Votre guide des workflows de négociation de contrat

Qu'est-ce qu'un workflow de négociation de contrat ?

Avec plus de la moitié des dépenses des entreprises qui devraient passer au cloud d'ici 2025, il est plus impératif que jamais de bien comprendre comment votre entreprise gère son processus de négociation de contrats.

Un flux de travail de négociation de contrat est le processus étape par étape de déplacement d'un contrat légal à travers les négociations. Chaque étape a des exigences spécifiques qui doivent être remplies avant que le document ne passe à la suivante. Ces étapes sont généralement suivies par un logiciel qui permet aux utilisateurs de demander des modifications et des commentaires à d'autres personnes impliquées à différents stades du processus.

Pourquoi un workflow de négociation de contrat est-il important ?

Les workflows de négociation de contrats sont essentiels pour les entreprises pour deux raisons :

Premièrement, les workflows permettent aux employés de gérer plus facilement leur charge de travail. Un flux de travail leur permet de voir à quelle étape du processus de négociation se trouve chaque prospect dans son pipeline, quelles tâches il doit accomplir et qui d'autre doit être impliqué dans ce processus. Non seulement les flux de travail aident à réduire le stress, mais ils permettent également de gagner du temps en réduisant le nombre d'e-mails à envoyer lors du suivi des documents et de l'obtention des commentaires des autres.

Deuxièmement, les workflows de négociation de contrats permettent aux entreprises de rester organisées même lorsqu'elles créent plusieurs contrats à la fois. Les entreprises avec des centaines ou des milliers de documents circulant à un moment donné peuvent facilement perdre la trace de la version actuelle d'un document ou de l'endroit où se trouve un certain document dans sa progression. Un flux de travail garantit que les choses restent sur la bonne voie.

Qu'est-ce qui rend un workflow de négociation de contrat unique ?

Les workflows de négociation de contrat sont similaires aux workflows d'approbation et de renouvellement de contrat. Ce qui les rend uniques, c'est leur nom : les négociations. Si vous êtes une entreprise souvent en phase de négociation de plusieurs contrats, vous devez disposer d'un workflow pour rester au top.

Avoir un flux de travail permet de suivre de nombreux contrats en cours de discussion à la fois, garantissant que rien ne passe entre les mailles du filet et que vous êtes en mesure de rester au top de votre entreprise comme un pro. Avoir un flux de travail de négociation de contrat spécifique peut également aider à minimiser le risque d'erreurs ou d'oublis, et facilite l'implication d'autres personnes lors d'aspects spécifiques d'une négociation uniquement lorsque vous en avez besoin.

Comment se prépare-t-on à une négociation de contrat ?

Comment se préparer à la négociation d'un contrat commercial ? Une bonne pratique consiste à rédiger un document court et ciblé qui répertorie trois à cinq de vos problèmes les plus importants, ainsi que le raisonnement qui les sous-tend. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie et à éviter de vous laisser distraire par d'autres préoccupations.

La prochaine étape consiste à décider de vos limites. Décidez, par exemple, que si vous n'obtenez pas 50 % de ce que vous demandez, cela ne vaut pas la peine de conclure l'affaire. Ou s'ils ne vous donnent pas 50% de ce que vous demandez, vous vous retirerez de l'accord. En décidant à l'avance de ce qui est acceptable et de ce qui ne l'est pas, vous serez mieux préparé si les choses s'échauffent.

De quoi avez-vous besoin pour une négociation de contrat ?

La première chose dont vous avez besoin est du temps. Il est très difficile de prendre des décisions rationnelles lorsque vous n'avez pas assez de temps. Donc, si vous êtes confronté à un délai, il est préférable de demander une prolongation si possible. Si ce n'est pas le cas, il peut être préférable d'attendre jusqu'à ce que vous puissiez accorder toute votre attention au contrat.

La deuxième chose est la recherche. Avant de commencer à négocier, sachez quels sont vos objectifs et comprenez au mieux la position de l'autre partie. Cela vous permettra de trouver un terrain d'entente et de mettre en évidence les domaines où il peut y avoir des désaccords ou des points de discorde.

Comment négocier un contrat

Lorsque vous négociez un contrat, il est important de gérer vos attentes. Tout n'est pas négociable.

Dans de nombreux cas, certaines conditions ne sont pas négociables. C'est-à-dire que l'autre partie ne sera pas disposée à changer sa position sur ces points.

Pour décider ce que vous pouvez et ne pouvez pas négocier, examinez d'abord les questions qui sont les plus importantes pour vous et voyez si elles sont négociables. S'ils ne sont pas négociables, passez à autre chose; s'ils sont négociables, décidez de l'importance que vous y accordez.

Par exemple:

• Les conditions pouvant être négociées incluent la date de livraison, le prix, les spécifications et le format.

• Les conditions les moins susceptibles d'être négociables incluent les obligations d'indemnisation ou les droits de propriété intellectuelle.

• S'il y a des conditions critiques dans l'accord qui ne sont pas négociables et avec lesquelles vous ne pouvez pas vivre, il peut être préférable de renoncer à l'accord plutôt que de signer un contrat qui contient des conditions inacceptables.

Comment mettre en place (et optimiser) votre workflow de négociation de contrats

Chaque étape du processus de passation de marchés commerciaux comporte son propre ensemble de tâches, mais parfois les responsabilités de votre service s'étendent au-delà d'une étape. N'oubliez pas qu'un workflow de négociation de contrat est une série de processus qui nécessitent du temps et des ressources, ils doivent donc être optimisés dans la mesure du possible.

Voici deux conseils pour optimiser votre workflow de négociation :

1. Mettez en place un système de suivi de vos contrats. Cela peut être aussi simple que d'utiliser Outlook ou Gmail, mais si vous négociez plusieurs contrats à la fois, il peut être utile d'avoir un système dédié qui vous permet de suivre plusieurs documents à la fois.
   
   

2. Assurez-vous que toutes les parties concernées savent où trouver les documents qu'elles doivent signer et ce qu'on attend d'elles. Garder tous les documents dans un emplacement central et dédié garantira que personne ne se perde lorsqu'il est temps de participer au processus de négociation ou de rechercher quelque chose d'important pour celui-ci.
   

En conséquence, vous constaterez qu'un flux de travail de négociation de contrat solide garantit que les choses se déroulent sans heurts et sans frustration - chaque accord est documenté avec précision et chaque partie est satisfaite des conditions.

Meilleures pratiques pour votre flux de travail de négociation de contrat (c.-à-d. Comment éviter les pièges courants)

La négociation de contrats peut être un processus long et laborieux, en particulier lorsqu'il s'agit de transactions importantes et complexes. La rationalisation de votre flux de travail de négociation de contrat (le processus de signature de vos contrats) est essentielle pour augmenter la productivité et faire évoluer votre entreprise tout en atténuant les risques.

Nous recherchons toujours des moyens de faciliter la vie de nos utilisateurs, c'est pourquoi nous avons discuté avec les clients du flux de travail de négociation des contrats. À la suite de ces conversations, nous avons découvert plusieurs meilleures pratiques et façons d'éviter les pièges courants pour les workflows de négociation de contrats.

1. Créez des modèles solides

Vos contrats doivent être préparés en utilisant un formatage cohérent à tous les niveaux. Cela aide à réduire la confusion parmi les parties prenantes, ce qui est essentiel lorsque vous négociez.

Les contrats doivent également refléter la voix et le ton de votre organisation, en inculquant à vos partenaires la confiance qu'ils travaillent avec une entreprise professionnelle.

Un excellent point de départ est la bibliothèque de modèles de contrat de Proposify. Que vous commenciez avec l'un de leurs modèles ou que vous vous inspiriez des conceptions, il s'agit d'une première étape utile pour créer des modèles solides.

2. Inclure un processus d'approbation clair

Bien que cela puisse sembler évident, chaque contrat créé par votre entreprise nécessite un processus d'approbation facile à suivre. Le processus d'approbation doit être aussi simple que possible pour s'assurer qu'il n'y a pas de retards dus à une confusion sur le processus d'approbation.

Il est important de définir des attentes avec toutes les parties prenantes sur la durée du processus d'approbation, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde pendant la négociation. De plus, vous devrez être transparent quant aux personnes impliquées dans le processus d'approbation et pourquoi elles ont l'autorité finale d'approbation.

C'est aussi une bonne idée d'envisager de faire approuver certains contrats par les équipes juridiques avant de les envoyer pour signature.

Conclusion

Quelle que soit l'option que vous choisissez pour votre flux de travail de négociation de contrat, il est important de personnaliser le processus pour qu'il réponde au mieux à vos besoins. Après tout, c'est vous qui connaissez le mieux votre entreprise et pouvez donc créer le meilleur workflow de négociation de contrat pour votre entreprise. L'important est que le workflow existe ; économisez du temps, de l'argent et du stress inutile. De cette façon, vos négociations se dérouleront sans heurts, avec des résultats plus précis et des attentes claires pour toutes les parties concernées.