Seu guia para fluxos de trabalho de negociação de contratos

O que é um fluxo de trabalho de negociação de contratos?

Com a expectativa de que mais da metade dos gastos corporativos migrem para a nuvem até 2025, é mais importante do que nunca ter uma compreensão firme de como sua empresa lida com o processo de negociação de contratos.

Um fluxo de trabalho de negociação de contrato é o processo passo a passo de mover um contrato legal por meio de negociações. Cada etapa tem requisitos específicos que devem ser atendidos antes que o documento passe para a próxima. Essas etapas geralmente são rastreadas por meio de um software que permite aos usuários solicitar edições e comentários de outras pessoas envolvidas em diferentes pontos do processo.

Por que um fluxo de trabalho de negociação de contrato é importante?

Os fluxos de trabalho de negociação de contratos são essenciais para as empresas por dois motivos:

Primeiro, os fluxos de trabalho tornam muito mais fácil para os funcionários gerenciarem suas cargas de trabalho. Um fluxo de trabalho permite que eles vejam em que estágio do processo de negociação cada cliente em potencial está em seu pipeline, quais tarefas eles precisam concluir e quem mais precisa estar envolvido nesse processo. Os fluxos de trabalho não apenas ajudam a reduzir o estresse, mas também economizam tempo ao reduzir o número de e-mails que precisam ser enviados ao rastrear documentos e obter feedback de outras pessoas.

Em segundo lugar, os fluxos de trabalho de negociação de contratos permitem que as empresas se mantenham organizadas mesmo quando estão criando vários contratos ao mesmo tempo. Empresas com centenas ou milhares de documentos circulando a qualquer momento podem facilmente perder o controle de qual versão de um documento é atual ou onde um determinado documento está em sua progressão. Um fluxo de trabalho garante que as coisas permaneçam nos trilhos.

O que torna um fluxo de trabalho de negociação de contrato único?

Os fluxos de trabalho de negociação de contrato são semelhantes aos fluxos de trabalho de aprovação e renovação de contrato. O que os torna únicos está no nome: negociações. Se você é uma empresa muitas vezes em fase de negociação de vários contratos, deve ter um fluxo de trabalho para ficar por dentro deles.

Ter um fluxo de trabalho permite acompanhar muitos contratos sendo discutidos ao mesmo tempo, garantindo que nada passe despercebido e você possa ficar no controle de seus negócios como um profissional. Ter um fluxo de trabalho de negociação de contrato específico também pode ajudar a minimizar o risco de erros ou descuidos e facilita o envolvimento de outras pessoas durante aspectos específicos de uma negociação somente quando você precisar deles.

Como você se prepara para uma negociação de contrato?

Como você se prepara para uma negociação de contrato comercial? Uma boa prática é elaborar um documento curto e focado que liste de três a cinco de suas questões mais importantes, juntamente com o raciocínio por trás delas. Isso ajudará você a permanecer no caminho certo e evitará ser desviado por outras preocupações.

O próximo passo é decidir sobre seus limites. Decida, por exemplo, que se você não receber 50% do que está pedindo, não vale a pena fazer o negócio. Ou se eles não lhe derem 50% do que você está pedindo, você desistirá do negócio. Ao decidir com antecedência o que é aceitável e o que não é, você estará mais bem preparado se as coisas esquentarem.

O que você precisa para uma negociação de contrato?

A primeira coisa que você precisa é de tempo. É muito difícil tomar decisões racionais quando você não tem tempo suficiente. Portanto, se você for pressionado contra um prazo, é melhor pedir uma extensão, se possível. Caso contrário, pode ser melhor esperar até que você possa dar total atenção ao contrato.

A segunda coisa é a pesquisa. Antes de começar a negociar, saiba quais são seus objetivos e entenda a posição da outra parte da melhor forma possível. Isso permitirá que você encontre pontos em comum e destaque áreas onde pode haver discordância ou pontos de discórdia.

Como negociar um contrato

Quando você está negociando um contrato, é importante gerenciar suas expectativas. Nem tudo está em negociação.

Em muitos casos, existem certos termos que não são negociáveis. Ou seja, o outro lado não estará disposto a mudar sua posição sobre esses itens.

Para decidir o que você pode ou não negociar, primeiro analise as questões que são mais importantes para você e veja se elas são negociáveis. Se não forem negociáveis, siga em frente; se forem negociáveis, decida o quanto você se sente em relação a eles.

Por exemplo:

• Os termos que podem ser negociados incluem data de entrega, preço, especificações e formato.

• Os termos menos negociáveis ​​incluem obrigações de indenização ou direitos de propriedade intelectual.

• Se houver termos críticos no acordo que não sejam negociáveis ​​e com os quais você não possa conviver, talvez seja melhor desistir do acordo em vez de assinar um contrato que contenha termos inaceitáveis.

Como configurar (e otimizar) seu fluxo de trabalho de negociação de contratos

Cada estágio do processo de contratação de negócios tem seu próprio conjunto de tarefas, mas às vezes suas responsabilidades departamentais vão além de um estágio. Lembre-se de que um fluxo de trabalho de negociação de contratos é uma série de processos que exigem tempo e recursos, por isso devem ser otimizados sempre que possível.

Aqui estão duas dicas para otimizar seu fluxo de trabalho de negociação:

1. Configure um sistema de rastreamento para seus contratos. Isso pode ser tão simples quanto usar o Outlook ou o Gmail, mas se você estiver negociando muitos contratos ao mesmo tempo, pode ser útil ter um sistema dedicado que permita rastrear vários documentos de uma só vez.
   
   

2. Certifique-se de que todas as partes envolvidas saibam onde encontrar os documentos que precisam assinar e o que se espera deles. Manter todos os documentos em um local central e dedicado garantirá que ninguém se perca na hora de participar do processo de negociação ou pesquisar algo de vital importância para ele.
   

Como resultado, você descobrirá que um fluxo de trabalho de negociação de contrato forte garante que tudo corra bem e sem frustração - cada acordo é documentado com precisão e cada parte fica satisfeita com os termos.

Práticas recomendadas para o fluxo de trabalho de negociação de contratos (ou seja, como evitar armadilhas comuns)

A negociação de contratos pode ser um processo demorado e trabalhoso, especialmente quando se trata de negócios grandes e complexos. Agilizar seu fluxo de trabalho de negociação de contratos - o processo de assinatura de seus contratos - é fundamental para aumentar a produtividade e dimensionar seus negócios enquanto reduz os riscos.

Estamos sempre procurando maneiras de facilitar a vida de nossos usuários, por isso conversamos com os clientes sobre o fluxo de trabalho de negociação de contratos. Como resultado dessas conversas, descobrimos várias práticas recomendadas e maneiras de evitar armadilhas comuns para fluxos de trabalho de negociação de contratos.

1. Crie modelos sólidos

Seus contratos devem ser preparados usando formatação consistente em todos os aspectos. Isso ajuda a reduzir a confusão entre as partes interessadas, o que é fundamental quando você está negociando.

Os contratos também devem refletir a voz e o tom de sua organização, incutindo confiança em seus parceiros de que eles estão trabalhando com uma empresa profissional.

Um ótimo lugar para começar é a biblioteca de modelos de contrato do Proposify. Quer você comece com um de seus modelos ou se inspire nos designs, este é um primeiro passo útil para criar modelos sólidos.

2. Inclua um processo de aprovação claro

Embora possa parecer óbvio, todo contrato que sua empresa cria precisa de um processo de aprovação fácil de seguir. O processo de aprovação deve ser o mais direto possível para garantir que não haja atrasos devido à confusão sobre o processo de aprovação.

É importante definir as expectativas com todas as partes interessadas sobre quanto tempo o processo de aprovação levará, para que todos estejam na mesma página durante a negociação. Além disso, você precisará ser transparente sobre quem está envolvido no processo de aprovação e por que eles têm autoridade de aprovação final.

Também é uma boa ideia considerar a aprovação de certos contratos por equipes jurídicas antes de enviá-los para assinaturas.

Conclusão

Qualquer que seja a opção escolhida para o fluxo de trabalho de negociação de contratos, é importante personalizar o processo para melhor atender às suas necessidades. Afinal, você conhece melhor sua empresa e, portanto, pode criar o melhor fluxo de trabalho de negociação de contratos para sua empresa. O importante é que o fluxo de trabalho exista; economizando tempo, dinheiro e estresse desnecessário. Dessa forma, suas negociações correrão tranquilamente, com resultados mais precisos e expectativas claras para todos os envolvidos.