คำแนะนำของคุณเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญา

เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาคืออะไร?

ด้วยการใช้จ่ายขององค์กรมากกว่าครึ่งที่คาดว่าจะเปลี่ยนไปใช้ระบบคลาวด์ภายในปี 2568 มีความจำเป็นมากกว่าที่เคยที่จะต้องเข้าใจอย่างแน่ชัดว่าธุรกิจของคุณจัดการกับกระบวนการเจรจาสัญญาอย่างไร

เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาเป็นกระบวนการทีละขั้นตอนในการย้ายสัญญาทางกฎหมายผ่านการเจรจา แต่ละขั้นตอนมีข้อกำหนดเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามก่อนที่เอกสารจะไปยังขั้นตอนต่อไป ขั้นตอนเหล่านี้มักจะถูกติดตามผ่านซอฟต์แวร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้ร้องขอการแก้ไขและแสดงความคิดเห็นจากผู้อื่นที่เกี่ยวข้องในจุดต่างๆ ในกระบวนการ

เหตุใดเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาจึงมีความสำคัญ

เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญามีความจำเป็นสำหรับธุรกิจด้วยเหตุผลสองประการ:

ประการแรก เวิร์กโฟลว์ทำให้พนักงานจัดการปริมาณงานได้ง่ายขึ้นมาก เวิร์กโฟลว์ช่วยให้พวกเขาเห็นขั้นตอนของกระบวนการเจรจาว่าผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแต่ละรายอยู่ในไปป์ไลน์ของตน งานใดบ้างที่พวกเขาต้องทำให้เสร็จ และใครอีกบ้างที่ต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการนั้น เวิร์กโฟลว์ไม่เพียงช่วยลดความเครียด แต่ยังประหยัดเวลาด้วยการลดจำนวนอีเมลที่ต้องส่งเมื่อติดตามเอกสารและรับคำติชมของผู้อื่น

ประการที่สอง เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดระเบียบได้แม้ในขณะที่พวกเขากำลังสร้างสัญญาหลายฉบับในคราวเดียว ธุรกิจที่มีเอกสารนับร้อยหรือหลายพันฉบับหมุนเวียนอยู่ในช่วงเวลาที่กำหนดอาจสูญเสียการติดตามว่าเอกสารเวอร์ชันใดเป็นปัจจุบันหรือเอกสารใดอยู่ในระหว่างดำเนินการ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้มั่นใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน

อะไรทำให้เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาไม่เหมือนใคร

เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาจะคล้ายกับการอนุมัติสัญญาและเวิร์กโฟลว์การต่ออายุ สิ่งที่ทำให้มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวคือการเจรจาต่อรอง หากคุณเป็นบริษัทที่มักอยู่ในขั้นตอนการเจรจาต่อรองของสัญญาหลายฉบับ คุณต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่จะอยู่เหนือสัญญาเหล่านั้น

การมีเวิร์กโฟลว์ทำให้สามารถติดตามสัญญาหลายฉบับที่พูดคุยกันได้ในคราวเดียว ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรหลุดลอดผ่านช่องโหว่ และคุณสามารถอยู่เหนือธุรกิจของคุณอย่างมืออาชีพ การมีเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาเฉพาะสามารถช่วยลดความเสี่ยงของความผิดพลาดหรือการกำกับดูแล และทำให้ง่ายต่อการมีส่วนร่วมกับผู้อื่นในระหว่างแง่มุมเฉพาะของการเจรจาเฉพาะเมื่อคุณต้องการเท่านั้น

เตรียมตัวอย่างไรสำหรับการเจรจาสัญญา?

เตรียมตัวอย่างไรสำหรับการเจรจาสัญญาธุรกิจ? แนวปฏิบัติที่ดีคือจัดทำเอกสารสั้นๆ ที่เน้นประเด็นที่แสดงรายการประเด็นที่สำคัญที่สุดของคุณสามถึงห้าประเด็น พร้อมด้วยเหตุผลที่อยู่เบื้องหลัง วิธีนี้จะช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงการถูกกีดกันจากข้อกังวลอื่นๆ

ขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจเกี่ยวกับขีดจำกัดของคุณ ตัวอย่างเช่น ตัดสินใจว่าหากคุณไม่ได้รับ 50 เปอร์เซ็นต์ของสิ่งที่คุณขอ ก็ไม่คุ้มที่จะทำข้อตกลงนี้ หรือหากพวกเขาไม่ให้ 50 เปอร์เซ็นต์ของสิ่งที่คุณขอ คุณจะเดินออกจากข้อตกลง การตัดสินใจล่วงหน้าว่าอะไรเป็นที่ยอมรับและอะไรที่ไม่เป็นที่ยอมรับ คุณก็จะพร้อมมากขึ้นหากสิ่งต่างๆ เริ่มร้อนแรง

คุณต้องการอะไรในการเจรจาสัญญา?

สิ่งแรกที่คุณต้องการคือเวลา เป็นเรื่องยากมากที่จะตัดสินใจอย่างมีเหตุผลเมื่อคุณไม่มีเวลาเพียงพอ ดังนั้น หากคุณถูกผลักดันเกินกำหนด ทางที่ดีควรขอขยายเวลาหากเป็นไปได้ หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจเป็นการดีที่สุดที่จะรอจนกว่าคุณจะให้ความสนใจกับสัญญาอย่างเต็มที่

สิ่งที่สองคือการวิจัย ก่อนที่คุณจะเริ่มการเจรจา ให้รู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร และเข้าใจจุดยืนของอีกฝ่ายเป็นอย่างดี วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นพบจุดร่วมและเพื่อเน้นพื้นที่ที่อาจมีความขัดแย้งหรือประเด็นขัดแย้ง

วิธีการเจรจาสัญญา

เมื่อคุณกำลังเจรจาสัญญา การจัดการความคาดหวังของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่ทุกอย่างขึ้นอยู่กับการเจรจา

ในหลายกรณี มีเงื่อนไขบางอย่างที่ไม่สามารถต่อรองได้ กล่าวคือ อีกฝ่ายจะไม่เต็มใจเปลี่ยนจุดยืนของตนในรายการเหล่านี้

ในการตัดสินใจว่าคุณจะทำอะไรได้และไม่สามารถเจรจาต่อรองได้ ก่อนอื่นให้พิจารณาประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและดูว่าสามารถต่อรองได้หรือไม่ หากไม่สามารถต่อรองได้ ให้ดำเนินการต่อไป หากต่อรองได้ ให้ตัดสินใจว่าคุณรู้สึกอย่างไรกับพวกเขา

ตัวอย่างเช่น:

• ข้อกำหนดที่อาจใช้ในการเจรจา ได้แก่ วันที่ส่งมอบ ราคา ข้อมูลจำเพาะ และรูปแบบ

  

• ข้อกำหนดที่มีแนวโน้มน้อยที่จะต่อรองได้รวมถึงภาระหน้าที่ในการชดใช้ค่าเสียหายหรือสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา

• หากมีข้อกำหนดที่สำคัญในข้อตกลงที่ไม่สามารถต่อรองได้และคุณไม่สามารถอยู่ด้วยได้ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะเดินออกจากข้อตกลงแทนที่จะลงนามในสัญญาที่มีเงื่อนไขที่ยอมรับไม่ได้

วิธีตั้งค่า (และเพิ่มประสิทธิภาพ) เวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาของคุณ

แต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำสัญญาทางธุรกิจมีชุดงานของตัวเอง แต่บางครั้งความรับผิดชอบของแผนกของคุณก็ขยายออกไปเกินกว่าขั้นตอนเดียว โปรดจำไว้ว่าเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาคือชุดของกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและทรัพยากร ดังนั้นควรปรับให้เหมาะสมทุกครั้งที่ทำได้

เคล็ดลับสองข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การเจรจาของคุณ:

1. ตั้งค่าระบบติดตามสัญญาของคุณ ซึ่งอาจทำได้ง่ายเพียงแค่ใช้ Outlook หรือ Gmail แต่หากคุณกำลังเจรจาสัญญาหลายฉบับในคราวเดียว การมีระบบเฉพาะที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามเอกสารหลายฉบับในคราวเดียวสามารถช่วยได้
   
   

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องรู้ว่าจะหาเอกสารที่ต้องเซ็นได้ที่ไหนและคาดหวังอะไรจากพวกเขา การจัดเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลางและเป็นสถานที่เฉพาะจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีใครสูญหายเมื่อถึงเวลาต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการเจรจาหรือค้นคว้าข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งต่อเอกสารนั้น
   

ด้วยเหตุนี้ คุณจะพบว่าเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาที่รัดกุมช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและปราศจากความยุ่งยาก—ทุกข้อตกลงได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้อง และแต่ละฝ่ายก็พอใจกับข้อกำหนด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาของคุณ (เช่น วิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป )

การเจรจาสัญญาอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและลำบาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงข้อตกลงขนาดใหญ่และซับซ้อน การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาของคุณ—กระบวนการในการเซ็นสัญญา—มีความสำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพและปรับขนาดธุรกิจของคุณในขณะที่ลดความเสี่ยง

เรามองหาวิธีที่จะทำให้ชีวิตผู้ใช้ของเราง่ายขึ้นอยู่เสมอ ดังนั้นเราจึงได้พูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญา จากการสนทนาเหล่านั้น เราได้ค้นพบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปสำหรับเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญา

1. สร้างเทมเพลตที่มั่นคง

สัญญาของคุณควรเตรียมโดยใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันทั่วทั้งกระดาน ซึ่งช่วยลดความสับสนระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณกำลังเจรจา

สัญญาควรสะท้อนถึงน้ำเสียงและน้ำเสียงขององค์กรของคุณ ซึ่งจะทำให้คู่ค้าของคุณเชื่อมั่นว่าพวกเขากำลังทำงานร่วมกับธุรกิจระดับมืออาชีพ

จุดเริ่มต้นที่ดีคือไลบรารีเทมเพลตสัญญาของ Proposify ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งหรือยืมแรงบันดาลใจจากการออกแบบ นี่เป็นขั้นตอนแรกที่เป็นประโยชน์ในการสร้างเทมเพลตที่มั่นคง

2. รวมขั้นตอนการอนุมัติที่ชัดเจน

แม้ว่าอาจดูเหมือนชัดเจน แต่สัญญาทุกฉบับที่ธุรกิจของคุณสร้างขึ้นจำเป็นต้องมีกระบวนการอนุมัติที่ง่ายต่อการปฏิบัติตาม กระบวนการอนุมัติควรตรงไปตรงมาที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีความล่าช้าเนื่องจากความสับสนในกระบวนการลงชื่อออก

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความคาดหวังกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเกี่ยวกับระยะเวลาที่กระบวนการอนุมัติจะใช้เวลา เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันในระหว่างการเจรจา นอกจากนี้ คุณจะต้องมีความโปร่งใสว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการอนุมัติ และเหตุใดพวกเขาจึงมีอำนาจในการออกจากระบบในขั้นสุดท้าย

ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะพิจารณาให้สัญญาบางฉบับได้รับการอนุมัติจากทีมกฎหมายก่อนที่จะส่งไปลงนาม

บทสรุป

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดสำหรับเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญา คุณจำเป็นต้องปรับแต่งกระบวนการให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด ท้ายที่สุด คุณรู้จักบริษัทของคุณดีที่สุด ดังนั้นจึงสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์การเจรจาสัญญาที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณได้ สิ่งสำคัญคือเวิร์กโฟลว์มีอยู่ ประหยัดเวลาเงินและความเครียดที่ไม่จำเป็น ด้วยวิธีนี้ การเจรจาของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่น พร้อมผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นและความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง