契約交渉ワークフローへのガイド

公開: 2022-06-03

契約交渉ワークフローとは何ですか？

企業の支出の半分以上が2025年までにクラウドに移行すると予想されているため、ビジネスが契約交渉プロセスをどのように処理するかをしっかりと把握することがこれまで以上に不可欠です。

契約交渉ワークフローは、交渉を通じて法的な契約を移動する段階的なプロセスです。各ステップには、ドキュメントが次のステップに進む前に満たす必要のある特定の要件があります。これらのステップは通常、ユーザーがプロセスのさまざまな時点で関係する他のユーザーに編集やコメントを要求できるようにするソフトウェアを介して追跡されます。

契約交渉ワークフローが重要なのはなぜですか？

契約交渉のワークフローは、次の2つの理由からビジネスに不可欠です。

まず、ワークフローにより、従業員はワークロードをはるかに簡単に管理できます。ワークフローにより、各見込み客がパイプライン内で交渉プロセスのどの段階にあるか、どのタスクを完了する必要があるか、他に誰がそのプロセスに関与する必要があるかを確認できます。ワークフローはストレスを軽減するだけでなく、ドキュメントを追跡して他の人のフィードバックを得るときに送信する必要のある電子メールの数を減らすことで時間を節約します。

第2に、契約交渉ワークフローにより、一度に複数の契約を作成している場合でも、企業は組織を維持できます。ある時点で数百または数千のドキュメントが流通している企業は、ドキュメントの現在のバージョンや、特定のドキュメントが進行中の場所を簡単に追跡できなくなる可能性があります。ワークフローにより、物事が順調に進むことが保証されます。

契約交渉ワークフローをユニークにするものは何ですか？

契約交渉のワークフローは、契約の承認と更新のワークフローに似ています。それらをユニークにしているのは、その名前にあります：交渉。あなたが複数の契約の交渉段階にあることが多い会社である場合、あなたはそれらの上にとどまるためのワークフローを持っている必要があります。

ワークフローがあると、一度に議論されている多くの契約を追跡することが可能になり、隙間をすり抜けることがなく、プロのようにビジネスのトップに立つことができます。特定の契約交渉ワークフローを用意することで、間違いや見落としのリスクを最小限に抑えることができ、必要な場合にのみ交渉の特定の側面に他の人を巻き込むことが容易になります。

契約交渉の準備はどのようにしていますか？

契約交渉の準備はどのようにしていますか？良い習慣は、最も重要な問題の3つから5つと、その背後にある理由をリストした、短く焦点を絞ったドキュメントを作成することです。これにより、順調に進み、他の懸念事項に惑わされることを回避できます。

次のステップはあなたの限界を決めることです。たとえば、求めているものの50％が得られない場合は、取引を行う価値がないと判断します。または、彼らがあなたが求めているものの50％をあなたに与えないなら、あなたは取引から離れるでしょう。何が許容できるのか、何が許容できないのかを事前に決定することで、物事が熱くなった場合の準備が整います。

契約交渉には何が必要ですか？

最初に必要なのは時間です。十分な時間がない場合、合理的な決定を下すのは非常に困難です。したがって、締め切りに間に合わない場合は、可能であれば延長を依頼するのが最善です。そうでない場合は、契約に十分な注意を払うことができるまで待つのが最善かもしれません。

二つ目は研究です。交渉を始める前に、あなたの目標が何であるかを知り、可能な限り相手の立場を理解してください。これにより、共通点を見つけ、意見の相違や論点がある可能性のある領域を強調することができます。

契約交渉の仕方

契約を交渉するときは、期待を管理することが重要です。すべてが交渉の準備ができているわけではありません。

多くの場合、交渉できない特定の用語があります。つまり、反対側はこれらのアイテムの位置を変更することをいとわないでしょう。

交渉できることとできないことを決定するには、まず自分にとって最も重要な問題を調べ、交渉可能かどうかを確認します。交渉できない場合は、先に進んでください。それらが交渉可能である場合、あなたがそれらについてどれほど強く感じるかを決定します。

例えば：

交渉の対象となる可能性のある条件には、納期、価格、仕様、形式が含まれます。
交渉可能性が低い条件には、補償義務または知的財産権が含まれます。
契約に交渉不可能で一緒に暮らすことができない重要な条件がある場合は、容認できない条件を含む契約に署名するのではなく、取引から離れることが最善の場合があります。

契約交渉ワークフローを設定（および最適化）する方法

ビジネス契約プロセスの各段階には独自の一連のタスクがありますが、部門の責任が1つの段階を超えている場合もあります。契約交渉ワークフローは時間とリソースを必要とする一連のプロセスであるため、可能な限り最適化する必要があることに注意してください。

交渉ワークフローを最適化するための2つのヒントを次に示します。

契約の追跡システムを設定します。これはOutlookやGmailを使用するのと同じくらい簡単かもしれませんが、一度に多くの契約を交渉している場合は、一度に複数のドキュメントを追跡できる専用のシステムがあると便利です。
関係するすべての関係者が、署名する必要のある文書の場所と、彼らに何が期待されているかを知っていることを確認してください。すべてのドキュメントを中央の専用の場所に保管することで、交渉プロセスに参加したり、交渉プロセスにとって非常に重要なことを調査したりするときに、誰も迷子にならないようにすることができます。

その結果、強力な契約交渉ワークフローにより、物事がスムーズに進み、イライラすることなく、すべての合意が正確に文書化され、各当事者が条件に満足していることがわかります。

契約交渉ワークフローのベストプラクティス（つまり、一般的な落とし穴を回避する方法）

契約交渉は、特に大規模で複雑な取引に関しては、時間と労力を要するプロセスになる可能性があります。契約交渉ワークフロー（契約に署名するプロセス）を合理化することは、リスクを軽減しながら生産性を向上させ、ビジネスを拡大するために重要です。

私たちは常にユーザーの生活を楽にする方法を模索しているため、契約交渉のワークフローについてお客様と話し合ってきました。これらの会話の結果、契約交渉ワークフローの一般的な落とし穴を回避するためのいくつかのベストプラクティスと方法を発見しました。

1.しっかりしたテンプレートを作成する

契約は、全面的に一貫したフォーマットを使用して準備する必要があります。これは、利害関係者間の混乱を減らすのに役立ちます。これは、交渉するときに重要です。

契約はまた、組織の声と口調を反映し、パートナーが専門的なビジネスで働いているという自信を植え付ける必要があります。

開始するのに最適な場所は、Proposifyの契約テンプレートライブラリです。テンプレートの1つから始める場合でも、デザインからインスピレーションを借りる場合でも、これは堅実なテンプレートを作成するための最初のステップとして役立ちます。

2.明確な承認プロセスを含める

当たり前のように思えるかもしれませんが、ビジネスで作成するすべての契約には、従うのが簡単な承認プロセスが必要です。サインオフプロセスの混乱による遅延が発生しないように、承認プロセスは可能な限り単純にする必要があります。

承認プロセスにかかる時間についてすべての利害関係者に期待を設定することが重要です。そのため、交渉中は全員が同じページにいます。さらに、誰が承認プロセスに関与し、なぜ彼らが最終的なサインオフ権限を持っているのかについて透明性を保つ必要があります。

また、署名のために送信する前に、特定の契約を法務チームに承認してもらうことを検討することもお勧めします。

結論

契約交渉ワークフローにどのオプションを選択する場合でも、ニーズに最も合うようにプロセスをカスタマイズすることが重要です。結局のところ、あなたはあなたの会社を最もよく知っているので、あなたの会社にとって最良の契約交渉ワークフローを作成することができます。重要なことは、ワークフローが存在することです。時間、お金、不必要なストレスを節約できます。このように、あなたの交渉はスムーズに実行され、より正確な結果と関係者全員への明確な期待が得られます。