合同談判工作流程指南

已發表: 2022-06-03

什麼是合同談判工作流程？

預計到 2025 年，超過一半的企業支出將轉移到雲上，因此比以往任何時候都更需要牢牢掌握您的企業如何處理合同談判過程。

合同談判工作流程是通過談判推動合法合同的分步過程。每個步驟都有特定的要求，在文檔進入下一步之前必須滿足這些要求。這些步驟通常通過軟件進行跟踪，該軟件允許用戶向參與流程不同點的其他人請求編輯和評論。

合同談判工作流程對企業至關重要，原因有兩個：

首先，工作流程使員工更容易管理他們的工作量。工作流允許他們查看每個潛在客戶在他們的管道中處於談判過程的哪個階段，他們需要完成哪些任務以及該過程還需要誰參與。工作流程不僅有助於減輕壓力，而且還通過減少在跟踪文檔和獲取他人反饋時需要發送的電子郵件數量來節省時間。

其次，合同談判工作流程使企業即使在一次創建多個合同時也能保持井井有條。在任何給定時刻有成百上千個文檔在流通的企業很容易忘記當前文檔的哪個版本或某個文檔的進度。工作流程可確保一切正常進行。

合同談判工作流程類似於合同批准和續訂工作流程。它們的獨特之處在於名稱：談判。如果您是一家經常處於多個合同談判階段的公司，那麼您必須有一個工作流程來掌握這些合同。

擁有一個工作流程可以同時跟踪正在討論的許多合同，確保沒有任何東西漏掉，並且您能夠像專業人士一樣掌握您的業務。擁有特定的合同談判工作流程還有助於將錯誤或疏忽的風險降至最低，並且僅在您需要時讓其他人參與談判的特定方面變得容易。

您如何準備商務合同談判？一個好的做法是製作一個簡短、重點突出的文檔，列出三到五個最重要的問題，以及它們背後的原因。這將幫助您保持正軌，避免因其他問題而偏離軌道。

下一步是決定你的限制。例如，決定如果你沒有得到你所要求的 50%，那就不值得做這筆交易。或者，如果他們不給你所要求的 50%，你就會放棄這筆交易。通過提前決定什麼是可以接受的，什麼是不可接受的，如果事情變得激烈，你會做好更好的準備。

你首先需要的是時間。當你沒有足夠的時間時，很難做出理性的決定。因此，如果您被推到最後期限，最好盡可能要求延期。如果沒有，最好等到您可以充分注意合同。

第二件事是研究。在開始談判之前，先了解自己的目標是什麼，並儘可能了解對方的立場。這將使您能夠找到共同點並突出可能存在分歧或爭論點的領域。

在談判合同時，管理您的期望很重要。並非所有事情都可以談判。

在許多情況下，某些條款是不可協商的。也就是說，對方不會願意改變他們在這些項目上的立場。

要決定什麼可以談判，什麼不能談判，首先要看對你來說最重要的問題，看看它們是否可以談判。如果無法協商，請繼續；如果可以協商，請確定您對它們的感覺有多強烈。

例如：

業務承包流程的每個階段都有自己的一組任務，但有時您的部門職責會超出一個階段。請記住，合同談判工作流程是一系列需要時間和資源的過程，因此應盡可能對其進行優化。

以下是優化談判工作流程的兩個技巧：

為您的合同設置跟踪系統。這可能就像使用 Outlook 或 Gmail 一樣簡單，但如果您要同時談判許多合同，那麼擁有一個可以讓您同時跟踪多個文檔的專用系統會有所幫助。
確保所有相關方都知道在哪裡可以找到他們需要簽署的文件以及對他們的期望。將所有文件保存在一個集中的專用位置將確保在參與談判過程或研究對其至關重要的事情時，沒有人會迷路。

因此，您會發現一個強大的合同談判工作流程可以確保事情順利進行，並且沒有挫敗感——每份協議都被準確記錄，並且每一方都對條款感到滿意。

合同談判可能是一個耗時且費力的過程，尤其是在涉及大型複雜交易時。簡化合同談判工作流程（簽署合同的過程）對於提高生產力和擴展業務同時降低風險至關重要。

我們一直在尋找讓用戶的生活更輕鬆的方法，因此我們一直在與客戶討論合同談判工作流程。作為這些對話的結果，我們發現了一些最佳實踐和方法來避免合同談判工作流程中的常見陷阱。

您的合同應使用一致的格式來準備。這有助於減少利益相關者之間的混淆，這在您進行談判時至關重要。

合同還應反映您組織的聲音和語氣，讓您的合作夥伴相信他們正在與專業企業合作。

一個很好的起點是 Proposify 的合同模板庫。無論您是從他們的模板開始還是從設計中汲取靈感，這都是創建可靠模板的有用的第一步。

雖然看起來很明顯，但您的企業創建的每份合同都需要一個易於遵循的審批流程。批准過程應盡可能簡單，以確保不會因簽字過程的混淆而導致延誤。

重要的是要與所有利益相關者就批准過程需要多長時間設定期望，以便每個人在談判過程中都在同一個頁面上。此外，您需要對參與審批流程的人員以及他們擁有最終簽字權的原因保持透明。

在將某些合同發送出去進行簽名之前，考慮讓法律團隊批准這些合同也是一個好主意。

無論您為合同談判工作流程選擇哪個選項，定制流程以最適合您的需求非常重要。畢竟，您最了解您的公司，因此可以為您的公司創建最佳的合同談判工作流程。重要的是工作流程存在；節省時間、金錢和不必要的壓力。這樣，您的談判將順利進行，結果更準確，對所有相關人員都有明確的期望。