Sözleşme Müzakere İş Akışları Rehberiniz

Sözleşme Müzakere İş Akışı nedir?

2025 yılına kadar kurumsal harcamaların yarısından fazlasının buluta geçmesi beklenirken, işletmenizin sözleşme müzakere sürecini nasıl ele aldığına dair sağlam bir kavrayışa sahip olmak her zamankinden daha zorunlu.

Sözleşme müzakeresi iş akışı, yasal bir sözleşmeyi müzakereler yoluyla adım adım taşıma sürecidir. Her adımın, belge bir sonrakine geçmeden önce karşılanması gereken belirli gereksinimleri vardır. Bu adımlar genellikle, kullanıcıların sürecin farklı noktalarında yer alan diğer kişilerden düzenleme ve yorum talep etmelerine olanak tanıyan bir yazılım aracılığıyla izlenir.

Sözleşme Müzakere İş Akışı Neden Önemlidir?

Sözleşme görüşmesi iş akışları, işletmeler için iki nedenden dolayı gereklidir:

Birincisi, iş akışları, çalışanların iş yüklerini yönetmesini çok daha kolay hale getirir. Bir iş akışı, her müşteri adayının kendi ardışık düzenlerinde müzakere sürecinin hangi aşamasında olduğunu, hangi görevleri tamamlamaları gerektiğini ve bu sürece başka kimlerin dahil olması gerektiğini görmelerini sağlar. İş akışları yalnızca stresi azaltmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda belgeleri takip ederken ve diğerlerinin geri bildirimlerini alırken gönderilmesi gereken e-postaların sayısını azaltarak zamandan da tasarruf sağlar.

İkincisi, sözleşme görüşmesi iş akışları, işletmelerin aynı anda birden fazla sözleşme oluştururken bile düzenli kalmalarına olanak tanır. Herhangi bir anda dolaşan yüzlerce veya binlerce belgeye sahip işletmeler, bir belgenin hangi sürümünün geçerli olduğunu veya belirli bir belgenin ilerlemesinde nerede olduğunu kolayca kaybedebilir. Bir iş akışı, işlerin yolunda gitmesini sağlar.

Bir Sözleşme Müzakere İş Akışını Benzersiz Kılan Nedir?

Sözleşme görüşmesi iş akışları, sözleşme onayı ve yenileme iş akışlarına benzer. Onları benzersiz yapan şey adıdır: müzakereler. Genellikle birden fazla sözleşmenin müzakere aşamasında olan bir şirketseniz, bunların üstesinden gelmek için bir iş akışınız olmalıdır.

Bir iş akışına sahip olmak, aynı anda tartışılan birçok sözleşmeyi takip etmeyi mümkün kılar, hiçbir şeyin çatlaklardan kaçmamasını ve bir profesyonel gibi işinizin zirvesinde kalmanızı sağlar. Belirli bir sözleşme görüşmesi iş akışına sahip olmak, hata veya gözden kaçma riskini en aza indirmeye yardımcı olabilir ve bir görüşmenin belirli yönlerine yalnızca ihtiyaç duyduğunuzda başkalarını dahil etmeyi kolaylaştırır.

Bir sözleşme görüşmesine nasıl hazırlanırsınız?

Bir iş sözleşmesi görüşmesine nasıl hazırlanırsınız? İyi bir uygulama, en önemli sorunlarınızın üç ila beşini ve bunların arkasındaki mantığı listeleyen kısa, odaklanmış bir belge hazırlamaktır. Bu, yolda kalmanıza ve diğer endişeler tarafından yoldan çıkmanıza yardımcı olacaktır.

Bir sonraki adım, sınırlarınıza karar vermektir. Örneğin, istediğiniz şeyin yüzde 50'sini alamazsanız, anlaşma yapmaya değmeyeceğine karar verin. Veya istediğinizin yüzde 50'sini size vermezlerse, anlaşmadan uzaklaşırsınız. Neyin kabul edilebilir neyin kabul edilemez olduğuna önceden karar vererek, işler kızışırsa daha hazırlıklı olursunuz.

Bir sözleşme müzakeresi için neye ihtiyacınız var?

İhtiyacınız olan ilk şey zaman. Yeterli zamanınız olmadığında mantıklı kararlar vermek çok zordur. Bu nedenle, bir son teslim tarihine zorlandıysanız, mümkünse bir uzatma istemek en iyisidir. Değilse, tüm dikkatinizi sözleşmeye verene kadar beklemek en iyisi olabilir.

İkinci şey araştırmadır. Müzakereye başlamadan önce, hedeflerinizin ne olduğunu bilin ve diğer tarafın pozisyonunu mümkün olduğunca iyi anlayın. Bu, ortak bir zemin bulmanızı ve anlaşmazlıkların veya çekişme noktalarının olabileceği alanları vurgulamanızı sağlayacaktır.

Bir sözleşme nasıl müzakere edilir

Bir sözleşme müzakere ederken, beklentilerinizi yönetmek önemlidir. Her şey müzakereye kapalı değil.

Çoğu durumda, pazarlık konusu olmayan belirli şartlar vardır. Yani karşı taraf bu maddeler üzerindeki pozisyonunu değiştirmeye istekli olmayacaktır.

Neyi müzakere edip edemeyeceğinize karar vermek için, önce sizin için en önemli olan konulara bakın ve bunların müzakere edilebilir olup olmadığına bakın. Pazarlık edilebilir değillerse, devam edin; Pazarlık edilebilirlerse, onlar hakkında ne kadar güçlü hissettiğinize karar verin.

Örneğin:

• Pazarlığa açık olabilecek şartlar arasında teslimat tarihi, fiyat, özellikler ve format yer alır.

• Pazarlık olasılığı daha düşük olan şartlar, tazminat yükümlülüklerini veya fikri mülkiyet haklarını içerir.

• Anlaşmada pazarlık konusu olmayan ve birlikte yaşayamayacağınız kritik şartlar varsa, kabul edilemez şartlar içeren bir sözleşme imzalamak yerine anlaşmadan uzaklaşmak en iyisi olabilir.

Sözleşme müzakere iş akışınızı nasıl kurarsınız (ve optimize edersiniz)

İş sözleşmesi sürecinin her aşamasının kendi görevleri vardır, ancak bazen departman sorumluluklarınız bir aşamanın ötesine geçer. Bir sözleşme görüşmesi iş akışının zaman ve kaynak gerektiren bir dizi süreç olduğunu ve bu nedenle mümkün olduğunda optimize edilmeleri gerektiğini unutmayın.

Pazarlık iş akışınızı optimize etmek için iki ipucu:

1. Sözleşmeleriniz için bir takip sistemi kurun. Bu, Outlook veya Gmail kullanmak kadar basit olabilir, ancak aynı anda birçok sözleşme üzerinde pazarlık yapıyorsanız, aynı anda birden fazla belgeyi izlemenize olanak tanıyan özel bir sisteme sahip olmak yardımcı olabilir.
   
   

2. İlgili tüm tarafların imzalamaları gereken belgeleri nerede bulacaklarını ve kendilerinden ne beklendiğini bildiklerinden emin olun. Tüm belgeleri merkezi, özel bir yerde tutmak, müzakere sürecine katılma veya onun için hayati önem taşıyan bir şeyi araştırma zamanı geldiğinde kimsenin kaybolmamasını sağlayacaktır.
   

Sonuç olarak, güçlü bir sözleşme görüşmesi iş akışının işlerin sorunsuz ve hayal kırıklığı olmadan ilerlemesini sağladığını göreceksiniz; her anlaşma doğru bir şekilde belgelenir ve her bir taraf şartlardan memnun kalır.

Sözleşme görüşmesi iş akışınız için en iyi uygulamalar (yani, yaygın tuzaklardan nasıl kaçınılır)

Sözleşme müzakeresi, özellikle büyük ve karmaşık anlaşmalar söz konusu olduğunda, zaman alıcı ve zahmetli bir süreç olabilir. Sözleşme görüşme iş akışınızı (sözleşmelerinizi imzalatma süreci) düzene sokmak, riski azaltırken üretkenliği artırmak ve işinizi ölçeklendirmek için kritik öneme sahiptir.

Her zaman kullanıcılarımızın hayatlarını kolaylaştırmanın yollarını arıyoruz, bu nedenle müşterilerle sözleşme görüşmesi iş akışı hakkında konuşuyoruz. Bu görüşmelerin bir sonucu olarak, sözleşme görüşmesi iş akışları için yaygın tuzaklardan kaçınmanın birkaç en iyi uygulamasını ve yolunu keşfettik.

1. Katı şablonlar oluşturun

Sözleşmeleriniz, pano genelinde tutarlı biçimlendirme kullanılarak hazırlanmalıdır. Bu, müzakere ederken kritik olan paydaşlar arasındaki kafa karışıklığını azaltmaya yardımcı olur.

Sözleşmeler ayrıca kuruluşunuzun sesini ve tonunu yansıtmalı ve ortaklarınıza profesyonel bir işletmeyle çalıştıklarına dair güven aşılamalıdır.

Başlamak için harika bir yer, Proposify'ın Sözleşme Şablonu kitaplığıdır. İster şablonlarından biriyle başlayın, ister tasarımlardan ilham alın, bu, sağlam şablonlar oluşturmak için yararlı bir ilk adımdır.

2. Açık bir onay süreci ekleyin

Açık gibi görünse de, işletmenizin oluşturduğu her sözleşme, takip edilmesi kolay bir onay sürecine ihtiyaç duyar. Onay süreci, imza sürecindeki karışıklık nedeniyle gecikme olmamasını sağlamak için mümkün olduğunca basit olmalıdır.

Onay sürecinin ne kadar süreceği konusunda tüm paydaşlarla beklentileri belirlemek önemlidir, böylece müzakere sırasında herkes aynı sayfada olur. Ayrıca, onay sürecine kimlerin dahil olduğu ve neden son onay yetkisine sahip oldukları konusunda şeffaf olmanız gerekir.

Ayrıca, imza için göndermeden önce belirli sözleşmelerin hukuk ekipleri tarafından onaylanmasını düşünmek de iyi bir fikirdir.

Çözüm

Sözleşme müzakere iş akışınız için hangi seçeneği seçerseniz seçin, süreci ihtiyaçlarınıza en uygun şekilde özelleştirmek önemlidir. Sonuçta, şirketinizi en iyi siz tanırsınız ve bu nedenle şirketiniz için en iyi sözleşme görüşmesi iş akışını oluşturabilirsiniz. Önemli olan iş akışının var olmasıdır; zaman, para ve gereksiz stresten tasarruf etmek. Bu şekilde, müzakereleriniz daha doğru sonuçlarla ve ilgili herkes için net beklentilerle sorunsuz bir şekilde ilerleyecektir.