Cum să creați un răspuns automat eficient de e-mail + șabloane

1. De ce este atât de important un răspuns automat de vacanță?
2. Elementele cheie ale unui e-mail de răspuns de vacanță de succes
3. Ce face ca mesajele cu răspuns automat să fie bune?
4. Alegeți tipul și stilul mesajului de e-mail de vacanță
5. Cum să configurați un răspuns automat de vacanță
6. Cele mai bune exemple de e-mail cu răspuns automat de vacanță

Pleci intr-o vacanta? Este o veste uimitoare și trebuie să fii destul de încântat de asta. Din păcate însă, nu se poate lăsa lucrurile legate de muncă așa cum sunt și să se bucure de vacanță. Fiecare vacanță necesită planificare. Configurarea unui răspuns automat la e-mail de vacanță este unul dintre multele lucruri de care trebuie să aveți grijă înainte de a pleca .

prin GIPHY

Să ne aprofundăm puțin în subiect și să vedem de ce aveți nevoie de un e-mail de răspuns vacanță, care sunt cele mai bune practici și, cel mai important, cum să-l faceți să capteze atenția potențialilor dvs.

De ce este atât de important un răspuns automat de vacanță?

În primul rând, ce este un e -mail cu răspuns automat ? În cazul nostru, este un mesaj care este trimis automat tuturor celor care scriu la adresa ta de e-mail în timp ce ești în vacanță. De asemenea, îl puteți numi mesaj de răspuns automat în vacanță sau pur și simplu mesaj în afara biroului (OOO).

Imagine prin amabilitatea lui Pexels

Deci de ce ai nevoie de el?

• Pentru a vă informa persoanele de contact că disponibilitatea dvs. este limitată

Cu un simplu e-mail de răspuns automat în vacanță, le spuneți persoanelor de contact că nu puteți reveni la ei chiar acum. Drept urmare, ei nu se vor aștepta să faci asta și nu vor ține ranchiuna împotriva ta pentru că nu le-ai scris înapoi.

• Pentru a stabili așteptările partenerilor sau clienților tăi

Într-un răspuns automat, trebuie să specificați timpul absenței dumneavoastră. În acest fel, oamenii vor ști când se pot aștepta să le răspunzi solicitărilor. Când oamenii știu cât timp trebuie să te aștepte, se vor simți mai în largul lor.

• Pentru a menține comunicarea

Ignorarea unui e-mail legat de muncă în timpul unei vacanțe este probabil ceea ce oamenii ar trebui să facă în mod normal. Cu toate acestea, vă poate costa și conexiuni importante cu parteneri sau clienți. În plus, configurarea unui mesaj de răspuns automat presupune o oarecare transparență: le spui sincer persoanelor de contact unde vă aflați și când vă pot aștepta înapoi. OOO nu este doar o necesitate, este și un semn de încredere.

• Pentru a indica o soluție alternativă

Cu un mesaj de e-mail cu răspuns automat de vacanță, puteți redirecționa solicitările și problemele către colegii dvs. În acest fel, situațiile imediate pot fi rezolvate, iar contactele și partenerii tăi pot fi tratate imediat. Opțional, poți lăsa numărul tău de telefon sau un link către profilul tău social, unde alții te pot contacta direct în cazul în care este o urgență.

• Să te bucuri de o vacanță fără a fi nevoie să lucrezi

Nu trebuie să vă citiți e-mailurile legate de muncă în timpul vacanței. Cu toate acestea, ignorarea lor nu este o opțiune. Un răspuns automat este o oportunitate excelentă de a informa pe toți cei care vă pot contacta cu privire la disponibilitatea dumneavoastră limitată. Priviți-o ca pe o scuză pentru a nu vă verifica e-mailurile: la urma urmei, oamenii au fost avertizați.

Elementele cheie ale unui e-mail de răspuns de vacanță de succes

Imagine prin amabilitatea lui Pexels

Deci, ce trebuie să includă mesajul tău de vacanță în afara biroului ? Mai jos este o listă de verificare pe care o considerăm utilă.

• O notă că în prezent vă aflați în vacanță
• Datele de început și de sfârșit ale absenței dvs
• Data întoarcerii dumneavoastră
• Numele și adresa de e-mail a persoanei de contactat dacă este necesar
• O instrucțiune clară despre ce trebuie făcut în cazuri urgente
• O voce umană
• Semnatura ta
• Ceva care să-ți îmbunătățească mesajul OOO

Ce face ca mesajele cu răspuns automat să fie bune?

În primul rând, un e-mail de răspuns automat în vacanță trimite un mesaj clar despre indisponibilitatea dvs. actuală și orele în care se așteaptă să fiți din nou la serviciu. Una peste alta, exact asta vor să știe cei care scriu.

În al doilea rând, un mesaj de răspuns automat bun de vacanță are voce. Vocea ta. Nu o faceți impersonală și prea automată. Adaugă un pic din tine: salutul tău personal, o imagine, o referință de cultură populară care este tipică pentru tine.

În al treilea rând, îl puteți face vizual. Puteți adăuga o fotografie din locul vacanței dvs. sau puteți atașa o poză fericită (o „versiune de vacanță”) cu dvs. Ați putea lua în considerare generarea unei imagini cu o legendă care fie să vă distreze contactele, fie să le ofere informații suplimentare.

Imagine prin amabilitatea lui Pexels

În cele din urmă, adăugați puțin umor. Există o mulțime de modalități de a include o glumă legată de vacanță, de la explicarea motivelor potențiale ale conexiunii limitate la internet până la găsirea de scuze pentru care o persoană nu ar trebui să vă invidieze vacanța (nu uitați să adăugați o fotografie colorată a unui loc paradistric în care călătoriți la). Unii răspunsuri automate amuzante includ o adresă de e-mail inventată [email protected] .

O atingere plăcută a răspunsului automat de vacanță ar fi să recunoașteți persoanele pe care sugerați să le contactați în timp ce sunteți plecat. Adăugați o prezentare foarte scurtă și dulce fiecăruia dintre colegii dvs. a căror e-mail se află în OOO.

Ar trebui să adăugați o semnătură de e-mail la autoresponders?

Cu siguranță ar trebui. O semnătură de e-mail este cea mai bună modalitate de a spune sau de a reaminti destinatarilor cine ești și ce faci.

Chiar dacă nu doriți să adăugați informații de contact la e-mailul cu răspuns automat (dacă sunteți în vacanță), puteți adăuga un simplu buton CTA sau un banner cu mijloacele de a contacta pe altcineva. Ca în exemplul de mai sus.

Dacă doriți să împărtășiți o ofertă specială celor care vă scriu, vă puteți actualiza semnătura în consecință. Imaginați-vă că scrieți unui agent de asistență pentru clienți și aflați că sunt într-o vacanță. Cu siguranță ți-ai dori măcar ceva în afară de mesajul de rău. Așadar, un banner promoțional legat de o pagină cu oferte speciale ar putea funcționa.

Alegeți tipul și stilul mesajului dvs. de e-mail de vacanță

Mai jos am inclus trei șabloane diferite de e-mail cu răspuns automat pe care le puteți folosi în următorul dvs. OOO. Acestea sunt exemple de bază ale unui șablon de răspuns de vacanță pe care le puteți personaliza în conformitate cu stilul dvs. personal.

Mesaj standard de răspuns automat pentru vacanță (șablon)

Iată cel mai simplu mesaj de e-mail de vacanță pe care îl puteți copia. L-am împrumutat de la Muza și ne-am modificat puțin. Asigurați-vă că îl ajustați după gustul dvs.

Bună ziua și mulțumesc pentru e-mail!

Momentan nu sunt de la birou până la [data].

Deși îmi voi verifica e-mailurile o dată pe zi, probabil că voi reveni la tine când mă întorc.

În cazul în care aveți nevoie de asistență imediată, vă voi scrie în următoarele 24 de ore. În caz contrar, vă rugăm să trimiteți un e-mail la [nume contact] la [email de contact] în lipsa mea.

Vă doresc ție și ai tăi sărbători minunate,

[Numele dumneavoastră]

[Semnatura ta]

Mesajul în afara biroului care generează clienți potențiali (șablon)

Dacă doriți ca mesajul dvs. în afara biroului să funcționeze pentru dvs. în timp ce sunteți în vacanță, îl puteți completa cu o formulă de generare de clienți potențiali. Vezi exemplul de mai jos.

Bună ziua și mulțumesc pentru e-mail!

Momentan nu sunt de la birou până la [data].

Voi răspunde la mesajul dvs. imediat când mă întorc. În cazul în care aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să trimiteți un e-mail la [nume contact] la [email de contact] în lipsa mea.

Apropo, fii primul care știe ce facem (inclusiv când suntem în vacanță) abonându-te la actualizările companiei noastre => [Link de abonare]

Vă doresc ție și ai tăi sărbători minunate,

[Numele dumneavoastră]

[Semnatura ta]

În loc de un link de abonare la newsletter, puteți introduce orice alt link. De exemplu, dacă găzduiți un webinar, puteți încerca următoarea linie:

La scurt timp după ce mă întorc, voi găzdui un webinar. Înscrieți-vă chiar acum pentru a vă asigura locul: [link webinar].

Răspuns automat la e-mail de vacanță cu acces limitat la e-mail (șablon)

Utilizați acest tip de mesaj cu răspuns automat atunci când veți avea acces limitat la internet și nu veți verifica e-mailul de la serviciu de cele mai multe ori.

Bună ziua și mulțumesc pentru e-mail!

Momentan nu sunt de la birou până la [data].

Probabil că voi avea acces la internet foarte limitat din cauza [motivul dvs.], motiv pentru care vă voi citi e-mailul doar când mă întorc la serviciu.

În cazul în care aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să trimiteți un e-mail la [nume contact] la [email de contact] în lipsa mea.

Vă doresc ție și ai tăi sărbători minunate,

[Numele dumneavoastră]

[Semnatura ta]

Cum să configurați un răspuns automat de vacanță

Imagine prin amabilitatea Freepik

În cazul în care nu ați configurat niciodată mesaje în afara biroului, este posibil să aveți probleme cu setările clienților dvs. de e-mail. Mai jos vom acoperi elementele de bază pentru Gmail, Outlook, Apple Mail și Thunderbird.

Autoresponder Gmail

Configurarea unui mesaj automat pentru perioada de vacanță este destul de ușoară cu Gmail. Pur și simplu urmați pașii de mai jos.

• Deschideți Gmail .
• Accesați Setări .
• Localizați secțiunea de răspuns de vacanță și activați-o.
• Introduceți subiectul, datele absenței și mesajul în sine.
• Salvați modificările.

Pentru sfaturi mai specifice despre activarea mesajului de vacanță cu răspuns automat pe diferite dispozitive, consultați această pagină de asistență Google .

Autoresponder Outlook

Dacă utilizați software-ul de e-mail Microsoft, urmați pașii de mai jos pentru a vă configura OOO în Outlook.

• Deschideți Outlook
• În meniu, mai întâi, faceți clic pe fila Fișier și apoi pe fila Informații
• Faceți clic pe Răspunsuri automate (În afara biroului)
• Selectați Trimiteți răspunsuri automate
• Setați intervalul de timp pentru răspunsul automat OOO selectând Trimiteți numai în acest interval de timp
• Introduceți mesajul pentru răspunsuri automate pentru colegii dvs. ( fila În interiorul organizației mele ) și persoanele din afara companiei dvs. ( fila În afara organizației mele )

Consultați ghidul oficial pentru mai multe informații despre configurarea eșantionului de mesaje cu răspuns automat pentru vacanță .

Alternativ, dacă sunteți un utilizator Microsoft, puteți instala software gata făcut, cum ar fi Exchange Autoresponder , care vă va ajuta să vă configurați mesajele OOO fără niciun fel de agitație.

Apple Mail cu răspuns automat

Apple a făcut destul de dificil să setați un răspuns automat în programul de e-mail pentru Mac. Pentru a face acest lucru, va trebui să faceți următoarele:

• Deschide aplicația Mail
• Accesați fila meniului Mail și deschideți Preferințe
• În fila Reguli , faceți clic pe butonul Adăugare regulă
• Denumiți-vă regula (de exemplu, „În afara biroului”)
• Creați o regulă care spune:

Dacă oricare dintre următoarele condiții este îndeplinită:

To conține [Adresa ta de e-mail]

Efectuați următoarele acțiuni:

Răspunde la mesaj

• Faceți clic pe butonul Text mesaj Răspundeți și introduceți mesajul.
• Faceți clic pe OK atât în ​​fereastra text, cât și în fereastra Reguli.
• O nouă fereastră vă va întreba dacă doriți să aplicați regula nou creată tuturor mesajelor existente. Faceți clic pe Nu aplicați .
• Acum e-mailul dvs. cu răspuns automat este live. Nu uitați să îl dezactivați accesând fila Reguli și debifând regula În afara biroului.

Consultați un ghid pe MacWorld .

Autoresponder Thunderbird

Dacă utilizați Thunderbird ca client de e-mail, colegii utilizatori sfătuiesc să nu configurați un răspuns automat de vacanță în acesta. Aplicația nu oferă o procedură simplă. În schimb, va trebui să creați și să salvați un mesaj în afara biroului, apoi să configurați un filtru de mesaje și să lăsați laptopul cu Thunderbird pornit pentru întreaga perioadă de vacanță. În loc să treci prin toate aceste probleme, folosește un client de e-mail bazat pe browser.

Cele mai bune exemple de e-mail cu răspuns automat de vacanță

Acum să trecem la partea cea mai interesantă: exemple reale de răspuns în vacanță . Există zeci de ele pe web, dintre care noi le-am ales pe cele mai inteligente. Așadar, vă rugăm să consultați exemplele de vacanță cu mesaje în afara biroului de mai jos.

prin GIPHY

1. Întreruperea vacanței

Următorul exemplu a fost prezentat pe Gizmodo . A fost introdus de Josh Kopelman de la Prima rundă Capital:

Momentan sunt plecat de la birou în vacanță.

Știu că ar trebui să spun că voi avea acces limitat la e-mail și nu voi putea răspunde până când mă întorc - dar nu este adevărat. Blackberry-ul meu va fi cu mine și pot răspunde dacă am nevoie. Și recunosc că probabil că va trebui să-mi întrerup vacanța din când în când pentru a mă ocupa de ceva urgent.

Acestea fiind spuse, i-am promis soției mele că voi încerca să mă deconectez, să evadez și să mă bucur cât mai mult de vacanța noastră. Deci, voi experimenta ceva nou. Am de gând să las decizia în mâinile tale:

• Dacă e-mailul dvs. este cu adevărat urgent și aveți nevoie de un răspuns în timp ce sunt în vacanță, vă rugăm să-l retrimiteți la [email protected] și voi încerca să-i răspund prompt.

• Dacă credeți că altcineva de la First Round Capital vă poate ajuta, nu ezitați să trimiteți un e-mail asistentei mele, Fiona ([email protected]), iar ea va încerca să vă îndrume în direcția corectă.

În caz contrar, voi răspunde când mă întorc...

Salutări calde,

Josh

2. O serie de mesaje OOO cu Troy McClure

Transformă celebra frază introductivă a lui Troy McClure într-o referință la OOO-urile tale anterioare :

Bună, sunt Troy McClure! Poate vă amintiți de mine din [Mesaje clasice în afara biroului] precum [„Sunt la Outside Lands Watching Metallica” sau „Visiting My Family in Florida.”] Sunt aici astăzi să vă vorbesc despre [Paul Sokol și e-mailul pe care tocmai i l-ai trimis].

[Mesajul tău ajunge aici]

3. O imagine care spune o mie de cuvinte

Cele mai bune mesaje în afara biroului prezintă o imagine. Poate fi fie o fotografie a locului tău de vacanță, fie un meme recunoscut cu legenda personalizată. Ca în următoarele trei exemple:

Acum puteți vedea că elaborarea unui mesaj bun de vacanță în afara biroului este o artă. Dar nu vă temeți: chiar și cel mai simplu e-mail funcționează bine. Dar, dacă o vei face mai personală și amuzantă, va stârni un zâmbet colegilor, clienților sau partenerilor de afaceri, în afară de informarea despre vacanța ta.

Să aveți o vacanță frumoasă!