Cum să vă configurați CRM și să vă organizați contactele

Publicat: 2021-08-18

Așa că tocmai v-ați decis să vă adânciți în lumea CRM... Felicitări! CRM este un instrument util pentru construirea acelor relații valoroase, fie că este vorba de serviciu, de propria afacere mică sau de uz personal. Dar suntem siguri că știai deja asta!

Pentru a vă ajuta să începeți călătoria dvs. CRM, am creat un ghid rapid pas cu pas pentru configurarea noului dvs. CRM. Odată ce ai finalizat toți acești pași, te poți apuca de a dezvolta relații cu contactele tale!

Conectați-vă e-mailul și calendarul
Importă-ți contactele
Obțineți suplimentele dvs. CRM
Adăugați membrii echipei dvs

1. Conectați-vă e-mailul și calendarul

Pentru a vă asigura că profitați la maximum de noul dvs. CRM, primul pas este să vă conectați e-mailul . Deoarece scopul unui sistem CRM este să vă ajute să țineți evidența comunicării cu ceilalți, este cel mai logic ca CRM-ul dvs. să funcționeze în locurile unde se întâmplă cel mai mult (adică e-mailul).

În plus, probabil că veți trimite e-mailuri din CRM. Prin urmare, dacă aveți e-mailul conectat, vă va asigura că e-mailurile par să provină de la dvs. și nu de la un serviciu de e-mail de marketing anonim. Cel puțin așa funcționează în Nimble.

În Nimble, utilizatorii pot conecta oricâte e-mailuri au nevoie! Acest lucru este util deoarece puteți continua să trimiteți e-mailuri de la clientul de e-mail preferat sau prin Nimble . În orice caz, comunicarea dvs. se va sincroniza automat și va fi disponibilă pentru vizualizare în înregistrările dvs. de contact în Nimble!

Social Media

Similar cu punctul anterior, CRM-ul tău trebuie să lucreze cu tine oriunde te conectezi cu oamenii. În zilele noastre, mulți dintre noi interacționăm cu ceilalți în principal prin intermediul rețelelor sociale. Deci, dacă CRM-ul dvs. este capabil, trebuie să vă conectați conturile de rețele sociale cu CRM.

Nimble se integrează direct cu Twitter și poate urmări automat DM-urile Twitter pe care le schimbați cu contactele dvs. Extensia de browser Nimble Prospector face, de asemenea, posibilă crearea și accesarea înregistrărilor de contact de oriunde de pe web, inclusiv toate platformele tale de social media preferate!

În Nimble, conectarea rețelelor sociale este la fel de simplă ca și e-mailul! Aveți chiar și opțiunea de a vă importa prietenii, urmăritorii și persoanele pe care le urmăriți ca persoane de contact. Dar vom ajunge la asta în secțiunea următoare.

2. Importă-ți contactele

Aici lucrurile încep să devină distractive! Amintiți-vă, „CRM” înseamnă Contact Relationship Management. Asta înseamnă că inima CRM-ului tău se află în contactele tale! Importarea contactelor ar putea fi cel mai important pas în configurarea CRM.

Înainte de a trece la importarea contactelor, vă rugăm să nu uitați să importați numai contactele necesare . Când decideți ce contacte să importați, luați-vă timp pentru a evalua contactele de care aveți absolut nevoie. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca baza de date să devină aglomerată!

Acest articol de la Harvard Business Review despre motivul pentru care proiectele CRM eșuează adesea sugerează că urmărirea unor volume mai mari de date poate duce la intrări de contact de calitate inferioară, care oferă puțin sau deloc valoare pentru echipa ta.

În plus, importul de prea multe date dintr-o dată poate duce la pierderea timpului petrecut cu curățarea bazei de date.

Dacă este prima dată când configurați un sistem CRM, contactele dvs. vor veni probabil din diverse surse. Există câteva moduri diferite de a importa contacte în baza de date CRM. Câteva exemple includ:

Foi de calcul
Contacte prin e-mail
Contacte din rețelele sociale
Agenda de telefon mobil

Nimble facilitează importarea contactelor! În primul rând, puteți importa contacte din fișiere .CSV cu Nimble's Import Wizard . Apoi, puteți importa contacte de pe e-mailul dvs. cu un clic pe un buton! Și țineți minte cum am spus că Nimble vă poate importa contactele sociale? Nimble se integrează direct cu Twitter, așa că este ușor să aduci contactele de pe Twitter!

Importați contacte Twitter în Nimble

Doar navigați la Setări >> Rețele și importuri și apoi faceți clic pe butonul „Importați contacte”. De asemenea, puteți face acest lucru imediat după conectarea conturilor de rețele sociale, deoarece această pagină va fi deja deschisă.

Din nou, țineți cont de câte contacte importați . În loc să importați cât de multe date puteți , urmăriți să importați doar cât aveți nevoie.

După ce ați făcut clic pe butonul „Importați contacte”, puteți alege ce contacte să importați. Nimble vă oferă opțiunea de a importa liste de prieteni, de urmărire, de urmăritori și de Twitter.

Puteți importa liste Twitter direct de pe Twitter cu Nimble Prospector .

Nimble Prospector oferă utilizatorilor și opțiunea de a importa contactele una câte una de pe orice site de rețea socială. Pur și simplu deschideți extensia browserului și plasați cursorul peste orice nume cu hyperlink , Nimble va genera automat o înregistrare de contact sau o va aduce pe cea existentă.

Vă recomandăm să importați contactele unul câte unul. Acest lucru ajută la minimizarea cantității de dezordine din baza de date de contacte.

Etichetarea persoanelor de contact
Pentru a vă menține baza de date organizată pe termen lung, nu uitați să etichetați contactele pe măsură ce le importați ! Vă recomandăm să stabiliți un format standard pentru etichetarea noilor importuri. Iată un exemplu:

Sursă – Nume importator – LL/AAAA
De exemplu, „Contacte Outlook – Vivian – 07/2021”
Alternativ, puteți eticheta importurile cu mai multe etichete, cum ar fi:
„Twitter – Vivian”, „07.11.2021 – Vivian”
Puteți personaliza metodele de etichetare pentru a se potrivi nevoilor dvs. Indiferent ce ai face, încearcă tot posibilul să rămâi la formatul tău . Având un format standard ca acesta, vă va ajuta să vă păstrați baza de date ordonată pe termen lung.
Puteți consulta acest articol de asistență Nimble pentru mai multe informații despre etichete și pentru ce pot fi folosite.
3. Obțineți suplimentele dvs. CRM
Următorul pas este să vă asigurați că utilizați CRM-ul la întregul său potențial. Multe servicii CRM includ suplimente, pluginuri și extensii. Nimble, de exemplu, are suplimente pentru Outlook, Gmail și Microsoft Teams, precum și o extensie de browser numită Nimble Prospector .

Dacă petreceți mult timp lucrând la telefon, asigurați-vă că verificați dacă CRM-ul dvs. are și o aplicație mobilă!
4. Adăugați membrii echipei dvs
Dacă utilizați CRM-ul cu o echipă, nu uitați să-l adăugați în contul dvs. . Acest lucru este necesar pentru colaborare și pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină. Este extrem de util să poți vizualiza contactele, mesajele, activitățile și conductele echipei tale.
Rețineți că, de obicei, numai administratorii sau proprietarii de conturi pot face acest lucru.
Permisiuni
Când adăugați membri ai echipei în contul dvs., asigurați-vă că țineți evidența permisiunilor acestora. În Nimble, puteți sorta membrii echipei în grupuri care le oferă acces la anumite seturi de funcții.

Funcțiile pentru care puteți seta permisiuni includ:
Export în vrac
Ștergere în bloc
Accesați API-ul
Configurați conductele
…și altele! Nu toate funcțiile se vor aplica fiecărei echipe, așa că fă-ți timp pentru a evalua ce funcții și permisiuni vor avea nevoie de acces colegii tăi.
Alte sfaturi și trucuri!
Odată ce ați finalizat cei cinci pași de mai sus, ar trebui să vă puteți apuca de treabă! Iată câteva sfaturi de care trebuie să ții cont pentru a te asigura că beneficiezi de noul tău CRM:
1. Ține-l organizat
Acesta este de departe cel mai important sfat! Menținerea ordonată a CRM-ului vă va face mult mai ușor să duceți la bun sfârșit munca. După cum am menționat mai devreme, asigurați-vă că importați numai atâtea contacte de care aveți nevoie.

Alte modalități de a vă păstra baza de date curată includ etichetarea adecvată a persoanelor de contact și crearea de segmente salvate . Segmentele pot consta din combinații de etichete și alte câmpuri de date.
De exemplu, dacă configurați o căutare de segment salvat în Nimble, puteți căuta persoane care au zile de naștere în septembrie și au conturi Twitter. Acest lucru este util pentru trimiterea de informații țintite, personalizate. În Nimble, puteți chiar să adăugați câmpuri de date personalizate pentru a vă personaliza căutarea pe segmente și pentru a vă organiza contactele!
De asemenea, dacă CRM-ul dvs. este capabil, dezordinea contactele prin îmbinarea duplicatelor .
Fapt distractiv: Nimble îmbină automat contactele cu aceeași adresă de e-mail!
2. Nu uitați să actualizați informațiile
Păstrează-ți înregistrările de contact la zi! Acordați-vă în mod regulat timp pentru a vă asigura că informațiile persoanelor de contact sunt actualizate. Acestea includ adresele lor de e-mail, numerele de telefon, compania/titlul și rețelele sociale. În funcție de nevoile dvs., aceasta poate include și alte domenii.
3. Cunoașteți caracteristicile CRM-ului dvs
Fiecare CRM este diferit, așa că petreceți ceva timp familiarizandu-vă cu sistemul dvs. CRM. În Nimble, de exemplu, există o mulțime de funcții utile în afară de gestionarea contactelor. Nimble oferă oferte și conducte de clienți potențiali, mementouri pentru a rămâne în contact, extensia de browser Nimble Prospector și multe altele!
De asemenea, veți dori să petreceți ceva timp personalizând CRM-ul și caracteristicile acestuia pentru a vă satisface nevoile specifice.
4. Profită de sprijin
A învăța cum să utilizați și să vă întrețineți CRM este o investiție utilă. Dar uneori poate fi și dificil de făcut singur. Rămâneți în legătură cu furnizorul dvs. de CRM și nu vă fie teamă să cereți ajutor. Nimble are nu numai o echipă de asistență de clasă mondială, ci și seminarii web săptămânale pentru a ajuta utilizatorii să navigheze mai bine în CRM-urile lor!
Nu trebuie să-ți dai seama totul de unul singur! Nu ezitați să puneți întrebări.
Resurse
Vorbind despre profitul de asistență, iată câteva resurse care vă vor ajuta să începeți cu noul dvs. CRM:
Ghidul suprem pentru începători pentru CRM [.PDF]
Noțiuni introductive în Nimble – articol de asistență
Cum să începeți în Nimble CRM – Lista de redare YouTube
Concluzie
Sperăm că acest ghid a fost de ajutor! Dacă doriți ajutor suplimentar, nu ezitați să răsfoiți articolele noastre de asistență la https://support.nimble.com/en/ . După cum am menționat mai sus, avem și webinarii săptămânale în care trecem peste elementele de bază ale Nimble CRM, inclusiv configurarea, ofertele și raportarea, curățarea contactelor, segmentarea și multe altele! Vă invităm să ni se alăture pentru a afla mai multe despre CRM și despre cum Nimble vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea.
Cum să începeți
Dacă nu aveți încă un cont Nimble, vă invităm să îl încercați gratuit timp de 14 zile .
Rămâneți la curent pentru mai multe anunțuri despre produse pe măsură ce evoluăm Nimble în cel mai bun CRM pentru echipele Microsoft 365 și Google Workspace.