So richten Sie Ihr CRM ein und organisieren Ihre Kontakte

Veröffentlicht: 2021-08-18

Sie haben sich gerade entschieden, in die Welt des CRM einzutauchen… Herzlichen Glückwunsch! CRM ist ein hilfreiches Tool zum Aufbau dieser wertvollen Beziehungen, sei es für die Arbeit, Ihr eigenes kleines Unternehmen oder den persönlichen Gebrauch. Aber wir sind sicher, dass Sie das bereits wussten!

Um Ihnen den Einstieg in Ihre CRM-Reise zu erleichtern, haben wir eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung Ihres neuen CRM zusammengestellt. Sobald Sie alle diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie mit der Entwicklung von Beziehungen zu Ihren Kontakten beginnen!

Verbinden Sie Ihre E-Mail und Ihren Kalender
Importieren Sie Ihre Kontakte
Holen Sie sich die Add-Ins Ihres CRM
Fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu

1. Verbinden Sie Ihre E-Mail und Ihren Kalender

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr neues CRM optimal nutzen, besteht der erste Schritt darin , Ihre E-Mail-Adresse zu verbinden . Da der Zweck eines CRM-Systems darin besteht, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Kommunikation mit anderen im Auge zu behalten, ist es für Ihr CRM am sinnvollsten, dort zu arbeiten, wo dies am häufigsten passiert (z. B. in Ihren E-Mails).

Außerdem senden Sie wahrscheinlich E-Mails von Ihrem CRM aus. Wenn Sie also Ihre E-Mail-Adresse verbinden, wird sichergestellt, dass Ihre E-Mails scheinbar von Ihnen stammen und nicht von einem anonymen Marketing-E-Mail-Dienst. So funktioniert es zumindest in Nimble.

In Nimble können Benutzer so viele E-Mails verknüpfen, wie sie benötigen! Dies ist nützlich, da Sie entweder weiterhin E-Mails von Ihrem bevorzugten E-Mail-Client oder über Nimble senden können . In jedem Fall wird Ihre Kommunikation automatisch synchronisiert und kann in Ihren Kontaktdatensätzen in Nimble angezeigt werden!

Sozialen Medien

Ähnlich wie beim vorherigen Punkt muss Ihr CRM überall dort mit Ihnen zusammenarbeiten, wo Sie mit Menschen in Kontakt treten. Heutzutage interagieren viele von uns hauptsächlich über soziale Medien mit anderen. Wenn Ihr CRM also dazu in der Lage ist, müssen Sie Ihre Social-Media- Konten mit Ihrem CRM verbinden.

Nimble lässt sich direkt in Twitter integrieren und kann Twitter-DMs, die Sie mit Ihren Kontakten austauschen, automatisch nachverfolgen. Die Nimble Prospector -Browsererweiterung ermöglicht es auch, Kontaktdatensätze von überall im Internet aus zu erstellen und darauf zuzugreifen, einschließlich all Ihrer bevorzugten Social-Media-Plattformen!

In Nimble ist das Verbinden Ihrer sozialen Medien genauso einfach wie das Verbinden Ihrer E-Mails! Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre Freunde, Follower und Personen, denen Sie folgen, als Kontakte zu importieren. Aber dazu kommen wir im nächsten Abschnitt.

2. Importieren Sie Ihre Kontakte

Hier fangen die Dinge an Spaß zu machen! Denken Sie daran, dass „CRM“ für Contact Relationship Management steht. Das heißt, das Herz Ihres CRM liegt in Ihren Kontakten! Der Import Ihrer Kontakte könnte sehr wohl der wichtigste Schritt bei der Einrichtung Ihres CRM sein.

Bevor wir mit dem Importieren von Kontakten beginnen, denken Sie bitte daran, nur notwendige Kontakte zu importieren . Nehmen Sie sich bei der Entscheidung, welche Kontakte importiert werden sollen, Zeit, um zu prüfen, welche Kontakte Sie unbedingt benötigen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Datenbank unübersichtlich wird!

Dieser Artikel aus der Harvard Business Review darüber, warum CRM-Projekte oft scheitern, deutet darauf hin, dass das Streben nach höheren Datenmengen zu Kontakteinträgen von geringerer Qualität führen kann , die Ihrem Team wenig bis gar keinen Mehrwert bieten.

Darüber hinaus kann das gleichzeitige Importieren von zu vielen Daten zu Zeitverschwendung für die Bereinigung Ihrer Datenbank führen.

Wenn Sie zum ersten Mal ein CRM-System einrichten, kommen Ihre Kontakte wahrscheinlich aus verschiedenen Quellen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakte in Ihre CRM-Datenbank zu importieren. Einige Beispiele sind:

Tabellenkalkulationen
E-Mail-Kontakte
Social-Media-Kontakte
Handy-Telefonbuch

Nimble macht das Importieren von Kontakten einfach! Zunächst einmal können Sie mit dem Import -Assistenten von Nimble Kontakte aus .CSV-Dateien importieren . Als nächstes können Sie mit einem Klick Kontakte aus Ihrer E-Mail importieren! Und erinnern Sie sich, wie ich sagte, dass Nimble Ihre sozialen Kontakte importieren kann? Nimble lässt sich direkt in Twitter integrieren, sodass das Einbinden Ihrer Twitter-Kontakte ein Kinderspiel ist!

Importieren Sie Twitter-Kontakte in Nimble

Navigieren Sie einfach zu Einstellungen >> Netzwerke & Importe und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Kontakte importieren“. Sie können dies auch direkt nach dem Verbinden Ihrer Social-Media-Konten tun, da diese Seite bereits geöffnet ist.

Achten Sie auch hier darauf, wie viele Kontakte Sie importieren . Anstatt so viele Daten wie möglich zu importieren, versuchen Sie, nur so viele zu importieren, wie Sie benötigen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Kontakte importieren“ geklickt haben, können Sie auswählen, welche Kontakte importiert werden sollen. Nimble bietet Ihnen die Möglichkeit, Freunde, Follower, Follower und Twitter-Listen zu importieren.

Mit Nimble Prospector können Sie Twitter-Listen direkt aus Twitter importieren .

Nimble Prospector gibt Benutzern auch die Möglichkeit, Kontakte einzeln von jeder Social-Networking-Site zu importieren. Öffnen Sie einfach die Browser-Erweiterung und bewegen Sie den Mauszeiger über einen beliebigen Hyperlink-Namen , Nimble generiert automatisch einen Kontaktdatensatz oder zeigt einen vorhandenen an.

Wir empfehlen dringend, die Kontakte einzeln zu importieren. Dies trägt dazu bei, die Menge an Unordnung in Ihrer Kontaktdatenbank zu minimieren.
Kontakte markieren
Um Ihre Datenbank langfristig organisiert zu halten, denken Sie daran, Kontakte beim Importieren zu markieren ! Wir empfehlen, ein Standardformat zum Taggen neuer Importe festzulegen. Hier ist ein Beispiel:
Quelle – Name des Importeurs – MM/JJJJ
Zum Beispiel „Outlook-Kontakte – Vivian – 07/2021“
Alternativ können Sie Importe mit mehreren Tags versehen, z. B.:
„Twitter – Vivian“, „11.07.2021 – Vivian“
Sie können Ihre Tagging-Methoden an Ihre Bedürfnisse anpassen. Was auch immer Sie am Ende tun, versuchen Sie Ihr Bestes, um sich an Ihr Format zu halten . Ein solches Standardformat hilft, Ihre Datenbank langfristig aufgeräumt zu halten.

Weitere Informationen zu Tags und ihrer Verwendung finden Sie in diesem Nimble-Supportartikel .
3. Holen Sie sich die Add-Ins Ihres CRM
Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihr CRM optimal nutzen. Viele CRM-Dienste umfassen Add-Ins, Plug-ins und Erweiterungen. Nimble hat beispielsweise Add-Ins für Outlook, Gmail und Microsoft Teams sowie eine Browsererweiterung namens Nimble Prospector .
Wenn Sie viel Zeit mit der Arbeit an Ihrem Telefon verbringen, prüfen Sie unbedingt, ob Ihr CRM auch über eine mobile App verfügt!
4. Fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu
Wenn Sie Ihr CRM mit einem Team verwenden, denken Sie daran , es Ihrem Konto hinzuzufügen . Dies ist für die Zusammenarbeit erforderlich und um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Es ist äußerst nützlich, die Kontakte, Nachrichten, Aktivitäten und Pipelines Ihres Teams anzeigen zu können.

Bitte beachten Sie, dass dies normalerweise nur Administratoren oder Kontoinhaber tun können.
Berechtigungen
Achten Sie beim Hinzufügen von Teammitgliedern zu Ihrem Konto darauf, deren Berechtigungen im Auge zu behalten. In Nimble können Sie Ihre Teammitglieder in Gruppen einteilen, die ihnen Zugriff auf bestimmte Funktionsgruppen gewähren.
Zu den Funktionen, für die Sie Berechtigungen festlegen können, gehören:
Massenexport
Massenlöschung
Greifen Sie auf die API zu
Pipelines konfigurieren
…und mehr! Nicht alle Funktionen gelten für jedes Team. Nehmen Sie sich also die Zeit, um zu prüfen, auf welche Funktionen und Berechtigungen Ihre Teamkollegen Zugriff benötigen.

Weitere Tipps & Tricks!
Sobald Sie die fünf oben genannten Schritte ausgeführt haben, sollten Sie in der Lage sein, direkt mit der Arbeit zu beginnen! Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie die Vorteile Ihres neuen CRM nutzen:
1. Halten Sie es organisiert
Das ist mit Abstand der wichtigste Tipp! Wenn Sie Ihr CRM aufgeräumt halten, wird es Ihnen viel leichter fallen, Ihre Arbeit zu erledigen. Stellen Sie, wie bereits erwähnt, sicher, dass Sie nur so viele Kontakte importieren, wie Sie benötigen.
Andere Möglichkeiten, Ihre Datenbank sauber zu halten, sind das geeignete Markieren Ihrer Kontakte und das Erstellen gespeicherter Segmente . Segmente können aus Kombinationen von Tags und anderen Datenfeldern bestehen.
Wenn Sie beispielsweise eine Suche nach gespeicherten Segmenten in Nimble einrichten, können Sie nach Personen suchen, die im September Geburtstag haben und Twitter-Konten haben. Dies ist nützlich, um gezielte, personalisierte Kontakte zu senden. In Nimble können Sie sogar benutzerdefinierte Datenfelder hinzufügen , um Ihre Segmentsuche anzupassen und Ihre Kontakte zu organisieren!
Wenn Ihr CRM dazu in der Lage ist, können Sie Ihre Kontakte auch entrümpeln, indem Sie Duplikate zusammenführen .
Fun Fact: Nimble führt automatisch Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse zusammen!
2. Denken Sie daran, Informationen zu aktualisieren
Halten Sie Ihre Kontaktdaten aktuell! Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um sicherzustellen, dass die Informationen Ihrer Kontakte aktuell sind. Dazu gehören ihre E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firma/Titel und soziale Medien. Je nach Bedarf kann dies auch andere Felder umfassen.
3. Lernen Sie die Funktionen Ihres CRM kennen
Jedes CRM ist anders, also nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit Ihrem CRM-System vertraut zu machen. In Nimble beispielsweise gibt es neben der Kontaktverwaltung jede Menge nützliche Features. Nimble bietet Deals & Leads-Pipelines, Kontakterinnerungen, die Browsererweiterung Nimble Prospector und vieles mehr!
Sie sollten auch einige Zeit damit verbringen, Ihr CRM und seine Funktionen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.
4. Nutzen Sie die Unterstützung
Zu lernen, wie Sie Ihr CRM verwenden und pflegen, ist eine lohnende Investition. Aber es kann manchmal auch schwierig sein, es alleine zu tun. Bleiben Sie mit Ihrem CRM-Anbieter in Kontakt und scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Nimble hat nicht nur ein erstklassiges Support-Team, sondern auch wöchentliche Webinare , um Benutzern zu helfen, ihre CRMs besser zu navigieren!
Sie müssen nicht alles selbst herausfinden! Zögern Sie nicht, Fragen zu stellen.
Ressourcen
Apropos Support nutzen, hier sind einige Ressourcen, die Ihnen beim Einstieg in Ihr neues CRM helfen:
Der ultimative CRM-Leitfaden für Anfänger [.PDF]
Erste Schritte in Nimble – Support-Artikel
Erste Schritte mit Nimble CRM – YouTube-Wiedergabeliste
Fazit
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden hilfreich war! Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, können Sie gerne unsere Support-Artikel unter https://support.nimble.com/en/ durchsuchen . Wie oben erwähnt, haben wir auch wöchentliche Webinare , in denen wir die Grundlagen von Nimble CRM besprechen, einschließlich Einrichtung, Deals und Berichterstattung, Kontaktbereinigung, Segmentierung und mehr! Wir laden Sie ein, sich uns anzuschließen, um mehr über CRM zu erfahren und wie Nimble Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft auszubauen.
Wie man anfängt
Wenn Sie noch kein Nimble-Konto haben, laden wir Sie ein, es 14 Tage lang kostenlos zu testen .
Bleiben Sie dran für weitere Produktankündigungen, während wir Nimble zum besten CRM für Microsoft 365- und Google Workspace-Teams weiterentwickeln.