Ghidul dvs. pentru fluxurile de lucru pentru negocierea contractelor

Ce este un flux de lucru de negociere a contractului?

Având în vedere că mai mult de jumătate din cheltuielile întreprinderii se preconizează că vor trece către cloud până în 2025, este mai imperativ ca niciodată să aveți o înțelegere fermă a modului în care afacerea dvs. gestionează procesul de negociere a contractului.

Un flux de lucru de negociere a unui contract este procesul pas cu pas de mutare a unui contract legal prin negocieri. Fiecare pas are cerințe specifice care trebuie îndeplinite înainte ca documentul să treacă la următorul. Acești pași sunt de obicei urmăriți prin intermediul unui software care permite utilizatorilor să solicite editări și comentarii de la alții implicați în diferite momente ale procesului.

De ce este important un flux de lucru de negociere a contractului?

Fluxurile de lucru pentru negocierea contractelor sunt esențiale pentru companii din două motive:

În primul rând, fluxurile de lucru facilitează gestionarea sarcinilor de lucru pentru angajați. Un flux de lucru le permite să vadă în ce etapă a procesului de negociere se află fiecare client potențial, ce sarcini trebuie să îndeplinească și cine mai trebuie să fie implicat în acel proces. Nu numai că fluxurile de lucru ajută la reducerea stresului, dar economisesc și timp prin reducerea numărului de e-mailuri care trebuie trimise atunci când urmăriți documentele și obțineți feedback-ul altora.

În al doilea rând, fluxurile de lucru de negociere a contractelor permit companiilor să rămână organizate chiar și atunci când creează mai multe contracte simultan. Afacerile cu sute sau mii de documente care circulă la un moment dat pot pierde cu ușurință evidența ce versiune a unui document este actuală sau unde un anumit document este în progres. Un flux de lucru asigură ca lucrurile să rămână pe drumul cel bun.

Ce face un flux de lucru de negociere a contractului unic?

Fluxurile de lucru de negociere a contractelor sunt similare fluxurilor de lucru de aprobare și reînnoire a contractelor. Ceea ce le face unice este în nume: negocieri. Dacă sunteți o companie aflată adesea într-o fază de negociere a contractelor multiple, trebuie să aveți un flux de lucru pentru a rămâne la curent cu acestea.

Având un flux de lucru, este posibil să urmăriți mai multe contracte care sunt discutate simultan, asigurându-vă că nimic nu scapă prin fisuri și că veți putea rămâne în fruntea afacerii dvs. ca un profesionist. Având un flux de lucru specific de negociere a contractului, poate ajuta, de asemenea, la minimizarea riscului de greșeli sau neglijențe și facilitează implicarea altora în anumite aspecte ale unei negocieri numai atunci când aveți nevoie de ele.

Cum te pregatesti pentru negocierea unui contract?

Cum te pregătești pentru negocierea unui contract de afaceri? O bună practică este să creați un document scurt și concentrat, care să enumeră trei până la cinci dintre cele mai importante probleme, împreună cu raționamentul din spatele lor. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să evitați să fiți abătuți de alte preocupări.

Următorul pas este să vă decideți asupra limitelor dvs. Decide, de exemplu, că dacă nu primești 50 la sută din ceea ce ceri, nu merită să faci afacerea. Sau dacă nu vă oferă 50 la sută din ceea ce cereți, veți renunța la înțelegere. Decizând în avans ce este acceptabil și ce nu, vei fi mai bine pregătit dacă lucrurile se încinge.

De ce ai nevoie pentru negocierea unui contract?

Primul lucru de care ai nevoie este timp. Este foarte greu să iei decizii raționale când nu ai timp suficient. Deci, dacă sunteți împins cu un termen limită, cel mai bine este să solicitați o prelungire dacă este posibil. Dacă nu, cel mai bine ar fi să aștepți până când poți acorda contractului toată atenția ta.

Al doilea lucru este cercetarea. Înainte de a începe să negociezi, știi care sunt obiectivele tale și înțelege cât mai bine poziția celeilalte părți. Acest lucru vă va permite să găsiți un teren comun și să evidențiați zonele în care pot exista dezacorduri sau puncte de disputa.

Cum să negociezi un contract

Când negociați un contract, este important să vă gestionați așteptările. Nu totul este de negociere.

În multe cazuri, există anumiți termeni care nu sunt negociabili. Adică, cealaltă parte nu va fi dispusă să-și schimbe poziția față de aceste articole.

Pentru a decide ce puteți și ce nu puteți negocia, mai întâi uitați-vă la problemele care sunt cele mai importante pentru dvs. și vedeți dacă sunt negociabile. Dacă nu sunt negociabile, treceți mai departe; dacă sunt negociabile, decideți cât de puternic vă simțiți față de ele.

De exemplu:

• Termenii care ar putea fi negociați includ data livrării, prețul, specificațiile și formatul.

  

• Termenii care sunt mai puțin probabil să fie negociabili includ obligații de despăgubire sau drepturi de proprietate intelectuală.

• Dacă există termeni critici în acord care nu sunt negociabili și cu care nu puteți trăi, poate fi mai bine să renunțați la înțelegere decât să semnați un contract care conține termeni inacceptabili.

Cum să configurați (și să optimizați) fluxul de lucru pentru negocierea contractului

Fiecare etapă a procesului de contractare de afaceri are propriul set de sarcini, dar uneori responsabilitățile dumneavoastră departamentale se extind dincolo de o etapă. Amintiți-vă că un flux de lucru de negociere a contractului este o serie de procese care necesită timp și resurse, așa că acestea ar trebui optimizate ori de câte ori este posibil.

Iată două sfaturi pentru optimizarea fluxului de lucru de negociere:

1. Configurați un sistem de urmărire pentru contractele dvs. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca și utilizarea Outlook sau Gmail, dar dacă negociați mai multe contracte simultan, vă poate ajuta să aveți un sistem dedicat care vă permite să urmăriți mai multe documente simultan.
   
   

2. Asigurați-vă că toate părțile implicate știu unde să găsească documentele pe care trebuie să le semneze și ce se așteaptă de la ele. Păstrarea tuturor documentelor într-o locație centrală și dedicată va asigura că nimeni nu se va pierde atunci când este timpul fie să participe la procesul de negociere, fie să cerceteze ceva de o importanță vitală pentru acesta.
   

Ca rezultat, veți descoperi că un flux de lucru puternic de negociere a contractului asigură că lucrurile merg fără probleme și fără frustrare — fiecare acord este documentat cu acuratețe și fiecare parte este mulțumită de termeni.

Cele mai bune practici pentru fluxul de lucru de negociere a contractului (adică Cum să evitați capcanele comune)

Negocierea contractului poate fi un proces laborios și consumator de timp, mai ales când vine vorba de tranzacții mari și complexe. Eficientizarea fluxului de lucru de negociere a contractelor – procesul de semnare a contractelor – este esențială pentru creșterea productivității și extinderea afacerii, diminuând în același timp riscurile.

Căutăm mereu modalități de a ușura viața utilizatorilor noștri, așa că am vorbit cu clienții despre fluxul de lucru pentru negocierea contractului. În urma acestor conversații, am descoperit câteva bune practici și modalități de a evita capcanele comune pentru fluxurile de lucru de negociere a contractelor.

1. Creați șabloane solide

Contractele dvs. ar trebui să fie pregătite folosind o formatare consecventă la nivel general. Acest lucru ajută la reducerea confuziei între părțile interesate, ceea ce este esențial atunci când negociați.

Contractele ar trebui să reflecte, de asemenea, vocea și tonul organizației dvs., dând încredere partenerilor dvs. că lucrează cu o afacere profesionistă.

Un loc minunat pentru a începe este biblioteca de șabloane de contract de la Proposify. Indiferent dacă începeți cu unul dintre șabloanele lor sau vă inspirați din design, acesta este un prim pas util pentru a crea șabloane solide.

2. Includeți un proces clar de aprobare

Deși poate părea evident, fiecare contract creat de afacerea ta are nevoie de un proces de aprobare ușor de urmat. Procesul de aprobare ar trebui să fie cât mai simplu posibil pentru a se asigura că nu există întârzieri din cauza confuziei cu privire la procesul de semnare.

Este important să stabiliți așteptări cu toate părțile interesate cu privire la cât timp va dura procesul de aprobare, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină în timpul negocierii. În plus, va trebui să fii transparent cu privire la cine este implicat în procesul de aprobare și de ce au autoritatea finală de semnare.

De asemenea, este o idee bună să luați în considerare aprobarea anumitor contracte de echipele juridice înainte de a le trimite spre semnături.

Concluzie

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți pentru fluxul de lucru de negociere a contractului, este important să personalizați procesul pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor dvs. La urma urmei, îți cunoști cel mai bine compania și, prin urmare, poți crea cel mai bun flux de lucru de negociere a contractelor pentru compania ta. Important este că fluxul de lucru există; economisindu-vă timp, bani și stres inutil. În acest fel, negocierile dumneavoastră se vor desfășura fără probleme, cu rezultate mai precise și așteptări clare pentru toți cei implicați.