계약 협상 워크플로 가이드

계약 협상 워크플로란 무엇입니까?

2025년까지 기업 지출의 절반 이상이 클라우드로 전환될 것으로 예상됨에 따라 비즈니스에서 계약 협상 프로세스를 처리하는 방법을 확실히 파악하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

계약 협상 워크플로는 협상을 통해 법적 계약을 이동하는 단계별 프로세스입니다. 각 단계에는 문서가 다음 단계로 넘어가기 전에 충족되어야 하는 특정 요구 사항이 있습니다. 이러한 단계는 일반적으로 사용자가 프로세스의 다른 지점에 관련된 다른 사용자에게 편집 및 의견을 요청할 수 있는 소프트웨어를 통해 추적됩니다.

계약 협상 워크플로가 중요한 이유는 무엇입니까?

계약 협상 워크플로는 다음 두 가지 이유로 비즈니스에 필수적입니다.

첫째, 워크플로를 사용하면 직원이 워크로드를 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다. 워크플로를 통해 각 잠재 고객이 파이프라인 내에 있는 협상 프로세스의 단계, 완료해야 하는 작업 및 해당 프로세스에 참여해야 하는 다른 사람을 볼 수 있습니다. 워크플로는 스트레스를 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 문서를 추적하고 다른 사람의 피드백을 받을 때 보내야 하는 이메일의 수를 줄여 시간을 절약합니다.

둘째, 계약 협상 워크플로를 통해 기업은 한 번에 여러 계약을 작성하는 경우에도 조직을 유지할 수 있습니다. 주어진 순간에 수백 또는 수천 개의 문서가 유통되는 기업은 문서의 최신 버전이나 특정 문서가 진행 중인 위치를 쉽게 추적하지 못할 수 있습니다. 워크플로는 일이 순조롭게 진행되도록 합니다.

계약 협상 워크플로가 고유한 이유는 무엇입니까?

계약 협상 워크플로는 계약 승인 및 갱신 워크플로와 유사합니다. 그들을 독특하게 만드는 것은 이름에 있습니다. 바로 협상입니다. 여러 계약의 협상 단계에 있는 경우가 많은 회사라면 이러한 계약을 지속적으로 관리할 수 있는 워크플로가 있어야 합니다.

워크플로를 사용하면 논의 중인 많은 계약을 한 번에 추적할 수 있으므로 문제가 발생하지 않도록 하고 전문가처럼 비즈니스를 파악할 수 있습니다. 특정 계약 협상 워크플로를 사용하면 실수나 간과의 위험을 최소화하는 데 도움이 될 수 있으며 필요할 때만 협상의 특정 측면에서 다른 사람을 쉽게 참여시킬 수 있습니다.

계약 협상을 어떻게 준비합니까?

사업 계약 협상을 어떻게 준비합니까? 좋은 습관은 가장 중요한 문제 3~5가지와 그 이유를 나열하는 짧고 집중적인 문서를 작성하는 것입니다. 이렇게 하면 올바른 방향을 유지하고 다른 문제로 인해 빗나가는 것을 방지할 수 있습니다.

다음 단계는 한계를 결정하는 것입니다. 예를 들어, 요청한 것의 50%를 얻지 못하면 거래를 할 가치가 없다고 결정하십시오. 또는 그들이 당신이 요구하는 것의 50퍼센트를 주지 않는다면 당신은 거래에서 멀어질 것입니다. 무엇이 허용되고 무엇이 허용되지 않는지 미리 결정함으로써 일이 과열될 때 더 잘 대비할 수 있습니다.

계약 협상에 필요한 것은 무엇입니까?

가장 먼저 필요한 것은 시간입니다. 시간이 충분하지 않을 때 합리적인 결정을 내리는 것은 매우 어렵습니다. 따라서 마감일이 늦어지면 가능하면 연장을 요청하는 것이 가장 좋습니다. 그렇지 않은 경우 계약에 온전히 집중할 수 있을 때까지 기다리는 것이 가장 좋습니다.

두 번째는 연구입니다. 협상을 시작하기 전에 목표가 무엇인지 알고 상대방의 입장을 최대한 이해하십시오. 이렇게 하면 공통점을 찾고 불일치 또는 논쟁점이 있을 수 있는 영역을 강조 표시할 수 있습니다.

계약을 협상하는 방법

계약을 협상할 때 기대치를 관리하는 것이 중요합니다. 모든 것이 협상 대상이 아닙니다.

많은 경우 협상할 수 없는 특정 조건이 있습니다. 즉, 상대방은 이러한 항목에 대한 입장을 변경하려고 하지 않습니다.

협상할 수 있는 것과 할 수 없는 것을 결정하려면 먼저 가장 중요한 문제를 살펴보고 협상 가능한지 확인하십시오. 협상할 수 없는 경우 계속 진행하십시오. 협상이 가능하다면 그에 대해 얼마나 강하게 느끼는지 결정하십시오.

예를 들어:

• 협상 가능한 조건에는 배송 날짜, 가격, 사양 및 형식이 포함됩니다.

• 협상 가능성이 낮은 조건에는 배상 의무 또는 지적 재산권이 포함됩니다.

• 계약서에 협상할 수 없고 함께 살 수 없는 중요한 조건이 있는 경우 수용할 수 없는 조건이 포함된 계약서에 서명하는 것보다 거래를 떠나는 것이 가장 좋습니다.

계약 협상 워크플로를 설정(및 최적화)하는 방법

비즈니스 계약 프로세스의 각 단계에는 고유한 작업 세트가 있지만 때로는 부서별 책임이 한 단계 이상으로 확장됩니다. 계약 협상 워크플로는 시간과 리소스가 필요한 일련의 프로세스이므로 가능한 한 최적화해야 합니다.

다음은 협상 워크플로를 최적화하기 위한 두 가지 팁입니다.

1. 계약에 대한 추적 시스템을 설정합니다. 이것은 Outlook이나 Gmail을 사용하는 것처럼 간단할 수 있지만 한 번에 많은 계약을 협상하는 경우 한 번에 여러 문서를 추적할 수 있는 전용 시스템이 있으면 도움이 될 수 있습니다.
   
   

2. 관련된 모든 당사자가 서명해야 하는 문서와 문서에 대해 요구하는 사항을 찾을 수 있는 위치를 알고 있는지 확인합니다. 모든 문서를 중앙의 전용 위치에 보관하면 협상 프로세스에 참여하거나 매우 중요한 것을 조사해야 할 때 아무도 길을 잃는 것을 방지할 수 있습니다.
   

결과적으로 강력한 계약 협상 워크플로를 통해 모든 계약이 정확하게 문서화되고 각 당사자가 조건에 만족하며 원활하게 진행된다는 사실을 알게 될 것입니다.

계약 협상 워크플로에 대한 모범 사례(예: 일반적인 함정을 피하는 방법)

계약 협상은 특히 크고 복잡한 거래의 경우 시간이 많이 걸리고 힘든 과정일 수 있습니다. 계약 협상 워크플로(계약에 서명하는 프로세스)를 간소화하는 것은 위험을 완화하면서 생산성을 높이고 비즈니스를 확장하는 데 중요합니다.

우리는 항상 사용자의 삶을 더 쉽게 만드는 방법을 찾고 있으므로 계약 협상 워크플로에 대해 고객과 이야기해 왔습니다. 이러한 대화의 결과로 우리는 계약 협상 워크플로의 일반적인 함정을 피하는 몇 가지 모범 사례와 방법을 발견했습니다.

1. 솔리드 템플릿 생성

계약은 전반적으로 일관된 형식을 사용하여 준비해야 합니다. 이는 협상할 때 중요한 이해 관계자 간의 혼란을 줄이는 데 도움이 됩니다.

또한 계약은 조직의 목소리와 어조를 반영하여 파트너가 전문 비즈니스와 협력하고 있다는 확신을 심어주어야 합니다.

시작하기에 좋은 곳은 Proposify의 계약 템플릿 라이브러리입니다. 템플릿 중 하나로 시작하든 디자인에서 영감을 빌렸든 이것은 견고한 템플릿을 만드는 데 도움이 되는 첫 번째 단계입니다.

2. 명확한 승인 프로세스 포함

당연한 것처럼 보일 수 있지만 비즈니스에서 생성하는 모든 계약에는 따르기 쉬운 승인 프로세스가 필요합니다. 승인 프로세스는 승인 프로세스에 대한 혼란으로 인한 지연이 없도록 최대한 간단해야 합니다.

승인 프로세스에 소요되는 시간에 대해 모든 이해 관계자와 기대치를 설정하는 것이 중요하므로 협상 중에 모든 사람이 같은 생각을 하게 됩니다. 또한 승인 프로세스에 참여하는 사람과 최종 승인 권한이 있는 이유에 대해 투명해야 합니다.

서명을 받기 위해 보내기 전에 법무팀의 승인을 받는 특정 계약을 고려하는 것도 좋은 생각입니다.

결론

계약 협상 워크플로에 대해 어떤 옵션을 선택하든 필요에 가장 적합하도록 프로세스를 사용자 지정하는 것이 중요합니다. 결국, 당신은 당신의 회사를 가장 잘 알고 따라서 당신의 회사를 위한 최고의 계약 협상 워크플로를 만들 수 있습니다. 중요한 것은 워크플로가 존재한다는 것입니다. 시간, 돈 및 불필요한 스트레스를 절약하십시오. 이렇게 하면 협상이 순조롭게 진행되어 더 정확한 결과와 관련된 모든 사람의 명확한 기대치를 얻을 수 있습니다.