La tua guida ai flussi di lavoro di negoziazione dei contratti

Che cos'è un flusso di lavoro di negoziazione del contratto?

Con oltre la metà della spesa aziendale che dovrebbe passare al cloud entro il 2025, è più imperativo che mai avere una solida conoscenza di come la tua azienda gestisce il processo di negoziazione dei contratti.

Un flusso di lavoro di negoziazione del contratto è il processo passo dopo passo per spostare un contratto legale attraverso le negoziazioni. Ogni passaggio ha requisiti specifici che devono essere soddisfatti prima che il documento passi al successivo. Questi passaggi vengono solitamente monitorati tramite un software che consente agli utenti di richiedere modifiche e commenti da altre persone coinvolte in diversi punti del processo.

Perché è importante un flusso di lavoro di negoziazione del contratto?

I flussi di lavoro di negoziazione dei contratti sono essenziali per le aziende per due motivi:

In primo luogo, i flussi di lavoro rendono molto più semplice per i dipendenti gestire i propri carichi di lavoro. Un flusso di lavoro consente loro di vedere in quale fase del processo di negoziazione si trova ciascun potenziale cliente all'interno della propria pipeline, quali attività devono completare e chi altro deve essere coinvolto in tale processo. I flussi di lavoro non solo aiutano a ridurre lo stress, ma fanno anche risparmiare tempo riducendo il numero di e-mail che devono essere inviate quando si rintracciano i documenti e si riceve il feedback degli altri.

In secondo luogo, i flussi di lavoro di negoziazione dei contratti consentono alle aziende di rimanere organizzate anche quando creano più contratti contemporaneamente. Le aziende con centinaia o migliaia di documenti in circolazione in un dato momento possono facilmente perdere traccia di quale versione di un documento è corrente o dove un determinato documento è in corso di avanzamento. Un flusso di lavoro assicura che le cose rimangano in pista.

Cosa rende unico un flusso di lavoro di negoziazione del contratto?

I flussi di lavoro di negoziazione del contratto sono simili ai flussi di lavoro di approvazione e rinnovo del contratto. Ciò che li rende unici è nel nome: trattative. Se sei un'azienda spesso in una fase di negoziazione di più contratti, devi disporre di un flusso di lavoro per tenerli al passo.

Avere un flusso di lavoro consente di tenere traccia di molti contratti discussi contemporaneamente, assicurando che nulla sfugga alle crepe e tu sia in grado di rimanere al passo con la tua attività come un professionista. Avere uno specifico flusso di lavoro di negoziazione del contratto può anche aiutare a ridurre al minimo il rischio di errori o sviste e rende facile coinvolgere gli altri durante aspetti specifici di una negoziazione solo quando ne hai bisogno.

Come ci si prepara per una trattativa contrattuale?

Come ci si prepara per una trattativa di contratto commerciale? Una buona pratica è creare un documento breve e mirato che elenchi da tre a cinque dei tuoi problemi più importanti, insieme al ragionamento alla base. Questo ti aiuterà a rimanere in pista ed evitare di essere sviato da altre preoccupazioni.

Il prossimo passo è decidere i propri limiti. Decidi, ad esempio, che se non ottieni il 50 percento di ciò che stai chiedendo, non vale la pena fare l'affare. O se non ti danno il 50 percento di quello che stai chiedendo, ti allontanerai dall'accordo. Decidendo in anticipo cosa è accettabile e cosa no, sarai più preparato se le cose si scaldano.

Di cosa hai bisogno per una trattativa contrattuale?

La prima cosa di cui hai bisogno è il tempo. È molto difficile prendere decisioni razionali quando non si ha abbastanza tempo. Quindi, se sei spinto verso una scadenza, è meglio chiedere una proroga, se possibile. In caso contrario, potrebbe essere meglio aspettare fino a quando non potrai dedicare tutta la tua attenzione al contratto.

La seconda cosa è la ricerca. Prima di iniziare a negoziare, conosci i tuoi obiettivi e comprendi al meglio la posizione dell'altra parte. Ciò ti consentirà di trovare un terreno comune e di evidenziare le aree in cui potrebbero esserci disaccordi o punti di contesa.

Come negoziare un contratto

Quando stai negoziando un contratto, è importante gestire le tue aspettative. Non tutto è in trattativa.

In molti casi, ci sono alcuni termini che non sono negoziabili. Cioè, l'altra parte non sarà disposta a cambiare la propria posizione su questi elementi.

Per decidere cosa puoi e cosa non puoi negoziare, guarda prima le questioni che sono più importanti per te e vedi se sono negoziabili. Se non sono negoziabili, vai avanti; se sono negoziabili, decidi quanto ti senti fortemente per loro.

Per esempio:

• I termini che potrebbero essere oggetto di negoziazione includono data di consegna, prezzo, specifiche e formato.

  

• I termini che hanno meno probabilità di essere negoziabili includono obblighi di indennizzo o diritti di proprietà intellettuale.

• Se ci sono termini critici nell'accordo che non sono negoziabili e con i quali non puoi convivere, potrebbe essere meglio abbandonare l'accordo piuttosto che firmare un contratto che contiene termini inaccettabili.

Come impostare (e ottimizzare) il flusso di lavoro di negoziazione del contratto

Ogni fase del processo di contrattazione aziendale ha la propria serie di attività, ma a volte le responsabilità dipartimentali si estendono oltre una fase. Ricorda che un flusso di lavoro di negoziazione del contratto è una serie di processi che richiedono tempo e risorse, quindi dovrebbero essere ottimizzati quando possibile.

Ecco due suggerimenti per ottimizzare il flusso di lavoro di negoziazione:

1. Imposta un sistema di tracciamento per i tuoi contratti. Potrebbe essere semplice come utilizzare Outlook o Gmail, ma se stai negoziando più contratti contemporaneamente, può essere utile disporre di un sistema dedicato che ti consente di tenere traccia di più documenti contemporaneamente.
   
   

2. Assicurati che tutte le parti coinvolte sappiano dove trovare i documenti che devono firmare e cosa ci si aspetta da loro. Conservare tutti i documenti in una posizione centrale e dedicata assicurerà che nessuno si perda quando è il momento di partecipare al processo di negoziazione o di ricercare qualcosa di vitale per esso.
   

Di conseguenza, scoprirai che un solido flusso di lavoro di negoziazione del contratto assicura che le cose procedano senza intoppi e senza frustrazioni: ogni accordo è documentato in modo accurato e ciascuna parte è soddisfatta dei termini.

Migliori pratiche per il flusso di lavoro di negoziazione del contratto (ad es. Come evitare le insidie ​​comuni)

La negoziazione del contratto può essere un processo laborioso e dispendioso in termini di tempo, soprattutto quando si tratta di accordi grandi e complessi. Semplificare il flusso di lavoro di negoziazione dei contratti, il processo di firma dei contratti, è fondamentale per aumentare la produttività e scalare la tua attività riducendo al contempo i rischi.

Siamo sempre alla ricerca di modi per semplificare la vita dei nostri utenti, quindi abbiamo parlato con i clienti del flusso di lavoro di negoziazione del contratto. Come risultato di queste conversazioni, abbiamo scoperto diverse best practice e modi per evitare insidie ​​comuni per i flussi di lavoro di negoziazione dei contratti.

1. Crea modelli solidi

I tuoi contratti dovrebbero essere preparati utilizzando una formattazione coerente su tutta la linea. Questo aiuta a ridurre la confusione tra le parti interessate, che è fondamentale durante la negoziazione.

I contratti dovrebbero anche riflettere la voce e il tono della tua organizzazione, infondendo fiducia nei tuoi partner che stanno lavorando con un'azienda professionale.

Un ottimo punto di partenza è la libreria di modelli di contratto di Proposify. Sia che tu inizi con uno dei loro modelli o prendi ispirazione dai design, questo è un primo passo utile per creare modelli solidi.

2. Includere un chiaro processo di approvazione

Anche se può sembrare ovvio, ogni contratto che la tua azienda crea necessita di un processo di approvazione facile da seguire. Il processo di approvazione dovrebbe essere il più semplice possibile per garantire che non vi siano ritardi dovuti alla confusione sul processo di approvazione.

È importante stabilire le aspettative con tutte le parti interessate su quanto tempo impiegherà il processo di approvazione, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda durante la negoziazione. Inoltre, dovrai essere trasparente su chi è coinvolto nel processo di approvazione e perché ha l'autorità di approvazione finale.

È anche una buona idea considerare l'approvazione di determinati contratti dai team legali prima di inviarli per le firme.

Conclusione

Qualunque opzione tu scelga per il flusso di lavoro di negoziazione del contratto, è importante personalizzare il processo per soddisfare al meglio le tue esigenze. Dopotutto, conosci meglio la tua azienda e puoi quindi creare il miglior flusso di lavoro di negoziazione del contratto per la tua azienda. L'importante è che il flusso di lavoro esista; risparmiando tempo, denaro e stress inutile. In questo modo, le tue negoziazioni si svolgeranno senza intoppi, con risultati più accurati e aspettative chiare per tutti i soggetti coinvolti.