Что такое объем проекта?

Вот как настроить проект на успех и избежать недоразумений в будущем.

У менеджеров проектов в каждой отрасли есть одна общая черта: задача следить за тем, чтобы все и все, кто участвовал в сделке, не отставали от графика. И есть один инструмент, который помогает этим профессионалам держать все вместе — масштаб проекта. Но вас, как менеджера проекта, когда-нибудь официально обучали тому, как писать содержание проекта?

Только 61% руководителей проектов ^{[ 1 ]} в 2020 году использовали определенную методологию управления проектами. Это означает, что остальные из нас просто летают и надеются на лучшее. Но это может привести к дорогостоящим неудачам. Начало каждого проекта с четко определенным планом является основой его успеха. В этой статье мы изложим четкий метод разработки и определения упорядоченных объемов проекта.

Что такое объем проекта?

Давайте рассмотрим определение содержания проекта. Объем проекта — это письменный документ, определяющий параметры — например, кто, что, когда, где и сколько — которые необходимы для выполнения работы.

Этот документ создается предприятием или частным лицом, ответственным за выполнение или надзор за работой, обычно в роли руководителя проекта. Масштаб проекта устанавливает ожидания для всех сторон, участвующих в проекте, включая заинтересованную сторону, субподрядчиков, менеджеров, третьих лиц и конечных пользователей. Все вовлеченные стороны могут часто возвращаться к содержанию проекта на протяжении всего проекта, чтобы измерить соблюдение и запросить повторную калибровку, когда что-то пойдет не так.

Итак, как выглядит хорошо написанный объем проекта? Давайте рассмотрим важные шаги, которые вам понадобятся для создания масштаба вашего проекта, в важном документе.

Как написать содержание проекта

Ваш объемный документ будет различаться по длине в зависимости от сложности вашего проекта. Но одни и те же основные компоненты должны быть включены в каждое начинание.

1. Описание содержания проекта

Первым шагом в этом процессе является написание описания содержания проекта. Начните с нескольких предложений, в которых обсуждаются общие цели проекта и поясняется ваше предложение. Продолжая писать, вы будете вводить более подробные параметры, чтобы обеспечить прозрачность результатов.

2. Задачи проекта

Настало время углубиться в подробности, чтобы клиент понял, что он получит. Это также помогает гарантировать отсутствие сюрпризов или разочарований в конце проекта. При написании ваших задач маркированные или нумерованные списки в хронологическом порядке могут гарантировать, что вы рассмотрели все свои основы.

Если есть пункт, который вам неясен в отношении того, что хочет клиент, сейчас самое время попросить разъяснений — прежде чем вы начнете работать над проектом. Заранее вложенные время и усилия в осциллографы окупятся. Споры и недоразумения возникают реже с четко определенными параметрами в рамках вашего проекта.

3. Результаты проекта

Затем вы уточните результаты своего проекта. Это то, что вы физически передаете своему клиенту, будь то здание с ключами, если вы подрядчик, или цифровой файл, если вы контент-маркетолог. В этом разделе вы установите вехи, сроки и даты завершения. Вы сообщите клиенту, что он получит и когда он это получит. Он также должен включать любые гарантии, которые вы предоставите.

4. Критерии приемлемости проекта

Нет ничего хуже для бизнеса, чем недовольный клиент. Вот почему установление критериев приемлемости проекта в рамках вашей области так важно для успешного завершения вашей работы. Это устанавливает измеримые стандарты, с которыми вы и ваш клиент соглашаетесь. В строительстве окончательный список недостатков предоставляет владельцу возможность одобрить или отклонить качество изготовления, по сути, принимая завершение проекта после исправления элементов.

5. Исключения проекта

Исключения являются одним из наиболее важных компонентов документа о содержании вашего проекта. Это определяет, какие пункты конкретно исключены из вашего контракта, и важно включить их, чтобы подписывающая сторона не ожидала чего-либо, выходящего за рамки вашей компетенции. Ваши исключения могут быть спасением, если вам нужно будет вернуться, чтобы изучить документ о сфере действия, когда возникнут вопросы о вашем соглашении.

6. Ограничения проекта

В следующей части содержания проекта перечислены ваши ограничения. Это говорит вашему клиенту, что вам нужно, чтобы другие сделали, прежде чем вы сможете продолжить. Установите ожидания с другими вовлеченными сторонами, чтобы вы могли завершить свою часть сделки вовремя. Ограничения включают в себя непредвиденные расходы на закупку материалов, последовательное ожидание субподрядчиками завершения предыдущей работы или определение периодов времени, в течение которых вы можете выполнить работу.

7. Застегните границы вашего проекта

Наконец, объем вашего проекта должен включать раздел для подписей. Этот шаг содержания проекта гарантирует, что все стороны прочитали и согласились с параметрами и стоимостью. Это также дает последнюю возможность для каждой стороны внести необходимые изменения до начала проекта.

Что такое расширение масштаба?

Ползучесть масштаба нависает над рулевой рубкой управления проектом. Поскольку люди никогда не могут на 100% предсказать, как пойдет проект, происходит расползание масштаба. Расползание масштаба — это когда в середине проекта требуется неожиданная дополнительная работа, и никто не хочет делать это бесплатно. В итоге это стоит больше времени и денег.

Непредвиденные обстоятельства, такие как обнаружение гнилых строительных материалов, которые необходимо заменить во время проекта реконструкции, являются распространенными причинами расширения объема работ. Вы можете снизить риск расползания области действия, четко указав свои исключения и обновляя область действия по мере продвижения проекта.

Примеры содержания проекта

Объем проекта — это любой подробный документ, определяющий ожидания от поставщика к клиенту с измеримыми результатами. Эти документы используются в самых разных отраслях — от строительства до управления программным обеспечением.

Настройте себя на успех с самого начала с помощью подходящего инструмента управления проектами

Мастерское создание масштабов проекта — навык, который менеджеры проектов оттачивают со временем. Потратив время на изучение всех требований к задаче, составление списка любых вопросов, которые у вас есть, и уточнение ожиданий перед началом любого проекта, вы станете первым шагом к созданию успешного проекта. Узнайте, что еще вы можете добавить в свой набор инструментов, изучив наши лучшие инструменты для менеджеров проектов.