合同谈判工作流程指南

已发表: 2022-06-03

什么是合同谈判工作流程？

预计到 2025 年，超过一半的企业支出将转移到云上，因此比以往任何时候都更需要牢牢掌握您的企业如何处理合同谈判过程。

合同谈判工作流程是通过谈判推动合法合同的分步过程。每个步骤都有特定的要求，在文档进入下一步之前必须满足这些要求。这些步骤通常通过软件进行跟踪，该软件允许用户向参与流程不同点的其他人请求编辑和评论。

合同谈判工作流程对企业至关重要，原因有两个：

首先，工作流程使员工更容易管理他们的工作量。工作流允许他们查看每个潜在客户在他们的管道中处于谈判过程的哪个阶段，他们需要完成哪些任务以及该过程还需要谁参与。工作流程不仅有助于减轻压力，而且还通过减少在跟踪文档和获取他人反馈时需要发送的电子邮件数量来节省时间。

其次，合同谈判工作流程使企业即使在一次创建多个合同时也能保持井井有条。在任何给定时刻有成百上千个文档在流通的企业很容易忘记当前文档的哪个版本或某个文档的进度。工作流程可确保一切正常进行。

合同谈判工作流程类似于合同批准和续订工作流程。它们的独特之处在于名称：谈判。如果您是一家经常处于多个合同谈判阶段的公司，那么您必须有一个工作流程来掌握这些合同。

拥有工作流程可以一次跟踪正在讨论的许多合同，确保没有任何东西漏掉，并且您能够像专业人士一样掌握您的业务。拥有特定的合同谈判工作流程还可以帮助将错误或疏忽的风险降至最低，并且仅在您需要时让其他人参与谈判的特定方面变得容易。

您如何准备商务合同谈判？一个好的做法是制作一个简短、重点突出的文档，列出三到五个最重要的问题，以及它们背后的原因。这将帮助您保持正轨，避免因其他问题而偏离轨道。

下一步是决定你的限制。例如，决定如果你没有得到你所要求的 50%，那就不值得做这笔交易。或者，如果他们不给你所要求的 50%，你就会放弃这笔交易。通过提前决定什么是可以接受的，什么是不可接受的，如果事情变得激烈，你会做好更好的准备。

你首先需要的是时间。当你没有足够的时间时，很难做出理性的决定。因此，如果您被推到最后期限，最好尽可能要求延期。如果没有，最好等到您可以充分注意合同。

第二件事是研究。在开始谈判之前，先了解自己的目标是什么，并尽可能了解对方的立场。这将使您能够找到共同点并突出可能存在分歧或争论点的领域。

在谈判合同时，管理您的期望很重要。并非所有事情都可以谈判。

在许多情况下，某些条款是不可协商的。也就是说，对方不会愿意改变他们在这些项目上的立场。

要决定什么可以谈判，什么不能谈判，首先要看对你来说最重要的问题，看看它们是否可以谈判。如果无法协商，请继续；如果可以协商，请确定您对它们的感觉有多强烈。

例如：

业务承包流程的每个阶段都有自己的一组任务，但有时您的部门职责会超出一个阶段。请记住，合同谈判工作流程是一系列需要时间和资源的过程，因此应尽可能对其进行优化。

以下是优化谈判工作流程的两个技巧：

为您的合同设置跟踪系统。这可能就像使用 Outlook 或 Gmail 一样简单，但如果您要同时谈判许多合同，那么拥有一个可以让您同时跟踪多个文档的专用系统会有所帮助。
确保所有相关方都知道在哪里可以找到他们需要签署的文件以及对他们的期望。将所有文件保存在一个集中的专用位置将确保在参与谈判过程或研究对其至关重要的事情时，没有人会迷路。

因此，您会发现强大的合同谈判工作流程可确保事情顺利进行，而且不会令人沮丧——每份协议都被准确记录，各方都对条款感到满意。

合同谈判可能是一个耗时且费力的过程，尤其是在涉及大型复杂交易时。简化合同谈判工作流程（签署合同的过程）对于提高生产力和扩展业务同时降低风险至关重要。

我们一直在寻找让用户的生活更轻松的方法，因此我们一直在与客户讨论合同谈判工作流程。作为这些对话的结果，我们发现了一些最佳实践和方法来避免合同谈判工作流程中的常见陷阱。

您的合同应使用一致的格式来准备。这有助于减少利益相关者之间的混淆，这在您进行谈判时至关重要。

合同还应反映您组织的声音和语气，让您的合作伙伴相信他们正在与专业企业合作。

一个很好的起点是 Proposify 的合同模板库。无论您是从他们的模板开始还是从设计中汲取灵感，这都是创建可靠模板的有用的第一步。

虽然看起来很明显，但您的企业创建的每份合同都需要一个易于遵循的审批流程。批准过程应尽可能简单，以确保不会因签字过程的混淆而导致延误。

重要的是要与所有利益相关者就批准过程需要多长时间设定期望，以便每个人在谈判过程中都在同一个页面上。此外，您需要对参与审批流程的人员以及他们拥有最终签字权的原因保持透明。

在将某些合同发送出去进行签名之前，考虑让法律团队批准这些合同也是一个好主意。

无论您为合同谈判工作流程选择哪个选项，定制流程以最适合您的需求非常重要。毕竟，您最了解您的公司，因此可以为您的公司创建最佳的合同谈判工作流程。重要的是工作流程存在；节省时间、金钱和不必要的压力。这样，您的谈判将顺利进行，结果更准确，对所有相关人员都有明确的期望。