Twój przewodnik po przepływach pracy w negocjacjach umów

Co to jest przebieg negocjacji umowy?

Ponieważ do 2025 r. ponad połowa wydatków przedsiębiorstwa zostanie przeniesiona do chmury, bardziej niż kiedykolwiek konieczne jest posiadanie dokładnego rozeznania w tym, jak Twoja firma obsługuje proces negocjowania umów.

Przepływ pracy w negocjacjach umowy to krok po kroku proces przenoszenia umowy prawnej do negocjacji. Każdy krok ma określone wymagania, które muszą zostać spełnione, zanim dokument przejdzie do następnego. Te kroki są zwykle śledzone za pomocą oprogramowania, które pozwala użytkownikom żądać zmian i komentarzy od innych osób zaangażowanych w różnych punktach procesu.

Dlaczego przepływ pracy negocjacji umowy jest ważny?

Przepływy pracy związane z negocjowaniem umów są niezbędne dla firm z dwóch powodów:

Po pierwsze, przepływy pracy znacznie ułatwiają pracownikom zarządzanie ich obciążeniami. Przepływ pracy pozwala im zobaczyć, na jakim etapie procesu negocjacji znajduje się każdy potencjalny klient, jakie zadania muszą wykonać i kto jeszcze musi być zaangażowany w ten proces. Przepływy pracy nie tylko pomagają zmniejszyć stres, ale także oszczędzają czas, zmniejszając liczbę wiadomości e-mail, które należy wysłać podczas śledzenia dokumentów i uzyskiwania opinii innych.

Po drugie, przepływy pracy związane z negocjowaniem umów pozwalają firmom zachować porządek, nawet jeśli tworzą wiele umów jednocześnie. Firmy, które w danym momencie krążą setki lub tysiące dokumentów, mogą łatwo stracić orientację, która wersja dokumentu jest aktualna lub gdzie dany dokument jest w trakcie realizacji. Przepływ pracy zapewnia, że ​​wszystko pozostaje na dobrej drodze.

Co sprawia, że ​​przepływ pracy w negocjacjach umów jest wyjątkowy?

Przepływy pracy negocjacji umowy są podobne do przepływów pracy zatwierdzania i odnawiania umów. To, co czyni je wyjątkowymi, to ich nazwa: negocjacje. Jeśli Twoja firma często znajduje się w fazie negocjacji wielu umów, musisz mieć przepływ pracy, aby nad nimi zapanować.

Posiadanie przepływu pracy umożliwia śledzenie wielu umów omawianych jednocześnie, zapewniając, że nic nie prześlizgnie się przez szczeliny i możesz pozostać na szczycie swojej firmy jak profesjonalista. Posiadanie określonego przepływu pracy w negocjacjach umowy może również pomóc zminimalizować ryzyko błędów lub przeoczeń i ułatwia angażowanie innych w określone aspekty negocjacji tylko wtedy, gdy ich potrzebujesz.

Jak przygotowujesz się do negocjacji umowy?

Jak przygotowujesz się do negocjacji umowy biznesowej? Dobrą praktyką jest sporządzenie krótkiego, skoncentrowanego dokumentu, który zawiera listę trzech do pięciu najważniejszych problemów wraz z uzasadnieniem. Pomoże Ci to pozostać na dobrej drodze i uniknąć innych problemów.

Następnym krokiem jest określenie swoich limitów. Zdecyduj na przykład, że jeśli nie dostajesz 50% tego, o co prosisz, nie warto robić interesu. Albo jeśli nie dadzą ci 50 procent tego, o co prosisz, odejdziesz od umowy. Decydując z góry, co jest dopuszczalne, a co nie, będziesz lepiej przygotowany, jeśli sytuacja się nagrzeje.

Czego potrzebujesz do negocjacji umowy?

Pierwszą rzeczą, której potrzebujesz, jest czas. Bardzo trudno jest podejmować racjonalne decyzje, kiedy nie masz wystarczająco dużo czasu. Jeśli więc nie możesz dotrzymać terminu, najlepiej poprosić o przedłużenie, jeśli to możliwe. Jeśli nie, najlepiej poczekać, aż będziesz mógł poświęcić całą uwagę umowie.

Druga rzecz to badania. Zanim zaczniesz negocjacje, poznaj swoje cele i jak najlepiej zrozum stanowisko drugiej strony. Pozwoli ci to znaleźć wspólną płaszczyznę i wskazać obszary, w których mogą wystąpić różnice zdań lub punkty sporne.

Jak negocjować umowę

Kiedy negocjujesz umowę, ważne jest, aby zarządzać swoimi oczekiwaniami. Nie wszystko jest do negocjacji.

W wielu przypadkach istnieją pewne warunki, które nie podlegają negocjacjom. Oznacza to, że druga strona nie będzie chciała zmienić swojej pozycji w tych przedmiotach.

Aby zdecydować, co możesz, a czego nie możesz negocjować, najpierw przyjrzyj się sprawom, które są dla Ciebie najważniejsze i sprawdź, czy można je negocjować. Jeśli nie można ich negocjować, przejdź dalej; jeśli można je negocjować, zdecyduj, jak mocno się do nich czujesz.

Na przykład:

• Warunki, które mogą podlegać negocjacji, obejmują termin dostawy, cenę, specyfikacje i format.

  

• Warunki, które z mniejszym prawdopodobieństwem podlegają negocjacjom, obejmują zobowiązania odszkodowawcze lub prawa własności intelektualnej.

• Jeśli w umowie znajdują się krytyczne warunki, które nie podlegają negocjacjom i z którymi nie możesz żyć, najlepszym rozwiązaniem może być odejście od umowy, zamiast podpisywania umowy zawierającej niedopuszczalne warunki.

Jak skonfigurować (i zoptymalizować) proces negocjacji umowy

Każdy etap procesu zawierania umów biznesowych ma swój własny zestaw zadań, ale czasami obowiązki działu wykraczają poza jeden etap. Pamiętaj, że przepływ pracy w negocjacjach umowy to szereg procesów, które wymagają czasu i zasobów, dlatego należy je optymalizować, gdy tylko jest to możliwe.

Oto dwie wskazówki dotyczące optymalizacji przepływu pracy w negocjacjach:

1. Skonfiguruj system śledzenia swoich umów. Może to być tak proste, jak korzystanie z Outlooka lub Gmaila, ale jeśli negocjujesz wiele umów jednocześnie, warto mieć dedykowany system, który umożliwia śledzenie wielu dokumentów jednocześnie.
   
   

2. Upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony wiedzą, gdzie znaleźć dokumenty, które muszą podpisać i czego się od nich oczekuje. Przechowywanie wszystkich dokumentów w centralnej, dedykowanej lokalizacji sprawi, że nikt się nie zgubi, gdy nadejdzie czas, aby wziąć udział w procesie negocjacji lub zbadać coś niezwykle ważnego dla niego.
   

W rezultacie przekonasz się, że silny przepływ pracy w negocjacjach umów zapewnia sprawny przebieg i brak frustracji — każda umowa jest dokładnie dokumentowana, a każda ze stron jest zadowolona z warunków.

Najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy w negocjacjach umowy (tj. Jak uniknąć typowych pułapek)

Negocjacje kontraktów mogą być czasochłonnym i pracochłonnym procesem, zwłaszcza jeśli chodzi o duże, złożone transakcje. Usprawnienie przepływu pracy w negocjacjach umów — procesu podpisywania umów — ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia produktywności i skalowania firmy przy jednoczesnym ograniczeniu ryzyka.

Zawsze szukamy sposobów na ułatwienie życia naszym użytkownikom, dlatego rozmawialiśmy z klientami na temat przepływu pracy w negocjacjach umowy. W wyniku tych rozmów odkryliśmy kilka najlepszych praktyk i sposobów na uniknięcie typowych pułapek związanych z przepływami pracy w negocjacjach umów.

1. Twórz solidne szablony

Twoje umowy powinny być przygotowane przy użyciu spójnego formatowania we wszystkich obszarach. Pomaga to zmniejszyć zamieszanie wśród interesariuszy, co ma kluczowe znaczenie podczas negocjacji.

Umowy powinny również odzwierciedlać głos i ton Twojej organizacji, wzbudzając zaufanie Twoich partnerów, że współpracują z profesjonalną firmą.

Świetnym miejscem do rozpoczęcia jest biblioteka szablonów kontraktów Proposify. Niezależnie od tego, czy zaczniesz od jednego z ich szablonów, czy zaczerpniesz inspirację z projektów, jest to pomocny pierwszy krok do tworzenia solidnych szablonów.

2. Uwzględnij jasny proces zatwierdzania

Choć może się to wydawać oczywiste, każda umowa tworzona przez Twoją firmę wymaga łatwego do wykonania procesu zatwierdzania. Proces zatwierdzania powinien być tak prosty, jak to tylko możliwe, aby uniknąć opóźnień spowodowanych zamieszaniem w procesie podpisywania.

Ważne jest, aby ustalić ze wszystkimi zainteresowanymi stronami oczekiwania dotyczące tego, jak długo potrwa proces zatwierdzania, aby wszyscy byli na tej samej stronie podczas negocjacji. Ponadto musisz jasno określić, kto bierze udział w procesie zatwierdzania i dlaczego ma prawo do ostatecznego podpisania.

Dobrym pomysłem jest również rozważenie zatwierdzenia niektórych umów przez zespoły prawne przed wysłaniem ich do podpisu.

Wniosek

Bez względu na to, jaką opcję wybierzesz dla przepływu pracy w negocjacjach umowy, ważne jest, aby dostosować proces tak, aby najlepiej odpowiadał Twoim potrzebom. W końcu to Ty najlepiej znasz swoją firmę i dzięki temu możesz stworzyć najlepszy dla swojej firmy proces negocjacji umowy. Ważną rzeczą jest to, że przepływ pracy istnieje; oszczędzając czas, pieniądze i niepotrzebny stres. W ten sposób Twoje negocjacje będą przebiegać płynnie, z dokładniejszymi wynikami i jasnymi oczekiwaniami dla wszystkich zaangażowanych.