Panduan Anda Untuk Alur Kerja Negosiasi Kontrak

Apa itu Alur Kerja Negosiasi Kontrak?

Dengan lebih dari setengah pengeluaran perusahaan yang diperkirakan akan beralih ke cloud pada tahun 2025, semakin penting untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana bisnis Anda menangani proses negosiasi kontraknya.

Alur kerja negosiasi kontrak adalah proses langkah demi langkah untuk memindahkan kontrak legal melalui negosiasi. Setiap langkah memiliki persyaratan khusus yang harus dipenuhi sebelum dokumen berpindah ke langkah berikutnya. Langkah-langkah ini biasanya dilacak melalui perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk meminta pengeditan dan komentar dari orang lain yang terlibat di berbagai titik dalam proses.

Mengapa Alur Kerja Negosiasi Kontrak Penting?

Alur kerja negosiasi kontrak sangat penting untuk bisnis karena dua alasan:

Pertama, alur kerja memudahkan karyawan untuk mengelola beban kerja mereka. Alur kerja memungkinkan mereka untuk melihat tahap proses negosiasi yang dilakukan setiap prospek dalam alur mereka, tugas apa yang harus mereka selesaikan dan siapa lagi yang perlu dilibatkan dalam proses itu. Alur kerja tidak hanya membantu mengurangi stres, tetapi juga menghemat waktu dengan mengurangi jumlah email yang perlu dikirim saat melacak dokumen dan mendapatkan umpan balik orang lain.

Kedua, alur kerja negosiasi kontrak memungkinkan bisnis tetap teratur bahkan ketika mereka membuat beberapa kontrak sekaligus. Bisnis dengan ratusan atau ribuan dokumen yang beredar pada saat tertentu dapat dengan mudah kehilangan jejak versi dokumen mana yang terbaru atau di mana dokumen tertentu sedang dalam perkembangannya. Alur kerja memastikan segala sesuatunya tetap pada jalurnya.

Apa yang Membuat Alur Kerja Negosiasi Kontrak Unik?

Alur kerja negosiasi kontrak mirip dengan alur kerja persetujuan dan pembaruan kontrak. Yang membuat mereka unik adalah namanya: negosiasi. Jika Anda adalah perusahaan yang sering berada dalam fase negosiasi beberapa kontrak, Anda harus memiliki alur kerja untuk tetap berada di atasnya.

Memiliki alur kerja memungkinkan untuk melacak banyak kontrak yang sedang dibahas sekaligus, memastikan tidak ada yang lolos dan Anda dapat tetap berada di puncak bisnis Anda seperti seorang profesional. Memiliki alur kerja negosiasi kontrak tertentu juga dapat membantu meminimalkan risiko kesalahan atau kelalaian, dan memudahkan untuk melibatkan orang lain selama aspek negosiasi tertentu hanya saat Anda membutuhkannya.

Bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk negosiasi kontrak?

Bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk negosiasi kontrak bisnis? Praktik yang baik adalah membuat dokumen pendek dan terfokus yang mencantumkan tiga hingga lima masalah terpenting Anda, bersama dengan alasan di baliknya. Ini akan membantu Anda tetap di jalur dan menghindari teralihkan oleh masalah lain.

Langkah selanjutnya adalah memutuskan batasan Anda. Putuskan, misalnya, bahwa jika Anda tidak mendapatkan 50 persen dari apa yang Anda minta, tidak ada gunanya melakukan kesepakatan. Atau jika mereka tidak memberi Anda 50 persen dari apa yang Anda minta, Anda akan meninggalkan kesepakatan. Dengan memutuskan terlebih dahulu apa yang dapat diterima dan apa yang tidak, Anda akan lebih siap jika keadaan memanas.

Apa yang Anda butuhkan untuk negosiasi kontrak?

Hal pertama yang Anda butuhkan adalah waktu. Sangat sulit untuk membuat keputusan yang rasional ketika Anda tidak memiliki cukup waktu. Jadi, jika Anda didorong oleh tenggat waktu, yang terbaik adalah meminta perpanjangan jika memungkinkan. Jika tidak, mungkin yang terbaik adalah menunggu sampai Anda dapat memberikan perhatian penuh pada kontrak tersebut.

Hal kedua adalah penelitian. Sebelum Anda mulai bernegosiasi, ketahui apa tujuan Anda dan pahami posisi pihak lain sebaik mungkin. Ini akan memungkinkan Anda untuk menemukan kesamaan dan untuk menyoroti area di mana mungkin ada ketidaksepakatan atau poin pertikaian.

Bagaimana cara menegosiasikan kontrak?

Saat Anda menegosiasikan kontrak, penting untuk mengelola ekspektasi Anda. Tidak semuanya untuk negosiasi.

Dalam banyak kasus, ada persyaratan tertentu yang tidak dapat dinegosiasikan. Artinya, pihak lain tidak akan mau mengubah posisinya pada item tersebut.

Untuk memutuskan apa yang bisa dan tidak bisa Anda negosiasikan, pertama-tama lihatlah isu-isu yang paling penting bagi Anda dan lihat apakah itu bisa dinegosiasikan. Jika mereka tidak bisa dinegosiasikan, lanjutkan; jika mereka bisa dinegosiasikan, putuskan seberapa kuat perasaan Anda tentang mereka.

Sebagai contoh:

• Syarat yang bisa dinegosiasikan antara lain tanggal pengiriman, harga, spesifikasi dan format.

• Persyaratan yang cenderung tidak dapat dinegosiasikan termasuk kewajiban ganti rugi atau hak kekayaan intelektual.

• Jika ada persyaratan penting dalam perjanjian yang tidak dapat dinegosiasikan dan Anda tidak dapat menerimanya, mungkin lebih baik untuk menjauh dari kesepakatan daripada menandatangani kontrak yang berisi persyaratan yang tidak dapat diterima.

Cara mengatur (dan mengoptimalkan) alur kerja negosiasi kontrak Anda

Setiap tahap proses kontrak bisnis memiliki serangkaian tugas sendiri, tetapi terkadang tanggung jawab departemen Anda melampaui satu tahap. Ingatlah bahwa alur kerja negosiasi kontrak adalah serangkaian proses yang membutuhkan waktu dan sumber daya, sehingga harus dioptimalkan bila memungkinkan.

Berikut adalah dua tip untuk mengoptimalkan alur kerja negosiasi Anda:

1. Siapkan sistem pelacakan untuk kontrak Anda. Ini bisa sesederhana menggunakan Outlook atau Gmail, tetapi jika Anda menegosiasikan banyak kontrak sekaligus, ada baiknya memiliki sistem khusus yang memungkinkan Anda melacak banyak dokumen sekaligus.
   
   

2. Pastikan semua pihak yang terlibat tahu di mana menemukan dokumen yang perlu mereka tandatangani dan apa yang diharapkan dari mereka. Menyimpan semua dokumen di pusat, lokasi khusus akan memastikan tidak ada orang yang tersesat ketika tiba waktunya untuk berpartisipasi dalam proses negosiasi atau meneliti sesuatu yang sangat penting untuk itu.
   

Akibatnya, Anda akan menemukan bahwa alur kerja negosiasi kontrak yang kuat memastikan semuanya berjalan lancar, dan tanpa frustrasi—setiap perjanjian didokumentasikan secara akurat, dan masing-masing pihak puas dengan persyaratannya.

Praktik terbaik untuk alur kerja negosiasi kontrak Anda (yaitu Bagaimana menghindari jebakan umum )

Negosiasi kontrak bisa menjadi proses yang memakan waktu dan melelahkan, terutama jika menyangkut kesepakatan besar dan kompleks. Menyederhanakan alur kerja negosiasi kontrak Anda—proses penandatanganan kontrak Anda—sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan menskalakan bisnis Anda sambil mengurangi risiko.

Kami selalu mencari cara untuk membuat hidup pengguna kami lebih mudah, jadi kami telah berbicara dengan pelanggan tentang alur kerja negosiasi kontrak. Sebagai hasil dari percakapan tersebut, kami telah menemukan beberapa praktik terbaik dan cara untuk menghindari perangkap umum untuk alur kerja negosiasi kontrak.

1. Buat template yang solid

Kontrak Anda harus disiapkan menggunakan format yang konsisten di seluruh papan. Ini membantu mengurangi kebingungan di antara pemangku kepentingan, yang sangat penting saat Anda bernegosiasi.

Kontrak juga harus mencerminkan suara dan nada organisasi Anda, menanamkan kepercayaan pada mitra Anda bahwa mereka bekerja dengan bisnis profesional.

Tempat yang bagus untuk memulai adalah perpustakaan Template Kontrak Proposify. Baik Anda memulai dengan salah satu template mereka atau meminjam inspirasi dari desain, ini adalah langkah pertama yang berguna untuk membuat template yang solid.

2. Sertakan proses persetujuan yang jelas

Meskipun mungkin tampak jelas, setiap kontrak yang dibuat oleh bisnis Anda memerlukan proses persetujuan yang mudah diikuti. Proses persetujuan harus sesederhana mungkin untuk memastikan tidak ada penundaan karena kebingungan dalam proses penandatanganan.

Sangat penting untuk menetapkan harapan dengan semua pemangku kepentingan tentang berapa lama proses persetujuan akan berlangsung, sehingga semua orang berada di halaman yang sama selama negosiasi. Selain itu, Anda harus transparan tentang siapa yang terlibat dalam proses persetujuan dan mengapa mereka memiliki otoritas persetujuan akhir.

Ada baiknya juga untuk mempertimbangkan agar kontrak tertentu disetujui oleh tim hukum sebelum mengirimkannya untuk ditandatangani.

Kesimpulan

Opsi mana pun yang Anda pilih untuk alur kerja negosiasi kontrak Anda, penting untuk menyesuaikan proses agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Bagaimanapun, Andalah yang paling mengenal perusahaan Anda dan karenanya dapat menciptakan alur kerja negosiasi kontrak terbaik untuk perusahaan Anda. Yang penting adalah alur kerjanya ada; menghemat waktu, uang, dan stres yang tidak perlu. Dengan cara ini, negosiasi Anda akan berjalan lancar, dengan hasil yang lebih akurat dan harapan yang jelas untuk semua yang terlibat.