Ваше руководство по рабочим процессам переговоров по контракту

Что такое рабочий процесс переговоров по контракту?

Ожидается, что к 2025 году более половины корпоративных расходов будет переведено в облако, поэтому как никогда важно иметь четкое представление о том, как ваш бизнес справляется с процессом переговоров по контракту.

Рабочий процесс переговоров по контракту — это пошаговый процесс продвижения юридического контракта через переговоры. Каждый шаг имеет определенные требования, которые необходимо выполнить, прежде чем документ перейдет к следующему. Эти шаги обычно отслеживаются с помощью программного обеспечения, которое позволяет пользователям запрашивать правки и комментарии от других участников на разных этапах процесса.

Почему рабочий процесс переговоров по контракту важен?

Рабочие процессы согласования контрактов важны для бизнеса по двум причинам:

Во-первых, рабочие процессы значительно упрощают сотрудникам управление своими рабочими нагрузками. Рабочий процесс позволяет им видеть, на каком этапе переговорного процесса находится каждый потенциальный клиент, какие задачи им необходимо выполнить и кто еще должен быть вовлечен в этот процесс. Рабочие процессы не только помогают снизить стресс, но и экономят время за счет сокращения количества электронных писем, которые необходимо отправить при отслеживании документов и получении отзывов от других.

Во-вторых, рабочие процессы согласования контрактов позволяют компаниям оставаться организованными, даже если они создают несколько контрактов одновременно. Предприятия с сотнями или тысячами документов, циркулирующих в любой момент времени, могут легко потерять информацию о том, какая версия документа является текущей или где находится тот или иной документ в своем развитии. Рабочий процесс гарантирует, что все будет идти по плану.

Что делает рабочий процесс переговоров по контракту уникальным?

Рабочие процессы согласования контракта аналогичны рабочим процессам утверждения и продления контракта. Что делает их уникальными, так это название: переговоры. Если ваша компания часто находится на этапе переговоров по нескольким контрактам, у вас должен быть рабочий процесс, чтобы оставаться в курсе их.

Наличие рабочего процесса позволяет отслеживать множество обсуждаемых контрактов одновременно, гарантируя, что ничего не ускользнет, ​​и вы сможете оставаться на вершине своего бизнеса, как профессионал. Наличие определенного рабочего процесса переговоров по контракту также может помочь свести к минимуму риск ошибок или упущений и упрощает привлечение других к конкретным аспектам переговоров только тогда, когда они вам нужны.

Как вы готовитесь к переговорам по контракту?

Как вы готовитесь к переговорам по деловому контракту? Хорошей практикой является создание короткого, целенаправленного документа, в котором перечислены от трех до пяти ваших наиболее важных вопросов, а также обоснование их. Это поможет вам не сбиться с пути и не отвлекаться на другие заботы.

Следующим шагом является определение ваших ограничений. Решите, например, что если вы не получите 50 процентов того, о чем просите, не стоит заключать сделку. Или, если они не дадут вам 50 процентов того, что вы просите, вы откажетесь от сделки. Решив заранее, что приемлемо, а что нет, вы будете лучше подготовлены, если ситуация накалится.

Что нужно для заключения договора?

Первое, что вам нужно, это время. Очень трудно принимать рациональные решения, когда у вас недостаточно времени. Поэтому, если вас поджимают к крайнему сроку, лучше попросить о продлении, если это возможно. Если нет, возможно, лучше подождать, пока вы не сможете уделить контракту все свое внимание.

Второй момент — исследования. Прежде чем приступить к переговорам, определите свои цели и как можно лучше поймите позицию другой стороны. Это позволит вам найти точки соприкосновения и выделить области, в которых могут быть разногласия или точки разногласий.

Как договориться о контракте

Когда вы ведете переговоры о контракте, важно управлять своими ожиданиями. Не все подлежит переговорам.

Во многих случаях существуют определенные условия, которые не подлежат обсуждению. То есть другая сторона не захочет менять свою позицию по этим пунктам.

Чтобы решить, что вы можете и что не можете обсуждать, сначала рассмотрите наиболее важные для вас вопросы и посмотрите, можно ли их обсудить. Если они не подлежат обсуждению, двигайтесь дальше; если они подлежат обсуждению, решите, насколько сильно вы к ним относитесь.

Например:

• Условия, которые могут быть предметом переговоров, включают дату поставки, цену, спецификации и формат.

  

• Условия, которые с меньшей вероятностью будут подлежать обсуждению, включают обязательства по возмещению убытков или права интеллектуальной собственности.

• Если в соглашении есть важные условия, которые не подлежат обсуждению и с которыми вы не можете жить, возможно, лучше отказаться от сделки, чем подписывать контракт, содержащий неприемлемые условия.

Как настроить (и оптимизировать) рабочий процесс переговоров по контракту

Каждый этап процесса заключения деловых контрактов имеет свой собственный набор задач, но иногда обязанности вашего отдела выходят за рамки одного этапа. Помните, что рабочий процесс переговоров по контракту представляет собой серию процессов, которые требуют времени и ресурсов, поэтому их следует оптимизировать, когда это возможно.

Вот два совета по оптимизации рабочего процесса переговоров:

1. Настройте систему отслеживания ваших контрактов. Это может быть так же просто, как использование Outlook или Gmail, но если вы ведете переговоры по многим контрактам одновременно, может помочь наличие специальной системы, позволяющей отслеживать несколько документов одновременно.
   
   

2. Убедитесь, что все вовлеченные стороны знают, где найти документы, которые им нужно подписать, и что от них ожидается. Хранение всех документов в центральном, выделенном месте гарантирует, что никто не потеряется, когда придет время либо участвовать в переговорном процессе, либо исследовать что-то жизненно важное для него.
   

В результате вы обнаружите, что налаженный рабочий процесс переговоров по контракту гарантирует, что все пройдет гладко и без разочарований — каждое соглашение точно документируется, и каждая сторона удовлетворена условиями.

Лучшие практики для вашего рабочего процесса переговоров по контракту (например, как избежать распространенных ошибок)

Переговоры по контракту могут быть длительным и трудоемким процессом, особенно когда речь идет о крупных и сложных сделках. Оптимизация рабочего процесса согласования контрактов — процесса подписания контрактов — имеет решающее значение для повышения производительности и масштабирования вашего бизнеса при одновременном снижении рисков.

Мы всегда ищем способы облегчить жизнь наших пользователей, поэтому мы говорили с клиентами о рабочем процессе согласования контрактов. В результате этих бесед мы обнаружили несколько передовых практик и способов избежать распространенных ошибок в рабочих процессах согласования контрактов.

1. Создавайте прочные шаблоны

Ваши контракты должны быть подготовлены с использованием единого форматирования по всем направлениям. Это помогает уменьшить путаницу между заинтересованными сторонами, что очень важно при ведении переговоров.

Контракты также должны отражать голос и тон вашей организации, вселяя в ваших партнеров уверенность в том, что они работают с профессиональным бизнесом.

Отличным местом для начала является библиотека шаблонов контрактов Proposify. Независимо от того, начинаете ли вы с одного из их шаблонов или черпаете вдохновение из дизайнов, это полезный первый шаг к созданию надежных шаблонов.

2. Включите четкий процесс утверждения

Хотя это может показаться очевидным, каждый контракт, создаваемый вашим бизнесом, требует процесса утверждения, за которым легко следить. Процесс утверждения должен быть как можно более простым, чтобы не было задержек из-за путаницы в процессе подписания.

Важно установить ожидания со всеми заинтересованными сторонами в отношении того, сколько времени займет процесс утверждения, чтобы все были на одной волне во время переговоров. Кроме того, вам необходимо четко указать, кто участвует в процессе утверждения и почему они имеют право окончательного утверждения.

Также рекомендуется рассмотреть возможность утверждения определенных контрактов юридическими группами, прежде чем отправлять их на подпись.

Вывод

Какой бы вариант вы ни выбрали для рабочего процесса переговоров по контракту, важно настроить процесс так, чтобы он наилучшим образом соответствовал вашим потребностям. В конце концов, вы лучше всех знаете свою компанию и поэтому можете создать для нее наилучший рабочий процесс согласования контрактов. Важно то, что рабочий процесс существует; экономия времени, денег и ненужного стресса. Таким образом, ваши переговоры пройдут гладко, с более точными результатами и четкими ожиданиями для всех участников.