Ihr Leitfaden für Arbeitsabläufe bei Vertragsverhandlungen

Was ist ein Vertragsverhandlungs-Workflow?

Da voraussichtlich bis 2025 mehr als die Hälfte der Unternehmensausgaben in die Cloud verlagert werden, ist es wichtiger denn je, einen genauen Überblick darüber zu haben, wie Ihr Unternehmen seinen Vertragsverhandlungsprozess handhabt.

Ein Vertragsverhandlungs-Workflow ist der schrittweise Prozess, um einen rechtsgültigen Vertrag durch Verhandlungen zu führen. Jeder Schritt hat spezifische Anforderungen, die erfüllt werden müssen, bevor das Dokument zum nächsten übergeht. Diese Schritte werden normalerweise durch Software verfolgt, die es Benutzern ermöglicht, Bearbeitungen und Kommentare von anderen Beteiligten an verschiedenen Stellen des Prozesses anzufordern.

Warum ist ein Workflow für Vertragsverhandlungen wichtig?

Arbeitsabläufe für Vertragsverhandlungen sind für Unternehmen aus zwei Gründen unerlässlich:

Erstens erleichtern Workflows den Mitarbeitern die Verwaltung ihrer Arbeitsbelastung erheblich. Ein Workflow ermöglicht es ihnen zu sehen, in welcher Phase des Verhandlungsprozesses sich jeder Interessent innerhalb seiner Pipeline befindet, welche Aufgaben er erledigen muss und wer sonst noch an diesem Prozess beteiligt sein muss. Workflows helfen nicht nur, Stress abzubauen, sondern sparen auch Zeit, indem sie die Anzahl der E-Mails reduzieren, die beim Auffinden von Dokumenten und beim Einholen von Feedback von anderen gesendet werden müssen.

Zweitens ermöglichen Workflows für Vertragsverhandlungen Unternehmen, organisiert zu bleiben, selbst wenn sie mehrere Verträge gleichzeitig erstellen. Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Dokumenten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Umlauf sind, können leicht den Überblick darüber verlieren, welche Version eines Dokuments aktuell ist oder wo sich ein bestimmtes Dokument in seiner Entwicklung befindet. Ein Workflow sorgt dafür, dass alles auf Kurs bleibt.

Was macht einen Vertragsverhandlungs-Workflow einzigartig?

Vertragsverhandlungs-Workflows ähneln den Vertragsgenehmigungs- und Vertragsverlängerungs-Workflows. Was sie einzigartig macht, steckt im Namen: Verhandlungen. Wenn Sie ein Unternehmen sind, das sich häufig in einer Verhandlungsphase mit mehreren Verträgen befindet, müssen Sie über einen Workflow verfügen, um den Überblick zu behalten.

Ein Workflow macht es möglich, den Überblick über viele Verträge zu behalten, die gleichzeitig besprochen werden, und stellt sicher, dass nichts übersehen wird und Sie wie ein Profi den Überblick über Ihr Unternehmen behalten können. Ein spezifischer Workflow für Vertragsverhandlungen kann auch dazu beitragen, das Risiko von Fehlern oder Versehen zu minimieren, und macht es einfach, andere nur dann in bestimmte Aspekte einer Verhandlung einzubeziehen, wenn Sie sie brauchen.

Wie bereiten Sie sich auf eine Vertragsverhandlung vor?

Wie bereiten Sie sich auf eine Geschäftsvertragsverhandlung vor? Eine gute Praxis ist es, ein kurzes, fokussiertes Dokument zu erstellen, das drei bis fünf Ihrer wichtigsten Probleme auflistet, zusammen mit der Begründung dafür. Dies wird Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und nicht von anderen Bedenken abgelenkt zu werden.

Im nächsten Schritt legen Sie Ihre Grenzen fest. Entscheiden Sie zum Beispiel, dass es sich nicht lohnt, den Deal abzuschließen, wenn Sie nicht 50 Prozent von dem bekommen, was Sie verlangen. Oder wenn sie Ihnen nicht 50 Prozent von dem geben, was Sie verlangen, werden Sie von dem Geschäft weggehen. Indem Sie im Voraus entscheiden, was akzeptabel ist und was nicht, sind Sie besser vorbereitet, wenn es heiß hergeht.

Was brauchen Sie für eine Vertragsverhandlung?

Das erste, was Sie brauchen, ist Zeit. Es ist sehr schwer, rationale Entscheidungen zu treffen, wenn man nicht genug Zeit hat. Wenn Sie also an eine Frist gedrängt werden, fragen Sie am besten nach Möglichkeit um eine Verlängerung. Wenn nicht, ist es vielleicht am besten zu warten, bis Sie dem Vertrag Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können.

Das Zweite ist die Recherche. Bevor Sie mit Verhandlungen beginnen, sollten Sie Ihre Ziele kennen und die Position der anderen Partei so gut wie möglich verstehen. Auf diese Weise können Sie Gemeinsamkeiten finden und Bereiche hervorheben, in denen es möglicherweise Meinungsverschiedenheiten oder Streitpunkte gibt.

So verhandeln Sie einen Vertrag

Wenn Sie einen Vertrag aushandeln, ist es wichtig, Ihre Erwartungen zu verwalten. Nicht alles ist verhandelbar.

In vielen Fällen gibt es bestimmte Bedingungen, die nicht verhandelbar sind. Das heißt, die andere Seite wird nicht bereit sein, ihre Position zu diesen Punkten zu ändern.

Um zu entscheiden, was Sie verhandeln können und was nicht, schauen Sie sich zuerst die Themen an, die für Sie am wichtigsten sind, und prüfen Sie, ob sie verhandelbar sind. Wenn sie nicht verhandelbar sind, fahren Sie fort; Wenn sie verhandelbar sind, entscheide, wie stark du sie empfindest.

Zum Beispiel:

• Bedingungen, die verhandelt werden könnten, umfassen Lieferdatum, Preis, Spezifikationen und Format.

• Bedingungen, die weniger verhandelbar sind, umfassen Entschädigungsverpflichtungen oder Rechte an geistigem Eigentum.

• Wenn es kritische Bedingungen in der Vereinbarung gibt, die nicht verhandelbar sind und mit denen Sie nicht leben können, ist es möglicherweise am besten, von der Vereinbarung Abstand zu nehmen, anstatt einen Vertrag zu unterzeichnen, der inakzeptable Bedingungen enthält.

Wie Sie Ihren Vertragsverhandlungs-Workflow einrichten (und optimieren).

Jede Phase des Geschäftsvertragsprozesses hat ihre eigenen Aufgaben, aber manchmal gehen Ihre Abteilungsverantwortlichkeiten über eine Phase hinaus. Denken Sie daran, dass ein Vertragsverhandlungs-Workflow aus einer Reihe von Prozessen besteht, die Zeit und Ressourcen erfordern, weshalb sie nach Möglichkeit optimiert werden sollten.

Hier sind zwei Tipps zur Optimierung Ihres Verhandlungsworkflows:

1. Richten Sie ein Tracking-System für Ihre Verträge ein. Dies könnte so einfach sein wie die Verwendung von Outlook oder Gmail, aber wenn Sie viele Verträge gleichzeitig aushandeln, kann es hilfreich sein, ein dediziertes System zu haben, mit dem Sie mehrere Dokumente gleichzeitig verfolgen können.
   
   

2. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, wo sie die Dokumente finden, die sie unterzeichnen müssen, und was von ihnen erwartet wird. Durch die Aufbewahrung aller Dokumente an einem zentralen, dedizierten Ort wird sichergestellt, dass niemand verloren geht, wenn es an der Zeit ist, entweder am Verhandlungsprozess teilzunehmen oder etwas zu recherchieren, das für ihn von entscheidender Bedeutung ist.
   

Als Ergebnis werden Sie feststellen, dass ein starker Workflow für Vertragsverhandlungen dafür sorgt, dass die Dinge reibungslos und ohne Frust ablaufen – jede Vereinbarung wird genau dokumentiert und jede Partei ist mit den Bedingungen zufrieden.

Best Practices für Ihren Arbeitsablauf bei Vertragsverhandlungen (z. B. wie Sie häufige Fallstricke vermeiden)

Vertragsverhandlungen können ein zeitraubender und mühsamer Prozess sein, insbesondere wenn es um große, komplexe Geschäfte geht. Die Optimierung Ihres Vertragsverhandlungs-Workflows – der Prozess der Unterzeichnung Ihrer Verträge – ist entscheidend, um die Produktivität zu steigern und Ihr Unternehmen zu skalieren und gleichzeitig Risiken zu mindern.

Wir sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, das Leben unserer Benutzer einfacher zu machen, deshalb haben wir mit Kunden über den Arbeitsablauf bei Vertragsverhandlungen gesprochen. Als Ergebnis dieser Gespräche haben wir mehrere Best Practices und Möglichkeiten entdeckt, um häufige Fallstricke für Arbeitsabläufe bei Vertragsverhandlungen zu vermeiden.

1. Erstellen Sie solide Vorlagen

Ihre Verträge sollten durchgängig einheitlich formatiert sein. Dies trägt dazu bei, die Verwirrung zwischen den Beteiligten zu verringern, was bei Verhandlungen von entscheidender Bedeutung ist.

Verträge sollten auch die Stimme und den Ton Ihres Unternehmens widerspiegeln und Ihren Partnern das Vertrauen vermitteln, dass sie mit einem professionellen Unternehmen zusammenarbeiten.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Vertragsvorlagenbibliothek von Proposify. Egal, ob Sie mit einer ihrer Vorlagen beginnen oder sich von den Designs inspirieren lassen, dies ist ein hilfreicher erster Schritt, um solide Vorlagen zu erstellen.

2. Schließen Sie einen klaren Genehmigungsprozess ein

Obwohl es offensichtlich erscheinen mag, benötigt jeder Vertrag, den Ihr Unternehmen erstellt, einen Genehmigungsprozess, der einfach zu befolgen ist. Der Genehmigungsprozess sollte so einfach wie möglich sein, um sicherzustellen, dass es nicht zu Verzögerungen aufgrund von Verwirrung beim Sign-off-Prozess kommt.

Es ist wichtig, mit allen Stakeholdern Erwartungen darüber festzulegen, wie lange der Genehmigungsprozess dauern wird, damit alle während der Verhandlung auf derselben Seite sind. Darüber hinaus müssen Sie transparent darlegen, wer am Genehmigungsprozess beteiligt ist und warum sie die endgültige Freigabeberechtigung haben.

Es ist auch eine gute Idee, bestimmte Verträge von Rechtsabteilungen genehmigen zu lassen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden.

Fazit

Unabhängig davon, welche Option Sie für Ihren Vertragsverhandlungs-Workflow wählen, ist es wichtig, den Prozess so anzupassen, dass er Ihren Anforderungen am besten entspricht. Schließlich kennen Sie Ihr Unternehmen am besten und können daher den besten Vertragsverhandlungs-Workflow für Ihr Unternehmen gestalten. Wichtig ist, dass der Workflow existiert; Sparen Sie Zeit, Geld und unnötigen Stress. Auf diese Weise verlaufen Ihre Verhandlungen reibungslos, mit genaueren Ergebnissen und klaren Erwartungen für alle Beteiligten.