CRMを設定して連絡先を整理する方法

公開: 2021-08-18

それで、CRMの世界を掘り下げることにしました…おめでとうございます！ CRMは、仕事、中小企業、個人的な使用のいずれであっても、これらの貴重な関係を構築するための便利なツールです。しかし、あなたはすでにそれを知っていると確信しています！

CRMの旅を始めるのに役立つように、新しいCRMを設定するための簡単なステップバイステップガイドをまとめました。これらの手順をすべて完了すると、連絡先との関係を築くことができます。

メールとカレンダーを接続する
連絡先をインポートする
CRMのアドインを入手する
チームメンバーを追加する

1.メールアドレスとカレンダーを接続します

新しいCRMを最大限に活用するための最初のステップは、メールを接続することです。 CRMシステムのポイントは、他の人とのコミュニケーションを追跡するのに役立つことなので、CRMが最も発生する場所（つまり、電子メール）で機能することが最も理にかなっています。

さらに、CRMからメールを送信する可能性があります。したがって、電子メールを接続することで、匿名のマーケティング電子メールサービスではなく、電子メールがあなたから送信されたように見えるようになります。少なくとも、それがNimbleでどのように機能するかです。

Nimbleでは、ユーザーは必要な数のメールを接続できます。これは、好みの電子メールクライアントまたはNimbleを介して電子メールを送信し続けることができるので便利です。 いずれにせよ、あなたのコミュニケーションは自動的に同期され、Nimbleの連絡先レコードで表示できるようになります！

ソーシャルメディア

前のポイントと同様に、CRMは、人とつながる場所ならどこでも連携する必要があります。今日、私たちの多くは主にソーシャルメディアを通じて他の人と交流しています。したがって、CRMに対応している場合は、ソーシャルメディアアカウントをCRMに接続する必要があります。

NimbleはTwitterと直接統合され、連絡先と交換するTwitterDMを自動的に追跡できます。 Nimble Prospectorブラウザー拡張機能を使用すると、お気に入りのすべてのソーシャルメディアプラットフォームを含め、Web上のどこからでも連絡先レコードを作成してアクセスできます。

Nimbleでは、ソーシャルメディアの接続は、メールの接続と同じくらい簡単です。友達、フォロワー、フォローしている人を連絡先としてインポートするオプションもあります。しかし、それについては次のセクションで説明します。

2.連絡先をインポートします

ここから物事が楽しくなり始めます！「CRM」はContactRelationshipManagementの略であることを忘れないでください。つまり、CRMの中心は連絡先にあります。連絡先のインポートは、CRMを設定する上で最も重要なステップになる可能性があります。

連絡先のインポートに進む前に、必要な連絡先のみをインポートすることを忘れないでください。 インポートする連絡先を決定するときは、絶対に必要な連絡先を時間をかけて評価してください。あなたが望む最後のことはあなたのデータベースが雑然となることです！

CRMプロジェクトが失敗することが多い理由に関するハーバードビジネスレビューのこの記事は、大量のデータを目指すと、チームにほとんどまたはまったく価値をもたらさない低品質の連絡先エントリにつながる可能性があることを示唆しています。

さらに、一度に大量のデータをインポートすると、データベースのクリーンアップに費やされる時間が無駄になる可能性があります。

CRMシステムを初めて設定する場合は、さまざまなソースから連絡先が届く可能性があります。連絡先をCRMデータベースにインポートする方法はいくつかあります。いくつかの例が含まれます：

スプレッドシート
メール連絡先
ソーシャルメディアの連絡先
携帯電話帳

Nimbleを使用すると、連絡先を簡単にインポートできます。まず、Nimbleのインポートウィザードを使用して、.CSVファイルから連絡先をインポートできます。次に、ボタンをクリックするだけでメールから連絡先をインポートできます！そして、Nimbleがあなたのソーシャルコンタクトをインポートできると私が言ったことを覚えていますか？ NimbleはTwitterと直接統合されているため、Twitterの連絡先を簡単に取り込むことができます。

Twitterの連絡先をNimbleにインポートする

[設定]>>[ネットワークとインポート]に移動し、 [連絡先のインポート]ボタンをクリックするだけです。 このページはすでに開いているので、ソーシャルメディアアカウントを接続した直後にこれを行うこともできます。

繰り返しになりますが、インポートする連絡先の数に注意してください。 できるだけ多くのデータをインポートするのではなく、必要なだけインポートすることを目指します。

「連絡先のインポート」ボタンをクリックすると、インポートする連絡先を選択できます。 Nimbleには、友達、フォロー、フォロワー、Twitterリストをインポートするオプションがあります。

NimbleProspectorを使用してTwitterから直接Twitterリストをインポートできます。

Nimble Prospectorには、ソーシャルネットワーキングサイトから連絡先を1つずつインポートするオプションもあります。 ブラウザ拡張機能を開き、ハイパーリンクされた名前などにカーソルをNimbleは、連絡先レコードを自動的に生成するか、既存のレコードを表示します。

連絡先を1つずつインポートすることを強くお勧めします。これは、連絡先データベースの乱雑さを最小限に抑えるのに役立ちます。
連絡先のタグ付け
データベースを長期間整理するために、連絡先をインポートするときにタグを付けることを忘れないでください。 新しいインポートにタグを付けるための標準形式を確立することをお勧めします。次に例を示します。

ソース–輸入者名– MM / YYYY
例：「Outlookの連絡先– Vivian –07/2021」
または、次のような複数のタグでインポートにタグを付けることもできます。
「Twitter–ビビアン」、「2021年7月11日–ビビアン」
ニーズに合わせてタグ付け方法をカスタマイズできます。最終的に何をするにしても、自分のフォーマットに固執するように最善を尽くしてください。 このような標準形式を使用すると、データベースを長期的に整理するのに役立ちます。
タグとその使用目的の詳細については、このNimbleサポート記事を参照してください。
3.CRMのアドインを取得します
次のステップは、CRMを最大限に活用していることを確認することです。多くのCRMサービスには、アドイン、プラグイン、および拡張機能が含まれています。たとえば、Nimbleには、Outlook、Gmail、およびMicrosoft Teams用のアドインと、 NimbleProspectorと呼ばれるブラウザ拡張機能があります。

携帯電話での作業に多くの時間を費やしている場合は、CRMにモバイルアプリもあるかどうかを確認してください。
4.チームメンバーを追加します
チームでCRMを使用している場合は、それらをアカウントに追加することを忘れないでください。これは、コラボレーションと全員が同じページにいることを確認するために必要です。チームの連絡先、メッセージ、アクティビティ、およびパイプラインを表示できると非常に便利です。
通常、これを実行できるのは管理者またはアカウント所有者のみであることに注意してください。
権限
アカウントにチームメンバーを追加するときは、必ずメンバーの権限を追跡してください。 Nimbleでは、チームメンバーをグループに分類して、特定の機能セットへのアクセスを提供できます。

権限を設定できる機能は次のとおりです。
一括エクスポート
一括削除
アクセスAPI
パイプラインを構成する
…もっと！すべての機能がすべてのチームに適用されるわけではないため、時間をかけて、チームメートがアクセスする必要のある機能と権限を評価してください。
その他のヒントとコツ！
上記の5つの手順を完了すると、すぐに作業できるようになります。新しいCRMのメリットを確実に享受するために覚えておくべきいくつかのヒントを次に示します。
1.整理しておく
これは、これまでで最も重要なヒントです。 CRMを整頓しておくと、作業がはるかに簡単になります。前述のように、必要な数の連絡先のみをインポートするようにしてください。

データベースをクリーンに保つ他の方法には、連絡先に適切なタグを付けたり、保存されたセグメントを作成したりすることが含まれます。セグメントは、タグと他のデータフィールドの組み合わせで構成できます。
たとえば、Nimbleで保存済みセグメント検索を設定している場合、9月に誕生日を迎え、Twitterアカウントを持っている人を探すことができます。これは、ターゲットを絞ったパーソナライズされたアウトリーチを送信するのに役立ちます。 Nimbleでは、カスタムデータフィールドを追加して、セグメント検索をカスタマイズし、連絡先を整理することもできます。
また、CRMに対応している場合は、重複をマージして連絡先を整理します。
おもしろい事実： Nimbleは同じメールアドレスの連絡先を自動的にマージします！
2.情報を更新することを忘れないでください
連絡先の記録を最新の状態に保ちます。連絡先の情報が最新であることを確認するために定期的に時間をかけてください。これには、メールアドレス、電話番号、会社/役職、ソーシャルメディアが含まれます。必要に応じて、これには他のフィールドも含めることができます。
3.CRMの機能を理解する
CRMはそれぞれ異なるため、CRMシステムについてよく理解してください。たとえば、ニンブルには、連絡先管理以外にも便利な機能がたくさんあります。 Nimbleは、取引とリードのパイプライン、連絡を取り合うリマインダー、NimbleProspectorブラウザー拡張機能などを備えています。
また、特定のニーズに合わせてCRMとその機能をカスタマイズするために時間を費やすこともできます。
4.サポートを活用する
CRMの使用方法と保守方法を学ぶことは、価値のある投資です。しかし、一人で行うのが難しい場合もあります。 CRMプロバイダーと連絡を取り合い、助けを求めることを恐れないでください。 Nimbleには、ワールドクラスのサポートチームだけでなく、ユーザーがCRMをより適切にナビゲートできるように毎週のウェビナーもあります。
自分ですべてを理解する必要はありません！遠慮なく質問してください。
資力
サポートを利用することについて言えば、新しいCRMの使用を開始するのに役立つリソースを次に示します。
CRMの究極の初心者ガイド[.PDF]
Nimble入門–サポート記事
Nimble CRMの使用を開始する方法–YouTubeプレイリスト
結論
このガイドがお役に立てば幸いです。さらにサポートが必要な場合は、 https：//support.nimble.com/en/でサポート記事を参照してください。上記のように、毎週のウェビナーでは、セットアップ、取引とレポート、連絡先のクリーンアップ、セグメンテーションなど、NimbleCRMの基本について説明します。 CRMの詳細と、Nimbleがビジネスの成長にどのように役立つかについては、ぜひご参加ください。
どうやって始めるのか
Nimbleアカウントをまだお持ちでない場合は、 14日間無料でお試しください。
NimbleをMicrosoft365およびGoogleWorkspaceチームに最適なCRMに進化させるにあたり、今後の製品発表にご期待ください。