Su guía para los flujos de trabajo de negociación de contratos

¿Qué es un flujo de trabajo de negociación de contratos?

Dado que se espera que más de la mitad del gasto empresarial cambie a la nube para 2025, es más imperativo que nunca tener una comprensión firme de cómo su empresa maneja su proceso de negociación de contratos.

Un flujo de trabajo de negociación de contratos es el proceso paso a paso de mover un contrato legal a través de negociaciones. Cada paso tiene requisitos específicos que deben cumplirse antes de que el documento pase al siguiente. Estos pasos generalmente se rastrean a través de un software que permite a los usuarios solicitar ediciones y comentarios de otros involucrados en diferentes puntos del proceso.

¿Por qué es importante un flujo de trabajo de negociación de contratos?

Los flujos de trabajo de negociación de contratos son esenciales para las empresas por dos razones:

En primer lugar, los flujos de trabajo facilitan mucho a los empleados la gestión de sus cargas de trabajo. Un flujo de trabajo les permite ver en qué etapa del proceso de negociación se encuentra cada cliente potencial dentro de su canalización, qué tareas deben completar y quién más debe participar en ese proceso. Los flujos de trabajo no solo ayudan a reducir el estrés, sino que también ahorran tiempo al reducir la cantidad de correos electrónicos que deben enviarse al rastrear documentos y obtener comentarios de otros.

En segundo lugar, los flujos de trabajo de negociación de contratos permiten que las empresas se mantengan organizadas incluso cuando crean varios contratos a la vez. Las empresas con cientos o miles de documentos circulando en un momento dado pueden perder fácilmente la pista de qué versión de un documento es actual o en qué parte de su progreso se encuentra un determinado documento. Un flujo de trabajo garantiza que las cosas se mantengan en orden.

¿Qué hace que un flujo de trabajo de negociación de contratos sea único?

Los flujos de trabajo de negociación de contratos son similares a los flujos de trabajo de aprobación y renovación de contratos. Lo que los hace únicos está en el nombre: negociaciones. Si es una empresa que a menudo se encuentra en una fase de negociación de múltiples contratos, debe tener un flujo de trabajo para estar al tanto de ellos.

Tener un flujo de trabajo hace posible realizar un seguimiento de muchos contratos que se discuten a la vez, asegurando que nada se escape y que pueda mantenerse al tanto de su negocio como un profesional. Tener un flujo de trabajo de negociación de contratos específico también puede ayudar a minimizar el riesgo de errores o descuidos, y facilita la participación de otros durante aspectos específicos de una negociación solo cuando los necesita.

¿Cómo te preparas para una negociación de contrato?

¿Cómo se prepara para la negociación de un contrato comercial? Una buena práctica es elaborar un documento breve y enfocado que enumere de tres a cinco de sus problemas más importantes, junto con el razonamiento detrás de ellos. Esto le ayudará a mantenerse encaminado y evitar distraerse con otras preocupaciones.

El siguiente paso es decidir sobre sus límites. Decide, por ejemplo, que si no obtienes el 50 por ciento de lo que pides, no vale la pena hacer el trato. O si no te dan el 50 por ciento de lo que estás pidiendo, te alejarás del trato. Al decidir de antemano qué es aceptable y qué no, estará mejor preparado si las cosas se calientan.

¿Qué se necesita para una negociación de contrato?

Lo primero que necesitas es tiempo. Es muy difícil tomar decisiones racionales cuando no tienes suficiente tiempo. Entonces, si se ve presionado por una fecha límite, es mejor solicitar una extensión si es posible. De lo contrario, puede ser mejor esperar hasta que pueda prestar toda su atención al contrato.

Lo segundo es la investigación. Antes de comenzar a negociar, sepa cuáles son sus objetivos y comprenda la posición de la otra parte lo mejor posible. Esto le permitirá encontrar puntos en común y resaltar áreas donde puede haber desacuerdo o puntos de contención.

Cómo negociar un contrato

Cuando está negociando un contrato, es importante manejar sus expectativas. No todo está en negociación.

En muchos casos, hay ciertos términos que no son negociables. Es decir, la otra parte no estará dispuesta a cambiar su posición sobre estos elementos.

Para decidir lo que puede y no puede negociar, primero mire los temas que son más importantes para usted y vea si son negociables. Si no son negociables, adelante; si son negociables, decida qué tan fuerte se siente con respecto a ellos.

Por ejemplo:

• Los términos que podrían negociarse incluyen la fecha de entrega, el precio, las especificaciones y el formato.

  

• Los términos que tienen menos probabilidades de ser negociables incluyen obligaciones de indemnización o derechos de propiedad intelectual.

• Si hay términos críticos en el acuerdo que no son negociables y con los que no puede vivir, puede ser mejor abandonar el trato en lugar de firmar un contrato que contenga términos inaceptables.

Cómo configurar (y optimizar) su flujo de trabajo de negociación de contratos

Cada etapa del proceso de contratación comercial tiene su propio conjunto de tareas, pero a veces las responsabilidades de su departamento se extienden más allá de una etapa. Recuerde que un flujo de trabajo de negociación de contratos es una serie de procesos que requieren tiempo y recursos, por lo que deben optimizarse siempre que sea posible.

Aquí hay dos consejos para optimizar su flujo de trabajo de negociación:

1. Configure un sistema de seguimiento para sus contratos. Esto podría ser tan simple como usar Outlook o Gmail, pero si está negociando muchos contratos a la vez, puede ser útil tener un sistema dedicado que le permita rastrear varios documentos a la vez.
   
   

2. Asegúrese de que todas las partes involucradas sepan dónde encontrar los documentos que deben firmar y qué se espera de ellos. Mantener todos los documentos en una ubicación central y dedicada garantizará que nadie se pierda cuando sea el momento de participar en el proceso de negociación o de investigar algo de vital importancia para él.
   

Como resultado, descubrirá que un sólido flujo de trabajo de negociación de contratos garantiza que las cosas funcionen sin problemas y sin frustraciones: cada acuerdo se documenta con precisión y cada parte está satisfecha con los términos.

Las mejores prácticas para su flujo de trabajo de negociación de contratos (es decir, cómo evitar errores comunes)

La negociación de contratos puede ser un proceso lento y laborioso, especialmente cuando se trata de acuerdos grandes y complejos. Agilizar el flujo de trabajo de negociación de contratos, el proceso de firma de contratos, es fundamental para aumentar la productividad y escalar su negocio al mismo tiempo que se mitiga el riesgo.

Siempre estamos buscando formas de facilitar la vida de nuestros usuarios, por lo que hemos estado hablando con los clientes sobre el flujo de trabajo de negociación de contratos. Como resultado de esas conversaciones, hemos descubierto varias prácticas recomendadas y formas de evitar errores comunes en los flujos de trabajo de negociación de contratos.

1. Crea plantillas sólidas

Sus contratos deben prepararse utilizando un formato uniforme en todos los ámbitos. Esto ayuda a reducir la confusión entre las partes interesadas, lo cual es fundamental cuando se negocia.

Los contratos también deben reflejar la voz y el tono de su organización, infundiendo confianza en sus socios de que están trabajando con una empresa profesional.

Un excelente lugar para comenzar es la biblioteca de plantillas de contrato de Proposify. Ya sea que comience con una de sus plantillas o tome prestada la inspiración de los diseños, este es un primer paso útil para crear plantillas sólidas.

2. Incluya un proceso de aprobación claro

Si bien puede parecer obvio, cada contrato que crea su empresa necesita un proceso de aprobación que sea fácil de seguir. El proceso de aprobación debe ser lo más sencillo posible para garantizar que no haya demoras debido a la confusión sobre el proceso de aprobación.

Es importante establecer expectativas con todas las partes interesadas sobre cuánto tiempo llevará el proceso de aprobación, de modo que todos estén en sintonía durante la negociación. Además, deberá ser transparente acerca de quién está involucrado en el proceso de aprobación y por qué tiene la autoridad de aprobación final.

También es una buena idea considerar que ciertos contratos sean aprobados por equipos legales antes de enviarlos para su firma.

Conclusión

Independientemente de la opción que elija para su flujo de trabajo de negociación de contratos, es importante personalizar el proceso para que se ajuste mejor a sus necesidades. Después de todo, usted conoce mejor a su empresa y, por lo tanto, puede crear el mejor flujo de trabajo de negociación de contratos para su empresa. Lo importante es que el flujo de trabajo exista; ahorrándose tiempo, dinero y estrés innecesario. De esta manera, sus negociaciones se desarrollarán sin problemas, con resultados más precisos y expectativas claras para todos los involucrados.