دليلك إلى مهام سير عمل مفاوضات العقود

ما هو سير عمل التفاوض بشأن العقد؟

مع توقع انتقال أكثر من نصف إنفاق المؤسسة إلى السحابة بحلول عام 2025 ، أصبح من الضروري أكثر من أي وقت مضى أن يكون لديك فهم قوي لكيفية تعامل عملك مع عملية التفاوض بشأن العقد.

سير عمل التفاوض على العقد هو عملية خطوة بخطوة لنقل عقد قانوني من خلال المفاوضات. كل خطوة لها متطلبات محددة يجب الوفاء بها قبل أن ينتقل المستند إلى الخطوة التالية. يتم عادةً تتبع هذه الخطوات من خلال البرامج التي تسمح للمستخدمين بطلب التعديلات والتعليقات من الآخرين المشاركين في مراحل مختلفة من العملية.

لماذا يعتبر سير عمل التفاوض بشأن العقد مهمًا؟

تعد تدفقات العمل الخاصة بالتفاوض بشأن العقود ضرورية للشركات لسببين:

أولاً ، تسهل مهام سير العمل على الموظفين إدارة أعباء العمل الخاصة بهم. يتيح لهم سير العمل رؤية مرحلة عملية التفاوض التي يمر بها كل عميل محتمل ضمن خط الأنابيب الخاص بهم ، والمهام التي يحتاجون لإكمالها والأشخاص الآخرين الذين يحتاجون إلى المشاركة في هذه العملية. لا تساعد مهام سير العمل في تقليل التوتر فحسب ، بل إنها توفر الوقت أيضًا عن طريق تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يجب إرسالها عند تعقب المستندات والحصول على تعليقات الآخرين.

ثانيًا ، تسمح مهام سير العمل الخاصة بالتفاوض بشأن العقود للشركات بالبقاء منظمة حتى عند إنشاء عقود متعددة في وقت واحد. يمكن للشركات التي تحتوي على مئات أو آلاف من المستندات المتداولة في أي لحظة أن تفقد مسار إصدار المستند الحالي أو أين يوجد مستند معين قيد التقدم. يضمن سير العمل بقاء الأشياء على المسار الصحيح.

ما الذي يجعل سير عمل التفاوض بشأن العقد فريدًا؟

يتشابه سير عمل مفاوضات العقد مع الموافقة على العقد وتجديد سير العمل. ما يجعلها فريدة في الاسم: المفاوضات. إذا كنت تمثل شركة في كثير من الأحيان في مرحلة التفاوض على عقود متعددة ، فيجب أن يكون لديك سير عمل للبقاء على رأسها.

إن وجود سير عمل يجعل من الممكن تتبع العديد من العقود التي تتم مناقشتها في وقت واحد ، مما يضمن عدم تسلل أي شيء من خلال الثغرات وأنك قادر على البقاء في صدارة أعمالك مثل المحترفين. يمكن أن يساعد وجود سير عمل تفاوض بشأن عقد محدد أيضًا في تقليل مخاطر الأخطاء أو الإغفالات ، ويسهل إشراك الآخرين أثناء جوانب محددة من التفاوض فقط عندما تحتاج إليهم.

كيف تستعد للتفاوض على العقد؟

كيف تستعد لمفاوضات عقد العمل؟ من الممارسات الجيدة صياغة مستند قصير ومركّز يسرد ثلاثة إلى خمسة من أهم مشكلاتك ، جنبًا إلى جنب مع الأسباب الكامنة وراءها. سيساعدك هذا على البقاء على المسار الصحيح وتجنب الانجراف بسبب مخاوف أخرى.

الخطوة التالية هي تحديد حدودك. قرر ، على سبيل المثال ، أنه إذا لم تحصل على 50 بالمائة مما تطلبه ، فلا يستحق الأمر تنفيذ الصفقة. أو إذا لم يقدموا لك 50 بالمائة مما تطلبه ، فسوف تبتعد عن الصفقة. من خلال تحديد ما هو مقبول وما هو غير مقبول مسبقًا ، ستكون مستعدًا بشكل أفضل إذا اشتدت الأمور.

ماذا تحتاج للتفاوض على العقد؟

أول شيء تحتاجه هو الوقت. من الصعب جدًا اتخاذ قرارات عقلانية عندما لا يكون لديك الوقت الكافي. لذلك إذا تم دفعك مقابل الموعد النهائي ، فمن الأفضل أن تطلب تمديدًا إذا كان ذلك ممكنًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يكون من الأفضل الانتظار حتى تتمكن من منح العقد انتباهك الكامل.

الشيء الثاني هو البحث. قبل أن تبدأ في التفاوض ، تعرف على أهدافك وافهم موقف الطرف الآخر قدر الإمكان. سيسمح لك ذلك بإيجاد أرضية مشتركة وتسليط الضوء على المجالات التي قد يكون فيها خلاف أو نقاط خلاف.

كيفية التفاوض على العقد

عندما تتفاوض على عقد ، من المهم أن تدير توقعاتك. ليس كل شيء جاهز للتفاوض.

في كثير من الحالات ، هناك شروط معينة غير قابلة للتفاوض. أي أن الطرف الآخر لن يكون على استعداد لتغيير موقفه من هذه البنود.

لتقرر ما يمكنك وما لا يمكنك التفاوض عليه ، انظر أولاً إلى القضايا الأكثر أهمية بالنسبة لك ومعرفة ما إذا كانت قابلة للتفاوض. إذا كانت غير قابلة للتفاوض ، فانتقل ؛ إذا كانت قابلة للتفاوض ، فحدد مدى شعورك تجاهها.

فمثلا:

• تشمل الشروط التي يمكن أن تكون قابلة للتفاوض تاريخ التسليم والسعر والمواصفات والشكل.

  

• تشمل الشروط الأقل احتمالاً أن تكون قابلة للتفاوض التزامات التعويض أو حقوق الملكية الفكرية.

• إذا كانت هناك شروط مهمة في الاتفاقية غير قابلة للتفاوض ولا يمكنك التعايش معها ، فقد يكون من الأفضل الابتعاد عن الصفقة بدلاً من توقيع عقد يحتوي على شروط غير مقبولة.

كيفية إعداد (وتحسين) سير عمل التفاوض على العقد

كل مرحلة من مراحل عملية التعاقد التجاري لها مجموعة من المهام الخاصة بها ، ولكن في بعض الأحيان تمتد مسؤوليات إدارتك إلى ما بعد مرحلة واحدة. تذكر أن سير عمل التفاوض على العقد عبارة عن سلسلة من العمليات التي تتطلب وقتًا وموارد ، لذا يجب تحسينها كلما أمكن ذلك.

فيما يلي نصيحتان لتحسين سير عمل التفاوض الخاص بك:

1. قم بإعداد نظام تتبع لعقودك. قد يكون هذا بسيطًا مثل استخدام Outlook أو Gmail ، ولكن إذا كنت تتفاوض على العديد من العقود في وقت واحد ، فيمكن أن يساعدك في الحصول على نظام مخصص يتيح لك تتبع مستندات متعددة في وقت واحد.
   
   

2. تأكد من أن جميع الأطراف المعنية تعرف مكان العثور على المستندات التي يحتاجون إلى توقيعها وما هو متوقع منهم. سيضمن الاحتفاظ بجميع المستندات في موقع مركزي مخصص عدم ضياع أي شخص عندما يحين وقت المشاركة في عملية التفاوض أو البحث عن شيء مهم للغاية بالنسبة له.
   

نتيجة لذلك ، ستجد أن سير العمل القوي للتفاوض على العقد يضمن سير الأمور بسلاسة وبدون إحباط - يتم توثيق كل اتفاقية بدقة ، وأن كل طرف راضٍ عن الشروط.

أفضل الممارسات لسير عمل التفاوض على العقد (على سبيل المثال ، كيفية تجنب المزالق الشائعة)

يمكن أن تكون عملية التفاوض على العقود عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بصفقات كبيرة ومعقدة. يعد تبسيط سير عمل التفاوض على العقد - عملية توقيع العقود - أمرًا بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية وتوسيع نطاق عملك مع تقليل المخاطر.

نحن نبحث دائمًا عن طرق لجعل حياة مستخدمينا أسهل ، لذلك كنا نتحدث مع العملاء حول سير عمل التفاوض على العقد. نتيجة لتلك المحادثات ، اكتشفنا العديد من أفضل الممارسات والطرق لتجنب المزالق الشائعة لسير عمل مفاوضات العقود.

1. إنشاء قوالب صلبة

يجب أن يتم إعداد العقود الخاصة بك باستخدام تنسيق متسق في جميع المجالات. يساعد هذا في تقليل الارتباك بين أصحاب المصلحة ، وهو أمر بالغ الأهمية عند التفاوض.

يجب أن تعكس العقود أيضًا صوت ونبرة مؤسستك ، مما يغرس الثقة في شركائك بأنهم يعملون مع شركة احترافية.

مكان رائع للبدء هو مكتبة نماذج العقد الخاصة بـ Proposify. سواء بدأت باستخدام أحد القوالب الخاصة بهم أو استلهمت الإلهام من التصميمات ، فهذه خطوة أولى مفيدة لإنشاء قوالب صلبة.

2. قم بتضمين عملية موافقة واضحة

على الرغم من أنه قد يبدو واضحًا ، فإن كل عقد تنشئه عملك يحتاج إلى عملية موافقة يسهل اتباعها. يجب أن تكون عملية الموافقة مباشرة قدر الإمكان لضمان عدم وجود تأخيرات بسبب الالتباس حول عملية تسجيل الخروج.

من المهم تحديد التوقعات مع جميع أصحاب المصلحة بشأن المدة التي ستستغرقها عملية الموافقة ، بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة أثناء التفاوض. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى التحلي بالشفافية بشأن من يشارك في عملية الموافقة وسبب امتلاكهم سلطة الموافقة النهائية.

من الجيد أيضًا التفكير في الحصول على عقود معينة تمت الموافقة عليها من قبل الفرق القانونية قبل إرسالها للتوقيع.

استنتاج

أيًا كان الخيار الذي تختاره لسير عمل التفاوض على العقد ، فمن المهم تخصيص العملية لتناسب احتياجاتك على أفضل وجه. بعد كل شيء ، أنت تعرف شركتك بشكل أفضل ، وبالتالي يمكنك إنشاء أفضل سير عمل للتفاوض بشأن العقود لشركتك. الشيء المهم هو أن سير العمل موجود ؛ توفير الوقت والمال والتوتر غير الضروري. بهذه الطريقة ، ستجري مفاوضاتك بسلاسة ، مع نتائج أكثر دقة وتوقعات واضحة لجميع المعنيين.