non ha utilizzato questa frase nell'e-mail iniziale, non chiederesti le informazioni? Non solo questa frase è ridondante, ma anche antiquata e troppo formale. È meglio ometterlo o semplicemente dire "Puoi contattarmi per ulteriori chiarimenti" se senti ancora il bisogno di sottolineare che sei pronto a rispondere alle domande.

• Cordiali saluti

È un po' datato e molto formale. Se non conosci il destinatario, la frase può persino farti sembrare troppo desideroso di compiacere.

• Grazie in anticipo

Ovviamente, la gratitudine è un ottimo modo per terminare un'e-mail se vuoi ricevere risposta dal lettore. Tuttavia, dovresti stare attento con "Grazie in anticipo", perché, a seconda del contesto, può farti sembrare "Mi aspetto che tu faccia questo e non hai altra scelta perché ti ho già ringraziato".

• Saluti

"Ciao" non è l'opzione migliore se vuoi sembrare amichevole senza sembrare poco professionale. Consiglierei di utilizzare questo segno di approvazione solo per amici e colleghi di lavoro che potresti incontrare per un drink più tardi .

• Cordialmente

Appartieni al destinatario? In caso contrario, questo suona finto ed eccessivamente familiare.

Idee per migliorare

Ecco alcune idee su come terminare la tua email.

• Fai una domanda

Parlare con le persone è spesso più produttivo che parlare con loro. E una buona domanda può trasformare un'e-mail unidirezionale in una conversazione. Ecco un paio di esempi: “Hai provato una di queste strategie? Ho qualche idea più interessante per il tuo progetto” oppure “Ho visto il tuo post sulla transizione dal marketing alla gestione del prodotto: è impressionante. Quanto tempo hai impiegato per diventare un PM competente?” oppure "Ti invierò un invito non appena avrò finalizzato la presentazione. Suona bene?"

fonte: Thrivethemes.com

• Aggiungi un invito all'azione pertinente

Se vuoi essere ricontattato dalle persone che contatti, dì loro cosa ti aspetti che facciano. Ad esempio, "Vorresti farmi sapere entro l'11 marzo se potrai partecipare?"

Se desideri ulteriori consigli sulle linee di chiusura delle e-mail, consulta il nostro articolo.

E-mail di scuse cliché

Sebbene sia essenziale assumersi la responsabilità e scusarsi di tanto in tanto, molte persone lo fanno troppo spesso. Quando dici sempre "mi dispiace", le tue scuse perdono il loro valore. Quindi fai attenzione quando usi le seguenti frasi nelle tue e-mail.

• mi dispiace disturbarla

Affermazioni vuote come "Scusa il disturbo" sono educate, ma sarebbe meglio se ti concentrassi su cose più importanti. Se il tuo messaggio è breve e va al punto, è probabile che il destinatario sarà in grado di leggerlo immediatamente. Non è più necessario creare la tua e-mail con parole di riempimento.

• Scusa per il ritardo della risposta

Una persona potrebbe non rendersi nemmeno conto che ci hai messo troppo tempo per rispondere prima che tu lo evidenzi. Nel caso in cui sentissi ancora il bisogno di scusarti, considera l'utilizzo di frasi come "Grazie per la pazienza", "Grazie per la comprensione". Questi messaggi riconoscono il tuo errore e si complimentano con il destinatario.

• Ci dispiace per l'inconvenienza

“Mi scuso per l'inconveniente” è una delle frasi più abusate, soprattutto nel servizio clienti. Ma queste parole forniscono aiuto o trasmettono un messaggio genuino? È meglio dire esattamente per cosa ti dispiace e cosa farai per risolvere il problema.

Idee per migliorare

Cosa dovresti fare? Riserva le tue scuse per i tempi che davvero gli devi ed evita di abusarne perché prima o poi perderai credibilità.

• Non essere dispiaciuto, sii grato

tramite GIPHY

Sì, la maggior parte dei tuoi destinatari è occupata e il tuo messaggio può distrarli da cose importanti. Tuttavia, se la tua email è personalizzata, concisa e fornisce informazioni utili, a loro non dispiacerà l'interruzione. Invece di dire "scusa" tutto il tempo, guarda la situazione da un'angolazione diversa. Forse, puoi dire "grazie" e complimentarmi invece con il lettore. Ad esempio, "Grazie per la tua pazienza".

• Nel caso ti dispiace, prova a scusarti

Nel caso in cui desideri scusarti, cerca di evitare i cliché e vedi se puoi scegliere qualcosa di più personalizzato per la situazione. Ad esempio, "Mi dispiace che il mio cane abbia mangiato i tuoi tulipani".

Clic commerciali nelle e-mail di follow-up

Per me, scrivere un follow-up decente è persino un compito più difficile che scrivere una buona prima e-mail. Ogni volta che seguo, sento la tentazione di usare le frasi che tutti conosciamo. Quelli sono "Nel caso te lo fossi perso", "Non sono sicuro di aver ricevuto la mia ultima e-mail", "Sto solo seguendo" e altro. Ma ecco come i destinatari possono percepire le tue parole quando utilizzi questi cliché e-mail apparentemente innocenti.

• Sto contattando l'ultima volta

Seriamente, evita di giocare a giochi di manipolazione. Questo non è professionale.

• Nel caso te lo fossi perso

Beh, forse a una persona è mancato questo. E forse semplicemente non erano interessati. Quando vedo questo tipo di follow-up, per me suona come "Non stai facendo quello che ho detto che dovresti fare. Devo davvero ripetermi?”

• Ho pensato di tornare indietro

Un destinatario non ha risposto la prima volta che hai inviato un'email. Perché risponderanno questa volta, specialmente quando il resto del tuo messaggio è appena stato copiato e incollato dal tuo messaggio originale?

• Sto solo seguendo

Se vuoi essere notato dal lettore, prova a trovare una linea di apertura più creativa.

• Non sono sicuro se la mia ultima email è stata ricevuta o non sono sicuro di aver visto la mia ultima email

Davvero? Viviamo in un momento in cui chiunque può tenere traccia delle aperture di posta elettronica. Non usare questa frase, perché suona come "Per quanto tempo pensi di potermi ignorare?"

• Per la mia ultima e-mail

Questo può sembrare passivo-aggressivo. È meglio riformulare il messaggio precedente.

Idee per migliorare

Ecco alcune cose che puoi fare per migliorare i tuoi follow-up.

• Ancora una volta vai al punto

Oltre a ribadire la tua richiesta o punto, considera l'aggiunta di nuove informazioni nella tua e-mail di follow-up.

• Aggiungi una breve panoramica della tua richiesta

Forse, questo aumenterà le tue possibilità di ottenere una risposta, poiché le persone amano le e-mail più brevi.

• Non dare la colpa al tuo destinatario

Non incolpare mai il lettore per non aver risposto a te. Non sarà di aiuto se lo fai. A volte, è utile presumere che non abbiano risposto non perché fossero cattivi, ma perché la tua email non era abbastanza persuasiva da provocare un'azione immediata.

Leggi il nostro articolo "Come scrivere le migliori e-mail di follow-up dopo nessuna risposta: suggerimenti ed esempi".

Conclusione

La persona media trascorre circa undici secondi a leggere un'e-mail. Se vuoi essere ascoltato, cerca di andare dritto al punto evitando i cliché e-mail aziendali come "Secondo la nostra conversazione", "Sto solo seguendo", "Spero che questa e-mail ti trovi bene", "Non esitare a contattarmi ”, e altro ancora. E ricorda, ogni email non deve essere un capolavoro, ma deve svolgere la sua funzione.